檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化探討

羅韶香

【摘要】在如今信息化社會中，各種各樣的信息鋪天蓋地迎面而來，作為檔案管理有關(guān)機(jī)構(gòu)必須緊跟時代的趨勢，如果仍然按照過去的檔案管理方法，是比較耗時、耗力、耗財?shù)?，所以檔案管理機(jī)構(gòu)必須進(jìn)行改革，只有推進(jìn)檔案管理的四化，才能推進(jìn)檔案管理的進(jìn)步，保障各個單位的檔案管理有條不紊地運行。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;現(xiàn)代化;數(shù)字化;規(guī)范化;信息化

為了更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于大眾，檔案管理必須吸取社會上先進(jìn)的知識和技術(shù)，只有落實現(xiàn)代化、數(shù)字化、規(guī)范化和信息化這四個新時代的產(chǎn)物，并借以優(yōu)化檔案管理工作，提升信息資源的共享性和單位的高效性，是目前廣大檔案管理機(jī)構(gòu)的燃眉之急。

一、推動檔案管理現(xiàn)代化與規(guī)范化的優(yōu)勢

（一）有效地為檔案管理工作減負(fù)。計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，推動信息技術(shù)得以迅速發(fā)展，而作為新時代的“四化”早已被廣泛運用到各個行業(yè)，如今各種辦公軟件的升級和完善，為檔案管理工作提供了很大的便利，減輕了檔案管理工作者的工作負(fù)擔(dān)?？梢酝ㄟ^建立各自的服務(wù)平臺，比如網(wǎng)頁平臺、微信公眾號等，通過掃描儀，將一些書籍和文檔進(jìn)行數(shù)字化后錄入電腦，上傳至自己單位的網(wǎng)站，進(jìn)行數(shù)字化保存，這樣既能有效克服傳統(tǒng)紙媒檔案管理，而且能夠防止因為管理人員的過失導(dǎo)致重要文獻(xiàn)的損壞，最重要的是可以讓檔案管理部門的文獻(xiàn)及書籍等在儲存、管理、借閱、共享時更加方便。

（二）提高檔案管理工作者的工作效率。切實推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化、規(guī)范化和信息化管理，給予先進(jìn)的技術(shù)支持和良好的發(fā)展環(huán)境，優(yōu)化檔案管理工作者的效率。可以通過升級檔案館的軟硬件管理系統(tǒng)，建立新的信息管理工作模式，這樣不僅能夠提升檔案管理的科學(xué)性，還能夠推進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息資源的共享，在相關(guān)法律法規(guī)的允許范圍內(nèi)，通過創(chuàng)立和創(chuàng)辦相關(guān)的信息網(wǎng)站，實行相關(guān)信息的共享，讓其所在的企事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)實時信息交換與資源共享，不僅能夠提高檔案管理工作者的工作效率，還能促進(jìn)企業(yè)工作人員的工作熱情，提升工作效率。

（三）推動企事業(yè)單位檔案管理的持續(xù)性發(fā)展。在現(xiàn)代信息社會，規(guī)范的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)是展現(xiàn)事業(yè)單位整體管理水平和服務(wù)職能的重要方面。檔案信息資源是新時期事業(yè)單位實施公共決策、開展公共服務(wù)的重要參考素材。積極創(chuàng)新管理方式方法，深入應(yīng)用數(shù)字化、信息化技術(shù)手段，大力推進(jìn)檔案信息化管理工作，有利于促進(jìn)檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，為社會公共事業(yè)的規(guī)劃和進(jìn)步做好準(zhǔn)備。

二、檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化的重視。在過去的檔案管理過程中，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理這一塊缺乏創(chuàng)新管理意識，認(rèn)為檔案管理不怎么重要，或者缺少合理有效的統(tǒng)籌管理，單純地認(rèn)為檔案管理只是對公司人員的檔案進(jìn)行簡單的管理就夠了，對于檔案的管理只是在走走過場而已。而隨著信息化社會的不斷發(fā)展，過去的這種管理意識和方法已經(jīng)很難跟上社會的發(fā)展，可能導(dǎo)致檔案丟失、信息不全等情況發(fā)生。

（二）檔案管理的內(nèi)部人員良莠不齊。在過去，我國教育系統(tǒng)不完善，并沒有涉及檔案管理這個專業(yè)，因此如今有60%的檔案管理人員不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，他們并沒有受過相關(guān)的教育，缺乏系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識和現(xiàn)代化、規(guī)范化的思想以及理念，更是對檔案的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理不熟悉，也沒有多少數(shù)據(jù)處理的技術(shù)，因此管理常常不到位，無法完成復(fù)雜的現(xiàn)在化、規(guī)范化管理的研究工作。

（三）檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用程度低。雖然如今很多企事業(yè)單位配備了計算機(jī)、打印機(jī)等用于檔案管理的設(shè)備，而且更新和換代了辦公系統(tǒng)和設(shè)備，完善了各種用于檔案管理的軟硬件。但還是有一些基層企事業(yè)單位仍然采用人工檢索的方式，并且把一些現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備等放置一旁，總是存在一些檔案信息更新不及時、不能規(guī)范化處理一些該在網(wǎng)絡(luò)共享的信息資源。

三、提高企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理水平

應(yīng)當(dāng)加大對現(xiàn)代化檔案信息管理設(shè)備的應(yīng)用力度，將檔案管理的模式進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化，應(yīng)當(dāng)綜合考慮平衡好多種不確定因素，從而提升企事業(yè)單位的檔案管理水準(zhǔn)。

（一）完善制度，實行規(guī)范化管理。首先應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)《檔案法》和相關(guān)檔案的管理條例，并結(jié)合本單位的實際情況，健全完整的管理制度，實行規(guī)范化的管理，靈活設(shè)計一些考核檔案管理工作的考核方法，嚴(yán)格按照法律法規(guī)辦事，同時建立企事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，充分利用公開管理的模式，接受企事業(yè)內(nèi)部員工的監(jiān)督，而且要在檔案管理部門積極開展一些學(xué)習(xí)論壇來提升檔案管理人員的管理水平。

（二）配備相應(yīng)的設(shè)備，提高管理工作的效率。為了能夠有效提高企事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理，必須要配備專門的檔案管理設(shè)備，如積極對計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀進(jìn)行更新?lián)Q代以及維護(hù)，將檔案管理的系統(tǒng)更新成智能化的檔案管理系統(tǒng)，并且堅持將所有的檔案文件在至少兩臺電腦中進(jìn)行備份，以保證檔案的安全性。建立相應(yīng)的服務(wù)性網(wǎng)站，并且給其配備在線瀏覽、檢索、查詢、歸檔、在線下載等功能，并時常更新檔案數(shù)據(jù)，充分維護(hù)檔案信息資源庫，提高檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，讓其更好地為企事業(yè)單位的決策、工作考核等服務(wù)。

四、結(jié)語

檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化就是要及時將企事業(yè)單位平時經(jīng)營所涉及的各種文字、圖紙、音像等文件信息及時以數(shù)字化信息進(jìn)行儲存，并且通過網(wǎng)站、微信公眾號等網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行有效利用和共享，為企事業(yè)單位提供更為便捷、生動的檔案信息服務(wù)。