使用OA平臺(tái)辦公后檔案管理優(yōu)勢(shì)分析

周定紅

【摘要】隨著無紙化辦公形態(tài)的日漸成熟和完善。檔案管理工作要適應(yīng)由傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為由電子文件輸出紙質(zhì)文件檔案的管理流程。這種管理模式提高辦公效率，降低檔案管理成本，工作方便、快捷;提高信息交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。

【關(guān)鍵詞】OA平臺(tái)辦公;改變檔案管理流程;資源共享;提高工作效率

隨著無紙化辦公形態(tài)的日漸成熟和完善。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)辦公模式早已不能滿足單位要求，開始使用OA平臺(tái)辦公。因此，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生，電子文件成為檔案工作的主流。由于OA軟件中沒有專門的檔案軟件將文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案進(jìn)行管理，文件與檔案這一密不可分的事務(wù)被分割、多頭管理，信息資料得不到有效整合，給檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)，需要不斷探索和創(chuàng)新。但它的信息共享功能使工作管理更加方便、快捷，不但加強(qiáng)了工作中的交流、溝通，還實(shí)現(xiàn)了信息采集、處理的高效性和準(zhǔn)確性，提高辦公的效率和管理水平，這使OA平臺(tái)辦公給檔案管理工作揭開了新的篇章。

一、適應(yīng)傳統(tǒng)檔案與OA平臺(tái)辦公檔案管理的轉(zhuǎn)變

（一）改變文件歸檔流程的思想觀念。在傳統(tǒng)辦公中，紙質(zhì)文件是最為常用的信息記錄載體，對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)的收集整理和歸檔便可生成紙質(zhì)檔案。OA平臺(tái)辦公系統(tǒng)是無紙化方式生成的電子文件，需要經(jīng)過鑒定后，篩選出具有保存價(jià)值的電子文件，實(shí)行異質(zhì)備份，并打印輸出“紙質(zhì)文件”，這樣便生成了電子檔案和紙質(zhì)檔案。由此可見，OA平臺(tái)辦公系統(tǒng)無紙化產(chǎn)生的檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的方式完全不同，形成檔案的過程不同。在實(shí)際操作中必須突破傳統(tǒng)紙質(zhì)文件材料到紙質(zhì)檔案再加工，成為“電子檔案”的歸檔流程。

（二）改變文件歸檔時(shí)間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案直觀，可以將全年度的紙質(zhì)文件材料收集齊全完整后，集中鑒別，根據(jù)不同類別、不同保管期限和不同問題進(jìn)行分類、排序和整理。歸檔時(shí)間都在第二年度上半年完成對(duì)上一年度文件材料的整理歸檔工作。使用OA平臺(tái)辦公系統(tǒng)辦公后，形成的都是電子文件，電子文件因自身編輯快捷、處理靈活的特性，處理完畢后直接將其歸檔在OA平臺(tái)系統(tǒng)里，隨時(shí)進(jìn)行鑒定，有保存價(jià)值的文件材料打印輸出紙質(zhì)檔案，并實(shí)現(xiàn)異質(zhì)備份，分門別類存放，沒有保存價(jià)值的文件材料不用打印輸出，這樣既節(jié)約了紙張，也提高了工作效率，并且歸檔在OA平臺(tái)系統(tǒng)的所有文件材料還可以通過OA平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行查詢，查找利用方便。

（三）改變了平時(shí)文件材料存放規(guī)律。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，必須按問題集中的方式存放，這樣查找利用時(shí)才方便。而OA平臺(tái)系統(tǒng)里的文件材料都是電子文件，處理完畢及時(shí)歸檔，自動(dòng)按時(shí)間順序或收文號(hào)順序排列。在查找利用方面，通過計(jì)算機(jī)檢索關(guān)鍵詞或其它元素信息，能很快顯示需要查找的文件，無需按問題相對(duì)集中的方式排序。

二、應(yīng)用OA平臺(tái)辦公后檔案管理的優(yōu)越性

（一）提高辦公效率，降低檔案管理成本。以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，文件要進(jìn)行手工登記簽收，要求用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚，要把文件送到領(lǐng)導(dǎo)手里簽批。使用OA平臺(tái)辦公后領(lǐng)導(dǎo)在手機(jī)上都可以操作，并隨時(shí)可以看到簽批處理情況。不用費(fèi)時(shí)、費(fèi)力到處收集文件，不用擔(dān)心漏掉文件，系統(tǒng)直接可以查到文件及辦理情況;文件歸檔工作只需將處理完畢的文件材料直接歸檔在OA系統(tǒng)里，隨時(shí)可以用關(guān)鍵詞查找，同時(shí)可以隨時(shí)鑒定并進(jìn)行異質(zhì)備份，這樣既節(jié)省時(shí)間，也不必花費(fèi)大量人力、物力來進(jìn)行紙質(zhì)文件的歸檔。同時(shí)電子文檔保存空間小，調(diào)用時(shí)方便快捷，只要通過檢索查詢就可以將相關(guān)文件查閱出來。

（二）提高文件信息交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。在原始的手工操作管理中，單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。而今實(shí)現(xiàn)OA辦公軟件的網(wǎng)絡(luò)化以后，就不需要查閱檔案的人到檔案室去查了，單位有權(quán)查此檔案的人都可以直接通過OA系統(tǒng)點(diǎn)擊、查閱。有密級(jí)的文件材料，通過審核，授權(quán)查閱，這樣為單位人員帶來了信息共享和高速傳遞的便利，從而極大地提高了檔案利用效率。

（三）OA系統(tǒng)歸檔的文件材料優(yōu)勢(shì)突出。OA系統(tǒng)歸檔的文件材料都是電子文件，可以長(zhǎng)期保存，可以異質(zhì)備份，讀取方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小。

三、結(jié)束語

OA平臺(tái)辦公有效地促進(jìn)辦公自動(dòng)化，簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率，平時(shí)查找利用快捷方便。但辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也促進(jìn)檔案管理工作與各個(gè)部門進(jìn)行有效對(duì)接，需要各個(gè)部門意識(shí)到檔案管理自動(dòng)化建設(shè)的重要性，促使檔案管理與辦公自動(dòng)化進(jìn)行有效融合，保障檔案管理自動(dòng)化建設(shè)高效、穩(wěn)定地開展。同時(shí)要不斷對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，在實(shí)踐中探索新的方式和方法，以滿足檔案管理規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提高工作效率，保障檔案資料的安全性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]周玉敏.探索現(xiàn)代文書檔案管理新路徑的重要作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）.