淺析竣工資料管理策略與運(yùn)行方式

嚴(yán)峰 高華

【摘要】隨著工程科學(xué)化管理水平的提高，工程竣工檔案要求越來(lái)越高，我們與發(fā)達(dá)國(guó)家同行還存在很大的差距，自身的文檔科學(xué)化水平需進(jìn)一步提升，針對(duì)竣工資料管理中職責(zé)不明確、制度不健全，整編標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問(wèn)題，提出了工程項(xiàng)目竣工資料管理策略。

【關(guān)鍵詞】竣工資料;管理策略;運(yùn)行方式

隨著工程科學(xué)化管理水平的提高，工程竣工檔案要求越來(lái)越高，我們與發(fā)達(dá)國(guó)家同行還存在很大的差距，自身的文檔科學(xué)化水平需進(jìn)一步提升，針對(duì)竣工資料管理中職責(zé)不明確、制度不健全，整編標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案管理未納入合同管理、檔案工作與工程建設(shè)不同步、竣工資料的齊全、準(zhǔn)確、及時(shí)性不夠等問(wèn)題，以及國(guó)際慣例不適應(yīng)、當(dāng)?shù)貥?biāo)準(zhǔn)法律規(guī)范不熟悉、竣工資料內(nèi)控機(jī)制不健全、竣工資料提交滯后等差距，對(duì)工程項(xiàng)目竣工資料管理策略與運(yùn)行方式進(jìn)行了分析。

一、明確編制工作的意義，健全檔案管理制度

工程竣工資料是工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的最原始、最真實(shí)的記錄，是進(jìn)行工程維修、改建、擴(kuò)建、組織生產(chǎn)的寶貴信息資源。工程竣工資料是各種隱蔽工程的眼睛，只有以工程檔案為依據(jù)，才能對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的改擴(kuò)建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪費(fèi)和損失。要從項(xiàng)目全過(guò)程管控全局，整體籌劃項(xiàng)目文檔文控和資料工作，形成權(quán)責(zé)明確、科學(xué)高效、運(yùn)行可控的文檔工作體系。遵循公司檔案管理規(guī)章制度要求，做好公司檔案管理規(guī)章制度與項(xiàng)目生產(chǎn)實(shí)際的融合、對(duì)接工作。要明確工作流程、工作職責(zé)和管理方式，持續(xù)推進(jìn)、完善歸檔范圍確認(rèn)制和備案制。把項(xiàng)目文控和檔案管理納入項(xiàng)目質(zhì)量、HSE和內(nèi)控管理體系中，規(guī)范、統(tǒng)一項(xiàng)目文檔管理的記錄表式和內(nèi)容格式，加強(qiáng)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中文檔形成階段的質(zhì)量控制，提高項(xiàng)目文控和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。

二、加強(qiáng)竣工資料與工程建設(shè)同步化管理

為使項(xiàng)目檔案資料管理和控制與工程建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，從項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始，就要制定明確的工作總體目標(biāo)，然后圍繞總體目標(biāo)，制定不同階段的工作進(jìn)度計(jì)劃，環(huán)環(huán)相扣，實(shí)行目標(biāo)管理，一個(gè)階段一個(gè)階段有序推進(jìn)。

三、推行檔案信息化管理，提高檔案管理效率

工程建設(shè)的過(guò)程就是工程檔案的形成過(guò)程，這就決定了工程檔案的周期性過(guò)程。從工程立項(xiàng)到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位和部門(mén)來(lái)實(shí)施的，協(xié)調(diào)工作量大、作業(yè)流程多，信息化管理可有效提高工程檔案管理效率和效益。應(yīng)用文檔信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件與信息的全程管理，系統(tǒng)應(yīng)具有兼容與開(kāi)放性，能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與外界聯(lián)通便于信息的分享與交流。實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、施工、采購(gòu)、試運(yùn)等運(yùn)行在統(tǒng)一管理平臺(tái)的全程管理。

四、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

項(xiàng)目單位是工程竣工檔案移交工作的負(fù)責(zé)人，要組織參建單位項(xiàng)目管理人員、技術(shù)人員、檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工程人員了解檔案的管理知識(shí)，檔案人員了解工程建設(shè)程序和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)、管理理論、工作方法、計(jì)算機(jī)使用等相關(guān)知識(shí)，掌握新設(shè)備或應(yīng)用軟件的操作技能，充分發(fā)揮新技術(shù)或應(yīng)用軟件在檔案管理中的作用。同時(shí)深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的文字材料、圖紙等進(jìn)行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性。

五、做好事前控制，保障檔案資料管理質(zhì)量

項(xiàng)目單位是工程檔案質(zhì)量控制管理的主導(dǎo)單位，在工程準(zhǔn)備階段，項(xiàng)目單位要把檔案方面的規(guī)定要求向參建方進(jìn)行宣傳貫徹。為了確保建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按要求收集齊全，在項(xiàng)目建設(shè)初期要對(duì)文控與檔案管理進(jìn)行精心策劃，召開(kāi)竣工資料專(zhuān)題會(huì)議，明確管理責(zé)任部門(mén)和歸口部門(mén)，編制切實(shí)可行的程序文件等，以文件或正式通知的形式明確文檔業(yè)務(wù)部門(mén)的日常管理職責(zé)和歸檔責(zé)任。

六、增強(qiáng)檔案資料管理意識(shí)，加強(qiáng)過(guò)程管理

定期召開(kāi)竣工資料匯報(bào)會(huì)，質(zhì)量項(xiàng)目部對(duì)資料進(jìn)行檢查，加強(qiáng)協(xié)作與制約，赴廠家進(jìn)行竣工資料宣講與督促，加強(qiáng)資料日常管理與過(guò)程整改等，建立起有效的工程檔案資料管理保證體系，制定可行的工程檔案資料過(guò)程控制制度，保證工程檔案資料控制措施落實(shí)到位;加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員、資料管理員檔案知識(shí)培訓(xùn)和檔案法律法規(guī)的宣傳、提高檔案理論素養(yǎng)，防止工程檔案資料不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，與工程進(jìn)度不同步、資料記錄不及時(shí)、出現(xiàn)“回憶錄”等情況，避免因工程檔案資料驗(yàn)收不合格，導(dǎo)致資料大量整改、返工，延誤工程驗(yàn)收的現(xiàn)象發(fā)生，實(shí)現(xiàn)工程施工進(jìn)度與檔案資料收集整理的統(tǒng)一。

七、按約定規(guī)范辦事程序，按時(shí)完成檔案資料

工程檔案資料是在工程建設(shè)的全過(guò)程中形成的。一個(gè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收，往往需要幾個(gè)月、幾年甚至十幾年、幾十年的時(shí)間。工程項(xiàng)目檔案資料可按建設(shè)程序劃分為：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖等部分。工程檔案資料管理水平，實(shí)際是建設(shè)、監(jiān)理、施工單位是否履行合同約定的程序，嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范規(guī)定和國(guó)際慣例進(jìn)行實(shí)際操作形成的結(jié)果。因此，只要認(rèn)真履行合同約定的標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格按照控制程序辦事，就必然形成高水平的過(guò)程檔案資料。

八、結(jié)語(yǔ)

在綜合研究中發(fā)現(xiàn)，無(wú)論是西方先進(jìn)公司還是集團(tuán)公司項(xiàng)下的工程項(xiàng)目，都將竣工資料提交列入合同要求，作為項(xiàng)目合同關(guān)閉的最后必備條件?？傊?，竣工資料的收集整理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它涉及各專(zhuān)業(yè)、各部門(mén)，要保證工程竣工檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)地記錄和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，須依靠檔案管理部門(mén)、工程管理部門(mén)、建設(shè)單位及業(yè)主、監(jiān)理單位齊抓共管，提升管理水平，嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)辦事，才能保證一流的竣工資料檔案形成和提交。