電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式

廖梅芳

[摘 要] 21世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)發(fā)展迅速。信息技術(shù)運(yùn)用在各個(gè)方面，改變了人們的生活方式。在信息發(fā)展的趨勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是政府推行政務(wù)活動(dòng)的良好平臺(tái)，也加快了政府檔案資源體制的構(gòu)建步伐，政府檔案的服務(wù)功能得到進(jìn)一步的拓展，政府檔案管理模式得到改變。文章就將通過(guò)政府檔案管理的發(fā)展情況，分析其在電子政務(wù)環(huán)境下的模式。

[關(guān)鍵詞] 電子政務(wù) 政府檔案管理 模式研究

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

伴隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，政府檔案管理工作的模式也逐漸現(xiàn)代化。電子政務(wù)管理方式逐漸發(fā)展，在促進(jìn)政府工作的效率化同時(shí)也在完善檔案管理的模式。

一、電子政務(wù)下的檔案管理工作的發(fā)展

信息化的發(fā)展過(guò)程與電子政務(wù)的發(fā)展歷程基本相似，我國(guó)通過(guò)來(lái)自國(guó)外的引進(jìn)、借鑒進(jìn)一步認(rèn)識(shí)電子政務(wù)的概念。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的迅速，信息技術(shù)在政府公共管理中的運(yùn)用，由此產(chǎn)生電子商務(wù)、電子政務(wù)等新的概念。電子政務(wù)環(huán)境給政府檔案的管理提供了更加科學(xué)方便的途徑，不再受傳統(tǒng)的政府檔案管理的局限，在時(shí)間上、空間上都有了改變，也改變了政府檔案管理的模式。

二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電子文件歸檔在技術(shù)方面的缺陷

電子文件在多個(gè)系統(tǒng)之間流轉(zhuǎn)，管理者收集和整理檔案的難度很大。在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》文件中提到，電子文件借助數(shù)字設(shè)備與環(huán)境形成，通過(guò)數(shù)碼的形式保存在磁帶、磁盤(pán)或者光盤(pán)中。不難看出電子文件的提取與設(shè)置需要數(shù)字設(shè)備的幫助。但是往往執(zhí)行情況會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，存儲(chǔ)在電腦磁盤(pán)中的文件存在著保存不夠完整，或者保存良好卻不能進(jìn)行有效的歸檔處理，那么就會(huì)有很大的可能出現(xiàn)信息的流出，造成人力和物力的浪費(fèi)[1]。

（二）在管理方面電子文件歸檔存在不足

對(duì)檔案進(jìn)行管理會(huì)遇到兩個(gè)問(wèn)題，首先，檔案管理的權(quán)限沒(méi)有保障，負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理的有兩個(gè)部門(mén)，分別是業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)，電子檔案存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)部門(mén)里，因此對(duì)于檔案的管理權(quán)限業(yè)務(wù)部門(mén)比檔案部門(mén)更大一些。其次就是，因?yàn)闄n案管理是兩個(gè)部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)，萬(wàn)一發(fā)生問(wèn)題，例如政府信息流失或者惡意篡改，那么責(zé)任的追究是一個(gè)難題。電子檔案的管理如果不能分清職責(zé)就會(huì)造成信息的混亂，政府重要的檔案信息有可能會(huì)泄露。

（三）檔案管理的安全問(wèn)題

現(xiàn)如今的電子檔案管理的安全問(wèn)題也是值得關(guān)注的。第一是技術(shù)的漏洞，電子檔案的系統(tǒng)安全性影響著檔案管理安全，如果系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，一旦有黑客攻擊，或者病毒的入侵，系統(tǒng)和設(shè)備產(chǎn)生故障，都會(huì)增加電子檔案管理的難度，造成信息的損壞和丟失。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)一旦出現(xiàn)故障，保存的電子文件有很大的可能會(huì)瞬間消失從而造成政府重要文件的丟失。所以，電子政務(wù)環(huán)境下的政府檔案管理需要更加安全有保障的環(huán)境。

（四）政府檔案管理工作人員的能力參差不齊

電子文件的歸檔工作需要一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和完備的知識(shí)體系。但是，我國(guó)現(xiàn)在很多的檔案管理人員的素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，檔案負(fù)責(zé)人專業(yè)技能水平參差不齊，他們大都缺少檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，政府檔案的管理是容不得半點(diǎn)馬虎的工作，缺乏高素質(zhì)人才會(huì)影響信息的真實(shí)性和有效性，對(duì)政府的工作造成制約和阻礙[2]。

在政府管理工作中，也逐漸利用相關(guān)的電子技術(shù)更高效地完成工作，尤其在政府的檔案管理工作上，檔案管理是極耗費(fèi)人力物力的工作。如何做好電子政務(wù)環(huán)境下政府的檔案管理工作，有效保護(hù)電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案信息科學(xué)、規(guī)范，需要幾個(gè)方面的共同改變。

三、解決電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理問(wèn)題的措施

（一）完善電子政務(wù)檔案管理制度

在電子政務(wù)環(huán)境下，政府檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)一步的提高，檔案管理部門(mén)要能夠充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段的檔案管理發(fā)展情況，加強(qiáng)電子政務(wù)管理制度的建設(shè)，完善統(tǒng)一的檔案管理體系。同時(shí)，了解相關(guān)的管理流程和工作內(nèi)容，保證電子政務(wù)檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。管理部門(mén)還要對(duì)政府檔案進(jìn)行分類匯總，明確電子政務(wù)具有的重點(diǎn)和難點(diǎn)，將檔案分門(mén)別類，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，給電子政務(wù)下的政府檔案管理工作提供統(tǒng)一的判斷標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于電子檔案的真實(shí)性和完整性，可以運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)來(lái)解決[3]。

（二）完善電子政務(wù)檔案管理技術(shù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，在電子政務(wù)檔案接收、判定、儲(chǔ)存、運(yùn)用等環(huán)節(jié)，管理者們要隨時(shí)做好防范措施，提前做好充分的準(zhǔn)備工作，有科學(xué)依據(jù)，有效地防范電腦黑客和病毒，防止人為破壞，造成數(shù)據(jù)的丟失等等。如果出現(xiàn)安全漏洞，那么就要及時(shí)修復(fù)管理軟件，開(kāi)啟防火墻，強(qiáng)化防磁設(shè)備的完善與維護(hù)，有目的地升級(jí)管理檔案服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施。將數(shù)據(jù)提前做好備份，以防萬(wàn)一，完善電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理的技術(shù)，有利于檔案管理人員更好地行駛管理職責(zé)。

（三）對(duì)于檔案的管理職責(zé)要分工明確

由于政府檔案管理是由業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)這兩個(gè)部門(mén)同時(shí)負(fù)責(zé)，因此就要注意檔案管理權(quán)責(zé)要分明，將任務(wù)分配明確，兩個(gè)部門(mén)各司其職。在保證電子檔案的真實(shí)性和有效性的同時(shí)，還要確保檔案保存的安全性[4]?？梢詫⒈４婧玫奈募环萁唤o檔案部門(mén)，另一份交給業(yè)務(wù)部門(mén)管理。將兩個(gè)部門(mén)的管理任務(wù)進(jìn)行明確的分工，職責(zé)分配到位。

（四）對(duì)檔案管理工作定期進(jìn)行核查

電子政務(wù)的檔案管理工作要進(jìn)行定期的審核，重視重點(diǎn)的文件，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的辦事效率。需要注意的是定期對(duì)文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案的完整性與真實(shí)性。對(duì)于政府的檔案管理工作，也逐漸利用相關(guān)的電子技術(shù)更高效的完成，尤其在政府的檔案管理工作上，檔案管理是極耗費(fèi)人力物力的工作。

（五）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者

我國(guó)的檔案管理工作想要進(jìn)一步的發(fā)展不僅僅需要完善的體系，還需要能夠?qū)⑦@項(xiàng)工作良好完成的人才?？墒菍?shí)際的情況是我國(guó)仍然缺少掌握著專業(yè)知識(shí)的人才，同時(shí)計(jì)算機(jī)技能也有待加強(qiáng)。相關(guān)部門(mén)在培養(yǎng)對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的人才時(shí)可以借助平時(shí)組織的對(duì)外交流活動(dòng)，讓高素質(zhì)、高技能人才能夠互相交流，交換想法，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，發(fā)揮自身的潛力。

信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展，我國(guó)也進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，在信息化、技術(shù)化的時(shí)代背景下，各個(gè)行業(yè)都需要熟練地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，所以說(shuō)政府檔案管理工作也是同樣的。目前來(lái)看，我國(guó)政府檔案管理的信息化仍然不夠完善，需要改進(jìn)的地方還很多。如果要完善電子政務(wù)下的政府檔案管理模式就要制定出科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋軌蜃寵n案管理工作有規(guī)范化的管理。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)進(jìn)步的大環(huán)境下，政府檔案管理模式需要與時(shí)俱進(jìn)，合理的分配檔案管理人員的工作任務(wù)，權(quán)責(zé)分明，與此同時(shí)，對(duì)于政府檔案管理的安全也要提高重視程度，完善技術(shù)缺陷，面對(duì)突發(fā)的事件能夠及時(shí)做出補(bǔ)救措施。

總而言之，在電子政務(wù)的環(huán)境下，政府檔案管理模式發(fā)生了較大的變化。相較于之前檔案管理工作的工作量更大，需要大量的人力和物力。如果可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助，大大提高政府檔案管理的工作效率，那么電子政務(wù)帶來(lái)的效益是不可估量的。

參考文獻(xiàn)：

[1]張嘉毅.電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式研究[A]//《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理科學(xué)與工程研究學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（下）[C ].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：《科技與企業(yè)》編輯部， 2016：1.

[2]劉國(guó)強(qiáng).淺析在電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理的模式[J].才智，2015（25）：329.

[3]侯誠(chéng).電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：38.

[4]白楊.電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：181.