科學(xué)管理燃?xì)馄髽I(yè)檔案的實(shí)踐舉措

許東燕

【摘要】企業(yè)檔案管理工作是管理工作的基礎(chǔ)部分，是提升企業(yè)工作效率及工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更是科學(xué)有效維護(hù)其經(jīng)濟(jì)利益的重要部分?？茖W(xué)合理管理檔案，有效衡量企業(yè)的業(yè)績和管理水平，有利保障企業(yè)更好發(fā)展。文章就如何找好燃?xì)馄髽I(yè)的檔案管理工作進(jìn)行分析，從而制定科學(xué)有效的企業(yè)檔案管理工作體系，為燃?xì)馄髽I(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

【關(guān)鍵詞】燃?xì)馄髽I(yè);檔案管理;實(shí)踐舉措

一、科學(xué)有效地建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

（一）加強(qiáng)對檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，集中管理檔案。在燃?xì)馄髽I(yè)發(fā)展中，檔案管理工作必須要各個(gè)部門有效配合才能更好地完成，可是我國很多燃?xì)馄髽I(yè)存在下轄部門各自為政的現(xiàn)象，這使得檔案管理部門和其他的部門之間存在著脫節(jié)的現(xiàn)象，這樣將會(huì)使得檔案資料管理存在很多問題、降低檔案效能。對此，燃?xì)馄髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門必須要明確檔案管理的重要性，并明確該工作的意義和作用，科學(xué)有效地集中統(tǒng)一管理，以此確保檔案信息實(shí)現(xiàn)有效管理的要求。

（二）對檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化。檔案管理工作要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度及分級(jí)管理原則，并要建立完善的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組體系，對檔案管理工作統(tǒng)一指導(dǎo)。建立完善的檔案管理室，配置專業(yè)人員開展檔案管理，規(guī)范檔案管理流程。

（三）建立完善檔案管理制度?？茖W(xué)有效地落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制，提升檔案管理制度建設(shè)，有效管理不同文檔、資料等，確保歸檔、整理以及存儲(chǔ)等工作及時(shí)、準(zhǔn)確，有效提升燃?xì)馄髽I(yè)檔案信息的利用率，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用，有利保障企業(yè)各項(xiàng)工作的開展。制度建設(shè)，應(yīng)對燃?xì)馄髽I(yè)中文書、工程、設(shè)備及會(huì)計(jì)和實(shí)物等檔案科學(xué)歸檔，完善歸檔時(shí)間、要求及范圍等，利于各部門開展檔案收集整理工作，保障燃?xì)馄髽I(yè)在開展檔案信息管理工作中更規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

二、燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理的實(shí)際策略

（一）對檔案資源收集的渠道進(jìn)行拓展。燃?xì)馄髽I(yè)發(fā)展中會(huì)涉及眾多檔案信息資源，在實(shí)際檔案管理工作中必須有計(jì)劃、有針對性地開展檔案信息的收集工作，也要拓展檔案收集渠道，制定更合理有效的檔案信息收集形式。首先，追蹤收集工作。在燃?xì)馄髽I(yè)實(shí)際工作中，對各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行跟蹤收集，檔案管理工作人員要結(jié)合實(shí)際情況，有計(jì)劃、有針對性地開展信息收集工作，由此提升檔案信息收集效率，也能確保檔案信息的完整性，提升檔案信息質(zhì)量。其次，分階段地收集工作。在燃?xì)馄髽I(yè)中的市政管網(wǎng)、跨年度工程等，需掌握企業(yè)工程進(jìn)度，有效提升加強(qiáng)檔案信息的收集水平，并分階段來收集相應(yīng)的信息，防止施工資料丟失，更好達(dá)標(biāo)、提升檔案管理水平。

（二）開展專業(yè)化管理，對檔案資料科學(xué)分類。燃?xì)馄髽I(yè)應(yīng)建立完善、科學(xué)的檔案管理機(jī)制，確保其更穩(wěn)定且有效。實(shí)際檔案信息管理工作，根據(jù)檔案大綱、信息保管的期限以及歸檔范圍等更為詳細(xì)且精準(zhǔn)分類，對檔案信息更為科學(xué)有效地開展管理工作。專業(yè)化檔案管理，主要針對檔案管理分類明確歸檔的范圍，包含行政類、人事類、財(cái)務(wù)金融類、科技類、建設(shè)工程類等，執(zhí)行國家相應(yīng)檔案標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，更契合企業(yè)實(shí)際，制定更規(guī)范的工作過程，更有效地對檔案進(jìn)行歸納與整理，完善檔案信息，為燃?xì)馄髽I(yè)工作的開展提供有利信息依據(jù)。

（三）依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化管理。作為一個(gè)重要“數(shù)據(jù)源”，檔案工作有章可循、有標(biāo)必達(dá)，執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)（含檔案、本企業(yè)所屬行業(yè)）標(biāo)準(zhǔn)、燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理相關(guān)條款規(guī)定，要建立更嚴(yán)格的燃?xì)馄髽I(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，并適時(shí)調(diào)整燃?xì)馄髽I(yè)檔案資料內(nèi)容體系，規(guī)范燃?xì)馄髽I(yè)檔案歸集范圍，制定嚴(yán)格的檔案資料歸檔質(zhì)量要求，確保檔案信息內(nèi)容更真實(shí)、準(zhǔn)確且完善，由此能夠更好地確保檔案資料具有實(shí)用性的優(yōu)勢，更好地對檔案信息管理體系進(jìn)行優(yōu)化。

（四）借助現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢，發(fā)揮檔案信息的作用。檔案的利用服務(wù)宗旨能夠?yàn)槠髽I(yè)更加及時(shí)、全面且準(zhǔn)確地查找到所需信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)各部門開展工作提供更為完善的信息依據(jù)，也能為相應(yīng)的業(yè)務(wù)人員提供有利的信息咨詢。燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作應(yīng)注重檔案檢索系統(tǒng)和咨詢服務(wù)系統(tǒng)的建立，由此能夠?qū)n案信息的作用發(fā)揮出來?，F(xiàn)代化檔案管理，應(yīng)科學(xué)有效地借助計(jì)算機(jī)檢索及存儲(chǔ)優(yōu)勢，有效建設(shè)檔案資料檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)快、準(zhǔn)的檢索所需信息，讓檔案管理人員依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，查詢案卷目錄及內(nèi)容;若要想復(fù)制、傳送檔案數(shù)據(jù)，經(jīng)檔案管理人員查閱原始資料，維護(hù)檔案信息安全、縮減調(diào)卷時(shí)間、提效能。檔案管理工作利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)傳輸標(biāo)準(zhǔn)等，運(yùn)用方便和安全的檔案管理軟件系統(tǒng)，事半功倍、精準(zhǔn)高效;也要確保輔助設(shè)備（如專業(yè)掃描儀、條碼機(jī)、裝訂設(shè)備、移動(dòng)存儲(chǔ)等）精良，為檔案文件掃描、錄入、檢索工作提供保障;同時(shí)利于檔案信息能準(zhǔn)確、高效輸入，保障檔案信息的全面性。對檔案管理人員、資料送交人員等開展制度、程序、技術(shù)培訓(xùn)和更新，增強(qiáng)各工作人員專業(yè)及融合能力，提升檔案管理工作的整體水平、信息利用效能。

三、結(jié)束語

燃?xì)馄髽I(yè)應(yīng)重視檔案管理，檔案工作人員應(yīng)科學(xué)有效改善傳統(tǒng)檔案管理思想，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步提升燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理的質(zhì)量以及水平，以此為燃?xì)馄髽I(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

【參考文獻(xiàn)】

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[4]GB/T50328-2014《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》.