如何有效的進(jìn)行文書檔案歸檔

摘 要：文書檔案歸檔工作主要是通過書面形式記錄事情，同時(shí)記錄時(shí)間和訂單的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。在國家歷史記錄方面，文檔歸檔的工作具有重要的意義。但傳統(tǒng)的文書檔案歸檔管理工作存在許多問題，盡管我國政府的相關(guān)部門加強(qiáng)了文檔收集和歸檔工作的重視程度，但也有很多方面的因素限制了其開發(fā)工作。文章主要分析了目前我國文書檔案收集歸檔工作中存在的問題，并提出了相應(yīng)的整改對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案歸檔;文書檔案;改進(jìn)措施

文書檔案歸檔工作是檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，在各級(jí)單位檔案工作中具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)前，我國發(fā)展進(jìn)入了一個(gè)新的階段，文書檔案工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)環(huán)境，進(jìn)行有效創(chuàng)新，從而提高工作質(zhì)量。文書檔案的整理和歸檔對(duì)各單位文件的管理有著重要的影響。然而，在諸多因素的影響下，文書檔案的整理和歸檔也會(huì)出現(xiàn)許多問題。有關(guān)單位和工作人員要分析工作中存在的問題，從不同角度選擇科學(xué)的策略，不斷提高工作質(zhì)量。目前，文件和檔案的收集和歸檔工作屬于文件和檔案管理的重要核心。隨著文件資源的不斷增加，文書檔案管理的收集和歸檔工作在一定程度上出現(xiàn)了困難，嚴(yán)重制約了文件工作的順利開展。因此，應(yīng)采取切實(shí)有效的措施來解決這一問題，全面提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而提高文書檔案收集歸檔的水平和質(zhì)量。

一、文件收集歸檔的重要性

（一）能夠有效地夯實(shí)單位檔案形成的基礎(chǔ)

在教學(xué)和科研活動(dòng)的過程中會(huì)有原始文書檔案，原始數(shù)據(jù)通常是由部門檔案員保管，文書檔案的收集和歸檔工作屬于檔案單位的核心和基礎(chǔ)工作，應(yīng)該加大管理的力度，充分的更好的管理文書檔案的歸檔工作，充分利用這些主要的資源。

（二）文書檔案的收集和歸檔是文件管理的重要手段

按照文書檔案管理工作的規(guī)定，單位文書檔案的管理必須實(shí)行綜合管理模式，這樣才能夠有效的保證文書檔案工作的完整性以及安全性。此外，在進(jìn)行文書檔案管理的實(shí)踐工作中，將會(huì)有很多有重要價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)形成，從而將文書檔案進(jìn)一步的收集和歸檔，以確保數(shù)據(jù)的完整性，以便未來能夠更好地利用和發(fā)展，在恢復(fù)歷史的外表下，進(jìn)一步的反映了歷史的真相。

二、當(dāng)前文書檔案收集歸檔工作中存在的問題

（一）文檔管理意識(shí)淡薄

在傳統(tǒng)的文書管理工作中，沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致文書的收集和歸檔工作管理相對(duì)薄弱。同時(shí)，管理人員的意識(shí)差，對(duì)于一般的文件沒有完善管理，使文書檔案管理工作質(zhì)量和效率非常低。這其中主要體現(xiàn)為文檔文件變形嚴(yán)重，以及文件破損等問題。文書管理人員在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任感，導(dǎo)致文書的失真和損壞，這樣不僅使文書不能有效的使用，而且給文書的存取帶來很大的困難。

（二）文書檔案的收集和歸檔比較薄弱

許多文件檔案管理單位的收集歸檔工作存在以下問題：一是文件檔案的收集相對(duì)傳統(tǒng)、單一。大部分的員工只會(huì)根據(jù)前面的方法收集和整理，但文檔單位和業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展擴(kuò)大，文檔信息變得越來越多，越來越復(fù)雜，收集和歸檔將逐漸變得困難，如果仍使用傳統(tǒng)的單一模式，那么將很難科學(xué)的歸檔。其次，在收集過程中，文件和檔案沒有被完全收集。在收集文件和檔案的過程中，許多印章破損、缺頁，收集和歸檔不完整的文件和檔案原始材料對(duì)工作都具有嚴(yán)重的影響。此外，文書的真實(shí)性和可靠性得不到保證。因?yàn)榇蠖鄶?shù)的文書都有一定的價(jià)值，同時(shí)涉及更廣泛的內(nèi)容，那些不完備的文檔和文件會(huì)文書歸檔工作帶來一定程度的困難，導(dǎo)致文件和檔案歸檔工作不能順利有效地進(jìn)行。

（三）收集困難

在每年的文書歸檔工作中，許多部門和工作人員沒有注意到文書的收集和整理的重要價(jià)值，這就導(dǎo)致"輕文件、重管理"的錯(cuò)誤觀念。這樣一來，相關(guān)人員的主動(dòng)性和積極性出現(xiàn)嚴(yán)重不足，文件和檔案的收集不夠認(rèn)真。因此，嚴(yán)重影響了文件和檔案收集的完整性，無法保證后續(xù)年度整理與歸檔、收集之間的合理銜接。

（四）員工素質(zhì)不高

檔案工作中，員工是一個(gè)重要的影響因素，只有確保員工的整體素質(zhì)和能力水平得到提高，才能有效地保證文件歸檔和檔案自身的質(zhì)量。很多單位在實(shí)際工作中不采取文檔文件管理，所以沒有對(duì)文件管理人員進(jìn)行全面、有效的培訓(xùn)和評(píng)估等，導(dǎo)致員工缺乏專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)際操作，員工在文檔管理相關(guān)知識(shí)和技能的停滯不前，無法適應(yīng)信息技術(shù)的進(jìn)步。

（五）信息化、現(xiàn)代化程度低

目前，我國已全面進(jìn)入信息社會(huì)發(fā)展的階段，因此，文書檔案歸檔工作也需要朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。然而，由于資金不足等原因，許多單位的設(shè)備在倉庫很難滿足最低要求的文檔文件，標(biāo)準(zhǔn)化和信息化安全保護(hù)的文件也相對(duì)較少。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理現(xiàn)代化已成為提高檔案管理效率的重要原因。

三、積極做好文件收集和歸檔工作策略

（一）加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)

在文書檔案的收集和歸檔中，管理人員的工作是十分重要的，他們是文書檔案收集和歸檔的核心人員。所以，各檔案單位需要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的工作能力和工作質(zhì)量。如：可以雇傭?qū)I(yè)人員定期培訓(xùn)員工，然后檢查員工培訓(xùn)的結(jié)果，最后根據(jù)審計(jì)結(jié)果給員工一些獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，以提高管理人員的積極性和主動(dòng)性。同時(shí)，文書歸檔單位的工作人員需要積極進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，單位可以根據(jù)他們的工作表現(xiàn)來決定其工資待遇，從而不斷提高他們的工作水平和工作能力。

（二）建立健全文書收集歸檔管理制度

健全的規(guī)章制度在文件和檔案的收集以及歸檔中發(fā)揮著十分重要的作用。在建設(shè)過程中，可以到相關(guān)部門和單位進(jìn)行調(diào)研，了解他們的管理制度，然后根據(jù)自己的實(shí)際情況，科學(xué)地整合。同時(shí)，管理人員還需要明確各種文書的收集和歸檔范圍，使文書能夠及時(shí)歸檔。文書檔案單位還可以成立監(jiān)督管理小組，定期對(duì)文件的收集和歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提高工作人員的積極性和主動(dòng)性。

（三）加強(qiáng)臨時(shí)文件和檔案的收集

因?yàn)樵S多文檔管理人員是兼職人員，文件單位往往會(huì)出現(xiàn)人員離職和轉(zhuǎn)移等現(xiàn)象，人員離職和動(dòng)員的文件在他們的手中，單位需要收集和整理年前在今年年初的文件，特別是在臨時(shí)文件集合的情況下，這樣就需要花更多的時(shí)間和精力。如：重要會(huì)議召開時(shí)，應(yīng)通知相關(guān)部門及時(shí)收集整理會(huì)議資料。對(duì)于已經(jīng)辭職或調(diào)動(dòng)的人員，單位應(yīng)及時(shí)與他們溝通并移交給他們的文件和檔案。

（四）利用系統(tǒng)及時(shí)收集相關(guān)資料，優(yōu)化檔案服務(wù)

隨著數(shù)字信息辦公系統(tǒng)的不斷推廣，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已被許多單位和企業(yè)使用。該系統(tǒng)不僅有利于辦公信息的收集和處理，而且能夠有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公。在文件收集歸檔工作中，辦公系統(tǒng)可以有效地提供文書檔案收集以及歸檔的工作效率。文書檔案管理人員通過及時(shí)向所在部門收集資料，進(jìn)一步的完成工作。此外，文書檔案工作人員應(yīng)定期從文書人員處收集資料，定期進(jìn)行編寫工作，從而加強(qiáng)編譯的廣泛應(yīng)用，完成主題任務(wù)，為高層領(lǐng)導(dǎo)的工作提供便利條件，提高文書檔案收集和歸檔的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和部門人員的注意。

（五）提高歸檔的重視程度

對(duì)于每年歸檔的文件，相關(guān)單位的管理者需要認(rèn)識(shí)到文書檔案歸檔管理的重要價(jià)值，我們應(yīng)該應(yīng)用現(xiàn)代管理理念進(jìn)行指導(dǎo)，一步一步的計(jì)劃執(zhí)行文書檔案歸檔的工作。從人為因素、基礎(chǔ)設(shè)施投資以及融資等方面，確保信息化的文書檔案歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行開展工作。我們只有依靠相應(yīng)的指導(dǎo)思想，才能保證這項(xiàng)工作能夠得到及時(shí)有效的保障。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的價(jià)值以及實(shí)行的必要性，同時(shí)，要積極的在單位內(nèi)進(jìn)行宣傳，確保各級(jí)工作人員從意識(shí)形態(tài)的角度重視文書檔案歸檔這項(xiàng)工作，只有這樣才能形成"上"和"下"的局面，確保工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

在實(shí)際工作中，年度文書歸檔是一項(xiàng)不可缺少的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前，我國社會(huì)進(jìn)入了一個(gè)新的階段，信息技術(shù)的應(yīng)用非常廣泛，這也對(duì)文件檔案的年度歸檔提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。相關(guān)單位的管理人員需要認(rèn)識(shí)到文書檔案歸檔的重要價(jià)值，從事這項(xiàng)工作的人員需要掌握其基本原則，分析和總結(jié)工作中暴露的問題，從而能夠更加科學(xué)的管理文書檔案。

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作者簡(jiǎn)介：任玉清（1981.08- ），女，漢族，山東，科員，本科，研究方向：檔案管理的開發(fā)及利用。