新形勢下檔案“雙套制”管理模式研究

陳靜妙

【摘要】當前檔案管理領(lǐng)域盛行“雙套制”管理，本文以高速公路建設(shè)單位檔案“雙套制”管理模式為研究對象，概述了什么是“雙套制”，指出了目前檔案“雙套制”管理中的問題及解決對策，并提出了對于這一管理模式的新思考，希望對相關(guān)工作開展有所借鑒。

【關(guān)鍵詞】新形勢;檔案管理;雙套制管理

當前我們已經(jīng)全面進入信息化時代，檔案管理領(lǐng)域也不例外，尤其是電子文件的出現(xiàn)大大提高了檔案使用效率，也節(jié)約了檔案的物理儲存空間。電子簽名是實現(xiàn)工程項目信息化管理的主要技術(shù)手段之一，它解決了信息系統(tǒng)生成的電子文件經(jīng)系統(tǒng)化整理后直接歸檔成為電子檔案的問題，有效提高項目檔案工作效率，但目前比較難以實現(xiàn)檔案全文信息數(shù)字化，最終形成了當前電子和紙質(zhì)檔案并存的檔案管理新局面。

一、檔案“雙套制”管理模式

所謂“雙套制”檔案管理就是建設(shè)項目檔案由電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分組成，目前在高速公路建設(shè)單位實施“雙套制”檔案管理模式，即電子簽名的電子文件經(jīng)系統(tǒng)化整理后直接歸檔成為檔案，卷內(nèi)文件上相關(guān)責任人不再進行手工簽名。但電子文件仍存在兩種類型，第一種是通過電子簽名直接形成的，第二種是紙質(zhì)文件數(shù)字化形成的。其主要特點是，第一種有電子簽名的電子文件為原生文件，有電子簽名的文件打印成紙質(zhì)歸檔的文件為電子檔案的復(fù)印件;第二種則反之。

二、檔案“雙套制”管理中的問題及解決對策

（一）問題一。通過信息系統(tǒng)生成帶有電子簽名的電子表格，所打印的紙質(zhì)表格屬于電子檔案的復(fù)印件，按傳統(tǒng)程序應(yīng)在紙質(zhì)表格上加蓋單位公章，那么即存在電子表格無公章的問題，導致電子施工表格與紙質(zhì)不一致。解決對策：為確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性和電子文件原件的效力性，同時確保檔案“雙套制”管理模式的規(guī)范化，建設(shè)單位可要求各參建單位啟用電子公章。由中標單位辦理電子公章數(shù)字證書并向建設(shè)單位正式行文啟用該電子公章，由各參建單位指定專員負責電子公章數(shù)字證書的使用及保管，通過完善電子公章各項辦理及啟用程序手續(xù)，確保電子公章的效力性。

（二）問題二。電子簽名主要通過個人數(shù)字證書實現(xiàn)，但當下形式存在施工單位個人數(shù)字證書使用不規(guī)范問題，如何確保個人數(shù)字證書簽認的真實性？如何確保該數(shù)字證書為本人使用？解決對策：重點加強個人數(shù)字證書的申請及領(lǐng)用手續(xù)管理。首先，各參建單位設(shè)置專員負責數(shù)字證書的申請及發(fā)放工作。其次，進一步完善數(shù)字證書申請及領(lǐng)用各環(huán)節(jié)相關(guān)手續(xù)，要求以本人手持身份證、個人數(shù)字證書及簽領(lǐng)表進行拍照確認領(lǐng)用。最后將申領(lǐng)資料及申領(lǐng)照片存檔。通過完善領(lǐng)用手續(xù)和建立責任機制來約束本人應(yīng)正確使用且做好個人數(shù)字證書保管，同時對個人數(shù)字證書所簽認的質(zhì)檢文件承擔相應(yīng)的責任。

（三）問題三。電子檔案的數(shù)據(jù)安全問題。解決對策：實行檔案“雙套制”管理模式得保證項目電子數(shù)據(jù)容災(zāi)條件，做好本地、異地備份，且電子檔案管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的計算機機房應(yīng)具備防攻擊、防病毒等軟硬件能力。

三、對檔案“雙套制”管理模式的新思考

（一）提前介入，做好培訓。1.完善合同管理。指導各參建單位在與軟件公司的技術(shù)服務(wù)合同中明確電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲和托管、建設(shè)及營運各階段電子檔案系統(tǒng)的使用權(quán)限等問題，確保檔案系統(tǒng)模塊滿足檔案工作的所有要求，使電子檔案系統(tǒng)的歸檔工作和技術(shù)支持得到保障。2.為加快推動項目檔案“雙套制”實施工作，建設(shè)單位首先應(yīng)建立《檔案“雙套制”管理實施方案》，并及時組織各參建單位進行實施方案的宣貫和電子檔案系統(tǒng)的培訓。

（二）抓好過程，加強措施。1.做好電子檔案進度管控。實行電子檔案形成情況季報管理，同時通過電子檔案系統(tǒng)對各參建單位電子檔案系統(tǒng)的使用進行全程監(jiān)控，并加強監(jiān)督、指導工作。2.做好電子文件質(zhì)量管理。對紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作提出標準化要求，并開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量的專項檢查，可要求監(jiān)理將電子檔案數(shù)字化質(zhì)量納入月度檔案檢查。

（三）不斷完善，優(yōu)化應(yīng)用。1.檔案“雙套制”的管理目前仍在邊試邊行的階段，各建設(shè)單位在過程管理中，應(yīng)根據(jù)實際應(yīng)用情況對實施方案進行合理修訂，以“方案指導工作，工作修正方案”為原則，進一步優(yōu)化“雙套制”的各項管理及提升電子檔案系統(tǒng)的有效應(yīng)用。2.持續(xù)保持對電子檔案系統(tǒng)的“鉆研”態(tài)度，鉆研如何達到高效收集電子表格并完成排序，如何改進系統(tǒng)操作模塊及功能等達到更有效的電子檔案管理效果，如何通過應(yīng)用電子檔案助力本項目檔案管理，如何改進常規(guī)的項目檔案過程管理更貼合檔案“雙套制”管理模式等。

四、結(jié)語

當前應(yīng)用的“雙套制”檔案管理模式是以實現(xiàn)“單軌制”為目標的過渡階段，這一階段的檔案管理以紙質(zhì)和電子化檔案并重，需要我們適應(yīng)新形勢，轉(zhuǎn)變舊觀念，適當轉(zhuǎn)變以往常規(guī)的檔案過程管理，通過不斷完善、提高管理水平，為檔案管理“無紙化”時代的到來做好準備。

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