淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化（2）

畢洪軍

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系不斷健全，社會(huì)主義建設(shè)逐漸加快，部分企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，其內(nèi)部的管理也有了更高的要求。在新形勢(shì)下對(duì)于企業(yè)的檔案管理來(lái)講，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)顯得有些落后，不能跟上時(shí)代的步伐，所以，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的革新，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。因此，本文對(duì)新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的規(guī)范措施。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化

企業(yè)的檔案管理工作比較復(fù)雜，除了各種的檔案資料進(jìn)行管理，還有檔案管理制度的建立等，對(duì)于發(fā)展悠久的企業(yè)來(lái)講，歷經(jīng)數(shù)年的檔案資料有著大量?jī)?chǔ)存，如何對(duì)大量的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理是企業(yè)需要解決的重要問(wèn)題。尤其是在新形勢(shì)下，良好的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，因此，本文對(duì)新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)其存在的問(wèn)題以及改善措施進(jìn)行分析。

1 新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理重視程度不足

檔案的管理工作由于涉及的內(nèi)容較多，做起來(lái)比較復(fù)雜，需要管理人員具備良好的耐心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。實(shí)際的檔案管理當(dāng)中，檔案缺失是常見(jiàn)的問(wèn)題，在大多數(shù)企業(yè)都發(fā)生過(guò)這種情況。導(dǎo)致這種情況發(fā)生的根本原因就是檔案的管理人員對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠重視，缺乏一定的積極性，致使檔案整理不及時(shí)，出現(xiàn)混亂。而檔案本身復(fù)雜瑣碎，同時(shí)由于相隔時(shí)間較長(zhǎng)，最終導(dǎo)致檔案不能夠形成統(tǒng)一，造成缺失的情況出現(xiàn)。

1.2 檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，我國(guó)大部分企業(yè)都開始逐漸完善企業(yè)內(nèi)部的管理制度，但絕大部分卻忽略了對(duì)檔案管理這一管理體系的建立，使企業(yè)檔案管理人員對(duì)工作各方面操作不夠規(guī)范。少部分企業(yè)制定了相關(guān)檔案管理方面的規(guī)章制度，但并不全面，只是被記錄于辦公室的管理制度條例當(dāng)中。只有極少部分企業(yè)有獨(dú)立的檔案管理制度，可是由于社會(huì)發(fā)展較快，很多內(nèi)容都已滯后，不符合當(dāng)前的發(fā)展形式。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

很多人的思想還停留在傳統(tǒng)時(shí)期，將檔案管理還理解為一件簡(jiǎn)單易做的工作，認(rèn)為只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理和匯總，不需要專業(yè)的知識(shí)和技巧。這種錯(cuò)誤的思想在很大程度上導(dǎo)致了企業(yè)管理人員選擇了錯(cuò)誤人員進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，缺少專業(yè)知識(shí)和技巧，只知道對(duì)檔案進(jìn)行歸類和整理，對(duì)信息化技術(shù)一概不知，很大程度上影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1.4 檔案管理模式落后

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，很多行業(yè)都已將信息化技術(shù)融入到了實(shí)際的生活和工作當(dāng)中。 國(guó)外一些先進(jìn)企業(yè)已經(jīng)將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了信息化管理。但目前，我國(guó)能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理的企業(yè)較少，大部分檔案管理方法都相較落后，且信息化程度較低，從實(shí)際上看根本無(wú)法滿足時(shí)代的要求，主要的滯后體現(xiàn)在兩點(diǎn)上：1）檔案管理方法。部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的手工登記，很大程度上影響了檔案工作的質(zhì)量和效率。2）檔案管理未應(yīng)用信息化技術(shù)。沒(méi)有根據(jù)社會(huì)發(fā)展充分利用信息化技術(shù)，使檔案管理工作存在很多隱患，如檔案缺失或損壞等情況。

2 新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作的規(guī)范措施

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案的管理情況與檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著直接的聯(lián)系，只有提高檔案管理人員的綜合能力，才能確保檔案管理的規(guī)范化，避免出現(xiàn)檔案缺失的情況出現(xiàn)。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)顯得尤為重要，主要可通過(guò)兩點(diǎn)對(duì)其素質(zhì)進(jìn)行提高：1）企業(yè)對(duì)檔案管理人員制定嚴(yán)格的管理機(jī)制，同時(shí)對(duì)其管理工作進(jìn)行監(jiān)督，使檔案管理人員能夠感到一定程度的約束性，避免出現(xiàn)消極怠工而導(dǎo)致的檔案錯(cuò)誤。2）企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)技巧，改變檔案管理人員對(duì)這份工作的認(rèn)知，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。同時(shí)，還能使檔案管理人員學(xué)會(huì)創(chuàng)新，找出適合自身的管理方法，提升工作效率。

2.2 完善檔案管理制度

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，很多企業(yè)已經(jīng)逐漸意識(shí)到檔案管理的重要作用，只有保證檔案管理制度的健全和完善，才能促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性。因此，建立健全的檔案管理制度是保障檔案管理工作順利進(jìn)行的重要因素之一。在制定檔案管理制度需要注意兩點(diǎn)：1）從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，結(jié)合檔案管理的情況，保證檔案管理制度制定后的可操作性。2）在檔案管理制定的過(guò)程中，要確保制度全面，不僅包括對(duì)工作人員的要求和分配，還要對(duì)管理人員進(jìn)行要求，做好監(jiān)督工作，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)罰措施。

2.3 推動(dòng)檔案管理模式信息化發(fā)展

為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，保證檔案管理工作更加順利有效的進(jìn)行，信息化技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用必須得到重視，提高檔案管理人員的信息化水平，提高檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案工作當(dāng)中，都是以人工記錄為主，不僅很大程度上的降低了工作效率，還降低了因?yàn)樽陨砑堎|(zhì)檔案的原因?qū)е氯菀壮霈F(xiàn)丟失或損壞等情況發(fā)生。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可以很好的避免這種情況的出現(xiàn)，并且能夠提升工作效率。但這就要求檔案管理人員要具備一定的信息技術(shù)水平，懂得操作信息化管理的軟件，在保證檔案管理全面性的同時(shí)，又提高了檔案管理的效率。

2.4 加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

隨著企業(yè)的不斷擴(kuò)大發(fā)展，檔案管理工作難度逐漸加大，對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)是現(xiàn)階段企業(yè)規(guī)范檔案管理工作的手段之一。對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，檔案管理不再是單純的整理和匯總，除了需要擁有豐富的專業(yè)知識(shí)以外，還要具備一定的實(shí)踐能力。為此，企業(yè)應(yīng)該大力組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使其充分的學(xué)習(xí)和了解檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，提高自身的綜合素養(yǎng)。另外企業(yè)還應(yīng)該適當(dāng)?shù)呐e行檔案工作人員的競(jìng)賽，設(shè)置一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在檢測(cè)工作人員實(shí)際操作能力的同時(shí)，還能使其之間互相促進(jìn)，提高檔案管理的工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)新形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作存在的問(wèn)題以及規(guī)范措施進(jìn)行詳細(xì)分析，通過(guò)對(duì)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、完善檔案管理制度以及推動(dòng)檔案管理模式信息化發(fā)展的論述和研究，對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行有著重要幫助。

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