人工智能在檔案管理中的應(yīng)用探析

孫星光

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人工智能技術(shù)廣泛地應(yīng)用于我們的工作與生活的方方面面。當(dāng)前，人工智能也在檔案管理中得到了有效應(yīng)用，其為檔案管理智能分類檢索和智能安全管理等多方便的便利。筆者在本文中就人工智能在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了初步探析，意在推動(dòng)人工智能在檔案管理中的應(yīng)用，為檔案管理帶來(lái)一定的幫助，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人工智能；檔案管理；應(yīng)用

1 引言

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了人工智能技術(shù)越來(lái)越成熟，才會(huì)被廣泛地應(yīng)用于我們的工作與生活當(dāng)中。人工智能在檔案管理中同樣適用。其對(duì)檔案管理的幫助是非常大的，下文將具體闡述人工智能在檔案管理中的應(yīng)用。

2 人工智能概述

人工智能其實(shí)是一門(mén)綜合型的學(xué)科，是計(jì)算機(jī)科學(xué)的一項(xiàng)重要分支。這是一門(mén)專門(mén)研究人類智能并進(jìn)行人類智能開(kāi)發(fā)與模擬的科學(xué)。試圖用與人類智能接近的智能機(jī)器設(shè)備代替人類進(jìn)行工作。大體的人工智能包括對(duì)數(shù)據(jù)信息的分辨處理、對(duì)問(wèn)題的處理、對(duì)信息的分析等內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)就是具備圖像識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別、信息篩選等能力的機(jī)器設(shè)備。隨著人工智能領(lǐng)域研究和開(kāi)發(fā)的深入，人工智能切切實(shí)實(shí)能夠?yàn)槿藗兊墓ぷ骱蜕顜?lái)許多便利，提高了工作效率與生活質(zhì)量。

3 當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題

1）檔案信息量龐大，給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的壓力。隨著時(shí)間的推移以及城市建設(shè)發(fā)展的速度加快，再加上原有的檔案信息庫(kù)存，檔案的信息量是越來(lái)越大了。這些檔案信息包括紙質(zhì)信息、影像信息、電子信息等等，因?yàn)樾畔⒌念悇e還不一樣，因此檔案管理起來(lái)就更加不容易了。

2）由于檔案信息量龐大，因此在檔案信息分類和整理的時(shí)候可能缺乏更加細(xì)致的分類與整理，這就造成檔案信息的結(jié)構(gòu)化分類不夠明確的現(xiàn)象。因而在查詢和利用檔案信息的時(shí)候，搜尋的難度就會(huì)增加，從而降低了檔案利用的效率與利用的價(jià)值。 這也是檔案管理中面臨的急需解決的巨大難題。

3）各個(gè)檔案管中的檔案信息是相對(duì)孤立的。無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的高速獲取與高速交換的目的。在調(diào)集不同檔案管的檔案信息時(shí)，還需要進(jìn)行一些列的復(fù)雜手續(xù)，還要加上人工進(jìn)行配合才能夠完成檔案信息的調(diào)集。這明顯與當(dāng)前的信息化時(shí)代是不相符合的。

4 人工智能在檔案管理中的具體運(yùn)用

1）人工智能利用檔案智能分類與檢索。與過(guò)去傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案不同，現(xiàn)在的檔案管理多為信息化數(shù)字檔案管理。它包含數(shù)字檔案、多媒體數(shù)字檔案信息等。使用人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案管理，那么就可以對(duì)檔案信息智能分類和檢索。這是因?yàn)槿斯ぶ悄芫哂凶匀徽Z(yǔ)言處理的能力、模式識(shí)別與篩選的能力以及機(jī)器學(xué)習(xí)能力。其自然語(yǔ)言處理能力可以對(duì)檔案信息文本進(jìn)行分門(mén)別類與歸納，在需要查詢的時(shí)候就可以根據(jù)設(shè)定好的訓(xùn)練文本樣本進(jìn)行識(shí)別與篩選，從而快速找到人們所要找尋的檔案信息。智能搜索技術(shù)有兩大類，一類是模式識(shí)別，另一類是神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。模式識(shí)別的作用是基于文本內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確定位，搜索出準(zhǔn)確的信息內(nèi)容。神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的作用是能夠進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和升級(jí)，根據(jù)過(guò)往的歷史檢索內(nèi)容，主動(dòng)尋找出相關(guān)的信息內(nèi)容，為檔案信息查找者提供更多的選擇服務(wù)。人工智能使檢索得到了高級(jí)化發(fā)展，為檔案尋找者節(jié)省了許多檢索的時(shí)間，大大地提供了檢索的效率。

2）一般檔案都有密級(jí)要求，對(duì)于那些要求保密的檔案，檔案的安全尤為重要。人工智能對(duì)于檔案的安全也起到很好的保障作用。有了人工智能技術(shù)的介入，可以利用針對(duì)性的指紋識(shí)別、人臉識(shí)別以及虹膜識(shí)別等智能識(shí)別技術(shù)進(jìn)行檔案保護(hù)。在檔案庫(kù)房的門(mén)禁系統(tǒng)中加以使用這些智能識(shí)別，能夠極好地阻止不被允許的人進(jìn)入檔案室，進(jìn)一步提高了檔案保護(hù)的安全性。有別于門(mén)禁系統(tǒng)這一實(shí)體保護(hù)，智能防火墻能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上的虛擬保護(hù)，攔截非法闖入者，以達(dá)到阻止網(wǎng)絡(luò)攻擊的目的。除此之外，也可以在檔案室外使用人工智能監(jiān)控技術(shù)，通過(guò)對(duì)原始視頻圖像進(jìn)行檢測(cè)識(shí)別與跟蹤，從而測(cè)估出目標(biāo)行為，在可能出現(xiàn)檔案泄露危險(xiǎn)的情況下產(chǎn)生警報(bào)，從而促使相關(guān)人員及時(shí)采取保護(hù)措施。

近幾年來(lái)，城建檔案的開(kāi)放性和共享性明顯增加，病毒攻擊對(duì)檔案生成和利用過(guò)程帶來(lái)了嚴(yán)重威脅。智能防火墻和入侵檢測(cè)系統(tǒng)可以從多個(gè)角度保障數(shù)字檔案的安全性。智能防火墻可以識(shí)別、確定訪問(wèn)控制，對(duì)病毒盡快攔截，減少網(wǎng)絡(luò)攻擊，并且確保身份認(rèn)證和審計(jì)管理功能的完善性。智能入侵檢測(cè)系統(tǒng)不僅僅可以在最短時(shí)間里迅速的識(shí)別入侵現(xiàn)象，而且還能夠自動(dòng)追擊攻擊者，收集攻擊數(shù)據(jù)。避免內(nèi)部人員跨權(quán)限訪問(wèn)，要做好信息的查詢、提取和利用功能。不允許外部客戶隨意的訪問(wèn)，要確保檔案資源能夠被記錄下來(lái)。要對(duì)非法訪問(wèn)系統(tǒng)的行為及時(shí)控制，并將訪問(wèn)記錄真實(shí)的記錄下來(lái)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和學(xué)習(xí)，從根本上提升防范水平，為檔案安全管理提供技術(shù)支持。

3）建立智慧管理城建檔案。城建檔案管理系統(tǒng)保存著各類用地規(guī)劃、地下管線等信息，采用智能檢索和知識(shí)管理技術(shù)，對(duì)城建檔案空間數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)和關(guān)聯(lián)分析，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)集合，將信息進(jìn)行提煉，選擇有價(jià)值的信息。根據(jù)城建檔案的掃描影像和照片等，快速準(zhǔn)確的提取非空間數(shù)據(jù)檔案信息，并做好加工處理工作。需要對(duì)語(yǔ)言、圖片以及視頻進(jìn)行有效的處理，對(duì)非空間數(shù)據(jù)信息進(jìn)行智能分類。被標(biāo)注的訓(xùn)練文本樣本進(jìn)行稽核，大量的詞語(yǔ)和關(guān)鍵詞的文本劃成一類，在其中找到文本屬性和類別之間的關(guān)聯(lián)，通過(guò)學(xué)習(xí)獲得的關(guān)系模型和新的文本進(jìn)行分類，利用文本分類，最終實(shí)現(xiàn)智能管理。

4）智能檢索和利用。城市規(guī)劃和決策工作需要有城市建設(shè)檔案資料的支持，如果過(guò)程中城市建設(shè)檔案資料的數(shù)據(jù)不夠精準(zhǔn)、不夠完善就會(huì)帶來(lái)決策上的失誤。城建檔案分類多樣化，如果能夠及時(shí)的引入先進(jìn)的智能搜索技術(shù)，就能簡(jiǎn)化各類流程，提供的數(shù)據(jù)信息的有效性和準(zhǔn)確性才能得到根本保障。智能搜索技術(shù)具體包括了神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)以及模式識(shí)別兩類。利用模式識(shí)別可以在城建檔案文本的基礎(chǔ)之上對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的搜索和定位。通過(guò)神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的自我學(xué)習(xí)和進(jìn)化，對(duì)檔案利用者的歷史檢索對(duì)象進(jìn)行分析，對(duì)檔案利用者的相關(guān)信息進(jìn)行深層次的挖掘，找到他們之間的關(guān)聯(lián)，對(duì)檔案利用者的檢索目的進(jìn)行預(yù)測(cè)，快速準(zhǔn)確的將檢索結(jié)果推動(dòng)給用戶，為檔案信息利用者提供更加全面的服務(wù)。

5）合理利用智能專家系統(tǒng)管理的相關(guān)信息。所謂的智能專家系統(tǒng)主要是指企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的工作中，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)專家進(jìn)行推理和解決問(wèn)題的方式進(jìn)行模仿，獲得更加精準(zhǔn)的信息，有效的解決檔案管理過(guò)程中存在的諸多問(wèn)題。智能專家系統(tǒng)包括了獲取、推理隱性信息等。這其中，隱性信息資源是檔案管理系統(tǒng)得以有效運(yùn)行的前提保障。企業(yè)利用專家系統(tǒng)，可以深入的挖掘企業(yè)內(nèi)部信息。結(jié)構(gòu)化的隱性資源，可以通過(guò)語(yǔ)音和文本的方式加深和專家的互動(dòng)與交流，最終快速獲取信息。由此可見(jiàn)，檔案管理過(guò)程中，采用了人工智能的方式，極大的便利了信息資源的獲取，也便捷了人們的使用。此外，人工智能技術(shù)在檔案管理中不斷的優(yōu)化，也滿足了用戶多樣化的需求，檔案管理部門(mén)可以通過(guò)人工智能技術(shù)打造完善的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)的劃分，檔案使用者只需要借助互聯(lián)網(wǎng)就能夠滿足自身對(duì)檔案的需要。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著人工智能的智能化和學(xué)習(xí)化程度的明顯提升，也極大的便利了檔案管理工作的有序開(kāi)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理中信息量較大，人工智能的出現(xiàn)正好彌補(bǔ)了檔案管理中的諸多問(wèn)題，這其中，智能分類、檢索和安全工作也從根本上提升了檔案管理的效率和質(zhì)量，為用戶更好的利用各類信息資源奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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