論基礎(chǔ)建設(shè)檔案在工作管理中的重要性

王春霞

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-118-01

摘 要 本文以城陽區(qū)行政機關(guān)建筑的基建檔案為背景，利用有關(guān)事例，闡述基建檔案的重要性，并從建立健全檔案管理制度、建立設(shè)備檔案、強化備案更新意識和信息化管理四個方面探討了如何加強基建檔案的科學管理。

關(guān)鍵詞 基建檔案 城陽區(qū) 工作管理

基礎(chǔ)建設(shè)檔案，簡稱“基建檔案”，是指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用維修活動中形成的科技檔案。它不僅反映了建筑物的變化和發(fā)展，為建筑物規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也為管理者提供了重要參謀價值，還可以為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛等提供依據(jù)。

一、城陽區(qū)行政機關(guān)基建檔案背景

城陽區(qū)自建區(qū)以來，先后建設(shè)了行政中心、經(jīng)貿(mào)中心等工程項目。建區(qū)初期，行政中心基建檔案整理薄弱，各類施工文件、竣工圖不規(guī)范、不完善，后經(jīng)多方查找、核對，對其重新分類、整理、編目，確保檔案的齊全完整。后來對于經(jīng)貿(mào)中心等工程，提前對工程文件的套數(shù)、費用、移交時間等提出明確要求。對工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件進行立卷歸檔，所形成的檔案齊全、系統(tǒng)、完整，并完善規(guī)范了案卷目錄，歸檔率達到100%。

二、基建檔案的重要性

（一）基建檔案是機關(guān)行政建筑基本建設(shè)的真實記錄與歷史依據(jù)

不僅具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價值性等特點，還具有它獨有的特點：成套性、專業(yè)性、實用性、滯后性?；n案真實記錄了工程建設(shè)的全過程，客觀反映了各類建筑物、各種管線的規(guī)劃、設(shè)計、施工等方面的情況，是機關(guān)大院建設(shè)中形成的第一手材料，也是城陽區(qū)發(fā)展的真實寫照。規(guī)范、準確的基建檔案是工程進行使用、管理、維修、改擴建的憑證和依據(jù)，也為今后的歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、單位維權(quán)以及建筑科研等提供原始憑證。它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來。

（二）基建檔案對行政機關(guān)辦公條件的維護、改善具有重要意義

筆者親身經(jīng)歷中有以下事例：

（1）利用檔案獲得經(jīng)濟效益。行政中心和城陽賓館一直共用中央空調(diào)機組，賓館改制后，供冷效果得不到很好的保障。經(jīng)調(diào)取文書檔案理順權(quán)屬關(guān)系，調(diào)取1995年基建檔案換熱站建筑施工圖，獲取獨立供冷的可行性。2014年行政中心投資309萬元安裝了323千瓦制冷機組2臺，空調(diào)供給實現(xiàn)自主管理、自主供給，節(jié)約財政資金40余萬元。更重要的是為行政中心辦公和會議提供了安全可靠保障，檔案的利用產(chǎn)生了很大的經(jīng)濟效益和社會效益。

（2）利用檔案解決隱患。在行政中心各項工程維修、改造中，其主要過程和現(xiàn)狀等檔案記錄具有深度保存價值，對于各項工程的施工圖，凡因施工時結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置發(fā)生改變時都重新繪制，確保及時更新、留痕。2014年行政中心實行網(wǎng)絡(luò)全覆蓋，由于運營商的改變，各辦公樓的網(wǎng)線需要重新梳理，加上監(jiān)控布點管線，各線路繁雜，在查找基建檔案中的管線分布圖后，逐一理順了管線分布，并根據(jù)現(xiàn)實施工情況對各管線分布圖進行了重新繪制，施工全過程有據(jù)可依，無一處因管線沖突而返工重做。

三、加強基建檔案的科學管理

（一）建立健全檔案管理制度

制定并落實《建設(shè)項目文件歸檔要求》、《工程交工驗收后的文件整理》等一系列基建類檔案管理制度，在工程建設(shè)管理過程中，采取一系列行之有效的預防措施，使各類工程竣工文件管理工作始終處于可控范圍之內(nèi)，通過定期和不定期檢查資料的完整性、原始性、系統(tǒng)性等，對存在質(zhì)量缺陷和安全隱患的工程提出整改意見，并限期整改，使各類基建檔案真正做到了規(guī)范、標準、制度化管理。

（二）建立設(shè)備檔案

建立設(shè)備檔案是為了更好地了解設(shè)備，掌握設(shè)備的技術(shù)性能，提高維修和管理水平。一是對行政中心換熱站制冷換熱設(shè)備、電力等設(shè)備的制造廠家、出廠日期、安裝日期、使用日期進行編錄。利用cad制圖軟件對地溝管網(wǎng)走向、各種管線進行繪制。二是對各類設(shè)備的定期維護保養(yǎng)記錄存檔，及時了解維修保養(yǎng)后設(shè)備的運行與效果狀況，做到有備無患。

（三）強化備案更新的意識

建筑工程并不是永恒不變的，而是不斷地改進變化的。以本案例為例，僅2018年就有中央空調(diào)系統(tǒng)、換熱站系統(tǒng)維護保養(yǎng)、西北消防主管道更換維修等改建工作，而且改建工作大都涉及水電管網(wǎng)的重新布線，如果不在改建時及時備案存檔，在今后的基建活動中依舊采用老舊檔案圖紙，就會遇到管線與圖紙不符，影響工程開展。

（四）逐步實現(xiàn)基建檔案信息化管理

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)發(fā)展，基建檔案管理模式也需與時俱進，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)藍圖檔案易損壞、不易復制傳輸?shù)热秉c，實現(xiàn)基建檔案數(shù)字化管理更有利于基建檔案的的查找、利用。將紙質(zhì)藍圖形成電子版圖紙或工程制圖文件，更可在工程變更中進行重新修改、備注，并將與建設(shè)有關(guān)的文件進行電子歸檔，建立檢索目錄，在后期檔案使用中實現(xiàn)遠程傳遞，提高工作效率。

參考文獻：

[1]張敏芝，唐純茜.淺析醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性[J].基層醫(yī)學論壇，2013，17（7）.