對新時期加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的思考（2）

王苗

摘 要：在事業(yè)單位日常管理過程中檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，其有利于事業(yè)單位管理人員將單位的全部信息資料掌握到。在社會現(xiàn)代化的迅猛發(fā)展下，事業(yè)單位也將自身現(xiàn)代信息化進(jìn)程不斷加快，諸多原有的檔案管理方法和模式都和現(xiàn)代事業(yè)的發(fā)展需求不符，所以，必須改革和創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理。對此，本文主要探討了新時期加大事業(yè)單位檔案管理的策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

事業(yè)單位的檔案管理工作和國家利用檔案的效率與社會的發(fā)展息息相關(guān)，要積極對事業(yè)單位檔案管理水平進(jìn)行創(chuàng)新和完善，把檔案管理工作做好，有利我國的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)我國檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。現(xiàn)階段，在檔案管理工作中仍有諸多問題存在，需要對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案管理人員素質(zhì)的提高，革新管理制度，促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理水平的提高。

1 事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案管理即人為的把檔案資料根據(jù)一定的規(guī)律規(guī)范展開收集和保管工作[1]。事業(yè)檔案的檔案是一種備查資料，是其內(nèi)部工作開展中產(chǎn)生的有價值的材料信息的總和，其中對事業(yè)單位發(fā)生的真實(shí)工作內(nèi)容和歷史發(fā)展?fàn)顩r予以了詳細(xì)記錄，分類保管其中有價值的部分，在需要的時候當(dāng)作歷史憑證運(yùn)用，其具有可靠、真實(shí)的特點(diǎn)，所以檔案一般都是事業(yè)單位的歷史備查資料。檔案管理工作有利于促進(jìn)國家信息發(fā)展，既可以把社會發(fā)展需要的服務(wù)信息提供給人們，同時在單位發(fā)展中檔案管理占據(jù)著極為重要的位置。在我國事業(yè)單位的迅猛發(fā)展下，檔案管理工作也在單位的不斷發(fā)展下發(fā)生了改變。事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的重要分支，其的發(fā)展程度對一個地方的發(fā)展程度產(chǎn)生了直接影響。檔案既將該事業(yè)單位的發(fā)展概況詳細(xì)記錄在了其中，同時可以帶領(lǐng)單位朝著正確的方向發(fā)展。因此各個事業(yè)單位應(yīng)將檔案的重要性充分認(rèn)識到，事業(yè)單位應(yīng)把科學(xué)合理的檔案管理模式制定出來，具有創(chuàng)新精神，促進(jìn)檔案管理效率的提高，充分發(fā)揮檔案在推動事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用。

2 新時期加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

新時期，事業(yè)單位要有效開展檔案管理，其首先應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，即事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極宣傳檔案管理，保證所有員工都可以正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，給予員工鼓勵，讓其積極主動把自己對檔案管理的意見和建議提出來，在提高員工參與度的過程中，將員工的工作積極主動性有效激發(fā)出來。同時，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到所有員工的作用，獎勵表現(xiàn)突出、優(yōu)異的員工，以此營造寬松、愉悅的工作氛圍，讓所有員工都可以充分了解到盡管自己只是企業(yè)中普通的一員，但也可以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的大力發(fā)展，在將自身價值實(shí)現(xiàn)的過程中，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。最后，事業(yè)單位應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理，多以國際上國內(nèi)檔案管理成功的案例為參考，并和單位實(shí)際相結(jié)合進(jìn)行完善，構(gòu)建電子檔案、對建檔模式進(jìn)行創(chuàng)新等，防止紙質(zhì)檔案不完整、發(fā)生損壞。

2.2 建立完善的檔案管理制度

新時期，事業(yè)單位必須將一套行之有效的檔案管理方法構(gòu)建起來。對檔案管理辦法進(jìn)行創(chuàng)新，要嚴(yán)格按照國家相關(guān)的法律法規(guī)，并和事業(yè)單位自身的實(shí)際情況相結(jié)合，充分發(fā)揮出管理制度的效用。新的檔案管理辦法必須切實(shí)可行，簡單易懂，在實(shí)際工作中可以發(fā)揮較好的指導(dǎo)和規(guī)范作用[2]。在事業(yè)單位的工作中工作人員占據(jù)著極為重要的位置，所以檔案管理辦法必須制定相關(guān)制度，以確保其地位的平等性，約束單位領(lǐng)導(dǎo)和普通員工，重點(diǎn)對工作人員的合法權(quán)益進(jìn)行保護(hù)。除此之外，事業(yè)單位的檔案管理制度還要做到獎懲分明，制定完相關(guān)制度后要嚴(yán)格落到實(shí)處，是實(shí)施制度的公平性和嚴(yán)肅行得到保證，在獎勵工作積極的員工時，同時也要懲罰不按規(guī)章制度辦事的員工，這樣的獎懲制度可以將員工的工作熱情有效激發(fā)出來，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 加大對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位必須將檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)制構(gòu)建起來，大力培訓(xùn)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)，或聘請檔案管理專家和學(xué)者傳授經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)實(shí)踐、講述理論知識，促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識技能水平的提高。同時還可以把優(yōu)秀的檔案管理人員送出去學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念和思想，掌握最先進(jìn)的檔案管理工作方法。具體內(nèi)容可以從下述幾方面入手：使檔案管理人員充分認(rèn)識到自己所從事的工作的重要性，了解工作內(nèi)容；對檔案管理工作展開大力宣傳，將檔案管理人員的招聘條件提高，引進(jìn)更多具有較高的知識技能水平的人員；對檔案管理制度予以完善，增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性、全面性和系統(tǒng)性；加大培訓(xùn)檔案管理人員專業(yè)技能的力度，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，讓其更加認(rèn)同自己所從事的工作，進(jìn)而全身心參與到工作中。

2.4 加大資金投入力度

現(xiàn)階段，我國科學(xué)技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，同時發(fā)展日趨城市，新型設(shè)備和新型技術(shù)在人類的生活工作中得到了廣泛運(yùn)用，檔案工作也不例外，在檔案管理工作中開始積極應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)和新設(shè)備。但是我國各個區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展各不一樣，因此現(xiàn)階段運(yùn)用的某些檔案管理設(shè)備不能使實(shí)際需要得到滿足，所以各相關(guān)檔案管理部門應(yīng)對其引起高度重視，給予一些單位幫助，向有關(guān)機(jī)構(gòu)組織申請經(jīng)費(fèi)，對檔案管理工作的環(huán)境予以完善，將新技術(shù)新設(shè)備引進(jìn)，應(yīng)順利實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。各相關(guān)部門應(yīng)將一套合理、完善、科學(xué)的檔案管理體系研究出來，以便于展開統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和策劃，節(jié)約工作時間，使財力、物力、人力的費(fèi)用得到節(jié)省。最終將事業(yè)單位的工作效率有效提高[3]。

2.5 加大檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

現(xiàn)階段數(shù)字化已成為大勢所趨，所以檔案管理也要朝著這一方向發(fā)展，促進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化發(fā)展，從而將檔案信息化的建設(shè)順利實(shí)現(xiàn)。同時，其有利于更好地儲存和保護(hù)檔案。要將檔案數(shù)字化順利實(shí)現(xiàn)，就要把先進(jìn)信息手段的作用充分發(fā)揮出來，把信息的載體由物質(zhì)向數(shù)字形式轉(zhuǎn)變，并創(chuàng)建檔案目錄，提供便利的服務(wù)[4]。傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案并非完全對立，他們可以長時間共同存在，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)。檔案信息化還要做到規(guī)范、有序，這是檔案信息化建設(shè)的一大重要工作，同時也標(biāo)志著檔案管理工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化時，要嚴(yán)格按照國家的管理標(biāo)準(zhǔn)，和自身的發(fā)展現(xiàn)狀以及管理制度相結(jié)合，并嚴(yán)格落到實(shí)處，在此過程不斷總結(jié)，汲取經(jīng)驗(yàn)。此外，要統(tǒng)一要求檔案項(xiàng)目、內(nèi)容、數(shù)據(jù)庫結(jié)果和格式，這樣才能有效管理檔案。

3 結(jié)語

在事業(yè)單位工作中檔案管理工作占據(jù)著極為重要的位置，要引起高度重視，對自身存在的問題和不足進(jìn)行查找，積累先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，采用有效改進(jìn)措施，從創(chuàng)新檔案管理理念、建立完善的檔案管理制度、加大對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度、加大資金投入力度、加大檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)等方面入手，用檔案文化促進(jìn)單位的良好發(fā)展，確保事業(yè)單位檔案管理工作效率的最佳化，使區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人民群眾的需要得到滿足。

參考文獻(xiàn)

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