摘 要:為了實現(xiàn)機關(guān)單位檔案管理的與時俱進,引入信息技術(shù)、展開數(shù)字化建設(shè)受到了更多的關(guān)注。基于此,本文分析了新時期機關(guān)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢,從整理編碼、檔案材料的查缺、目錄錄入、檔案掃描、原始及高清圖像制作、審核與校對這幾方面,闡述了新時期機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與策略。
關(guān)鍵詞:新時期;機關(guān)單位;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)
現(xiàn)階段,信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷更新與發(fā)展,為我國機關(guān)單位的檔案管理提供了新的方式。在新時期,機關(guān)單位檔案管理的轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展有著重要的地位。由于其能夠提升機關(guān)單位的檔案的服務(wù)水平,所以在《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中進行了重點的強調(diào)。為了實現(xiàn)機關(guān)單位檔案管理的與時俱進,引入信息技術(shù)、展開數(shù)字化建設(shè)受到了更多的關(guān)注。因此,探究新時期機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與策略有著較高的現(xiàn)實意義。
1 新時期機關(guān)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢分析
第一,檔案管理成本的降低。在機關(guān)單位傳統(tǒng)的方案管理中,普遍應(yīng)用了粗放式的管理模式。在這一過程中,需要增加管理人員、更新管理的軟硬件設(shè)備等,導(dǎo)致了管理成本的大幅提升。而在檔案數(shù)字化管理的支持下,檔案均以圖片、電子版的形式保存于系統(tǒng)中,節(jié)省了保存的空間,實現(xiàn)了檔案管理成本的降低。
第二,檔案利用率的提升。對于機關(guān)單位來說,檔案的應(yīng)用極為普遍。在檔案數(shù)字化管理的支持下,能夠及時向需要部門提供相應(yīng)的檔案信息,為決策提供參考。可以說,檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)了資源的共享,提升了檔案的利用率,推動了機關(guān)單位檔案管理的升級。
2 新時期機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與策略探究
2.1 整理編碼
為了確保檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變的準(zhǔn)確性與全面性,相關(guān)人員必須要對當(dāng)前機關(guān)單位中具有的檔案展開整理編碼。此時,需要完成的主要工作及標(biāo)準(zhǔn)如下:整理機關(guān)單位檔案盒內(nèi)包含的所有零散材料,將其補充到干部檔案中;嚴(yán)格控制四類、九類的分類情況以及排序標(biāo)準(zhǔn);對所有檔案材料的類號、頁碼等標(biāo)注進行檢查,確保其符合編注標(biāo)準(zhǔn);當(dāng)完成檔案材料的排序后,要使用鉛筆在所有檔案材料的首頁右上方位置標(biāo)出類號以及順序號,同時,要在檔案材料的右下方標(biāo)注頁碼。
通過這樣的方式,相關(guān)工作人員能夠?qū)C關(guān)單位中包含的所有檔案材料進行檢查,確保了檔案的全面性與整體性,為后續(xù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化以及數(shù)字化信息庫建設(shè)提供了更好的條件。
2.2 檔案材料的查缺
在進行整理編碼時,主要完成了檔案的清點,并實現(xiàn)了內(nèi)容的初步檢查。為了最大程度的確保檔案材料的完整程度,確保檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性,必須要展開檔案材料的查缺工作。此時,相關(guān)人員要重點結(jié)合《干部檔案審核工作檢查驗收評分表》中的內(nèi)容完成檔案的檢查,保證檔案材料的規(guī)范性與完整程度[1]。一旦發(fā)現(xiàn)其中存在登記問題,需要結(jié)合相關(guān)要求,對檔案展開查缺,并遞交至相應(yīng)的部門、人員處,完成材料信息的補充。
通過這樣的方式,能夠最大程度的保障機關(guān)單位檔案的完整程度,為后續(xù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化及信息庫建設(shè)提供了更為準(zhǔn)確、真實、全面的信息,保證了機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性??梢哉f,保障檔案資料的全面性,是機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中必須遵守的標(biāo)準(zhǔn)。
2.3 目錄錄入
在保障檔案資料的全面及準(zhǔn)確無誤的條件下,相關(guān)人員需要逐步完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在這一過程中,相關(guān)人員需要完成目錄的錄入,為后續(xù)的數(shù)字化檔案填充提供指導(dǎo)。在錄入檔案目錄時,必須要嚴(yán)格、準(zhǔn)確的完成機關(guān)單位現(xiàn)有檔案目錄的輸入,此時,要重點把控以下幾項標(biāo)準(zhǔn):要使用逐份錄入的方式,嚴(yán)禁發(fā)生重復(fù)錄入、多錄或是少錄的問題;要保證錄入數(shù)字化檔案庫與管理系統(tǒng)中的目錄內(nèi)容與原始的檔案中的內(nèi)容完全一致,嚴(yán)禁發(fā)生錯錄的問題。
通過這樣的方式,能夠為后期在數(shù)字化檔案庫中查找特定的檔案提供了更加方面的途徑,提升了機關(guān)單位檔案管理的效果,確保檔案數(shù)字化建設(shè)在機關(guān)單位檔案管理中的優(yōu)勢得到發(fā)揮。
2.4 檔案掃描
對于檔案掃描來說,其是機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中的重要步驟,在掃描設(shè)備的支持下,能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)文檔的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,使得紙質(zhì)文檔以電子圖片的形式保存于數(shù)字化檔案庫中。在這一環(huán)節(jié)中,相關(guān)人員必須要依照十大類順序完成所有檔案的掃描操作??梢越Y(jié)合檔案材質(zhì)的不同,選擇平臺掃描與滾筒掃描的方式[2]。在實際的檔案掃描過程中,相關(guān)人員要控制檔案的擺放與掃描儀保持四角平行的狀態(tài),且不得對紙質(zhì)檔案造成損壞。
筆者認為,相關(guān)人員不僅要認識到機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性與必要性,還要對原始紙質(zhì)檔案的保護與管理進行關(guān)注。當(dāng)前,我國檔案管理數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步,還有許多問題,包括信息安全問題、備份問題等還需要進一步解決與完善。因此,在當(dāng)前進行的機關(guān)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中,要應(yīng)用“雙檔制”的保存與管理方式,實現(xiàn)紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的良好過渡。所以,在進行原始檔案的掃描中,要重視起對紙質(zhì)檔案的保護。
2.5 原始及高清圖像制作
當(dāng)完成檔案的掃描后,為了保證圖像檔案具有較高的使用價值,且能夠在數(shù)字化檔案庫中得到較好的保存,相關(guān)人員必須要完成原始圖像的制作工序。此時,要對掃描后的圖像進行順序的調(diào)整,確保其與紙質(zhì)檔案的順序保持一致。同時,還要保證圖像的清晰程度,確保上方的文字能夠清晰的獲?。灰刂屏炼冗m中,使得分辨率維持在300DPI;要保證不存在壞死文件以及黑屏;確保圖像的頁碼連續(xù),不存在錯頁;要對掃描圖像展開糾偏處理,控制所有的圖像偏斜每行首位小于1°。
另外,還需要在保證原始圖像質(zhì)量的基礎(chǔ)上,制作高清圖像。此時,需要遵守以下幾項標(biāo)準(zhǔn):高清圖像排列與原始圖像排列相一致;不存在油斑、黑邊與黑點,肉眼觀看能夠達到清晰;能夠?qū)崿F(xiàn)自動居中操作;字跡清晰。
2.6 審核與校對
為了最大程度的保證數(shù)字化檔案庫中的檔案內(nèi)容與原始檔案內(nèi)容相一致,相關(guān)人員需要完成內(nèi)容的審核與校對。此時,需要遵守以下幾項標(biāo)準(zhǔn):在處理圖像的過程中,不能夠損壞原始紙質(zhì)檔案內(nèi)容的完整程度;要結(jié)合原始紙質(zhì)檔案,完成目錄、原始圖像以及高清圖像的校對,確保內(nèi)容、頁碼、順序等一致。
3 總結(jié)
綜上所述,在新時期,機關(guān)檔案數(shù)字化管理有著較高的優(yōu)勢,需要相關(guān)人員重點關(guān)注與引入。通過整理編碼、檔案材料的查缺、目錄錄入、檔案掃描、原始及高清圖像制作、審核與校對,實現(xiàn)了檔案數(shù)字化建設(shè),保證了數(shù)字化建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)與實際需求,促進了機關(guān)單位檔案管理工作的升級。
參考文獻
[1]何新華.機關(guān)檔案數(shù)字化的困惑及應(yīng)對措施[J].蘭臺內(nèi)外,2017(05):26-27.
[2]周莉.新時期機關(guān)檔案室建設(shè)思路及要點[J].城建檔案,2017(08):83-85.
作者簡介
曾媛媛,女,漢族,福建省霞浦縣,霞浦縣項目開發(fā)中心,檔案中級,本科,研究方向:新常態(tài)下基層檔案管理工作的思考。