基于高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)分析

秦佳

摘 要：在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)科技迅猛發(fā)展的時(shí)代，電子科技的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化在人們的日常生活中也得到了廣泛的應(yīng)用和普及。而建設(shè)高校檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，在優(yōu)化檔案中每一項(xiàng)資源的同時(shí)，還可以加速推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的管理工作，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。所以，我國各高校檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必要因素，因此，本文主要圍繞高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)以及它的可行性、必要性和現(xiàn)實(shí)問題展開分析和研究。

關(guān)鍵詞：高效檔案；信息化；網(wǎng)絡(luò)化；管理平臺(tái)

在飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代中，建立檔案己經(jīng)成為了了解和核實(shí)與其相關(guān)信息的最有效的途徑，它以自身的便利性和普及性被各個(gè)行業(yè)的人廣泛使用。而對(duì)檔案管理的工作也成為了各高校開展相關(guān)的教學(xué)活動(dòng)的最基本條件，也是各高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目以及個(gè)人的高等教育共享資源的主要部分。所以，為了建設(shè)高校檔案信息與網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，就要求在傳播信息、收集和儲(chǔ)存時(shí)做到內(nèi)容和方向準(zhǔn)確，再借助先進(jìn)的通訊技術(shù)與電子技術(shù)手段，建設(shè)全國各高校檔案的信息與網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)各高校檔案的資源共享。

1 建設(shè)高校檔案信息化的必要性

目前，我國在教學(xué)過程中，對(duì)教師和學(xué)生以及學(xué)院的評(píng)價(jià)都是經(jīng)過長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)以及在生活中的觀察和實(shí)際檔案資料體現(xiàn)出來的，換句話來說，就是這些資料可以直觀的反映出一個(gè)人長(zhǎng)期的發(fā)展方向和目標(biāo)。由于我國對(duì)教育的發(fā)展經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的時(shí)間，在相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)方面都沒有達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，所以比起虛擬的數(shù)據(jù)信息，人們更加信賴可以實(shí)際碰觸到的紙質(zhì)類相關(guān)資料的記錄，這種紙質(zhì)檔案在使用時(shí)，雖然可以有效的保留相關(guān)的信息和資料，但是它的占地面積廣、查找時(shí)間較長(zhǎng)，收集信息的效率過低以及保存材料易損壞等不良因素的介入，將會(huì)導(dǎo)致相關(guān)的資料被損害或者丟失[1]。

在時(shí)代飛速發(fā)展的過程中，表現(xiàn)最明顯的特征就是高效化的效率和質(zhì)量，所以，在這樣的社會(huì)背景下，各高校對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)以及信息化管理的建設(shè)，使得該校對(duì)相關(guān)工作的建設(shè)思想，由傳統(tǒng)的紙張檔案收集轉(zhuǎn)換成現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，這種先進(jìn)又完善的管理系統(tǒng)，是為了更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展以及學(xué)校建檔需要的現(xiàn)代化技術(shù)，而進(jìn)行改良的教學(xué)模式。

2 建設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀

2.1 宣傳工作不到位，沒有引起高度重視

傳統(tǒng)的高校檔案管理模式，一直以來都沒有引起各高校的領(lǐng)導(dǎo)以及管理檔案者的高度重視，沒有充分的了解到檔案信息化對(duì)學(xué)校以及各部門開展工作時(shí)的便利性，沒有從根本上對(duì)紙質(zhì)資料徹底轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Y料，從而導(dǎo)致了信息化采集渠道單一以及信息化數(shù)據(jù)不完整等缺點(diǎn)，建立的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)程度低、規(guī)模小、種類單一以及它的低使用率，直接影響到高校內(nèi)部對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的進(jìn)程。

2.2 制度不全面，管理不規(guī)范

目前的學(xué)校管理模式過于分散，沒有一套統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度，學(xué)校的檔案管理部門各自為營，形成了以各部門為主的檔案管理方法，這樣一來，就造成了信息共享的程度以及數(shù)據(jù)庫的使用率偏低，嚴(yán)重的阻礙了檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)發(fā)揮它的作用。

2.3 無法適應(yīng)信息化技術(shù)的要求

隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被人們廣泛的推廣和使用，信息化的檔案資源將大幅度的增加，從而對(duì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)就有了更高的要求。目前大部分的檔案工作者并沒有進(jìn)行過專業(yè)知識(shí)的深造，所以，無法適應(yīng)當(dāng)前對(duì)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的技術(shù)要求。

2.4 對(duì)設(shè)備資金投入不足

高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理需要高速掃描儀、照相機(jī)以及影像化設(shè)備和終端器等一系列先進(jìn)的設(shè)備來支撐，這是開展檔案網(wǎng)絡(luò)化工作的首要條件。但目前大部分的高校對(duì)設(shè)備資金的投入太少，導(dǎo)致了各高校對(duì)檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)落后[2]。

3 建設(shè)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的策略

3.1 樹立信息化檔案管理的新觀念

將信息時(shí)代與先進(jìn)科技結(jié)合起來運(yùn)用到學(xué)校的工作中，從而形成了檔案信息化管理的模式。為了將各種科技知識(shí)的成果轉(zhuǎn)化為信息化檔案，各高校的檔案工作人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代和科技的發(fā)展，勇于開拓、勇于創(chuàng)新，從而保證信息化檔案管理的先進(jìn)性。

其次，檔案工作者在做好科研及管理服務(wù)時(shí)，要積極的提供建設(shè)檔案的資源和多樣化的服務(wù)，把靜態(tài)檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為以網(wǎng)絡(luò)資源為主的服務(wù)模式。

在建立學(xué)校信息的綜合數(shù)據(jù)庫時(shí)，要把各種零散的信息資源按順序進(jìn)行整合，積極的挖掘可以利用的資源，更新管理和服務(wù)的理念，提高服務(wù)的檔次。只有將服務(wù)創(chuàng)新了，才能保證檔案工作未來的發(fā)展前景，從而達(dá)到資源共享。

3.2 完善高校檔案信息化建設(shè)的管理制度

根據(jù)國家對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定出適合各個(gè)學(xué)校的管理制度，它的主要內(nèi)容有：歸檔管理制度和保密制度，利用制度以及網(wǎng)絡(luò)安全管理等制度。要設(shè)定統(tǒng)一的上網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)，讓人們?cè)诰W(wǎng)上查檔的時(shí)候既方便又快捷，從而充分的體現(xiàn)出檔案信息化對(duì)高校檔案管理工作的重要性。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理者的工作水平

檔案管理者的工作水平直接影響著各高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的高低程度，只有具備專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才，才能開發(fā)出具有網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源。所以，要加強(qiáng)培訓(xùn)管理者的技術(shù)水平，提升他們的專業(yè)技能。首先要培訓(xùn)檔案管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的了解，組織他們學(xué)習(xí)如何熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而達(dá)到提高工作效率的目的；其次要培養(yǎng)他們主動(dòng)學(xué)習(xí)的習(xí)慣，通過學(xué)習(xí)熟練地掌握檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保障工作人員的綜合素質(zhì)隨著培訓(xùn)不斷提高；最后是對(duì)他們的培訓(xùn)要逐步的增加技能知識(shí)，以保證工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理的熟練掌握，還要關(guān)注他們對(duì)科研知識(shí)的學(xué)習(xí)，從而提高檔案管理人員的整體工作水平[3]。

3.4 加快推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的管理工作

要建設(shè)信息化的檔案管理，離不開電子信息的歸檔和管理，它是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，同樣也是未來高校檔案信息資源的開發(fā)以及利用的重要工作，對(duì)促進(jìn)各高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理具有重要的意義。為了優(yōu)化資源，具體還要落實(shí)好下面的這幾項(xiàng)內(nèi)容：1）將紙質(zhì)檔案記錄的資料進(jìn)行數(shù)字化，并且提前做好備份，用來長(zhǎng)時(shí)間的保存和傳遞。2）將多媒體檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化處理。3）大幅度的提高辦公效率，將檔案資料進(jìn)行收集和分類，這樣統(tǒng)計(jì)和查閱的時(shí)候就會(huì)很方便。4）將網(wǎng)絡(luò)化處理過的資料信息以電子檔案的形式存在服務(wù)器上，將重要信息存進(jìn)數(shù)據(jù)庫里。5）各高校的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在采集和整理資料時(shí)，要注重向社會(huì)各地發(fā)布教育以及科研信息，從而發(fā)揮出該校對(duì)科研事業(yè)的先導(dǎo)作用以及社會(huì)職能。各高校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)把它的服務(wù)范圍延伸到了全國各地，將服務(wù)方式由原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)交流、面對(duì)面交流或電話交流發(fā)展到可以直接在網(wǎng)絡(luò)上來獲得自己所需要的服務(wù)。

4 結(jié)束語

隨著全國各高校在辦公時(shí)引入的信息化網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)，已經(jīng)將傳統(tǒng)的高校檔案管理模式建設(shè)為信息化的網(wǎng)絡(luò)管理。這種管理方式的建設(shè)是為了搭建更廣闊的教學(xué)平臺(tái)，讓豐富的網(wǎng)絡(luò)資源作為主要設(shè)備來進(jìn)行工作，從直觀的角度出發(fā)進(jìn)行分析，這種網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)也是高校以及該校的教師在全球化科技中意見比較統(tǒng)一的一場(chǎng)大轉(zhuǎn)變。相較傳統(tǒng)的檔案管理理念，這種檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)，它的最終目的還是想完成紙質(zhì)檔案管理的轉(zhuǎn)變，開拓檔案管理人員的眼界，同時(shí)，促進(jìn)了我國科研事業(yè)和教育事業(yè)的迅猛發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]石秀麗.高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018，143（21）：18.

[2]姚樹靜.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)淺析[J].山東廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2018（1）：73-74.

[3]邢建民.數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)模式初探[J].中國管理信息化，2017，20（4）：183-183.