信息化背景下文書檔案管理工作探討

曾俏慧

【摘要】在現(xiàn)階段信息化背景下，各行各業(yè)的工作形式和方法發(fā)生了很大的變化。對于文書檔案管理工作的開展來說，如何更加有效地適應(yīng)信息化背景，提升其工作效能，是我們現(xiàn)階段所應(yīng)該重點探索的一個課題。

【關(guān)鍵詞】信息化;文書檔案;管理策略

在信息化背景下，文書檔案管理工作如何更好地適應(yīng)信息化時代的特點，引入科學(xué)的信息化手段進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化，已經(jīng)成為文書檔案管理工作開展的一個重要探究課題。我們應(yīng)該做好文書檔案管理工作的有效創(chuàng)新，更好地利用信息化技術(shù)，讓文書檔案管理工作的開展?jié)M足多元性、開放性、高效性、規(guī)范性、共享性等多方面的特征。

一、信息化背景下文書檔案管理工作思路分析

（一）客觀認(rèn)識當(dāng)前文書檔案管理工作的信息化發(fā)展。面對現(xiàn)階段信息化時代對文書檔案管理工作的要求，我們應(yīng)在思想意識層面做好后續(xù)工作落實執(zhí)行的保障。信息化時代文書檔案管理工作的開展理念必須要不斷革新，并從新環(huán)境和新角度出發(fā)，引入更加深刻的互聯(lián)網(wǎng)思維，這樣才能做好對當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的優(yōu)化，打造一套更加適應(yīng)信息化時代的檔案管理體系。檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)該客觀分析當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作對于軟硬件環(huán)境方面的要求，增加人員和物質(zhì)方面的投入，讓檔案管理工作的開展能夠得到可靠的配合支持。相關(guān)檔案管理人員自身在參與檔案工作的過程中，也應(yīng)該積極了解當(dāng)前信息化的新環(huán)境特點，融入信息化的理念和思維方式，對自身工作進(jìn)行合理的改進(jìn)和扭轉(zhuǎn)，做好對現(xiàn)階段檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的有效推進(jìn)。在具體工作的執(zhí)行和落實上，我們也應(yīng)本著服務(wù)用戶的理念和思想，對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化管理工作開展中一些服務(wù)策略進(jìn)行調(diào)整和完善，通過有效的創(chuàng)新和優(yōu)化，讓文書檔案信息資源的價值得到充分展現(xiàn)，提升檔案工作開展的整體成效。

（二）從信息化的角度做好文書檔案管理崗工作機(jī)制的調(diào)整。在現(xiàn)階段信息化背景下，文書檔案管理工作的開展機(jī)制和模式也應(yīng)該隨之進(jìn)行同步的改進(jìn)，構(gòu)建一套更加符合信息化管理需求和特點的檔案管理體系，后續(xù)文書檔案管理工作才能更好地發(fā)揮信息化的優(yōu)勢特征。不同類型業(yè)務(wù)的檔案特征不盡相同，同時其文書檔案的內(nèi)容具有較強(qiáng)的專業(yè)性特點。我們在具體檔案管理制度的完善和調(diào)整上，應(yīng)該做好相應(yīng)的改進(jìn)，合理融入信息化管理要素，明確檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)規(guī)范化的管理思想，讓檔案管理體系更加完善、規(guī)范，促使整體檔案管理工作開展效能和水平的提升。只有構(gòu)建一套具備較強(qiáng)適應(yīng)性的新工作機(jī)制，這樣文書檔案管理工作才能更好地適應(yīng)時代。

（三）做好隊伍建設(shè)工作。在文書檔案管理信息化工作開展的過程當(dāng)中，檔案隊伍內(nèi)部管理人員應(yīng)該做好相應(yīng)的管理培訓(xùn)，讓現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的問題得到更好的認(rèn)知與了解的同時，利用當(dāng)前的信息化管理思維，對于現(xiàn)存的文書檔案管理工作中存在的問題和不足進(jìn)行解決。相關(guān)的管理者本身應(yīng)該在思想意識上給予足夠的重視和關(guān)注，并且在具體工作的執(zhí)行上，能夠從更加科學(xué)的角度，對于文書檔案管理的理念進(jìn)行更加深刻的運用。與此同時，我們應(yīng)做好內(nèi)部管理培訓(xùn)工作的開展和執(zhí)行，結(jié)合當(dāng)前信息化技術(shù)的應(yīng)用要求，讓在崗人員掌握不同系統(tǒng)構(gòu)成方面的操作規(guī)范。例如，我們應(yīng)該結(jié)合實際文書檔案管理系統(tǒng)操作的需求，配備專門的信息系統(tǒng)管理人員，讓其定期展開系統(tǒng)日志、安全性的核查，做好信息網(wǎng)絡(luò)安全方面的防護(hù)，提升內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性，這樣整個文書檔案信息管理系統(tǒng)的運行能夠保證穩(wěn)定性。另外，在人員管理中，我們應(yīng)該做好對專業(yè)優(yōu)秀人才的引進(jìn)，結(jié)合當(dāng)前文書檔案信息化方面的需求，制定科學(xué)的人才管理策略，實現(xiàn)對優(yōu)秀人才的吸引和留用，擴(kuò)充隊伍，優(yōu)化當(dāng)前文書檔案管理工作隊伍結(jié)構(gòu)。

（四）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的投入。針對信息化背景下文書檔案管理工作的需求和特點，我們應(yīng)該做好軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面的投入，更好地支持文書檔案管理信息化的實現(xiàn)。文書檔案管理部門應(yīng)該做好相應(yīng)的調(diào)研分析，圍繞當(dāng)前信息化建設(shè)需求，給予充分的物質(zhì)方面的投入和支持，保障各項信息化管理條件具備。在實際工作的推進(jìn)上，我們也應(yīng)該做好合理的完善和構(gòu)建，打造一套優(yōu)質(zhì)的物質(zhì)層面的基礎(chǔ)。從軟件角度來說，我們應(yīng)該圍繞文書檔案業(yè)務(wù)的特點，對當(dāng)前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)平臺進(jìn)行優(yōu)化，增加相應(yīng)的功能，并且結(jié)合以后業(yè)務(wù)發(fā)展需求做好提前的預(yù)留和準(zhǔn)備，這樣才能更好地提升文書檔案信息化管理的應(yīng)用成效，提升時代適應(yīng)能力。

二、結(jié)束語

總的來說，在當(dāng)前信息化環(huán)境下，文書檔案管理工作的開展應(yīng)該積極適應(yīng)信息化環(huán)境的諸多特征，引入科學(xué)的工作策略和工作思路，實現(xiàn)對當(dāng)前檔案管理工作的有效強(qiáng)化，構(gòu)建科學(xué)化的管理體系，發(fā)揮信息化應(yīng)用的優(yōu)勢，提升文書檔案管理工作的開展質(zhì)量和效率。

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