探討如何做好醫(yī)院檔案保管利用過程中的保密工作

郭競新

摘 要：本文簡要分析了保密工作的重要性，提出強化檔案利用過程中的監(jiān)管工作，搞清楚保密與利用之間的關(guān)系，最后分析如何進一步加強檔案保管利用過程中的保密力度，從而提升檔案保密水平，保證檔案資料的有效利用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案利用；保密工作

1 引言

隨著時代的進步和醫(yī)療技術(shù)水平的提高，人們對于自身的健康狀況越發(fā)重視，醫(yī)院接待的患者日益增多，因此醫(yī)院在日常運營期間產(chǎn)生海量的患者資料信息以及本身運營的檔案資料。而這些數(shù)據(jù)信息中又有很多涉及隱私和秘密，隨著社會法律制度的完善，醫(yī)療機構(gòu)會依據(jù)相關(guān)規(guī)定按保密要求來管理這些數(shù)據(jù)信息。醫(yī)院檔案的保管和利用工作，對于醫(yī)療服務(wù)水平的提升，科研教學(xué)水平的提升，醫(yī)院建設(shè)發(fā)展和運營決策制定等都有極大的幫助，所以在檔案合理保管利用過程中要注意保密工作到位，以免產(chǎn)生違法違規(guī)等不利醫(yī)院運營的不良事件。

2 保密工作的重要性

保密工作就是采取特殊的措施，保護信息資料的安全和不泄露。醫(yī)院檔案資料的設(shè)計內(nèi)容較多，不僅有病歷檔案，還有文書、財務(wù)管理、人事管理、設(shè)備管理等方面的檔案，而且劃分出實物檔案、聲像檔案和電子檔案等門類，涉及醫(yī)院運行的方方面面。隨著我國社會法律制度的不斷完善，醫(yī)院檔案的各個門類按相應(yīng)的法律法規(guī)也需要開展對應(yīng)的保密工作。例如：病歷檔案涉及患者的身份信息，家庭基本狀況、既往病史、病情發(fā)展、醫(yī)療過程、治療效果具有一定法律效力，也是對醫(yī)院醫(yī)療水平和醫(yī)療質(zhì)量的反映，但同時也涉及患者隱私需要，保管和利用就需要采取保密措施；又如醫(yī)院按采購招標簽訂的合同涉及商業(yè)機密，為了公平必須采取保密措施保管歸檔合同；又如醫(yī)院科研檔案記錄了科研課題從申請到結(jié)題獲獎的全過程，其中大量的科研數(shù)據(jù)不但是醫(yī)院的珍貴數(shù)據(jù)，也極有可能是國家的珍貴數(shù)據(jù)，所以一定要在開發(fā)利用的時候嚴格按保密工作要求來操作，等等。因此開展保密工作對于醫(yī)院檔案的保管利用來說意義重大。

3 強化檔案利用中的監(jiān)督工作

3.1 制度建設(shè)

對于醫(yī)院檔案的開發(fā)利用一般是借閱、復(fù)制、翻拍、外借等，醫(yī)院需要結(jié)合實際，按照檔案門類的不同要求和信息涉密的程度、劃分涉密檔案材料的保密等級，并區(qū)分不同層次的檔案利用人員，按權(quán)限訂立不同的利用范圍，并嚴格按照標準操作執(zhí)行。在利用過程中嚴格執(zhí)行審批程序和標準，保證檔案利用工作有跡可循，保證檔案信息的不失密、不泄密和不損毀。在這里，關(guān)于檔案利用的規(guī)章制度要完善簡明，方便操作，醫(yī)院還要在實踐過程中不斷優(yōu)化和總結(jié)改進。

3.2 監(jiān)督措施

醫(yī)院應(yīng)該在檔案室安裝監(jiān)控攝像頭，借助信息技術(shù)實現(xiàn)動態(tài)實時監(jiān)控，監(jiān)督相關(guān)工作的開展；按照檔案是否涉密或者保密等級，執(zhí)行不同的利用方式，涉密的檔案在審批程序完善的情況下僅提供閱覽，不允許外借，嚴禁復(fù)制、拍照、錄像錄音、撕毀或涂改檔案的違法行為；加強宣傳保密法和保密規(guī)章制度，并嚴格執(zhí)行，將責任歸責到位，在后續(xù)整理期間出現(xiàn)問題及時追責；在利用者結(jié)束利用歸還檔案時，要進行詳細的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在記錄上說明，對于失密泄密甚至損毀檔案的行為進行嚴格懲處，涉及違法的移送司法部門處理。

4 正確處理檔案保密與利用的關(guān)系

在保管和利用檔案的過程中，必須要做好保密工作，這是檔案管理工作的基本要求。因此檔案管理人員要重視保密工作，提高工作的保密意識，嚴格按照保密規(guī)定進行檔案相關(guān)工作的開展。但因為傳統(tǒng)思想觀念的影響，檔案工作存在重保管輕利用、開發(fā)利用不足等問題，特別是檔案資源的價值并沒有被完全開發(fā)，造成很大程度的浪費問題。檔案管理人員自身的價值也難以體現(xiàn)出來。這種情況下，檔案管理人員就要轉(zhuǎn)變思想觀念，在做到資料有效保密的基礎(chǔ)上，再進行信息的利用，達到充分利用的目的。保而不用會失去保的意義；用而不保會破壞用的價值。因此檔案工作人員要認識到，保密和利用是兩項同等重要的工作，需要給予同等重視，避免工作中出現(xiàn)偏頗。

5 進一步加強檔案保管利用過程中保密工作

5.1 做好檔案保管過程中的保密工作

一是加強檔案室管理。醫(yī)院需要重視檔案室硬件管理，有條件的要長遠規(guī)劃，專門安排一棟樓或一整層辦公室用于檔案資料存放；并對門窗進行加固，安裝先進的防盜和防爆破系統(tǒng)，還可以實行人臉識別、指紋識別等出入控制系統(tǒng)，實行實時的出入登記，禁止無關(guān)人員進入；將保管、閱覽室和其他場所分開，嚴格按照“八防”要求配置管理庫房。

二是加強檔案管理人員的保密教育。醫(yī)院要重視提升檔案管理人員的保密素質(zhì)和能力，知曉檔案進行保密的重要性、對于醫(yī)院發(fā)展的意義等，了解保密工作，以及醫(yī)院檔案的保密范圍和等級；設(shè)立監(jiān)管部門，對檔案管理人員執(zhí)行保密工作進行監(jiān)督，防止失密泄密和監(jiān)守自盜情況的出現(xiàn)。

三是加強日常管理。按照相關(guān)規(guī)定對涉密和非涉密檔案進行分別保管，配備有效的保險設(shè)備，保險柜等，確保檔案的安全性和嚴密性；注意對檔案資料的移交和保存，加強檢查力度。

5.2 做好檔案利用過程中的保密工作

一是加強檔案利用過程的監(jiān)督工作。在提供檔案利用現(xiàn)場，安排專人進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)利用過程存在的違法違規(guī)行為，并進行糾正，保證檔案的保密性和完整性。對檔案管理人員加強監(jiān)督，建立制度，杜絕在監(jiān)控區(qū)域外翻閱處理文件資料，監(jiān)測并報告每天的工作情況。

二是加強保密工作宣傳。醫(yī)院定期開展法律知識講座，提高檔案管理人員的法律意識，加強對相關(guān)保密法律法規(guī)的宣傳；制定符合醫(yī)院情況的檔案保密管理制度，并向員工廣為宣傳，嚴格落實加強管理，保證保密工作的順利開展；定期進行保密知識的培訓(xùn)教育，提高檔案工作人員的保密意識和知識與技能水平。

三是建立保密檔案制度。檔案的保管和利用制度應(yīng)有涉及到保密、閱覽、外借、復(fù)制翻拍等條款。醫(yī)院要結(jié)合檔案管理的實際情況和保密劃分的登記，確定不同權(quán)限的利用人員的利用范圍，并規(guī)定統(tǒng)一的保密審查審批程序和標準，保證工作有序進行；對醫(yī)院檔案進行密級劃分，設(shè)置不同利用人員的權(quán)限；做好涉密檔案的保護工作，保證檔案管理的安全性、長效性，避免檔案資料出現(xiàn)遺失或損毀；監(jiān)督檔案管理人員嚴格落實保密制度，并將保密工作成效與績效管理相掛鉤，關(guān)聯(lián)到管理人員的績效考核中去，定期通報落實情況，以提醒管理人員加以重視。

四是優(yōu)化檔案管理隊伍建設(shè)。醫(yī)院要加強對檔案管理人員的招聘和培訓(xùn)，一方面制定優(yōu)越的人才招聘制度，給出良好的薪資待遇，招收更高水平的專業(yè)人員開展檔案保密工作。另一方面是建立科學(xué)的人才培養(yǎng)制度，針對醫(yī)院內(nèi)的檔案工作人員進行保密工作的專題培訓(xùn)，提高保密意識，認識到檔案利用工作中存在的不安全漏洞，加以處理；同時引進先進的保密信息系統(tǒng)，借助信息技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用輔助保密工作的開展。

6 結(jié)語

醫(yī)院檔案的保管和利用是關(guān)系到檔案信息價值的挖掘和展示，促進醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平和決策進展的重要工作內(nèi)容。但因為醫(yī)療檔案涉及到患者的個人隱私和醫(yī)院運營的保密方面，需要同時注重保密工作，保證醫(yī)療檔案的安全性和保密性，避免涉密檔案內(nèi)容的失密、泄密、損毀、偷盜、被攻擊等，從而保證醫(yī)療檔案的正常保管利用。

參考文獻

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