干部人事檔案數(shù)字化加工外包的實踐與探索

區(qū)桂玲

摘 要：干部人事檔案數(shù)字化管理是信息化發(fā)展的必然要求，通過進行檔案的數(shù)字化管理，可以顯著提高管理效率和質(zhì)量。將人事檔案數(shù)字加工進行外包是管理的主要方式之一，本研究結(jié)合干部人事檔案數(shù)字化加工外包的實踐，詳細(xì)闡述了干部人事檔案數(shù)字化外包的優(yōu)勢和實踐過程。

關(guān)鍵詞：人事檔案；外包；實踐與探索

1 引言

隨著從嚴(yán)監(jiān)督管理干部內(nèi)容的升華，干部人事檔案數(shù)字化管理成為檔案管理發(fā)展的新模式之一，不僅可以提高管理的質(zhì)量和效率，還可以避免出現(xiàn)檔案涂改作假等。將干部人事檔案數(shù)字化加工進行外包服務(wù)，可以解放本單位檔案工作人員，一心一意進行本單位的工作，還可以避免出現(xiàn)錯誤。因此，可以通過實踐可以探索出更好的數(shù)字化加工外包的管理方法，本研究就此進行了詳細(xì)的闡述。

2 干部人事檔案數(shù)字化外包優(yōu)勢

1）可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。大批量的干部人事檔案進行數(shù)字化外包的形式進行管理，能夠減少本單位的勞動力，使工作人員能夠集中精力進行日常工作。

2）提高工作人員的技術(shù)。外包可以節(jié)省工作人員外出培訓(xùn)的時間和費用，還可以現(xiàn)場教會工作人員進行掌握檔案管理的技術(shù)，為提高工作技藝和時間奠定了基礎(chǔ)。

3）解決檔案數(shù)字化管理的技術(shù)問題。因為干部人事檔案數(shù)字化外包的管理是由專門的外包公司進行承擔(dān)的，主要進行高清圖像的制作、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)的存儲、系統(tǒng)維護等，檔案部門只負(fù)責(zé)查收檔案，更好的解決了檔案部門數(shù)字化管理的技術(shù)問題。

4）減少數(shù)字化設(shè)備的閑置問題。干部人事檔案數(shù)字化加工外包之后，檔案管理部門就不需要采購大量的必備設(shè)備，減少了購置設(shè)備的費用，并且避免數(shù)字化工作結(jié)束后部分設(shè)備的閑置浪費。

5）提高工作效率。人事檔案數(shù)字化加工外包是由專門從事數(shù)字化加工服務(wù)的公司進行的，工作人員經(jīng)過了一定的培訓(xùn)，具有相應(yīng)的工作經(jīng)驗，可以較快的適應(yīng)工作的需求；此外，工作的性質(zhì)決定了工作的積極性，管理的流程化和熟練性提高了工作效率。

3 干部人事檔案數(shù)字化加工外包實踐

1）調(diào)研階段。調(diào)研工作是進行指導(dǎo)方案的前提。一般會采用電話、網(wǎng)絡(luò)、實地調(diào)研的方式進行，主要是對開展此項工作的單位進行，了解檔案數(shù)字化管理所需要的經(jīng)費、設(shè)備、人力、資金等，為本單位進行檔案的數(shù)字化加工外包項目提供參考。

2）制定方案。方案的制定是檔案數(shù)字化加工工作開展的重要保障，可以根據(jù)調(diào)研和結(jié)合自己單位的實際狀況，制定符合本單位的科學(xué)合理的實施方案，方案的內(nèi)容主要包括經(jīng)費、計算依據(jù)、工作的具體計劃等。

3）招標(biāo)和準(zhǔn)備工作。人事檔案數(shù)字化管理所需要的硬件、軟件和加工服務(wù)費用均需要購買，所需要的經(jīng)費開支比較大，需要進行招標(biāo)來選擇，招標(biāo)的具體工作分為軟件包、硬件包和數(shù)字化加工外包三種形式，但是因為各種包流標(biāo)或者廢標(biāo)比較多，花費半年多才能完成各種項目的招標(biāo)工作。同時，還需要做好其他方面的準(zhǔn)備工作，比如制定相應(yīng)的規(guī)則制定和規(guī)范流程，在工作的場所安裝監(jiān)控，監(jiān)測硬件和軟件設(shè)備的安全性能，安裝正版的防毒防盜的軟件，和工作人員簽訂保密協(xié)議，如出現(xiàn)泄密的情況依法追究其刑事責(zé)任。

4）數(shù)字化加工。數(shù)字化加工的過程中主要分為調(diào)出檔案—對檔案進行查缺補漏—材料進場催交—補全材料—目錄的錄入—掃描原件—進行掃描版圖片的處理—質(zhì)量的檢查—歸還檔案—進行備份。在這個過程中，無論是檔案所在單位還是外包公司，都需要對加工過程中進行嚴(yán)格要求，保障檔案的數(shù)字化加工結(jié)果符合國家級的相關(guān)規(guī)定。

5）驗收工作。檢查驗收是保障檔案數(shù)字化加工質(zhì)量的最終環(huán)節(jié)。因為本單位的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，檔案的錄入是手工完成的，其他的信息進行掃描完成以后，均需要進行高清圖像的處理，這里的每個環(huán)節(jié)都存在潛在出錯的危險。因此，本單位嚴(yán)格按照相關(guān)的驗收標(biāo)準(zhǔn)進行工作，一邊工作一邊檢查問題，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時解決，較好的保障了數(shù)據(jù)檔案的質(zhì)量。

4 對于干部人事檔案數(shù)字化加工外包實踐的體會

1）經(jīng)費的預(yù)算。經(jīng)費的合理預(yù)算是保障檔案數(shù)字化加工是否能順利完成的關(guān)鍵。一般進行經(jīng)費預(yù)算要做到以下兩點：其一，人工預(yù)算要高于當(dāng)前的市場價格。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人力勞動成本顯著增高，因此，在預(yù)算外包加工費時應(yīng)該高于當(dāng)前市場價的5%左右，防止因為上漲的人力成本造成的差距；其二，硬件和軟件的預(yù)算應(yīng)該參考官網(wǎng)價格，投標(biāo)公司是否參與項目取決于他們能否賺到錢，因此，預(yù)算需要高出官網(wǎng)價格的10%左右，保證競標(biāo)公司能夠樂意參與。

2）硬件軟件的建設(shè)。人事檔案數(shù)字化管理不僅需要高級的保密級別，還要最大限度的滿足人力資源管理部門的日常需要。除此之外，系統(tǒng)的界面也需要操作簡單、便捷、使用、檢索功能完善，支持系統(tǒng)在更換數(shù)據(jù)時應(yīng)該精確完整導(dǎo)入新系統(tǒng)，單間保密、方便的管理平臺。

3）完善制度。建立完善的規(guī)章制度，規(guī)范工作的流程。在檔案數(shù)字化加工外包時，檔案在借出、掃描、錄入等過程中都有泄密，所以在此之前需明確外包人員的工作職責(zé)、具體的任務(wù)量和保密要求等，使用合同和制度進行約束；此外，外包公司內(nèi)部也需建立健全有關(guān)制度、工作流程以及有效的激勵、約束機制等，以達到管理規(guī)范化，加工高效化、精細(xì)化，確保人事檔案數(shù)字化加工過程以及實體檔案、數(shù)據(jù)信息的絕對安全，且方便以后的管理利用。

4）加強招標(biāo)工作。招標(biāo)公司的質(zhì)量關(guān)系到檔案數(shù)字化加工外包的質(zhì)量。這就要求，其一，在招標(biāo)前做好準(zhǔn)備工作，充分了解數(shù)字化加工外包公司的具體情況，確保在競談、招標(biāo)的順利開展，并且找到比較滿意的中標(biāo)公司；其二，招標(biāo)文件的制度應(yīng)該符合本地的實際狀況，比如轉(zhuǎn)備好本地區(qū)審查時需要的各種文件；其三，招標(biāo)公司需要做好相關(guān)的指導(dǎo)工作，最好指導(dǎo)他們能夠提供投標(biāo)的文件翻本，強調(diào)工作人員注意這個過程中會發(fā)生的狀況，防止出現(xiàn)廢標(biāo)的情況。

5）數(shù)字化的加工管理。檔案數(shù)字化加工外包是由外包公司進行承擔(dān)的，存在外包公司工作人員的流動、檔案的丟失和數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險，這些風(fēng)險均會對檔案的安全管理構(gòu)成威脅。一方面，建立保護的環(huán)境，比如禁止拍照、封閉USB接口、安裝監(jiān)控設(shè)備等；另一方面，加強對本館以及外包公司相關(guān)人員的安全保密教育等措施提高其意識，最大限度地防范并減少人為因素風(fēng)險，確保人事檔案實體、數(shù)據(jù)信息的完善，形成完善的人事檔案數(shù)字化加工外包過程。

5 結(jié)語

綜上所述，本研究以人事檔案數(shù)字化加工外包為主要研究對象，詳細(xì)介紹了干部人事檔案數(shù)字化加工外包實踐，從經(jīng)費的預(yù)算、硬件軟件的建設(shè)、完善制度、加強招標(biāo)工作和數(shù)字化的加工管理等方面提出了對干部人事檔案數(shù)字化加工外包實踐的體會，旨在更好的促進檔案數(shù)字化的發(fā)展。

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