大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案優(yōu)化管理路徑探討

黃日娟

摘 要：當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理工作也呈現(xiàn)出新業(yè)態(tài)，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)重新審視和定位大數(shù)據(jù)對現(xiàn)階段國內(nèi)學(xué)校檔案管理變革。本文先對大數(shù)據(jù)對學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生的影響進(jìn)行概述，并在此基礎(chǔ)上就如何進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理工作模式，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識，以供參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；大數(shù)據(jù)；優(yōu)化管理；影響；策略

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)保持與時(shí)俱進(jìn)，不斷加大對檔案資料管理以及利用的創(chuàng)新力度，利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，優(yōu)化整合學(xué)校檔案資源，并在此基礎(chǔ)上積極打造適合學(xué)校檔案資源共享的平臺和模式，從而為學(xué)校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理工作受到的影響分析

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的道路，不僅改變了我們的生活形態(tài)，而且對我們的工作業(yè)態(tài)也產(chǎn)生了較大的影響，使工作更加的便捷。學(xué)校也不例外，尤其是檔案資料管理工作中的管理對象以及技術(shù)載體等都發(fā)生了巨大的變化，對檔案管理工作必然產(chǎn)生一定的影響。

1.1 檔案資料的收集受到影響

以往學(xué)校檔案資料收集時(shí)，過分關(guān)注的是檔案資料數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及其類型，通常會將同種類型的檔案資料劃歸為一類。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)校檔案資料和數(shù)據(jù)信息的收集更具時(shí)效性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)響應(yīng)學(xué)校的教科研以及學(xué)生管理過程中的動態(tài)信息，收集檔案資料信息，否則這些信息就可能稍縱即逝。為此，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有較強(qiáng)的前端控制意識，

并且對學(xué)校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有預(yù)見性，能夠有效控制學(xué)校檔案資料以及數(shù)據(jù)生成環(huán)節(jié)，將現(xiàn)代檔案管理工作要求能夠有效地嵌入到教科研以及學(xué)生的學(xué)籍管理系統(tǒng)之中，以此來確保檔案管理工作的實(shí)效性。大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校論壇以及博客和其他媒體中形成的檔案資料信息也應(yīng)當(dāng)有意識地收集，這樣才能有效提高學(xué)校檔案管理工作的深度以及廣度。

1.2 檔案資料的加工方式改變

傳統(tǒng)模式下的學(xué)校檔案資料加工多采用人工方式進(jìn)行鑒別，雖然可以有效保證檔案資料數(shù)據(jù)加工質(zhì)量和可靠性，但是檔案資料爆炸的今天再采用傳統(tǒng)模式顯得力不從心。大數(shù)據(jù)技術(shù)手段和平臺的應(yīng)用，在很大程度上影響了學(xué)校檔案資料的加工模式，并非以人工方式來識別鑒定，人工智技術(shù)在此階段的應(yīng)用較為廣泛，這對傳統(tǒng)檔案管理工作提出了更高的要求。然而，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新和改進(jìn)檔案信息的加工技術(shù)與手段，否則將無法有效處理多元化以及海量化的學(xué)校學(xué)生檔案信息資料。

1.3 檔案存儲模式以及服務(wù)方式變化

傳統(tǒng)意義上的學(xué)校檔案存儲工作中，多采用紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，然當(dāng)前在信息化時(shí)代背景下的數(shù)據(jù)量爆增，而且結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出多樣性。該種形勢下，必然會對傳統(tǒng)學(xué)校檔案資料保存模式帶來挑戰(zhàn)，同時(shí)內(nèi)在要求檔案管理必須與大數(shù)據(jù)時(shí)代背景接軌，同時(shí)加大投入建構(gòu)服務(wù)于海量異構(gòu)數(shù)據(jù)的底層存儲及分布式系統(tǒng)架構(gòu)。新時(shí)代被進(jìn)行，要求建立數(shù)據(jù)存儲空間必須具備一定的擴(kuò)展性以及實(shí)際可用性，而且要有前瞻性，能夠有效滿足檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用與發(fā)展需求。在存儲空間上，要求避免傳統(tǒng)的“信息孤島”現(xiàn)象，能夠有效滿足異地資源共建共享，內(nèi)嵌外部接口以及通道方可確保學(xué)校檔案資料數(shù)據(jù)庫的存儲空間足夠。同時(shí)，傳統(tǒng)模式下的學(xué)校檔案資料管理過程中，對檔案數(shù)據(jù)的挖掘以及用戶數(shù)據(jù)剖析和相互關(guān)系洞察而言，并未提出很高的要求；然而，大數(shù)據(jù)時(shí)代對此要求提升，檔案服務(wù)從原來的供給導(dǎo)向逐漸向現(xiàn)在的需求導(dǎo)向轉(zhuǎn)變。在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)滿足學(xué)校各部門對數(shù)據(jù)信息需求，并且利用數(shù)據(jù)信息的集成、存儲以及分析和語義處理等手段，有效滿足用戶實(shí)際需求。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的學(xué)校檔案管理路徑

基于以上對大數(shù)據(jù)時(shí)代對學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生的影響分析，筆者認(rèn)為在未來發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)從以下方面著手，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量和效率。

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理工作思維模式

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案服務(wù)模式下受時(shí)間以及手段和地域等因素的影響，難以有效滿足當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。實(shí)踐中為了能夠有效應(yīng)對不斷增加的檔案資料需求，管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)特點(diǎn)建立網(wǎng)絡(luò)化思維體系。大數(shù)據(jù)時(shí)代的學(xué)校檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)保持與時(shí)俱進(jìn)，為此需轉(zhuǎn)變思想觀念，建立網(wǎng)絡(luò)化思維模式，廣泛應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和平臺。學(xué)校檔案管理工作中的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，不僅有效實(shí)現(xiàn)了深挖與檔案資源分析之目的，而且還實(shí)現(xiàn)了基于用戶喜好推薦需求信息的目的，大大降低了學(xué)校檔案資料查閱難度。新時(shí)代背景下學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷加大服務(wù)模式創(chuàng)新與改進(jìn)力度，這樣才能有效提升學(xué)校檔案資料的精確度和利用率。在當(dāng)前時(shí)代背景下學(xué)校檔案服務(wù)工作應(yīng)當(dāng)面向多元化，管理部門應(yīng)當(dāng)提供個(gè)性化的服務(wù)來滿足現(xiàn)實(shí)需求，并且為需求者提供智能化以及網(wǎng)絡(luò)化檔案服務(wù)和管理模式。同時(shí)，還要不斷升級服務(wù)模式，工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校檔案資料和信息數(shù)據(jù)特點(diǎn)分類整理，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建完善和健全的檔案數(shù)據(jù)庫，以此來滿足用戶的多樣化以及個(gè)性化需求。

2.2 加強(qiáng)學(xué)校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下，技術(shù)的更新及其發(fā)展速度非常的快，大數(shù)據(jù)技術(shù)以及平臺對學(xué)校的檔案管理工作帶來一定的影響，比如海量數(shù)據(jù)處理以及數(shù)據(jù)管理處理等。大數(shù)據(jù)下的學(xué)校應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。第一，進(jìn)一步完善系統(tǒng)軟硬件設(shè)施，不斷加大自己投入、案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)不斷升級軟硬件升級，盡可能采用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，豐富檔案資料內(nèi)容，全面推動我國學(xué)校檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理質(zhì)量，或者可利用外包的方式展開數(shù)字化管理；第二，加強(qiáng)安全性以及信息化建設(shè)，建立完善的安保體系。比如，采用防火墻以及水印技術(shù)和信息加密技術(shù)等。在學(xué)校檔案管理過程中，尤其是用戶訪問量強(qiáng)化之前，操作權(quán)限以及管理權(quán)限等都應(yīng)當(dāng)明確。同時(shí)，還要定期組織開展檔案資料安全性能評估工作，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和管理，對系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)庫采取及時(shí)備份。大數(shù)據(jù)下的學(xué)校檔案管理工作中，離不開人才的作用，提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。

2.3 加大科技創(chuàng)新力度

在當(dāng)前信息化時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)保持與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對新技術(shù)、新方法有較高的敏感性，而且能夠積極應(yīng)對和快速做出反映；同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極探索和應(yīng)用先進(jìn)的理念以及現(xiàn)代科技手段，深入挖掘?qū)W校檔案資料，創(chuàng)新管理模式與路徑，將新技術(shù)手段選擇性地應(yīng)用到學(xué)校檔案管理工作之中。大數(shù)據(jù)技術(shù)手段本身就具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)挖掘以及集成功能，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識到檔案資料的價(jià)值和管理工作的意義，將檔案資料的收集整理以及數(shù)據(jù)加工和分析工作嚴(yán)格落實(shí)到實(shí)處，并在此基礎(chǔ)構(gòu)建學(xué)校獨(dú)特的檔案數(shù)據(jù)庫；必要時(shí)可以利用第三方平臺構(gòu)建檔案資料云服務(wù)體系，對學(xué)校檔案資料進(jìn)行全面收集以及整理分析，從而有效發(fā)揮學(xué)校檔案資料的價(jià)值。目前智慧校園以及數(shù)字校園建設(shè)背景下，會有更多的科技手段融入檔案管理工作之中。比如，采用云存儲以及云計(jì)算服務(wù)技術(shù)，有效解決當(dāng)前學(xué)校檔案資料儲存不足缺陷；同時(shí)，還可以采用云構(gòu)架模式，有效促進(jìn)學(xué)校之間的檔案資料共建共享。

3 結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下學(xué)校檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)保持與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，正確認(rèn)知大數(shù)據(jù)對學(xué)校檔案管理工作的影響。立足實(shí)際，不斷創(chuàng)新思路和管理模式，才能有效提高學(xué)校檔案管理水平。

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