高等職業(yè)院校行政工作診斷與改進(jìn)

李旭海 劉濤

摘? ? 要：高校治理結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，行政工作分工越來越精細(xì)，多元化的管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)讓行政職能部門應(yīng)接不暇，導(dǎo)致諸多計(jì)劃難以落地。運(yùn)用診改的理念，使用一頁(yè)紙項(xiàng)目管理工具來加強(qiáng)行政工作的計(jì)劃、組織、實(shí)施、過程監(jiān)控與預(yù)警，達(dá)到及時(shí)糾偏的目的，能有效的促進(jìn)行政工作目標(biāo)達(dá)成。

關(guān)鍵詞：高職院校;行政管理;一頁(yè)紙項(xiàng)目管理;診斷;改進(jìn)

近年來，國(guó)家加大簡(jiǎn)政放權(quán)的力度，持續(xù)構(gòu)建“放管服”的社會(huì)治理結(jié)構(gòu)。教育部指出，要進(jìn)一步釋放高校辦學(xué)自主權(quán)，實(shí)施管辦評(píng)分離，引導(dǎo)職業(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證機(jī)制從外部刺激向內(nèi)生動(dòng)力轉(zhuǎn)變，建立自我診斷與改進(jìn)體制和機(jī)制，不斷提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，提高學(xué)校綜合辦學(xué)水平。[1]經(jīng)過四年多的探索，職教戰(zhàn)線以試點(diǎn)為突破口，在全國(guó)9省市遴選27所高職院校先行先試，從實(shí)踐中凝練、總結(jié)和完善診改體系。全國(guó)職業(yè)院校教學(xué)工作診斷與改進(jìn)專家委員會(huì)主任楊應(yīng)崧教授指出，落實(shí)診改需從學(xué)校、專業(yè)、課程、教師和學(xué)生五個(gè)層面系統(tǒng)推進(jìn)[2]，結(jié)合PDCA循環(huán)和質(zhì)量生成理論創(chuàng)新地提出“8字型質(zhì)量診改螺旋”，從理論層面豐富了診改的內(nèi)涵，從實(shí)踐層面起到具體的指導(dǎo)作用。

眾所周知，診改是系統(tǒng)工程需要科學(xué)的頂層設(shè)計(jì)，而落實(shí)學(xué)校層面的診改是當(dāng)務(wù)之急，從行政工作開始，更符合高校教職員工認(rèn)知和接納的心理預(yù)期。如何將行政工作的診斷與改進(jìn)落到實(shí)處，一直是困擾高校管理的難題。

一、明確行政工作目標(biāo)鏈

診改的起點(diǎn)之一是打造目標(biāo)鏈。[3]行政工作的目標(biāo)鏈脈絡(luò)清晰，它源于學(xué)校教育事業(yè)中長(zhǎng)期規(guī)劃和各專項(xiàng)規(guī)劃，每年又根據(jù)實(shí)時(shí)的政策、文件做出更新和微調(diào)，行政職能部門結(jié)合崗位職責(zé)在年度工作計(jì)劃中制定年度工作目標(biāo)并逐月對(duì)目標(biāo)達(dá)成狀況開展反饋?？v觀學(xué)校行政工作的目標(biāo)鏈，自上而下，形成一個(gè)枝節(jié)茂盛的樹狀結(jié)構(gòu)。盤根錯(cuò)節(jié)的工作目標(biāo)和任務(wù)，在學(xué)校、職能部門、二級(jí)學(xué)院、系部、科室（教研室）等各層級(jí)要實(shí)現(xiàn)事前分解量化、事中監(jiān)測(cè)預(yù)警、事后追溯的改進(jìn)，這本身是一項(xiàng)浩大的工程。要保證行政工作診改深入推進(jìn)，保證切實(shí)落實(shí)，必須借助有效的激勵(lì)機(jī)制，科學(xué)的方法手段和有力的保障措施來達(dá)成。在實(shí)踐中，通常將目標(biāo)達(dá)成率與績(jī)效考核這一抓手相結(jié)合。

既定的行政工作目標(biāo)和任務(wù)應(yīng)科學(xué)分解，確保有標(biāo)準(zhǔn)、可操作、好量化、限時(shí)間、可檢測(cè)，有效解決落實(shí)不到位、管理有難度、資源調(diào)配不合理等情況。按照工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡(jiǎn)稱WBS）的思路拆分目標(biāo)任務(wù)，即化整為零，以可交付成果為導(dǎo)向，把項(xiàng)目分解成較小的、更易于管理的組成部分，把組織的整體目標(biāo)逐級(jí)分解，轉(zhuǎn)換為各單位、各員工的分目標(biāo)，如圖1所示。在分解時(shí)，對(duì)任務(wù)的描述務(wù)必遵循SMART原則，使得每一個(gè)任務(wù)都導(dǎo)向具體的（Specific）結(jié)果，具有可衡量的（Measurable）標(biāo)準(zhǔn)和可實(shí)現(xiàn)的（Attainable）路徑，每一項(xiàng)任務(wù)都與崗位職責(zé)密切相關(guān)（Relevant），且能在有限的時(shí)間（Time-based）內(nèi)完成。

二、重在實(shí)現(xiàn)行政工作監(jiān)測(cè)預(yù)警

行政工作實(shí)現(xiàn)監(jiān)控預(yù)警，保證過程可控和持續(xù)改進(jìn)，是“8字質(zhì)量改進(jìn)螺旋”的奧義。經(jīng)過探索實(shí)踐，職教圈基本認(rèn)同了“質(zhì)量保證與縱向五個(gè)系統(tǒng)和橫向五個(gè)層面作為有機(jī)整體”按照“8字質(zhì)量改進(jìn)螺旋”借助“云物移大智”手段在“信息化平臺(tái)”中運(yùn)行的共識(shí)。[4]對(duì)于種類繁多的行政工作而言，抽樣相對(duì)一致的數(shù)據(jù)比較難，但是借助工具把“設(shè)計(jì)、組織、實(shí)施”可視化，實(shí)現(xiàn)監(jiān)測(cè)和預(yù)警是可行的。在實(shí)際的工作中，一個(gè)完整的工作流程包括：目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、組織、實(shí)施、診斷、激勵(lì)、學(xué)習(xí)、創(chuàng)新、改進(jìn)這十個(gè)環(huán)節(jié)，完成每個(gè)周期的診斷后都將形成結(jié)論，不管結(jié)果如何，必然產(chǎn)生或正向或負(fù)面的刺激，這些刺激經(jīng)過總結(jié)、提煉變成經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)驗(yàn)與新知識(shí)疊加變成下一周期的創(chuàng)新活力和改進(jìn)思路。經(jīng)驗(yàn)告訴人們，在質(zhì)量生成的過程中，影響目標(biāo)達(dá)成的數(shù)據(jù)在不斷變化，監(jiān)控這些數(shù)據(jù)的變化，在數(shù)據(jù)超出閾值時(shí)發(fā)出預(yù)警，提醒參與者及時(shí)調(diào)控，修正思路與方法，重新組織，再次實(shí)施。兩個(gè)動(dòng)態(tài)糾偏的循環(huán)在“設(shè)計(jì)、組織、實(shí)施”環(huán)節(jié)相交，形成一個(gè)有機(jī)整體，如圖2所示。借助網(wǎng)上辦事大廳收集行政事務(wù)扭轉(zhuǎn)的過程信息、年度任務(wù)執(zhí)行的過程痕跡，通過報(bào)表、流程圖、儀表盤等方式實(shí)現(xiàn)監(jiān)測(cè)的目的，對(duì)偏離目標(biāo)的工作或績(jī)效不良的任務(wù)預(yù)警。

行政工作完全透明公開，體現(xiàn)民主管理和民主監(jiān)督，是新型治理型態(tài)的基本要求。職業(yè)院校建立診改制度的出發(fā)點(diǎn)是激發(fā)學(xué)校治理的內(nèi)生動(dòng)力，真正實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的“三全”（全員、全過程、全方位）保證。[5]讓全員成為學(xué)校質(zhì)量保證體系的建設(shè)者和參與者，成為學(xué)校管理的決策者和管理者。在建設(shè)初期，要調(diào)動(dòng)和發(fā)揮民主管理和民主監(jiān)督的作用，逐步優(yōu)化調(diào)整治理結(jié)構(gòu)，形成自主自律的質(zhì)量文化。行政工作事項(xiàng)公開、流程公開、原始文檔公開，接受全院師生的評(píng)議和監(jiān)督，有效促工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變，提高行政執(zhí)行力，最大限度發(fā)揮效能。

三、一頁(yè)紙項(xiàng)目管理工具在行政工作中的應(yīng)用

美國(guó)著名項(xiàng)目管理學(xué)專家克拉克·A·坎貝爾（Clark A.Campbell）認(rèn)為，把項(xiàng)目的目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間、成本、負(fù)責(zé)人等要素及其相互間關(guān)系和進(jìn)展?fàn)顟B(tài)按照內(nèi)在聯(lián)系，直觀的呈現(xiàn)在一張紙上，就能很好的管理任何項(xiàng)目。[6]這種管理方法被稱為一頁(yè)紙項(xiàng)目管理法（One-Page Project Manager，簡(jiǎn)稱OPPM）。OPPM從形式上看，它是一個(gè)矩陣表，如圖3所示。項(xiàng)目管理的要素按目標(biāo)、主要任務(wù)、目標(biāo)日期、成本、概述和預(yù)測(cè)、負(fù)責(zé)人等分別寫入OPPM表中。每個(gè)檢查時(shí)間節(jié)點(diǎn)，均要對(duì)執(zhí)行中的任務(wù)進(jìn)行診斷，并用不同顏色來標(biāo)識(shí)任務(wù)的進(jìn)展和績(jī)效，便于管理者直觀的了解項(xiàng)目狀況和負(fù)責(zé)人的績(jī)效。

掌握了OPPM矩陣的布局，就能輕松填寫。填寫通常需要12個(gè)步驟：（1）填寫項(xiàng)目標(biāo)題。目標(biāo)管理法認(rèn)為設(shè)定的目標(biāo)必須指向明確的結(jié)果，使用“完成”“提交”這樣的指向“執(zhí)行終點(diǎn)”的詞匯，而不是“做好”“撰寫”這樣的延續(xù)性動(dòng)詞。（2）組建團(tuán)隊(duì)。通過研討、頭腦風(fēng)暴等，培養(yǎng)信任、和諧、民主的團(tuán)隊(duì)氛圍。（3）圍繞矩陣五要素充分討論，形成共識(shí)。（4）設(shè)定與總目標(biāo)相關(guān)聯(lián)的具體目標(biāo)。（5）分解定量任務(wù)。任務(wù)拆分不易多，否則不便跟蹤，難以了解項(xiàng)目全貌;任務(wù)也不可太少，否則每項(xiàng)任務(wù)勢(shì)必艱難。每個(gè)任務(wù)必須具體明確、責(zé)權(quán)分明、進(jìn)程可測(cè)量、有時(shí)限。任務(wù)間相對(duì)獨(dú)立，但與目標(biāo)密切關(guān)聯(lián)。（6）匹配目標(biāo)和任務(wù)。在目標(biāo)與任務(wù)交錯(cuò)的格子內(nèi)畫上空心圓圈。匹配時(shí)，應(yīng)留意，一個(gè)任務(wù)可對(duì)應(yīng)多個(gè)目標(biāo)，一個(gè)目標(biāo)也可對(duì)應(yīng)多個(gè)任務(wù)。（7）計(jì)劃目標(biāo)日期。項(xiàng)目時(shí)間單元應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目大小和各階段任務(wù)的緊湊程度靈活設(shè)定，每個(gè)單元可以等長(zhǎng)，也可不等長(zhǎng)。（8）匹配任務(wù)與時(shí)間。在任務(wù)執(zhí)行的時(shí)間區(qū)間對(duì)應(yīng)的空格中畫上空心圓圈。（9）任務(wù)分配到人。一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人可能不止一個(gè)，但要分出主次。用A表示首要責(zé)人，B表示次要負(fù)責(zé)人，以此類推。（10）歸類列舉常規(guī)任務(wù)。常規(guī)任務(wù)是指與工作職責(zé)或項(xiàng)目密切相關(guān)但又無法導(dǎo)致定量結(jié)果的過程性任務(wù)，一般都會(huì)貫穿整個(gè)項(xiàng)目周期。例如，日常的師生服務(wù)、內(nèi)務(wù)管理、人員考勤、網(wǎng)站維護(hù)和檔案管理等工作。（11）列舉成本。用橫道圖的方式呈現(xiàn)各塊預(yù)算的大小。（12）歸納概述和預(yù)測(cè)。用完整、簡(jiǎn)潔的句子表述項(xiàng)目狀態(tài)和預(yù)期效果，給項(xiàng)目計(jì)劃做最后的潤(rùn)色，避免誤解。

用OPPM對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在的問題，起到監(jiān)控、預(yù)警和反饋的作用。通常在時(shí)間單元結(jié)束時(shí)，畫上一根藍(lán)色實(shí)線，作為檢查節(jié)點(diǎn)，藍(lán)實(shí)線左邊的空心圓圈填涂顏色標(biāo)識(shí)該任務(wù)當(dāng)前的狀態(tài)。約定綠色表示績(jī)效充分，進(jìn)展良好;黃色表示績(jī)效令人擔(dān)憂，可能會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度或超預(yù)算，警示任務(wù)負(fù)責(zé)人在短期內(nèi)做出調(diào)整，協(xié)調(diào)解決問題;紅色表示績(jī)效危險(xiǎn)，任務(wù)滯后嚴(yán)重影響了項(xiàng)目的進(jìn)度、范圍或預(yù)算，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要帶領(lǐng)所有項(xiàng)目參與者盡快協(xié)同解決。過程檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)在概述和預(yù)測(cè)框內(nèi)簡(jiǎn)明闡述，分析原因，并提出改進(jìn)措施。任務(wù)完成后，須在任務(wù)與目標(biāo)對(duì)應(yīng)格的圓圈內(nèi)填充黑色。

學(xué)校行政工作年度任務(wù)分解和管理，將WBS的工作思路和OPPM工具相結(jié)合，能促進(jìn)年度工作計(jì)劃落到實(shí)處，運(yùn)用診改的理念，在過程中及時(shí)預(yù)警糾偏，確保達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。OPPM把日常的工作檢查、信息溝通、小結(jié)匯報(bào)變得直觀簡(jiǎn)單，一次智力投入，解放更多的管理資源，節(jié)約管理成本。在實(shí)際應(yīng)用中，應(yīng)把握好OPPM的計(jì)劃性和靈活性。建議在項(xiàng)目中期，允許團(tuán)隊(duì)在達(dá)成共識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)任務(wù)和對(duì)應(yīng)的時(shí)間做細(xì)微的調(diào)整，在保證總體目標(biāo)達(dá)成的前提下，也可修改、增加或取消個(gè)別任務(wù)。

四、一頁(yè)紙項(xiàng)目管理法遷移與思考

（一）OPPM在高校有著豐富的運(yùn)用場(chǎng)景

高校運(yùn)行存在著大量的項(xiàng)目活動(dòng)，大多數(shù)的項(xiàng)目需要跨職能部門協(xié)作，要求團(tuán)隊(duì)成員運(yùn)用專門的知識(shí)、技能、工具和方法，在有限資源條件下，于合適的時(shí)間，為合適的客戶開發(fā)出期望的產(chǎn)品、服務(wù)或方案。例如，科研立項(xiàng)、實(shí)驗(yàn)室升級(jí)改造、課程開和教材編寫等，OPPM毋庸置疑的適用于上述例子。

（二）OPPM借助信息化手段改善用戶體驗(yàn)

“互聯(lián)網(wǎng)+”顛覆了傳統(tǒng)的管理形態(tài)，它幾乎成了優(yōu)化管理流程、提升管理效率的萬能公式。在信息化平臺(tái)上，信息扭轉(zhuǎn)、分享更加便捷高效，指令傳達(dá)、工作匯報(bào)、事務(wù)公開、數(shù)據(jù)采集、分析呈現(xiàn)、監(jiān)控預(yù)警、整改反饋瞬間就能實(shí)現(xiàn)，突破了辦公協(xié)同在時(shí)間和空間上限制，充分利用碎片時(shí)間，給參與者更好的體驗(yàn)。

（三）認(rèn)識(shí)OPPM作為工具的局限性

OPPM僅僅是一種管理工具，它不是萬能鑰匙。它無法呈現(xiàn)影響項(xiàng)目進(jìn)展和成敗的所有因素，使用者不能太依賴于它。在團(tuán)隊(duì)中應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識(shí)它的作用在于呈現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展，在團(tuán)隊(duì)成員和關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度的領(lǐng)導(dǎo)間架設(shè)信息對(duì)等的橋梁，任務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)客觀的共享、公開進(jìn)度和困難，不要掩藏問題，及時(shí)溝通、發(fā)現(xiàn)并解決問題才是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

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Abstract： With the continuous optimization of the governance structure of colleges and universities， the division of administrative work has become more and more refined. The diversified management， coordination and service have overwhelmed the administrative functional departments， resulting in the difficulty in implementing many plans. The concept of diagnostic reform and one-page project management tool were used to strengthen the planning， organization， implementation， process monitoring and early warning of administrative work， in order to achieve the purpose of timely rectification， which can effectively promote the achievement of administrative work objectives.

Key words： higher vocational colleges; administrative management; one-page project management; diagnosis; improvement

[責(zé)任編輯? ? 李漪]