淺談企業(yè)檔案管理及數(shù)字化探究

許瑛

摘 要：企業(yè)檔案對于記錄企業(yè)的發(fā)展過程、指導(dǎo)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有重要意義，是企業(yè)非常珍貴的資產(chǎn)。隨著時代的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理方式逐漸顯露出其弊端，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度已經(jīng)不能滿足企業(yè)的需求。對企業(yè)檔案實行數(shù)字化管理能夠提高檔案管理水平，保證企業(yè)檔案管理質(zhì)量。本文分析了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，并對企業(yè)檔案的數(shù)字化發(fā)展之路進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；企業(yè)

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1）對檔案管理重要性認(rèn)識不足。目前我國企業(yè)面臨著激烈的競爭環(huán)境，企業(yè)往往把關(guān)注的重點放在經(jīng)營管理領(lǐng)域，而忽略了檔案的留存、歸檔的重要性，使得檔案管理工作成為企業(yè)中的邊緣性工作。普通員工對檔案歸集工作積極性不足，可能使得部分檔案出現(xiàn)缺漏、遺失現(xiàn)象；檔案管理人員需要對各種檔案進(jìn)行收集、錄入、處理，工作量大，但往往因企業(yè)對檔案管理工作的忽視而造成人員配置不足，也對檔案管理工作的完成帶來了一定阻礙。雖然檔案工作并不能直接為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)價值，但它會隨著時間積累產(chǎn)生一定的歷史價值。當(dāng)檔案成為重要法律依據(jù)時，當(dāng)員工需要調(diào)閱查看歷史文件時，就能體現(xiàn)其價值性。

2）檔案管理方式落后。如今，隨著企業(yè)檔案的歸檔內(nèi)容、分類日益增多，檔案總量也越來越大，對企業(yè)原有的檔案管理技術(shù)提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的查檔方法所需時間長，效率低下，手工檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求，正被現(xiàn)代信息技術(shù)所淘汰。而有些企業(yè)雖引入了信息化檔案管理軟件，但軟件功能單一，比如軟件僅局限于檔案目錄的編制、檢索，卻難以對信息資料進(jìn)行有效的歸類整理，不具備綜合分析的能力。若想使企業(yè)檔案管理工作真正發(fā)揮出其價值，還需對檔案管理技術(shù)進(jìn)行進(jìn)一步革新。

3）管理人員素質(zhì)有待提升。目前我國企業(yè)對檔案管理工作重視不足，使得企業(yè)對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求不高，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的順利開展。隨著檔案管理工作逐漸朝數(shù)字化、智能化方向發(fā)展，若工作人員不能發(fā)現(xiàn)并解決專業(yè)問題，或?qū)ぷ髦匾哉J(rèn)識不足，都將給后續(xù)工作帶來困難。因此，為了使企業(yè)的檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，我國檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)和工作能力還需進(jìn)一步提升。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義

1）時代發(fā)展的要求。計算機(jī)技術(shù)的普及和迅猛發(fā)展對企業(yè)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提出了必然要求。目前大多數(shù)企業(yè)都建立了自己的企業(yè)網(wǎng)，通過互聯(lián)網(wǎng)來交流信息、交換材料、進(jìn)行自動化辦公，掃描儀等技術(shù)設(shè)備得到廣泛應(yīng)用，電子文件也大量存在于企業(yè)的經(jīng)營管理之中。因此，僅靠紙質(zhì)文件存檔的方式已經(jīng)不適用于如今的企業(yè)辦公環(huán)境，檔案信息的數(shù)字化已成為企業(yè)廣泛使用計算機(jī)的管理背景下的必然要求。

2）提升檔案管理水平。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，不僅便于對檔案信息進(jìn)行整理、歸檔，還能夠方便使用者進(jìn)行快速便捷的查詢，有效滿足企業(yè)內(nèi)部需要，使檔案管理服務(wù)的質(zhì)量得到顯著提升。此外，數(shù)字化檔案管理將有效減少檔案資料的占地面積，節(jié)約企業(yè)資源，也避免了火災(zāi)、水災(zāi)等意外對檔案造成損害，從而使檔案管理水平得到進(jìn)一步優(yōu)化。

3）提高檔案管理工作效率。首先，將檔案信息數(shù)字化能夠簡化歸檔操作，提高檔案歸檔的時效性，同時大部分工作可由系統(tǒng)自動處理，也能大大減少檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，從而使繁瑣的檔案處理流程變得簡便而高效。其次，數(shù)字化之后的檔案信息便于檢索，極大地方便了信息使用者，從而提升了企業(yè)整體的工作效率，使檔案工作達(dá)成一個良性的循環(huán)。通過網(wǎng)絡(luò)，檔案信息使用者可以隨時進(jìn)入檔案系統(tǒng)進(jìn)行查找并使用信息資源，擺脫了傳統(tǒng)檔案管理方式在時間、空間上的約束。

同時，數(shù)字化系統(tǒng)也為檔案管理人員帶來了便利，管理人員手動翻閱紙質(zhì)資料、裝訂檔案的時間大大減少，提高工作效率，提升檔案服務(wù)品質(zhì)，更多的時間可用于完善檔案數(shù)據(jù)和對檔案管理工作進(jìn)行綜合性的完善。

3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

1）建立完善的檔案管理機(jī)制。企業(yè)構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，首先需要根據(jù)企業(yè)本身情況統(tǒng)籌安排，構(gòu)建整體的系統(tǒng)架構(gòu)，為檔案管理工作做好科學(xué)規(guī)劃。在此背景下，一個完善的檔案管理機(jī)制是檔案管理系統(tǒng)能夠順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。這就要求企業(yè)檔案管理方式與管理水平不斷更新，建立和現(xiàn)代企業(yè)檔案管理相適應(yīng)的檔案管理體系。企業(yè)需要制定并完善信息管理的各項安全機(jī)制和規(guī)章制度，做好內(nèi)部控制；并對信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化處理，保證信息管理系統(tǒng)與其他各系統(tǒng)接口的暢通，確保數(shù)據(jù)可以順利傳輸。同時，企業(yè)檔案文件的管理人員也需要遵循“統(tǒng)一控制，分層管理”的原則，在實際工作中嚴(yán)格按照相關(guān)的管理機(jī)制執(zhí)行檔案的收集管理工作，以確保檔案管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行。

2）構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫。一個全面、強(qiáng)大的檔案管理數(shù)據(jù)庫是檔案系統(tǒng)效用最大化的有力保證。企業(yè)需要合理構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，使各種信息資源得到統(tǒng)籌管理。企業(yè)應(yīng)做好檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務(wù)管理、目錄管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析等工作，不斷豐富檔案管理系統(tǒng)功能，使其更多地為企業(yè)工作提供便利。同時還需采集檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫。將電子文件根據(jù)企業(yè)需求合理分類歸檔；將紙質(zhì)檔案利用數(shù)據(jù)壓縮、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)達(dá)成向電子檔案的轉(zhuǎn)換，并保證檔案信息的完整性，從而使數(shù)據(jù)信息查閱和使用的便捷性得到提高，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理水平提升。

3）實現(xiàn)企業(yè)自動化辦公與文檔一體化齊頭并進(jìn)。檔案實現(xiàn)信息化的全過程也相當(dāng)于文檔一體化的整個流程。檔案文件的形成過程體現(xiàn)了企業(yè)的工作流程，文件的整個生命周期也就是企業(yè)日常辦公的主要內(nèi)容的全紀(jì)錄。所以，文檔一體化和企業(yè)辦公自動化是齊頭并進(jìn)、相互結(jié)合的，在建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)的過程中不能將二者割裂開來，需要著力實現(xiàn)日常工作流程與文檔管理系統(tǒng)的緊密結(jié)合，以及企業(yè)自動化辦公與個人信息化辦公的緊密結(jié)合

4）構(gòu)建安全保障體系。將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，雖然避免了紙質(zhì)檔案易于遭受的意外狀況，但電子信息的安全隱患也不容小覷。隨著企業(yè)檔案管理水平不斷提升，企業(yè)對于保密管理工作也日益重視。因此，在檔案管理中，建立有效的安全保障體系、加強(qiáng)安全管理也勢在必行。

企業(yè)需要對檔案管理的安全保障技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行部署，引進(jìn)信息技術(shù)相關(guān)人才，綜合采用訪問控制技術(shù)、密鑰技術(shù)等措施，對信息進(jìn)行加密存儲，對信息采取有效控制，進(jìn)而保障檔案信息資料的安全，避免別有用心的人員侵入系統(tǒng)，造成公司隱私數(shù)據(jù)的泄露。另外，對必不可少的紙質(zhì)檔案，也需合理確定對其處理歸檔的時間點，掌握檔案儲存室的人員控制，并保證良好的存放環(huán)境。綜合利用以上措施保障檔案的安全，便于確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創(chuàng)造便利。

4 結(jié)語

新時期，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和自動化辦公在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢日趨明顯。在此大環(huán)境之下，企業(yè)需要提高對檔案管理工作的關(guān)注度，改變傳統(tǒng)的管理觀念，主動推進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建立。做好企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，不僅能幫助企業(yè)提高工作效率，還能讓企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力得到提升，使企業(yè)的發(fā)展得到全面促進(jìn)。

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