淺談部門(mén)的技術(shù)文件資料管理

劉崇洋

【摘要】部門(mén)的技術(shù)文件資料是長(zhǎng)期以來(lái)積累的寶貴知識(shí)財(cái)富，是知識(shí)管理體系中的重要組成部分，因此，應(yīng)該妥善管理、便于分享、高效利用這些技術(shù)資料。本文從設(shè)計(jì)院的視角來(lái)探討如何管理好部門(mén)的技術(shù)文件資料，主要從前期準(zhǔn)備工作、技術(shù)文件資料的分類(lèi)、紙質(zhì)技術(shù)文件資料管理、電子技術(shù)文件資料管理、檢查與整改等幾個(gè)部分展開(kāi)論述，具有一定的參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】技術(shù)文件資料;紙質(zhì)文件管理;電子文件管理

一、技術(shù)文件資料的重要性

部門(mén)的技術(shù)文件資料主要指在工作過(guò)程中積累、形成，對(duì)研發(fā)、設(shè)計(jì)工作、員工成長(zhǎng)培訓(xùn)具有指導(dǎo)作用和借鑒價(jià)值的報(bào)告、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、說(shuō)明、方案、總結(jié)、圖紙、課件等各種形式、各種格式的技術(shù)文件資料。

部門(mén)的技術(shù)資料是部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)積累的寶貴的知識(shí)財(cái)富，是知識(shí)管理體系中的重要組成部分，對(duì)于部門(mén)的發(fā)展而言是非常重要的。因此，應(yīng)該妥善管理、便于分享、高效利用這些技術(shù)資料。

二、前期準(zhǔn)備工作

要想管理好技術(shù)文件資料，首先需要做好以下幾點(diǎn)工作：一是指定專(zhuān)人（通常情況下是檔案管理或綜合管理崗位的人員）管理本部門(mén)的技術(shù)文件資料。二是根據(jù)技術(shù)文件資料的重要程度，可以分為密集技術(shù)文件資料和普通文件資料兩大類(lèi)，研究并制定出密集和普通文件資料的劃分辦法。三是建立保管臺(tái)賬、借閱登記臺(tái)賬。四是建立本部門(mén)技術(shù)文件資料管理的相應(yīng)制度。五是部門(mén)召開(kāi)技術(shù)文件資料管理會(huì)議，將其相關(guān)內(nèi)容予以通報(bào)，并明確相應(yīng)人員的職責(zé)，讓大家知道這件事情的重要性以及接下來(lái)應(yīng)該怎么做，為技術(shù)文件資料的管理打下良好的基礎(chǔ)。

三、技術(shù)文件資料的分類(lèi)

（一）分類(lèi)原則。一是遵循部門(mén)科研、設(shè)計(jì)、技術(shù)服務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)的業(yè)務(wù)規(guī)律。二是符合部門(mén)各類(lèi)技術(shù)文件資料形成的規(guī)律和管理的基本原則。三是便于部門(mén)技術(shù)文件資料與公司歸檔檔案建立有機(jī)聯(lián)系。四是易于收集和便于利用的原則。

（二）分類(lèi)辦法。一是結(jié)合部門(mén)實(shí)際情況，對(duì)技術(shù)文件資料進(jìn)行分類(lèi)管理，分為報(bào)告、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、說(shuō)明、方案、總結(jié)、圖紙、課件等，并為每一類(lèi)應(yīng)賦予一個(gè)類(lèi)別代碼。二是技術(shù)文件應(yīng)與商務(wù)文件、管理文件、記錄文件等分開(kāi)存放。

四、紙質(zhì)技術(shù)文件資料管理

（一）紙張文字及裝訂要求。一是技術(shù)文件資料應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。二是計(jì)算機(jī)輸出文件和圖紙應(yīng)使用激光打印機(jī)或油性噴墨打印機(jī)打印。三是紙張幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmx210mm）。四是文本資料裝訂應(yīng)完整牢固，不宜散頁(yè)散放，圖紙應(yīng)疊成A4裝入資料袋中。

（二）紙質(zhì)文件資料日常管理。一是接收。紙質(zhì)技術(shù)文件資料應(yīng)集中管理，管理人員接收時(shí)應(yīng)對(duì)文件的編號(hào)、文件名稱(chēng)等內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)，并登記《技術(shù)文件資料接收登記臺(tái)賬》。二是保存。紙質(zhì)技術(shù)文件資料應(yīng)按類(lèi)別、編號(hào)在柜架上排列擺放，按照“從上到下、從左到右”的順序進(jìn)行排列，擺放后的文件資料登記《技術(shù)文件資料保管臺(tái)賬》。保管臺(tái)賬宜同時(shí)采用電子文件的形式，面向指定的人員范圍公布，以便于使用人員進(jìn)行查找、借閱。三是借閱。技術(shù)文件資料向借閱人借閱時(shí)，管理人員應(yīng)與借閱人明確歸還時(shí)間，登記《技術(shù)文件資料借閱臺(tái)賬》。借閱密級(jí)技術(shù)文件資料時(shí)，管理人員應(yīng)按指定的人員范圍進(jìn)行借閱。四是鑒定銷(xiāo)毀。技術(shù)文件資料應(yīng)每年進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定不需保留的文件資料，登記《技術(shù)文件資料銷(xiāo)毀臺(tái)賬》并銷(xiāo)毀，同時(shí)在《保管臺(tái)賬》中標(biāo)注“銷(xiāo)毀”。

五、電子技術(shù)文件資料管理

（一）電子文件名稱(chēng)命名規(guī)則。電子文件命名規(guī)則應(yīng)為[文件編號(hào)]_[文件標(biāo)題名稱(chēng)]。

（二）電子文件網(wǎng)絡(luò)利用。一是應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)人員（通常情況下是檔案管理或綜合管理崗位的人員），在專(zhuān)門(mén)電腦上存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)利用電子文件，積極推進(jìn)紙質(zhì)技術(shù)文件資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以方便儲(chǔ)存、管理和使用。二是建立電子文件的臺(tái)賬目錄。

（三）紙質(zhì)文件資料數(shù)字化利用。一是紙質(zhì)文件數(shù)字化是指把僅有紙質(zhì)形式而沒(méi)有相應(yīng)電子文件的文字資料，通過(guò)數(shù)字化掃描儀掃描后形成相應(yīng)的影像電子文件。二是可以根據(jù)部門(mén)工作需要，填寫(xiě)《復(fù)印委托單》并注明掃描要求，與紙質(zhì)文件資料一起送至公司文印室，由文印室對(duì)紙質(zhì)文件資料進(jìn)行數(shù)字化處理。三是紙質(zhì)文件資料數(shù)字化處理后，紙質(zhì)文件仍由本部門(mén)按相應(yīng)規(guī)定保管或銷(xiāo)毀，電子文件由部門(mén)上傳到電腦中供本部門(mén)使用。

六、檢查與整改

每年12月底，部門(mén)技術(shù)文件資料主管人員對(duì)部門(mén)的技術(shù)文件資料管理情況進(jìn)行檢查，對(duì)檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出改進(jìn)意見(jiàn)，并要求技術(shù)文件資料管理人員及時(shí)整改。

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