醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應(yīng)用

韋香玲

【摘要】醫(yī)院文書檔案管理屬管理工作的重要組成部分，科學(xué)的檔案管理可為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。PDCA循環(huán)是現(xiàn)代新興技術(shù)，其反映工作過(guò)程結(jié)果，有利于推進(jìn)管理持續(xù)發(fā)展。文章對(duì)PDCA循環(huán)內(nèi)容及其在醫(yī)院文書檔案管理中實(shí)際應(yīng)用分析，旨在為促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展提供有力參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;文書;檔案管理;PDCA循環(huán)

PDCA循環(huán)是針對(duì)任務(wù)目標(biāo)，制定科學(xué)計(jì)劃并實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)的管理體系。PDCA循環(huán)實(shí)施中，舊信息被新信息代替，問(wèn)題得到解決，管理效率較高。也就是說(shuō)，循環(huán)的過(guò)程也是高效處理的過(guò)程。PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用可以有效提高管理質(zhì)量，通過(guò)建立模型，可確保檔案管理科學(xué)發(fā)展。

一、醫(yī)院文書檔案管理內(nèi)容及PDCA循環(huán)

（一）醫(yī)院文書檔案管理內(nèi)容。文書管理屬醫(yī)院日常工作的重要內(nèi)容，其將公文轉(zhuǎn)化為檔案并儲(chǔ)存，將醫(yī)院重大事件及時(shí)記錄。文書檔案管理包含對(duì)資料收集、整理、歸檔、利用多個(gè)步驟，時(shí)代進(jìn)步影響下，文書檔案管理工作作用愈加明顯。

（二）PDCA循環(huán)。PDCA循環(huán)是管理學(xué)中的重要模型，其將計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理結(jié)合起來(lái)，循環(huán)運(yùn)作，形成管理學(xué)有效模型。PDCA循環(huán)評(píng)價(jià)后，將發(fā)現(xiàn)一系列問(wèn)題，通過(guò)對(duì)計(jì)劃、實(shí)施、檢查各步驟進(jìn)行分析，從而提出對(duì)應(yīng)解決措施。PDCA循環(huán)不斷重復(fù)，屬螺旋式上升，各環(huán)節(jié)相互聯(lián)系，互相優(yōu)化，在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用能夠提高其管理效率及質(zhì)量。

二、醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)應(yīng)用分析

（一）計(jì)劃。1.醫(yī)院文書檔案管理中檔案能從整體中表現(xiàn)出醫(yī)院實(shí)情，需對(duì)檔案科學(xué)管理，建立必要制度，完善制度規(guī)范，確保醫(yī)院文書檔案管理向科學(xué)化發(fā)展。2.醫(yī)院文書檔案管理中需對(duì)文案收集歸檔，此過(guò)程消耗大量時(shí)間。確定文書檔案歸檔才能開展文書檔案保管，管理中，應(yīng)確定具體檔案規(guī)范范圍，提高管理效率及質(zhì)量：（1）設(shè)計(jì)歸檔目標(biāo)，文書檔案管理中要確立具體目標(biāo)，要目標(biāo)為指引，結(jié)合文書檔案特征、形成，創(chuàng)建基準(zhǔn)點(diǎn)。操作中不同科室檔案具有差異性，需建立分類歸檔目標(biāo)，加強(qiáng)科室間溝通，了解其特點(diǎn)，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行完善。（2）檔案收集中，針對(duì)目標(biāo)開展收集，過(guò)程中工作人員要認(rèn)識(shí)到自身責(zé)任，嚴(yán)格統(tǒng)計(jì)資料，確保資料完善、可靠。（3）合理分類是科學(xué)管理的必要支持，實(shí)施分類可提高工作質(zhì)量。分類中，搜集不同科室情況，對(duì)部分科室檔案交集情況，應(yīng)合理區(qū)分，避免混淆，便于文書檔案使用。3.應(yīng)完善制度，規(guī)范流程，制定工作人員培訓(xùn)計(jì)劃，提高其專業(yè)能力，提升業(yè)務(wù)水平，滿足新時(shí)代醫(yī)院穩(wěn)定進(jìn)步對(duì)檔案管理的要求。4.可引進(jìn)現(xiàn)代設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，以信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效檔案管理。

（二）實(shí)施。1.醫(yī)院應(yīng)積極響應(yīng)政府號(hào)召，按照政府《國(guó)家檔案局8號(hào)令》等文件，對(duì)檔案安全管理、規(guī)范整理，制定科學(xué)的檔案管理制度。可建立醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，區(qū)別互聯(lián)網(wǎng)，確保電子檔案無(wú)法上傳，具有安全性和可靠性。使用上應(yīng)確采取科學(xué)制度保證檔案規(guī)范，對(duì)應(yīng)崗位將文書檔案制度編入醫(yī)院制度規(guī)范，實(shí)現(xiàn)程序化操作。2.應(yīng)強(qiáng)化檔案管理流程，規(guī)范流程：（1）實(shí)踐中，管理部門注重觀察文書檔案年限，以年限開展整理，確保文書檔案無(wú)遺失。整理中，分析檔案價(jià)值，分類整理。（2）檔案應(yīng)第一時(shí)間歸檔，避免丟失。檔案及時(shí)填充，補(bǔ)齊材料，外觀保持整潔。（3）嚴(yán)密銷毀檔案。文書檔案可反映醫(yī)院不同時(shí)期發(fā)展，其價(jià)值具有時(shí)限性，一定時(shí)間后，應(yīng)及時(shí)銷毀。管理部門先統(tǒng)計(jì)需銷毀數(shù)量清單，上交審批通過(guò)后，指派專員監(jiān)督銷毀過(guò)程，銷毀后，刪除文書檔案管理目錄。3.后期學(xué)習(xí)可提高檔案管理質(zhì)量。管理中，應(yīng)確定科學(xué)檔案管理理念，培養(yǎng)工作人員責(zé)任意識(shí)、管理意識(shí)。傳統(tǒng)文書檔案管理中工作人員對(duì)檔案重視程度不夠，導(dǎo)致檔案缺失、管理不當(dāng)。因此，應(yīng)加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)其專業(yè)知識(shí)，定期開展進(jìn)修和外出學(xué)習(xí)事宜，讓其不斷提升自身專業(yè)能力，發(fā)現(xiàn)當(dāng)下管理中的不足并改善。4.硬件支持是文書檔案管理科學(xué)性的基礎(chǔ)，設(shè)備上應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展和科技進(jìn)步，引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，滿足日常檔案管理需求。引進(jìn)管理自動(dòng)化系統(tǒng)，以自動(dòng)化提高管理質(zhì)量的，落實(shí)文化管理。

（三）檢查。實(shí)際應(yīng)用中為避免違章、錯(cuò)誤操作出現(xiàn)，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督檢查?？稍跈n案管理中建立高素質(zhì)管理隊(duì)伍，由醫(yī)院不同科室負(fù)責(zé)人及管理部門組成，在文書檔案管理上，以抽查、摸查實(shí)現(xiàn)不定期檢查，對(duì)檔案管理全面監(jiān)督。

（四）總結(jié)評(píng)價(jià)。總結(jié)評(píng)價(jià)屬收尾工作，關(guān)系整個(gè)管理工作效率和效益。文化檔案管理中，應(yīng)積極組織研討會(huì)議，針對(duì)檢查中的不足探討，找出問(wèn)題出現(xiàn)原因，研究解決方式。從而促進(jìn)文化檔案管理工作規(guī)范。檔案管理中，應(yīng)認(rèn)識(shí)到PDCA優(yōu)勢(shì)，遵循其原則，提高管理質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)的應(yīng)用分析，應(yīng)認(rèn)識(shí)到PDCA循環(huán)的內(nèi)容，了解醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性，在此基礎(chǔ)上分析醫(yī)院文書檔案管理中PDCA循環(huán)應(yīng)用，將兩者結(jié)合起來(lái)，提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量及效率，為醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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