設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性分析

于臨青

摘 要：伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與國外先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)，以及現(xiàn)有的舊儀器的更新?lián)Q代，監(jiān)測設(shè)備、檢驗(yàn)設(shè)備的檔案管理在疾控中心檔案管理中所占的比重越來越重要，設(shè)備檔案已經(jīng)逐漸成為疾控中心的設(shè)備管理中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。本次研究結(jié)合我省及空中的具體情況，針對“設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性分析”相關(guān)課題進(jìn)行研究與分析。

關(guān)鍵詞：設(shè)備檔案；疾控中心；檔案管理

檔案管理工作本身具有高政策性、高機(jī)密性、高專業(yè)性的一項(xiàng)工作，也是保證一個(gè)單位能夠協(xié)調(diào)有序且高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵所在。目前在全世界范圍內(nèi)，呈現(xiàn)出科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展、科技創(chuàng)新不斷涌現(xiàn)的景象，每年都會有大量的高端、精密的醫(yī)療檢查與監(jiān)測儀器設(shè)備被應(yīng)用于醫(yī)療衛(wèi)生組織。簡歷一套完善的醫(yī)療監(jiān)測檢查設(shè)備檔案，不斷加強(qiáng)儀器與設(shè)備的規(guī)范化管理，不僅能夠最大程度地發(fā)揮儀器設(shè)備的使用價(jià)值，也能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效的管理與保養(yǎng)，提高其使用壽命，大大降低醫(yī)療成本的投入，緩解醫(yī)療資源分配不合理的現(xiàn)象。目前，“如何建立規(guī)范化的設(shè)備檔案管理”相關(guān)課題已經(jīng)成為包括疾控中心在內(nèi)的醫(yī)療衛(wèi)生組織的重要研究課題之一。本次研究以“研究設(shè)備檔案管理在疾控中心檔案管理中的重要價(jià)值分析”作為主要研究目的，并展開針對性的研究措施，現(xiàn)將研究所得結(jié)論做如下報(bào)告。

1 對設(shè)備進(jìn)行全程管理

1.1 設(shè)備檔案管理的過程意義

檢查與監(jiān)測儀器設(shè)備在適應(yīng)過程中的檔案記錄是單位中設(shè)備管理的全部歷史記錄，與之相關(guān)的管理工作應(yīng)該伴隨著儀器設(shè)備所出現(xiàn)的變化而進(jìn)行追蹤管理，搜集相關(guān)的信息與資料，并進(jìn)行歸納以總結(jié)。這個(gè)過程主要包括儀器與設(shè)備的申請、審批、購入、驗(yàn)收、日常使用與保養(yǎng)、維修和報(bào)廢等，需要對上述幾個(gè)部分均進(jìn)行完備的信息記錄，并不斷地對設(shè)備檔案進(jìn)行補(bǔ)充，這一操作過程的主要作用是能夠?qū)x器設(shè)備的使用狀況進(jìn)行客觀性的、連續(xù)性的、完整性的記錄與管理，盡量延長檢驗(yàn)監(jiān)測儀器設(shè)備的使用壽命，保護(hù)其功能與精準(zhǔn)度不受影響，最大地發(fā)揮儀器設(shè)備的使用價(jià)值。

1.2 設(shè)備檔案規(guī)范化管理措施

我省疾控中心制定了如下幾條檢驗(yàn)監(jiān)測設(shè)備檔案規(guī)范化管理的設(shè)備：1）制定《設(shè)備檔案規(guī)范化管理手冊》，規(guī)定凡符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如上級下?lián)埽瑔挝毁徺I且金額超過五萬元人民幣，檢驗(yàn)儀器、監(jiān)測儀器、消殺儀器以及各項(xiàng)醫(yī)療儀器）的專業(yè)儀器，都要將其列入相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案管理范圍之內(nèi)。2）凡新購置的設(shè)備，開箱的時(shí)候要保證至少有一位檔案管理工作者在場，并由檔案管理人員將設(shè)備的使用說明書以及驗(yàn)收單等材料進(jìn)行接受，并及時(shí)列入設(shè)備檔案之中。3）設(shè)備監(jiān)測記錄的相關(guān)管理措施。隨著檢驗(yàn)監(jiān)測設(shè)的我臨床使用時(shí)間不斷延長，需要定期對其進(jìn)行設(shè)備檢修與必要的設(shè)備保養(yǎng)，通過設(shè)備檢修能夠使我們更加清楚地了解到儀器設(shè)備的性能狀況，加強(qiáng)對檢修記錄的管理，能夠方便管理工作中估算設(shè)備的剩余使用壽命。通過定期保養(yǎng)，能夠最大程度地保證設(shè)備處于最佳的功能狀態(tài)，將其功能發(fā)揮至最大化。4）對設(shè)備的維修記錄加強(qiáng)管理。當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障并需要對其進(jìn)行維修時(shí)，需要將其維修的詳細(xì)情況歸納到設(shè)備檔案中，以便于日后進(jìn)行故障排查等。維修記錄包括日常的維護(hù)記錄與大型的維護(hù)記錄，還包括報(bào)廢記錄，應(yīng)將其進(jìn)行整理與歸檔。

2 加大建設(shè)信息化設(shè)備檔案管理的建設(shè)力度

信息化作為當(dāng)前社會最主流的發(fā)展趨勢，具有方便、快捷、便于保管、便于交流等多項(xiàng)優(yōu)勢，同時(shí)也對設(shè)備檔案管理工作提出來新要求。當(dāng)代社會對于檢查監(jiān)測儀器的檔案管理工作，應(yīng)該盡可能地去運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與新潮的檔案管理手段，以此提高檔案管理工作的工作水平與工作效率，盡快的完成向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。

3 關(guān)于加強(qiáng)設(shè)備檔案管理工作的建議

3.1 完善儀器設(shè)備檔案

當(dāng)有新的儀器設(shè)備購入后，應(yīng)立即為其簡歷檔案。如果發(fā)現(xiàn)存在儀器及其部件發(fā)生缺失，應(yīng)該進(jìn)行追討，還要將相關(guān)的文件納入管理檔案之中。在儀器與設(shè)備到貨開箱清點(diǎn)的時(shí)候，如果發(fā)生缺少附件及輔助器械的情況，應(yīng)監(jiān)督相關(guān)的工程師或其他工作人員詳細(xì)地填寫暫缺的設(shè)備附件及輔助器械的名稱與數(shù)量，并保留其姓名與可靠的聯(lián)系方式。當(dāng)確實(shí)的設(shè)備附件安全到貨之后，務(wù)必進(jìn)行清點(diǎn)與核對，確認(rèn)無誤之后，再將其歸納到設(shè)備管理文檔之內(nèi)。

3.2 注重部門配合與協(xié)調(diào)

醫(yī)療檢驗(yàn)監(jiān)測儀器與設(shè)備的管理工作使整個(gè)疾病控制中心的檔案管理工作的重要組成部分之一，對于科學(xué)引進(jìn)并合理使用先進(jìn)的儀器設(shè)備，并充分發(fā)揮儀器設(shè)備雜菌提高綜合的醫(yī)療水平中的重要作用而言，具有非常重要的參考價(jià)值。除此之外，對儀器設(shè)備進(jìn)行完善的檔案管理，還能夠促進(jìn)我省疾病控制中心業(yè)務(wù)建設(shè)的進(jìn)展，在提高對于醫(yī)療設(shè)備投資的專業(yè)技術(shù)以及預(yù)估經(jīng)濟(jì)效益等方面也具有非常重要的作用。因此，相關(guān)單位的相關(guān)部門及其工作人員應(yīng)該明確認(rèn)識到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要價(jià)值，并加強(qiáng)各個(gè)部門的配合、協(xié)調(diào)與綜合管理。與此同時(shí)，儀器設(shè)備的檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自我素質(zhì)的提升，提高責(zé)任意識，以積極、負(fù)責(zé)任的態(tài)度認(rèn)真完成每一項(xiàng)檔案管理工作，更好地為疾病控制中心的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

3.3 重視管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)

檢查監(jiān)測設(shè)備的檔案管理工作貫穿于設(shè)備的全部使用周期，設(shè)備檔案管理是一個(gè)不斷累積與動態(tài)更新的過程，在這個(gè)管理過程中，檔案管理人員需要不斷補(bǔ)充檔案知識、現(xiàn)代化的管理知識以及足夠的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)等。應(yīng)組織設(shè)備檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作者的知識儲備和專業(yè)素養(yǎng)，提高疾病控制中心的相關(guān)工作人員對于設(shè)備檔案管理相關(guān)知識的認(rèn)識水平，使工作人員更加全面地了解檔案管理的管理范圍、管理類別、有效管理方法等問題，提高其綜合性的工作水平。

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