加強血站創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理工作的思考

朱紅娟

【摘要】作者從實際工作出發(fā)，論述了加強血站創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案管理的重要性，針對當前工作現(xiàn)狀和存在的主要問題，提出了今后的基本思路。

【關鍵詞】血站;創(chuàng)衛(wèi)檔案;管理;思考

血站創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案是血站在每年的創(chuàng)建活動中形成的具有保存價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的檔案。這些檔案既是基層單位工作活動的記錄，又是反映單位對創(chuàng)衛(wèi)創(chuàng)建工作的計劃和決策的可靠依據(jù)，更是提供上級備檢所需數(shù)據(jù)和證明的參考資料。有效地管理好這些檔案，對促進單位管理上臺階，為獻血者提供干凈、衛(wèi)生的獻血環(huán)境，為職工營造健康的工作環(huán)境，塑造國家衛(wèi)生城市的形象，為安陽市民交上一份滿意的答卷，意義重大。

一、作好血站創(chuàng)衛(wèi)檔案管理的重要性

（一）作好血站創(chuàng)衛(wèi)檔案管理是評估驗收當?shù)責o償獻血工作的依據(jù)。血站創(chuàng)衛(wèi)檔案是創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市工作活動的有效憑證，客觀地記錄了單位創(chuàng)衛(wèi)工作情況。我們在處理創(chuàng)衛(wèi)工作相關事務、總結創(chuàng)衛(wèi)工作經(jīng)驗時，首先要對過去的創(chuàng)衛(wèi)工作進行評判和分析。因此，離不開創(chuàng)衛(wèi)工作檔案。同時，作為全市創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的必檢單位，完整、齊全、規(guī)范的創(chuàng)衛(wèi)檔案，對通過審核驗收，具有重要的作用。

（二）作好血站創(chuàng)衛(wèi)檔案管理是反映血站綜合管理水平的工作舉措。一是通過會議記錄、成立的領導小組文件，制定的衛(wèi)生制度，檢查、評比資料以及各類工作的計劃、總結等，反映全年愛國衛(wèi)生各項工作的有序開展。二是通過設置的愛國衛(wèi)生和健康教育宣傳欄小樣資料，請專家講課的圖片、印發(fā)宣傳材料，懸掛標語、局域網(wǎng)共享健康知識圖片、職工體檢檔案等多種資料，保證了愛國衛(wèi)生工作扎實有效地開展。三是通過加強硬件建設，創(chuàng)造條件改善工作環(huán)境，留存改造裝修、購買儀器設置投置等投資憑證等，印證了為使環(huán)境衛(wèi)生達到“平、凈、齊、美、綠、硬”的標準所作出的努力。

（三）作好血站創(chuàng)衛(wèi)檔案管理為增強血站發(fā)展后勁提供依據(jù)。血站創(chuàng)衛(wèi)檔案具有十分重要的價值，輸血事業(yè)要創(chuàng)新、要持續(xù)發(fā)展，離不開獻血者的支持和信任，作好創(chuàng)衛(wèi)工作，為獻血者和用血者提供衛(wèi)生、安全的獻血環(huán)境和血液，是我們必須作好的，創(chuàng)衛(wèi)檔案正是通過記錄，有據(jù)可查，為新老領導銜接、決策，為單位的改革發(fā)展及各項工作的開展提供大量、準確的參考資料和數(shù)字依據(jù)。單位管理者通過這些資料和數(shù)字進行匯總和分析，形成科學決策，更好地為單位各項工作服務，有利保證血站發(fā)展后勁。

二、當前血站創(chuàng)衛(wèi)檔案管理現(xiàn)狀

安陽市創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市工作，自2004年至2011年，經(jīng)過近十年的認真準備，于2011年通過了國家驗收組的檢查驗收，獲得了“國家衛(wèi)生城市”的稱號，安陽市中心血站作為必檢單位，通過專家對創(chuàng)衛(wèi)檔案和現(xiàn)場檢查，為我市順利通過檢查驗收，獲得了應得的分值。2016年我們還接受了國家衛(wèi)生城市復審工作。對于創(chuàng)衛(wèi)檔案的形成和標準，我站也多次派人到兄弟血站學習，并結合創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市標準，對照市直醫(yī)療衛(wèi)生單位創(chuàng)衛(wèi)文本資料標準要求，逐項準備，形成了包括采供血管理工作、組織管理、健康教育、傳染病工作、病媒生物防制、環(huán)境衛(wèi)生、食堂7個門類的創(chuàng)衛(wèi)檔案。

（一）建立健全組織機構，建立創(chuàng)衛(wèi)組織檔案。將各級創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市工作方案、創(chuàng)衛(wèi)標準、創(chuàng)衛(wèi)計劃、創(chuàng)衛(wèi)總結、會議記錄、大事記、衛(wèi)生制度、站內(nèi)環(huán)境綠化、美化、除害防鼠、健康教育及衛(wèi)生檢查、評比等相關工作的領導組織、創(chuàng)衛(wèi)工作記錄、臺賬、檢查記錄、工作信息、支出票據(jù)、影像圖片等內(nèi)容，作為組織管理檔案進行收集整理，留存歸檔，反映領導重視和組織管理。

（二）加強硬件建設，形成優(yōu)美環(huán)境檔案。通過對衛(wèi)生檢查制度、管理制度、檢查記錄、責任書、考核辦法、合同書、設施數(shù)量、布局圖、經(jīng)費依據(jù)、生活垃圾處理情況等工作痕跡資料，收集整理成為環(huán)境衛(wèi)生檔案，為保證環(huán)境整潔，促使創(chuàng)衛(wèi)工作有序長效開展，為保障安陽市人民健康作出了積極的貢獻。

（三）加強愛衛(wèi)宣傳力度，收集各種形式的宣傳活動及教育培訓檔案。近年來，通過收集對高校宣傳、利用血站開放日，邀請小學生、社區(qū)群眾來站參觀，普及獻血健康知識，利用舉辦培訓班、知識競賽，利用宣傳欄等多種形式，在報刊、廣播和電視上發(fā)表有關文章和制作專題節(jié)目，還在“世界獻血者日”“世界紅十字日”紀念日宣傳無償獻血知識，還有每年的各種衛(wèi)生法律宣傳日，宣傳愛牙、愛眼、高血壓、結核病、控煙等知識。另一方面，留存職工教育計劃，健康教育的考試和參加全國崗位知識考試和組織職工進行健康有益的文體活動、職工每年體檢檔案，控煙教育和管理等內(nèi)容檔案資料，有效促進健康教育順利開展。

（四）做好傳染病防治檔案工作。為有效控制傳染病，保障人民群眾身體健康，我站對傳染病防治工作非常重視，形成的傳染病防治制度，組織職工學習《傳染病防治法》的記錄，并按照《血站質(zhì)量管理規(guī)范》《血站實驗室質(zhì)量管理規(guī)范》和“加強血站實驗室的標準化、規(guī)范化、科學化建設和管理”的要求，保證了與血液相關的所有活動符合國家法律、法規(guī)、標準和規(guī)范的要求體系文件、記錄;在疫情監(jiān)測方面，檢測和報告，傳染病防治預案、管理制度和報告體系等也要妥善歸檔。規(guī)范各類醫(yī)療棄物分類標示、處理，污水排放嚴格按照國家規(guī)定進行處理、排放的證明材料等;做好除害防病工作，對病媒生物檢查記錄、除四害監(jiān)測記錄、經(jīng)費開支等資料進行留存，為獻血者和用血者提供整潔、舒適、衛(wèi)生的獻血環(huán)境，樹立血站的良好形象，提供了有利證據(jù)。

三、存在的問題

（一）缺乏對創(chuàng)衛(wèi)檔案管理的重視。創(chuàng)衛(wèi)檔案原始資料的形成，大多形成于各科職能部門和業(yè)務部門，但是各部門對創(chuàng)衛(wèi)檔案的日常收集工作并不重視，總是等到需用之時，在協(xié)調(diào)部門的催促下，才去找資料，有什么是什么，并沒有制定具體的《創(chuàng)衛(wèi)檔案歸檔范圍》，甚至為了應付檢查，臨時編造，對檔案資料的真實性無法保證，也不利于為今后的創(chuàng)衛(wèi)決策提供有效的證據(jù)。

（二）缺乏相應的創(chuàng)衛(wèi)檔案管理制度。創(chuàng)衛(wèi)工作是一項涉及單位管理方方面面的工作，僅靠個別創(chuàng)衛(wèi)檔案管理人員的一已之力，很難完成。建立“創(chuàng)衛(wèi)檔案管理辦法”事在必行，對創(chuàng)衛(wèi)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等制度不能落實，會導致歸檔材料不完整，檔案移交手續(xù)不夠規(guī)范，歸檔的檔案質(zhì)量不高，甚至由于保存時間久遠，或者由于工作崗位變化，一些檔案會被遺失或銷毀，造成無法挽回的損失。

（三）缺乏對管理人員專業(yè)能力的培訓。由于創(chuàng)衛(wèi)檔案管理不能得到高度重視，導致絕大多數(shù)形成基礎材料的科室和部門人員不具備檔案管理專業(yè)知識，檔案意識不強，缺少信息化管理知識，即便是有專門負責創(chuàng)衛(wèi)檔案的工作人員，也僅僅責責日常檔案的接收、分類及歸檔等一般性工作，無法滿足創(chuàng)衛(wèi)檔案信息化管理的需要。

（四）缺乏對創(chuàng)衛(wèi)檔案的開發(fā)和利用。每年的創(chuàng)衛(wèi)工作結束后，都會按門類將本年度形成的資料進行整理歸檔，主要是按形成的時間先后順序進行排放、裝訂成冊，因為要迎檢，所以資料裝訂精美，其中不乏一些原始的憑據(jù)和臺賬，總結性數(shù)據(jù)也較多，比較珍貴。但是目前的創(chuàng)衛(wèi)檔案除了迎接檢查以外，大多被束之高閣，開發(fā)和利用率不高。

四、對作好創(chuàng)衛(wèi)檔案工作的幾點建議

（一）發(fā)動領導層提升檔案管理的意識，加強對各科檔案管理員的培訓?？剖覚n案員承擔著創(chuàng)衛(wèi)基礎資料的形成、收集、整理和管理工作，資料是否翔實、完整與他們息息相關，但是檔案員們普遍不是檔案專業(yè)人員，檔案意識、檔案專業(yè)知識有待提高，并且隨著社會工作精細化管理時代的到來，各項工作要求更細致、更完善，其產(chǎn)生的檔案資料也隨之增加，管理手段變化也很快，這就需要檔案人員觀念更新、知識更新、管理方式更新，使他們的檔案意識不斷提高，把檔案資料的歸檔看作是自已的義務，是自已工作中不可缺少的一部分。同時，積極取得領導的支持，有意識、有計劃地安排檔案人員外出培訓，緊跟時代的步伐。

（二）健立和完善創(chuàng)衛(wèi)檔案的管理制度。沒有規(guī)矩，不成方圓。在實際工作中，對原有的《文件歸檔規(guī)定》進行完善，明確文件材料的歸檔范圍、歸檔要求，加強對創(chuàng)衛(wèi)材料形成、積累、整理、歸檔工作的檢查，可以每年組織人員對創(chuàng)衛(wèi)檔案管理工作進行評比，對歸檔資料的數(shù)量、質(zhì)量作出評價，對整理好的給予相應的獎勵。總之，為了實現(xiàn)創(chuàng)衛(wèi)檔案的有效利用，要制定有關制度，為創(chuàng)建全國衛(wèi)生城市，提高血站綜合管理水平提供有利的數(shù)據(jù)和信息。

（三）實現(xiàn)創(chuàng)衛(wèi)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。運用現(xiàn)代化科學技術管理檔案是發(fā)展的需要，也為檔案管理工作與現(xiàn)代管理接軌的必然趨勢，檔案管理人員不僅要具備現(xiàn)代管理理念，而且還要依托計算機和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化，將現(xiàn)代化辦公技術與創(chuàng)衛(wèi)檔案管理相結合，使用計算機、掃描儀、彩噴機、復印機、光盤、多媒體等先進技術和設備參與到檔案的收集、整理及加工各種創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的工作中，使創(chuàng)衛(wèi)檔案管理資料更加鮮活、翔實。同時，及時明確立卷歸檔的范圍、標準，要求，作到有目的和收集和整理，還要注意案卷裝訂的質(zhì)量，利于分類檢索，便于檔案規(guī)范化管理。

（四）提高創(chuàng)衛(wèi)檔案的開發(fā)和利用。創(chuàng)衛(wèi)檔案涉及組織管理、業(yè)務管理、行政管理、教育管理、后勤管理等多方位管理科目。血站作為創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市的必檢單位，反映了一個地區(qū)人民對無償獻血知曉率的高低，是人們健康保證程度的具體體現(xiàn)，從疫情上報數(shù)據(jù)上，也能反映出當?shù)氐膫魅炯膊】刂坡屎蛡鞑?shù)量，對當?shù)貍魅静〉目刂婆c發(fā)生，起到一定的預見作用，具體如何開發(fā)和利用，是我們接下來應該研究和努力的方向。建議資料長期、完整而準確地保存，擴大查閱范圍，建立提供更為快捷的提取檔案制度，通過查閱、參與、核對等，保存完整的信息檔案，能在很多需要的情況下提供出有價值的的參與依據(jù)，突出血站創(chuàng)衛(wèi)檔案對單位綜合管理和上級管理作決策的重要意義。

五、結語

總之，創(chuàng)衛(wèi)檔案的管理必須在確保檔案真實性完整性的碁礎上，與時俱進，不斷創(chuàng)新，需要各部門分工協(xié)作，共同做好創(chuàng)衛(wèi)檔案的收集、存放、保管等工作，提高創(chuàng)衛(wèi)檔案管理工作人員的素質(zhì)，提升創(chuàng)衛(wèi)檔案管理工作的管理水平，樹立開拓創(chuàng)新意識，緊跟時代步伐，為把創(chuàng)衛(wèi)檔案管理工作走向規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化作努力。同時著眼于利用，使“死”的檔案用“活”，更好地為創(chuàng)建衛(wèi)生城市工作服務，從而促進采供血事業(yè)發(fā)展。

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