衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理存在的問題和對策

洪濤 時華龍

【摘要】衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)日常監(jiān)督執(zhí)法檢查內(nèi)容的原始記錄，也是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)各項資料的系統(tǒng)組成部分。本文針對當前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作存在的問題進行了分析，并提出相應(yīng)的對策和措施，希望能夠?qū)πl(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作有所啟示。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生監(jiān)督;檔案管理;問題和對策

衛(wèi)生監(jiān)督檔案主要包括日常監(jiān)督檢查工作的執(zhí)法文書、案件卷宗、督導(dǎo)檢查內(nèi)容和各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料，以及固定資產(chǎn)、車輛人員信息、設(shè)備設(shè)施等，是衛(wèi)生監(jiān)督檢查工作的原始記錄和有效憑證。隨著目前科技的飛速發(fā)展和衛(wèi)生監(jiān)督部門的職能不斷調(diào)整，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作存在著較多問題，本文旨在探討當前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的不足及相應(yīng)的改善措施。

一、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案設(shè)施硬件不配套。衛(wèi)生監(jiān)督檔案是日常衛(wèi)生執(zhí)法工作得以順利開展的有效憑證，因此衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理需要有固定的辦公場所。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)已經(jīng)成立了大概16年，但是在各級政府部門中還屬于相對成立較晚的單位，同時受國家機構(gòu)改革的影響，監(jiān)督職能和人員經(jīng)常流動，造成大多數(shù)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)辦公場所面積不能滿足衛(wèi)生監(jiān)督工作的需求，甚至部分監(jiān)督機構(gòu)沒有固定的辦公場所，也就談不上衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的保存管理，檔案儲存缺乏辦公場所是目前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理存在的主要問題。

（二）衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員缺乏。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)大多是參公事業(yè)單位或參照公務(wù)員管理單位，受人員編制所限，檔案管理人員多為兼職，還有的是從其他崗位上因年齡偏大轉(zhuǎn)崗來的。由此造成檔案管理人員缺乏相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識，多數(shù)檔案管理人員責(zé)任意識不強、缺乏創(chuàng)新精神和工作活力，對檔案的歸集、整理和保存存在一定的紕漏。缺乏檔案管理專業(yè)人員和專業(yè)知識是造成衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作混亂的主要原因。

（三）衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度不健全。部分單位衛(wèi)生監(jiān)督檔案的歸檔和整理過程混亂，如監(jiān)督執(zhí)法檔案未按照規(guī)定期限和要求進行整理歸檔、歸檔資料不完整;隨意查閱、借閱日常案件的執(zhí)法文書，無登記記錄、也不及時歸還，更甚至?xí)G失。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度不健全是導(dǎo)致這些現(xiàn)象的主要原因，致使檔案缺乏完整性，無法為后期檔案管理工作的進行提供完整的資料。

二、加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的措施

（一）改善硬件環(huán)境建設(shè)。各級政府要嚴格按照中央編委的要求滿足衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作需要的辦公場所，配備檔案管理需要的辦公設(shè)施和用品。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)當按照檔案場所存放規(guī)范設(shè)置堅固、防火、防潮的專用檔案庫房，配備去濕、滅火等消防設(shè)備設(shè)施，另外要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。同時加大衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的軟硬件設(shè)施的投入力度，為檔案資料的歸檔、貯存、借閱等提供基礎(chǔ)保障，逐步實現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的科學(xué)化和信息化。

（二）提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)由于受編制所限，在無法配備檔案管理專業(yè)人員的情況下，必須加強檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，重視對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。第一，按照事業(yè)單位定編定崗的要求，設(shè)置專職或兼職衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理崗，要求所學(xué)專業(yè)為檔案管理相近專業(yè)。第二，建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員的科學(xué)培養(yǎng)機制，加強對檔案人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷更新和強化檔案人員的相關(guān)知識，使之具備扎實的檔案管理業(yè)務(wù)知識，適應(yīng)目前檔案管理工作日新月異的信息化發(fā)展速度。第三，重視檔案管理人員的道德思想教育，檔案管理人員要熱愛本職工作，忠于職守、堅持原則，樹立良好的道德觀念。第四，重視檔案管理人員法律法規(guī)意識的培訓(xùn)，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員必須堅決遵守國家的法律法規(guī)，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。

（三）建立健全衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度，優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理機制。任何工作的有序開展都需要完善的規(guī)章制度來保障，作為執(zhí)法部門，針對檔案管理工作衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)更要重視規(guī)章制度的建設(shè)，用規(guī)章制度來約束檔案管理工作，保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案的真實性、可靠性和完整性，依靠規(guī)章制度來保障檔案的歸檔、整理、分類和保密等工作順利進行。為此，第一，要制定檔案管理規(guī)章制度和相應(yīng)的獎懲制度，明確相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)，確保管理工作順利進行。第二，要按照制定的規(guī)章制度加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案的整理和歸檔工作，檔案管理人員要及時收集整理并統(tǒng)一歸檔。第三，對檔案管理人員的工作進行監(jiān)督，不定期抽查其業(yè)務(wù)成果，以便能及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。第四，衛(wèi)生監(jiān)督部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的重視程度，對于其中出現(xiàn)的問題要及時處理，以保證檔案管理工作高質(zhì)量、高效率地完成。

（四）提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的信息化技術(shù)手段。現(xiàn)在人工智能技術(shù)發(fā)展迅速，已逐漸應(yīng)用到各個領(lǐng)域，尤其是在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)得到了廣泛應(yīng)用。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)可以利用人工智能技術(shù)手段對現(xiàn)有的衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料進行信息化處理，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進程，提高檔案資源的利用效率。對衛(wèi)生監(jiān)督人員和檔案管理人員進行智能化相關(guān)知識培訓(xùn)，把日常的監(jiān)督工作內(nèi)容盡可能以數(shù)字化形式處理，為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作提供便利的同時，也提供可靠的信息保障。

社會經(jīng)濟和科技水平發(fā)展越來越快，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)當加大檔案資料的開發(fā)和管理力度，實現(xiàn)高質(zhì)量的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，為新時期衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的發(fā)展作貢獻。

【參考文獻】

[1]王蕓.關(guān)于加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的建議與思考[J].科技資訊，2015（33）：232-233.