新時期機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的探討

摘 要：為了實現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案管理的與時俱進(jìn)，引入信息技術(shù)、展開數(shù)字化建設(shè)受到了更多的關(guān)注?；诖?，本文分析了新時期機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，從整理編碼、檔案材料的查缺、目錄錄入、檔案掃描、原始及高清圖像制作、審核與校對這幾方面，闡述了新時期機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與策略。

關(guān)鍵詞：新時期；機(jī)關(guān)單位；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

現(xiàn)階段，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷更新與發(fā)展，為我國機(jī)關(guān)單位的檔案管理提供了新的方式。在新時期，機(jī)關(guān)單位檔案管理的轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展有著重要的地位。由于其能夠提升機(jī)關(guān)單位的檔案的服務(wù)水平，所以在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中進(jìn)行了重點的強(qiáng)調(diào)。為了實現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案管理的與時俱進(jìn)，引入信息技術(shù)、展開數(shù)字化建設(shè)受到了更多的關(guān)注。因此，探究新時期機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與策略有著較高的現(xiàn)實意義。

1 新時期機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢分析

第一，檔案管理成本的降低。在機(jī)關(guān)單位傳統(tǒng)的方案管理中，普遍應(yīng)用了粗放式的管理模式。在這一過程中，需要增加管理人員、更新管理的軟硬件設(shè)備等，導(dǎo)致了管理成本的大幅提升。而在檔案數(shù)字化管理的支持下，檔案均以圖片、電子版的形式保存于系統(tǒng)中，節(jié)省了保存的空間，實現(xiàn)了檔案管理成本的降低。

第二，檔案利用率的提升。對于機(jī)關(guān)單位來說，檔案的應(yīng)用極為普遍。在檔案數(shù)字化管理的支持下，能夠及時向需要部門提供相應(yīng)的檔案信息，為決策提供參考?？梢哉f，檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)了資源的共享，提升了檔案的利用率，推動了機(jī)關(guān)單位檔案管理的升級。

2 新時期機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與策略探究

2.1 整理編碼

為了確保檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變的準(zhǔn)確性與全面性，相關(guān)人員必須要對當(dāng)前機(jī)關(guān)單位中具有的檔案展開整理編碼。此時，需要完成的主要工作及標(biāo)準(zhǔn)如下：整理機(jī)關(guān)單位檔案盒內(nèi)包含的所有零散材料，將其補(bǔ)充到干部檔案中；嚴(yán)格控制四類、九類的分類情況以及排序標(biāo)準(zhǔn)；對所有檔案材料的類號、頁碼等標(biāo)注進(jìn)行檢查，確保其符合編注標(biāo)準(zhǔn)；當(dāng)完成檔案材料的排序后，要使用鉛筆在所有檔案材料的首頁右上方位置標(biāo)出類號以及順序號，同時，要在檔案材料的右下方標(biāo)注頁碼。

通過這樣的方式，相關(guān)工作人員能夠?qū)C(jī)關(guān)單位中包含的所有檔案材料進(jìn)行檢查，確保了檔案的全面性與整體性，為后續(xù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化以及數(shù)字化信息庫建設(shè)提供了更好的條件。

2.2 檔案材料的查缺

在進(jìn)行整理編碼時，主要完成了檔案的清點，并實現(xiàn)了內(nèi)容的初步檢查。為了最大程度的確保檔案材料的完整程度，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性，必須要展開檔案材料的查缺工作。此時，相關(guān)人員要重點結(jié)合《干部檔案審核工作檢查驗收評分表》中的內(nèi)容完成檔案的檢查，保證檔案材料的規(guī)范性與完整程度[1]。一旦發(fā)現(xiàn)其中存在登記問題，需要結(jié)合相關(guān)要求，對檔案展開查缺，并遞交至相應(yīng)的部門、人員處，完成材料信息的補(bǔ)充。

通過這樣的方式，能夠最大程度的保障機(jī)關(guān)單位檔案的完整程度，為后續(xù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化及信息庫建設(shè)提供了更為準(zhǔn)確、真實、全面的信息，保證了機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性?？梢哉f，保障檔案資料的全面性，是機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中必須遵守的標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 目錄錄入

在保障檔案資料的全面及準(zhǔn)確無誤的條件下，相關(guān)人員需要逐步完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在這一過程中，相關(guān)人員需要完成目錄的錄入，為后續(xù)的數(shù)字化檔案填充提供指導(dǎo)。在錄入檔案目錄時，必須要嚴(yán)格、準(zhǔn)確的完成機(jī)關(guān)單位現(xiàn)有檔案目錄的輸入，此時，要重點把控以下幾項標(biāo)準(zhǔn)：要使用逐份錄入的方式，嚴(yán)禁發(fā)生重復(fù)錄入、多錄或是少錄的問題；要保證錄入數(shù)字化檔案庫與管理系統(tǒng)中的目錄內(nèi)容與原始的檔案中的內(nèi)容完全一致，嚴(yán)禁發(fā)生錯錄的問題。

通過這樣的方式，能夠為后期在數(shù)字化檔案庫中查找特定的檔案提供了更加方面的途徑，提升了機(jī)關(guān)單位檔案管理的效果，確保檔案數(shù)字化建設(shè)在機(jī)關(guān)單位檔案管理中的優(yōu)勢得到發(fā)揮。

2.4 檔案掃描

對于檔案掃描來說，其是機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中的重要步驟，在掃描設(shè)備的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)文檔的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，使得紙質(zhì)文檔以電子圖片的形式保存于數(shù)字化檔案庫中。在這一環(huán)節(jié)中，相關(guān)人員必須要依照十大類順序完成所有檔案的掃描操作?？梢越Y(jié)合檔案材質(zhì)的不同，選擇平臺掃描與滾筒掃描的方式[2]。在實際的檔案掃描過程中，相關(guān)人員要控制檔案的擺放與掃描儀保持四角平行的狀態(tài)，且不得對紙質(zhì)檔案造成損壞。

筆者認(rèn)為，相關(guān)人員不僅要認(rèn)識到機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性與必要性，還要對原始紙質(zhì)檔案的保護(hù)與管理進(jìn)行關(guān)注。當(dāng)前，我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，還有許多問題，包括信息安全問題、備份問題等還需要進(jìn)一步解決與完善。因此，在當(dāng)前進(jìn)行的機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中，要應(yīng)用“雙檔制”的保存與管理方式，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的良好過渡。所以，在進(jìn)行原始檔案的掃描中，要重視起對紙質(zhì)檔案的保護(hù)。

2.5 原始及高清圖像制作

當(dāng)完成檔案的掃描后，為了保證圖像檔案具有較高的使用價值，且能夠在數(shù)字化檔案庫中得到較好的保存，相關(guān)人員必須要完成原始圖像的制作工序。此時，要對掃描后的圖像進(jìn)行順序的調(diào)整，確保其與紙質(zhì)檔案的順序保持一致。同時，還要保證圖像的清晰程度，確保上方的文字能夠清晰的獲??；要控制亮度適中，使得分辨率維持在300DPI；要保證不存在壞死文件以及黑屏；確保圖像的頁碼連續(xù)，不存在錯頁；要對掃描圖像展開糾偏處理，控制所有的圖像偏斜每行首位小于1°。

另外，還需要在保證原始圖像質(zhì)量的基礎(chǔ)上，制作高清圖像。此時，需要遵守以下幾項標(biāo)準(zhǔn)：高清圖像排列與原始圖像排列相一致；不存在油斑、黑邊與黑點，肉眼觀看能夠達(dá)到清晰；能夠?qū)崿F(xiàn)自動居中操作；字跡清晰。

2.6 審核與校對

為了最大程度的保證數(shù)字化檔案庫中的檔案內(nèi)容與原始檔案內(nèi)容相一致，相關(guān)人員需要完成內(nèi)容的審核與校對。此時，需要遵守以下幾項標(biāo)準(zhǔn)：在處理圖像的過程中，不能夠損壞原始紙質(zhì)檔案內(nèi)容的完整程度；要結(jié)合原始紙質(zhì)檔案，完成目錄、原始圖像以及高清圖像的校對，確保內(nèi)容、頁碼、順序等一致。

3 總結(jié)

綜上所述，在新時期，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理有著較高的優(yōu)勢，需要相關(guān)人員重點關(guān)注與引入。通過整理編碼、檔案材料的查缺、目錄錄入、檔案掃描、原始及高清圖像制作、審核與校對，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化建設(shè)，保證了數(shù)字化建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)與實際需求，促進(jìn)了機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的升級。

參考文獻(xiàn)

[1]何新華.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的困惑及應(yīng)對措施[J].蘭臺內(nèi)外，2017（05）：26-27.

[2]周莉.新時期機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)思路及要點[J].城建檔案，2017（08）：83-85.

作者簡介

曾媛媛，女，漢族，福建省霞浦縣，霞浦縣項目開發(fā)中心，檔案中級，本科，研究方向：新常態(tài)下基層檔案管理工作的思考。