政府檔案管理工作中相關(guān)問題的思考

梁文佳

[摘 要] 政府檔案管理工作中涉及的大多都是各個(gè)部門的信息，它記錄著各個(gè)部門的工作內(nèi)容，在政府管理工作中是必不可少的一部分。然而隨著社會(huì)的發(fā)展，政府檔案管理工作也存在著一定的問題，急需我們做出改變和創(chuàng)新。文章就政府檔案管理工作存在的問題，以及如何改善政府檔案管理工作展開討論。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 管理設(shè)施 管理人員

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

政府檔案管理工作是政府機(jī)關(guān)日常工作必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，它儲(chǔ)存和記錄著政府機(jī)關(guān)的工作信息，這些信息大多被儲(chǔ)存成視頻、文字或者是文檔的形式，而且這些信息對(duì)于政府的工作人員來說猶如工作的命脈，一旦缺少了某個(gè)東西，工作效率將受到影響，甚至還會(huì)影響到工作進(jìn)程。由于不同地區(qū)的政府管理方式不同，經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度也不同，對(duì)政府檔案管理工作的重視程度也不同，從而導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問題，所以急需我們做出思考和改善。

一、政府檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）對(duì)政府檔案管理工作的重視程度過低

很多政府把重點(diǎn)放在了經(jīng)濟(jì)發(fā)展，處理問題等方面上，而忽略了檔案管理工作，而且有些政府人員只是將檔案管理工作認(rèn)為成整理儲(chǔ)存資料，并沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。我們都知道，政府有些文檔是機(jī)密的，是不能泄露的。沒有允許，絕不能夠擅自泄露機(jī)密，很多檔案管理人員并沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，即使意識(shí)到了，也沒有完全的做到。而且，對(duì)檔案管理工作的重視程度也不高，所以會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)檔案隨意堆放，管理松懈等問題。

（二）資料不規(guī)整，隨意堆放

政府資料分為多種類型，如秘密、機(jī)密和絕密等文件機(jī)密程度也分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)。對(duì)于不同機(jī)密程度的資料也要進(jìn)行不同的處理，但是，很多檔案管理人員并沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，資料隨意堆放，而且沒有分類，這就導(dǎo)致了搜集資料的困難加大，缺乏科學(xué)性。大多數(shù)政府職員整理資料時(shí)較為隨意，僅憑靠記憶去尋找資料，這就導(dǎo)致了工作效率低下，質(zhì)量不高。

（三）管理設(shè)施落后，缺乏專業(yè)管理人員

很多地方政府管理設(shè)施落后，對(duì)有價(jià)值的文檔并沒有封存，仍采用老式的管理方式，沒有先進(jìn)的硬件設(shè)施，管理技術(shù)落后，這就導(dǎo)致了有很多重要的資料因?yàn)槌睗穸艿綋p壞，而且經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的封存，字跡逐漸模糊。除此之外，很多檔案管理人員大多都是非專業(yè)的，甚至有些人只是應(yīng)付了事，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的挑選，素質(zhì)不能保證，作風(fēng)散漫，不能使政府職能最有效地發(fā)揮。

（四）政府檔案內(nèi)容質(zhì)量不高

政府檔案管理部門中寄存的大多數(shù)是政府機(jī)關(guān)日常工作的內(nèi)容，但是這些內(nèi)容并不都具有針對(duì)性，也并不都反映事實(shí)的真相，有些材料只是做表面文章，或者可以說是走走形式，沒有反應(yīng)出一個(gè)人的真實(shí)態(tài)度，甚至有些材料沒有任何的參考價(jià)值，所以政府檔案材料內(nèi)容的質(zhì)量也有待提高。

二、加強(qiáng)政府檔案管理工作的方法

（一）加強(qiáng)對(duì)政府檔案管理工作的重視程度

檔案管理工作涉及到大多數(shù)的政府人員的工作，所以加強(qiáng)對(duì)政府檔案管理工作的重視程度顯得尤為重要，只有開始重視，我們才能更好地展開行動(dòng)?？梢园褭n案管理工作列到日常的政府管理工作中，管理人員要經(jīng)過層層篩選，保證檔案管理人員的政治素質(zhì)，讓管理人員了解檔案管理的重要性，要做到嚴(yán)格管理，準(zhǔn)確監(jiān)督，要讓每一個(gè)人都知道政府檔案管理工作人員并不只是一個(gè)小小的整理材料的文員，而是管理整個(gè)政府部門重點(diǎn)材料的管理員，以此來提高對(duì)于政府檔案管理工作的重視程度[1]。

（二）建立嚴(yán)格有效的管理機(jī)制

除了提高對(duì)政府檔案管理工作的重視程度外，建立嚴(yán)格有效的管理機(jī)制也是必不可少的。對(duì)于各部門的檔案，政府要嚴(yán)格統(tǒng)一進(jìn)行管理，很多政府都是采取分支管理形式，如不同的縣級(jí)政府檔案材料都是由自行管理，重要的機(jī)密性文件，縣級(jí)政府可以統(tǒng)一交納給市級(jí)政府管理，這樣的管理形式不僅可以提高管理效率，還具有統(tǒng)一性和集中性。 除此之外，還要制定嚴(yán)格的管理制度，制度可以規(guī)范人的行為，規(guī)章制度制定時(shí)要詳細(xì)全面，涉及到政府檔案管理工作的方方面面，起到監(jiān)督的作用。

（三）改善管理設(shè)施，進(jìn)行信息化管理

很多政府檔案管理方法落后，設(shè)施陳舊，有一些文檔經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的保存，字跡模糊，甚至由于一些政府檔案管理人員管理方法不正確，從而導(dǎo)致一些重要的材料失去了原有的價(jià)值。所以，改善管理設(shè)施，進(jìn)行信息化管理對(duì)于檔案管理工作也是必不可缺少的一點(diǎn)。所以政府應(yīng)該加大對(duì)于管理設(shè)施的資金投入，引進(jìn)一些先進(jìn)的管理技術(shù)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法。在信息社會(huì)中，如果是沒有信息化的管理，效率比較低下，所以我們應(yīng)該大量采用信息化的管理，管理時(shí)應(yīng)該采用統(tǒng)一集中的方式，對(duì)不同類型的文檔進(jìn)行分類化管理，按照重要程度分類加密。進(jìn)行管理時(shí)可采用統(tǒng)一的軟件，這樣會(huì)顯得既整齊又大方，而且還能提高搜索的效率。在進(jìn)行管理時(shí)還要注意保密性，要對(duì)文件進(jìn)行加密處理，定時(shí)更換密碼，要確保文件的安全性，防止他人侵入。除此之外最重要的一點(diǎn)就是要備份文件，對(duì)保密性的文件進(jìn)行備份，以防意外導(dǎo)致文件丟失。

（四）提高管理人員的思想認(rèn)識(shí)，注重培訓(xùn)

在篩選政府檔案管理人員的時(shí)候，要注重他們的思想認(rèn)識(shí)以及道德觀念，在正式入職的前期，應(yīng)該培訓(xùn)他們對(duì)于政府檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。首先，他們應(yīng)該有一個(gè)公民應(yīng)有的道德認(rèn)識(shí)，要知法懂法，具有良好的政治素養(yǎng)。除此之外，還應(yīng)該了解并熟知管理人員法則。最重要的一點(diǎn)，還應(yīng)該有強(qiáng)烈的責(zé)任心，要對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，對(duì)政府的每個(gè)人員負(fù)責(zé)。在正式工作時(shí)，要專崗專員進(jìn)行管理，存取檔案資料時(shí)要經(jīng)過一定的批準(zhǔn)和許可，不允許檔案管理人員存有私心。只有這樣政府檔案管理工作才能夠得到保障。

（五）注重創(chuàng)新

隨著社會(huì)生活的不斷進(jìn)步，創(chuàng)新仿佛成為了我們這個(gè)世界必不可少的一個(gè)詞，所以政府檔案管理工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新。政府可以多注入一些新的力量，鼓勵(lì)管理人員提出新的管理方案，多聽取意見，改進(jìn)管理方法。通過創(chuàng)新，為政府管理工作提供更好的管理方式，根據(jù)自身的情況，選擇創(chuàng)新模式，以此來提高管理工作的效率和質(zhì)量。鼓勵(lì)管理人員勇于實(shí)踐，敢于創(chuàng)新，多采用新型的檔案管理形式，要進(jìn)行支持，鼓勵(lì)和引導(dǎo)，對(duì)管理人員提出的想法進(jìn)行討論和適當(dāng)?shù)牟扇?，要多注入一些新鮮的血液，雖然檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)需要的人才還是很多的，所以要積極鼓勵(lì)大家參與其中，積極創(chuàng)新，提高工作效率[2]。

三、結(jié)語(yǔ)

政府檔案管理工作涉及到政府機(jī)關(guān)的每一個(gè)職員，它相當(dāng)于一個(gè)房子的地基，如果地基不存在了，整個(gè)房子都會(huì)坍塌。所以，如何保證好政府檔案管理工作，是每一個(gè)政府官員都應(yīng)該思考的問題。現(xiàn)階段，檔案管理工作存在著管理人員不專業(yè)，管理設(shè)備落后等許多問題，我們每一個(gè)人都應(yīng)該重視起來，因?yàn)闄n案管理工作直接影響到政府工作的效率和質(zhì)量，我們應(yīng)該落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中來，切實(shí)改善政府檔案管理工作，發(fā)揮好政府的力量，走向創(chuàng)新之路。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙闖.政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].華章， 2012（8）：18.

[2]方凌志.政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題與對(duì)策的研究[D].安徽大學(xué)，2014.