設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性分析

于臨青

摘 要：伴隨著科學(xué)技術(shù)的進步與國外先進設(shè)備的引進，以及現(xiàn)有的舊儀器的更新?lián)Q代，監(jiān)測設(shè)備、檢驗設(shè)備的檔案管理在疾控中心檔案管理中所占的比重越來越重要，設(shè)備檔案已經(jīng)逐漸成為疾控中心的設(shè)備管理中最重要的一個環(huán)節(jié)。本次研究結(jié)合我省及空中的具體情況，針對“設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性分析”相關(guān)課題進行研究與分析。

關(guān)鍵詞：設(shè)備檔案；疾控中心；檔案管理

檔案管理工作本身具有高政策性、高機密性、高專業(yè)性的一項工作，也是保證一個單位能夠協(xié)調(diào)有序且高效率運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵所在。目前在全世界范圍內(nèi)，呈現(xiàn)出科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展、科技創(chuàng)新不斷涌現(xiàn)的景象，每年都會有大量的高端、精密的醫(yī)療檢查與監(jiān)測儀器設(shè)備被應(yīng)用于醫(yī)療衛(wèi)生組織。簡歷一套完善的醫(yī)療監(jiān)測檢查設(shè)備檔案，不斷加強儀器與設(shè)備的規(guī)范化管理，不僅能夠最大程度地發(fā)揮儀器設(shè)備的使用價值，也能夠?qū)ζ溥M行有效的管理與保養(yǎng)，提高其使用壽命，大大降低醫(yī)療成本的投入，緩解醫(yī)療資源分配不合理的現(xiàn)象。目前，“如何建立規(guī)范化的設(shè)備檔案管理”相關(guān)課題已經(jīng)成為包括疾控中心在內(nèi)的醫(yī)療衛(wèi)生組織的重要研究課題之一。本次研究以“研究設(shè)備檔案管理在疾控中心檔案管理中的重要價值分析”作為主要研究目的，并展開針對性的研究措施，現(xiàn)將研究所得結(jié)論做如下報告。

1 對設(shè)備進行全程管理

1.1 設(shè)備檔案管理的過程意義

檢查與監(jiān)測儀器設(shè)備在適應(yīng)過程中的檔案記錄是單位中設(shè)備管理的全部歷史記錄，與之相關(guān)的管理工作應(yīng)該伴隨著儀器設(shè)備所出現(xiàn)的變化而進行追蹤管理，搜集相關(guān)的信息與資料，并進行歸納以總結(jié)。這個過程主要包括儀器與設(shè)備的申請、審批、購入、驗收、日常使用與保養(yǎng)、維修和報廢等，需要對上述幾個部分均進行完備的信息記錄，并不斷地對設(shè)備檔案進行補充，這一操作過程的主要作用是能夠?qū)x器設(shè)備的使用狀況進行客觀性的、連續(xù)性的、完整性的記錄與管理，盡量延長檢驗監(jiān)測儀器設(shè)備的使用壽命，保護其功能與精準(zhǔn)度不受影響，最大地發(fā)揮儀器設(shè)備的使用價值。

1.2 設(shè)備檔案規(guī)范化管理措施

我省疾控中心制定了如下幾條檢驗監(jiān)測設(shè)備檔案規(guī)范化管理的設(shè)備：1）制定《設(shè)備檔案規(guī)范化管理手冊》，規(guī)定凡符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如上級下?lián)?，單位購買且金額超過五萬元人民幣，檢驗儀器、監(jiān)測儀器、消殺儀器以及各項醫(yī)療儀器）的專業(yè)儀器，都要將其列入相關(guān)機構(gòu)的檔案管理范圍之內(nèi)。2）凡新購置的設(shè)備，開箱的時候要保證至少有一位檔案管理工作者在場，并由檔案管理人員將設(shè)備的使用說明書以及驗收單等材料進行接受，并及時列入設(shè)備檔案之中。3）設(shè)備監(jiān)測記錄的相關(guān)管理措施。隨著檢驗監(jiān)測設(shè)的我臨床使用時間不斷延長，需要定期對其進行設(shè)備檢修與必要的設(shè)備保養(yǎng)，通過設(shè)備檢修能夠使我們更加清楚地了解到儀器設(shè)備的性能狀況，加強對檢修記錄的管理，能夠方便管理工作中估算設(shè)備的剩余使用壽命。通過定期保養(yǎng)，能夠最大程度地保證設(shè)備處于最佳的功能狀態(tài)，將其功能發(fā)揮至最大化。4）對設(shè)備的維修記錄加強管理。當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障并需要對其進行維修時，需要將其維修的詳細情況歸納到設(shè)備檔案中，以便于日后進行故障排查等。維修記錄包括日常的維護記錄與大型的維護記錄，還包括報廢記錄，應(yīng)將其進行整理與歸檔。

2 加大建設(shè)信息化設(shè)備檔案管理的建設(shè)力度

信息化作為當(dāng)前社會最主流的發(fā)展趨勢，具有方便、快捷、便于保管、便于交流等多項優(yōu)勢，同時也對設(shè)備檔案管理工作提出來新要求。當(dāng)代社會對于檢查監(jiān)測儀器的檔案管理工作，應(yīng)該盡可能地去運用當(dāng)代先進的計算機科學(xué)技術(shù)與新潮的檔案管理手段，以此提高檔案管理工作的工作水平與工作效率，盡快的完成向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。

3 關(guān)于加強設(shè)備檔案管理工作的建議

3.1 完善儀器設(shè)備檔案

當(dāng)有新的儀器設(shè)備購入后，應(yīng)立即為其簡歷檔案。如果發(fā)現(xiàn)存在儀器及其部件發(fā)生缺失，應(yīng)該進行追討，還要將相關(guān)的文件納入管理檔案之中。在儀器與設(shè)備到貨開箱清點的時候，如果發(fā)生缺少附件及輔助器械的情況，應(yīng)監(jiān)督相關(guān)的工程師或其他工作人員詳細地填寫暫缺的設(shè)備附件及輔助器械的名稱與數(shù)量，并保留其姓名與可靠的聯(lián)系方式。當(dāng)確實的設(shè)備附件安全到貨之后，務(wù)必進行清點與核對，確認無誤之后，再將其歸納到設(shè)備管理文檔之內(nèi)。

3.2 注重部門配合與協(xié)調(diào)

醫(yī)療檢驗監(jiān)測儀器與設(shè)備的管理工作使整個疾病控制中心的檔案管理工作的重要組成部分之一，對于科學(xué)引進并合理使用先進的儀器設(shè)備，并充分發(fā)揮儀器設(shè)備雜菌提高綜合的醫(yī)療水平中的重要作用而言，具有非常重要的參考價值。除此之外，對儀器設(shè)備進行完善的檔案管理，還能夠促進我省疾病控制中心業(yè)務(wù)建設(shè)的進展，在提高對于醫(yī)療設(shè)備投資的專業(yè)技術(shù)以及預(yù)估經(jīng)濟效益等方面也具有非常重要的作用。因此，相關(guān)單位的相關(guān)部門及其工作人員應(yīng)該明確認識到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要價值，并加強各個部門的配合、協(xié)調(diào)與綜合管理。與此同時，儀器設(shè)備的檔案管理人員應(yīng)該加強自我素質(zhì)的提升，提高責(zé)任意識，以積極、負責(zé)任的態(tài)度認真完成每一項檔案管理工作，更好地為疾病控制中心的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

3.3 重視管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)

檢查監(jiān)測設(shè)備的檔案管理工作貫穿于設(shè)備的全部使用周期，設(shè)備檔案管理是一個不斷累積與動態(tài)更新的過程，在這個管理過程中，檔案管理人員需要不斷補充檔案知識、現(xiàn)代化的管理知識以及足夠的計算機使用技術(shù)等。應(yīng)組織設(shè)備檔案管理的工作人員進行專業(yè)學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作者的知識儲備和專業(yè)素養(yǎng)，提高疾病控制中心的相關(guān)工作人員對于設(shè)備檔案管理相關(guān)知識的認識水平，使工作人員更加全面地了解檔案管理的管理范圍、管理類別、有效管理方法等問題，提高其綜合性的工作水平。

參考文獻

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