淺議高校會計檔案管理

張秀麗 張倩

【摘要】高校會計檔案是高校檔案的重要組成部分，高校會計檔案中的會計資料是高校制定計劃、進行決策、組織經(jīng)濟活動、開展財務工作的重要依據(jù);各層級的政府主管部門與監(jiān)管機構(gòu)也是這些會計資料的使用者，這些會計資料為報表使用者展現(xiàn)了高校的財務狀況和各項預算資金運用的合規(guī)性、合法性。盡管新《管理辦法》的實施規(guī)范了會計檔案管理工作，提高了會計檔案現(xiàn)代化管理水平，但近些年，隨著高校規(guī)模不斷擴大，資金量不斷增加，會計檔案數(shù)量不斷擴大，高校會計檔案管理工作仍存在不少的局限和挑戰(zhàn)。

【關鍵詞】高校;會計檔案管理;局限和挑戰(zhàn);措施

高校會計檔案的管理工作是高校財務管理工作的重要一環(huán)，在學校開展績效評估、編制預算決算、實施全面審計中起著重要作用，扮演著非常重要的角色，高質(zhì)量的高校會計檔案是當今教育產(chǎn)業(yè)反腐的有力武器。目前，外部審計越來越頻繁，也越來越深入，對高校會計檔案管理水平要求也越來越高，筆者作為一名在高校從事財務工作的高級會計師，隨著學校各項審計和巡視工作的深入和發(fā)展，針對高校的會計檔案管理，提出自己的一點拙見。

近年來，隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展以及信息技術的廣泛應用，會計檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生了較大變化，為更好地適應經(jīng)濟社會發(fā)展需要，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），并于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》第三條對會計檔案進行了定義：會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

新《管理辦法》中的會計檔案的定義同樣適用于高校，高校會計檔案是高校檔案的重要組成部分，高校會計檔案中的會計資料是高校制定計劃、進行決策、組織經(jīng)濟活動、開展財務工作的重要依據(jù);各層級的政府主管部門與監(jiān)管機構(gòu)也是這些會計資料的使用者，這些會計資料為報表使用者展現(xiàn)了高校的財務狀況和各項預算資金運用的合規(guī)性、合法性。盡管新《管理辦法》的實施規(guī)范了會計檔案管理工作，提高了會計檔案現(xiàn)代化管理水平，但近些年，隨著高校規(guī)模不斷擴大，資金量不斷增加，會計檔案數(shù)量不斷擴大，高校會計檔案管理工作仍存在不少的局限和挑戰(zhàn)。

一、存在的問題

（一）學校領導層不夠重視。領導重視是高校會計檔案管理工作的關鍵。雖然近年來檔案管理工作在學校中越來越被重視，但在實際工作中，受傳統(tǒng)教育理念和專業(yè)背景的影響，學校領導的工作重心一般放在教學、科研上，對檔案管理仍有許多高校領導不夠重視，沒有指定校級領導親自負責學校的檔案管理工作，更別提會計檔案管理工作了，而是由有關部門的領導組織、協(xié)調(diào)，導致該項工作缺乏系統(tǒng)性和權威性。

（二）學校職能部門對會計檔案管理工作認識不到位。長期以來，大家存在著一種錯誤認識，認為檔案管理工作悠閑清凈，進檔案部門工作就是去養(yǎng)老，任何人都能勝任。財務部門也沒有針對會計檔案管理設置專崗，崗位由其他會計人員兼任，一旦忙不過來，就會造成會計憑證等原始資料不能及時整理并裝訂成冊，現(xiàn)在頻繁的審計、巡視、檢查等等很容易遺失會計資料。

（三）高校會計檔案管理制度構(gòu)建缺乏針對性，會計制度規(guī)范體系不夠細致。新《管理辦法》第十三條規(guī)定，單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。但有些高校尚未按照新《管理辦法》的規(guī)定制定具體的會計檔案管理實施細則;沒有指定專人負責會計檔案管理，會計檔案分散在不同業(yè)務的具體經(jīng)辦人手中，這些經(jīng)辦人基本上沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓，整理的會計檔案也非常不規(guī)范、不完整;沒有建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記審批流程，會計檔案查閱手續(xù)太過簡單，學校財務處的內(nèi)部人員（不管是哪個崗位的財務人員）可以自行查閱（筆者覺得這嚴重違反了內(nèi)控制度），對于財務處以外的人員，由財務處的兼職檔案員帶到學校檔案館自己查閱，有的登記，有的不登記，致使會計信息保密性得不到保證;會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，由于原《管理辦法》規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，這在一定程度上將銷毀的主要責任歸于單位負責人，雖然新《管理辦法》增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，要求“單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定檔案鑒定意見書;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀?！钡趯嶋H工作中，為避免可能發(fā)生的風險，對于遠遠超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，一些高校的負責人一般也不愿意銷毀，大量已失去保存價值的會計檔案占據(jù)了儲存空間，造成了資源浪費。

（四）高校會計檔案管理專業(yè)人員配備缺失。高校會計檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會計從業(yè)知識，對會計的基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。出于對會計檔案管理的重要性和專業(yè)性的考慮，高校應配備技術能力強的專業(yè)人員從事會計檔案保管工作，然而在實際工作中，由于經(jīng)費緊張等諸多原因，有的高校并沒有針對檔案管理設置專崗，崗位由其他財務人員兼任，也很少開展相關業(yè)務的技能培訓。

二、解決措施

（一）領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的關鍵。會計檔案不但可為制定工作計劃、總結(jié)工作經(jīng)驗和宏觀經(jīng)濟決策提供可靠的資料，而且能給處理行政訴訟事項，解決有關經(jīng)濟糾紛和考核提拔使用干部提供翔實的依據(jù)。我們知道，不管什么事只要領導一重視就容易解決了，會計檔案工作作為一項基礎性工作，領導是否重視是做好此項工作的先決條件。

（二）高校應按照新《管理辦法》構(gòu)建完善的會計檔案管理制度體系。高校應根據(jù)新《管理辦法》，結(jié)合學校的實際情況嚴把會計檔案歸檔范圍，及時收集、分類、整理及時立卷，無論是會計檔案的查閱、復制，還是移交、銷毀等等各個環(huán)節(jié)，都要統(tǒng)一口徑，要用制度來規(guī)范。

（三）隊伍建設是搞好高校會計檔案管理工作的重要基礎，而提升現(xiàn)有會計檔案管理人員素質(zhì)是基礎中的基礎。高校在選拔培養(yǎng)會計檔案管理人員時，要注重強調(diào)德才、專業(yè)素質(zhì)、奉獻精神、開拓進取精神，注重把政治素質(zhì)好，業(yè)務素質(zhì)強的人員陸續(xù)選配到會計檔案管理崗位上來，并創(chuàng)造機會，采取多種形式，多種渠道，提高會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，且高標準、嚴要求，使之適應快速發(fā)展的會計檔案管理工作的需求。要嚴格會計檔案管理人員的入職資質(zhì)，不要把檔案部門當成高校解決高層次人才家屬和教工子女的“收容站”，不能把會計檔案管理人員當成圖書管理員的角色。在短期無法引進高層次會計檔案管理人員的情況下，加強對現(xiàn)有會計檔案管理人員的培訓，對會計檔案管理隊伍加強建設無疑是短、平、快的選擇。建議高校能增設會計檔案管理人員素質(zhì)提升專項經(jīng)費，?？钣糜诮逃嘤柡蛯碚撗芯砍晒怀觥I(yè)技術創(chuàng)新的會計檔案管理人員進行獎勵，從而激發(fā)會計檔案管理人員的工作熱情。

（四）加強信息化建設——提供技術支撐。近年來，黨中央、國務院積極推動“互聯(lián)網(wǎng)+”行動和“大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新”，我國基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起。新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子管理化管理，將大大推動電子憑證的在線傳遞和線上應用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟發(fā)展提供了有力的政策支持;黨的十八大報告強調(diào)，要著力推進綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展，形成節(jié)約資源和保護環(huán)境的空間格局、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式、生活方式;黨的十八屆三中全會進一步提出要加快建立生態(tài)文明制度。新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計檔案工作有序開展。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少資源耗費，推動節(jié)能減排，有利于形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要通過廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡傳遞，實現(xiàn)決策科學化、管理精細化。電子會計檔案是電子會計資料的歸屬，新《管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云技術的廣泛運用，過去那種會計檔案管理模式已不適應高等教育發(fā)展的需要，為了順應信息化建設的大趨勢，高校也要加強電子會計信息檔案入庫規(guī)范化，需要建立健全規(guī)范高效的信息技術平臺，實現(xiàn)檔案從初始分類整理到最終查閱使用的一體化流程，建設高水平信息化平臺，由以往的“人治、人管、人控”轉(zhuǎn)變?yōu)橐约夹g“管人、管事、管行為、管風險”，從而提高高校會計檔案管理工作效率。