新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)探究

李翠松

【摘要】全面加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是推動事業(yè)單位改革的重要途徑。本研究詳細(xì)闡述了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，提出加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的途徑與建議，僅供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著我國綜合國力的持續(xù)提升，市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的不斷深入，事業(yè)單位正處在改革發(fā)展的重要階段。對檔案管理工作來說，事業(yè)單位改革意味著諸多變化，檔案管理工作涉及的內(nèi)容、工作、職責(zé)也更為廣泛，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前改革的步伐，檔案管理工作也迫切需要進(jìn)行變革。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化作為各項工作開展的重要基礎(chǔ)，歷來是企業(yè)管理高度重視的內(nèi)容，對事業(yè)單位檔案管理工作來說，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提升事業(yè)單位各項工作開展的精細(xì)度，以此來降低各種決策性失誤的發(fā)生率。所以，為有效保障事業(yè)單位改革的有序推進(jìn)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)勢在必行。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）對檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重視不足。從事業(yè)單位實際情況來看，諸多事業(yè)單位仍舊將工作的重點放在經(jīng)濟(jì)效益方面，片面認(rèn)為檔案管理工作本身不具備經(jīng)濟(jì)效益，在實際工作進(jìn)程中對檔案管理重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)嚴(yán)重滯后于事業(yè)單位改革。

（二）檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)較為滯后?？茖W(xué)合理的制度是保障各項工作開展的先決條件。但從事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況來看，檔案管理工作仍舊沿用傳統(tǒng)的管理制度，顯然無法滿足事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況，檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)存在嚴(yán)重的滯后性。

（三）檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐較為緩慢。進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的主旋律，檔案管理工作自然也不例外。但從事業(yè)單位檔案管理工作實際情況來看，因為檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的滯后，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)的整體情況不夠理想，僅有部分內(nèi)容實現(xiàn)了信息化管理，且因為數(shù)字化建設(shè)欠缺統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐較為緩慢。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的措施與建議

（一）加大內(nèi)部宣傳教育力度。為有效推動事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層必須要將檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化納入日常工作，將其提升到發(fā)展戰(zhàn)略的高度。與此同時，事業(yè)單位需要全面加大檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳教育，不僅僅是針對檔案管理人員，還應(yīng)當(dāng)包含事業(yè)單位內(nèi)部各個職工，使得各個職能部門均能夠主動配合檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的開展，同時主動參與進(jìn)來，共同推動檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（二）建立健全立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作在立卷歸檔組合方面不夠規(guī)范，其正是制約事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的主要原因，建立健全立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)成為關(guān)鍵所在。這就需要事業(yè)單位檔案管理全面按照“以我為主”的立卷歸檔原則，保障檔案保管利用價值的最大化。實際工作進(jìn)程中，事業(yè)單位必須要嚴(yán)格落實有關(guān)要求，致力于完善以下幾個方面的問題：首先，有效明確立卷歸檔的重點，針對各種文件、資源進(jìn)行全面的區(qū)分，諸如各種文件資料本身在內(nèi)容、形式等方面類似，必然需要針對相關(guān)問題實施系統(tǒng)的研究，避免檔案管理存在重復(fù)、信息冗余的現(xiàn)象。其次，全面掌控立卷歸檔對應(yīng)的時效性，必須要完成現(xiàn)行文件任務(wù)之后，才能夠開展歸檔立卷操作，保障整個檔案管理流程的規(guī)范性。最后，因為檔案材料完整與否會對檔案最終的價值產(chǎn)生巨大的影響，同時案卷對應(yīng)的立卷方法、裝訂質(zhì)量同樣至關(guān)重要，必須要嚴(yán)格按照規(guī)范的流程標(biāo)準(zhǔn)來協(xié)調(diào)立卷方法、案卷裝訂質(zhì)量，保障立卷歸檔的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）完善檔案管理制度與機(jī)制。規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制度是推動各項工作有序開展的重要基礎(chǔ)，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)同樣離不開管理制度。從事業(yè)單位實際情況來看，應(yīng)當(dāng)針對檔案管理機(jī)制進(jìn)行全面的優(yōu)化調(diào)整，基于組織保障、部門寫作、工作內(nèi)容要求、崗位職責(zé)劃分等諸多層面進(jìn)行全面的優(yōu)化。具體來說，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)基于檔案管理工作實際，全面優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度，將對應(yīng)的責(zé)任明確到個人，并安排專門負(fù)責(zé)人，針對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的監(jiān)管。與此同時，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)組織檔案管理規(guī)范化會議，通過內(nèi)部協(xié)商共同制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制，針對相關(guān)職能部門的職責(zé)、義務(wù)進(jìn)行明確的規(guī)定，使得各個部門能夠主動與檔案管理部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，規(guī)范檔案資料收集的完善性、利用的安全性?；跈n案管理制度與機(jī)制的全面完善，使得事業(yè)單位檔案管理工作能夠嚴(yán)格按照制度、機(jī)制來開展，整個管理工作的過程自然更為規(guī)范。

（四）規(guī)范信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)入信息化技術(shù)高速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，各行各業(yè)均在致力于信息化建設(shè)，事業(yè)單位檔案管理自然也不例外。信息化管理作為顯著的特征在于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及便捷化，這就需要事業(yè)單位全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，綜合參考信息化建設(shè)要求建立檔案管理工作的相應(yīng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，為有效滿足檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求，必須要針對檔案管理整個流程建立系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，檔案管理隊伍在開展相關(guān)操作的過程中，均能夠嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來進(jìn)行操作，基于統(tǒng)一的操作模式、規(guī)范的處理體系，使得檔案信息資料處理實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化，保障事業(yè)單位檔案管理工作能夠進(jìn)行高效的共建共享。

（五）規(guī)范檔案著錄與分類號。事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)必然離不開對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，（下轉(zhuǎn)第142頁）

（上接第120頁）建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)開展檔案重組就成為首要內(nèi)容。對事業(yè)單位來說，應(yīng)當(dāng)做好以下幾個方面的措施：首先，針對一些內(nèi)容復(fù)雜、厚度過厚的檔案資料，必須要進(jìn)行重新組卷處理，即將本身存在聯(lián)系的檔案進(jìn)行組合，針對缺乏目錄、頁碼的檔案，需要實施目錄、編碼編著，以此來保障重組之后的檔案更為規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，從而有效優(yōu)化檔案資源，提升檔案管理工作的效率。著錄工作是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工程，關(guān)系到檔案管理的可靠性、真實性。所以，事業(yè)單位檔案管理部門必須要嚴(yán)格遵循《檔案著錄規(guī)則》，同時綜合參考檔案管理信息化建設(shè)的具體情況，建立健全檔案管理著錄的具體細(xì)則，針對著錄行為進(jìn)行全面的規(guī)范，有效推動事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。與此同時，分類號是檔案檢索的重要標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)系到檢索的效率與質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理部分必須要在遵循《中國檔案分類法》的同時，主動結(jié)合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)情況，構(gòu)建基于信息化建設(shè)的分類標(biāo)準(zhǔn)、流程，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

總的來說，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為提升檔案管理效率與質(zhì)量的重要途徑，必須要引起高度重視。對各個事業(yè)單位來說，應(yīng)當(dāng)主動吸收借鑒檔案管理相關(guān)的先進(jìn)理論、經(jīng)驗，針對當(dāng)前檔案管理實際進(jìn)行系統(tǒng)、深入的分析，結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程來建立健全相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，通過加大內(nèi)部宣傳教育力度、建立健全立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)、完善檔案管理制度與機(jī)制、規(guī)范信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范檔案著錄與分類號，以此來推動事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張育文.淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：118+141.

[2]李萌.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施[J].傳播力研究，2018，2（24）：198.

[3]史效東.略論事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：84.

[4]何麗芬.解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].中國管理信息化，2018，21（05）：172-173.

[5]馮麗博.數(shù)字化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理工作優(yōu)化[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015，14（05）：225-226.