事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的措施分析

洪菊

摘 要：檔案管理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，通過對(duì)信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，能夠保證檔案管理質(zhì)量與效率。新時(shí)期事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，不僅要建立與之相應(yīng)的管理制度，也要在數(shù)字化設(shè)備上增加投入力度，并培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。這樣事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平才能實(shí)現(xiàn)提升，將檔案的最大價(jià)值真正體現(xiàn)出來。本文將簡述事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，并提出了具體可行的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

基金項(xiàng)目：本文系中國核工業(yè)地質(zhì)局《放射性礦產(chǎn)地質(zhì)檔案項(xiàng)目任務(wù)書》“放射性礦產(chǎn)地質(zhì)資料保管狀態(tài)調(diào)查”（項(xiàng)目編號(hào)：201801）。

近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等發(fā)展很快，事業(yè)單位若是不及時(shí)在檔案管理模式上作出改變，將難以適宜時(shí)代發(fā)展的部分，也不利于檔案管理效率的提升。事業(yè)單位要從以往紙質(zhì)檔案整理與加工等方式上作出轉(zhuǎn)變，積極應(yīng)用各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理。事業(yè)單位通過發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)的作用，才能有效節(jié)省人力與物力，并促進(jìn)紙質(zhì)檔案順利向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變，也為今后檔案管理工作的有效開展打牢基礎(chǔ)。

1 檔案數(shù)字化概述

所謂檔案數(shù)字化，即通過多種形式信息采集設(shè)備轉(zhuǎn)化檔案的過程，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理中，通常要利用掃描設(shè)備采集信息，在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)獲得的信息，并形成圖像文件。事業(yè)單位紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式主要采取以下方式：第一，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描并通過圖像方式進(jìn)行儲(chǔ)存，也可以通過OCR字符識(shí)別轉(zhuǎn)換為文本文件。第二，通過微縮膠片影像實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，也可以通過數(shù)碼相機(jī)完成拍攝。在此過程中事業(yè)單位對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行直接掃描，能夠發(fā)揮出經(jīng)濟(jì)與便捷等優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，有利于更加妥善存儲(chǔ)圖像文件，并建立相應(yīng)信息數(shù)據(jù)庫，達(dá)到快速檢索與引用的目的。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

分析事業(yè)單位檔案管理工作來看，雖然也應(yīng)用了數(shù)字化技術(shù)，建立了相應(yīng)的數(shù)字平臺(tái)，然而在檔案數(shù)字化管理上仍然停留在初級(jí)階段，很多單位在執(zhí)行上出現(xiàn)了不到位的問題。具體來說是未配置完善的現(xiàn)代辦公設(shè)備，事業(yè)單位在檔案數(shù)字化管理中，只是簡單的應(yīng)用了計(jì)算機(jī)與軟件，不能保證檔案管理效率的提升。當(dāng)然也有的事業(yè)單位應(yīng)用了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，并具備較強(qiáng)的數(shù)字化管理能力，然而在實(shí)際中未將行為規(guī)范明確下來，也忽視了對(duì)先進(jìn)的現(xiàn)代設(shè)備的配置，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化水平的提升[1]。在檔案調(diào)閱過程中，也沒有將便捷性體現(xiàn)出來，即使部分人員具備較強(qiáng)的數(shù)字化管理理念，但是因?yàn)槿狈α艘欢ǖ臄?shù)字化硬件與軟件設(shè)備，不能在配置上達(dá)到最優(yōu)化，這樣也為事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的正常進(jìn)行帶來了一定阻礙。當(dāng)前事業(yè)單位檔案在檢索效率上也有待提升，這是對(duì)數(shù)字化檔案管理來說，計(jì)算機(jī)檢索作為一項(xiàng)關(guān)鍵性內(nèi)容，除了能夠讓傳統(tǒng)人工方式得到轉(zhuǎn)變以外，也在檔案管理質(zhì)量與效率上提供了可靠保障。然而現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案檢索技術(shù)上還比較落后，檔案檢索效率始終處于低效狀態(tài)，在此背景下為數(shù)字化檔案管理帶來了不利影響，也不利于讓事業(yè)單位檔案真正的價(jià)值得到發(fā)揮。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

1）轉(zhuǎn)變檔案數(shù)字化管理理念。近年來計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展很快，也在我國各行各業(yè)得到了進(jìn)一步的普及與應(yīng)用，對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員來說應(yīng)該盡快樹立起數(shù)字化理念，能夠熟練運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成對(duì)以往檔案材料的數(shù)字化批量采集、整理與處理[2]。這要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也充分意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，在檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)與查閱等方面盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，并在單位內(nèi)部宣傳貫徹?cái)?shù)字化理念，并給予更多資金與人力方面的支持。這樣才能真正發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的作用，也為事業(yè)單位的發(fā)展打牢了基礎(chǔ)。

2）完善事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，必須充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，讓所有檔案得到有效的歸集與整理，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化形式在數(shù)據(jù)庫內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)。而對(duì)事業(yè)單位新形成的數(shù)據(jù)來說，要在歸集分類后在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)，通過實(shí)行這種管理模式，檔案管理能夠更加有序進(jìn)行，也為工作人員調(diào)取資料創(chuàng)造有利條件。事業(yè)單位在檔案數(shù)字化管理中，要借助的計(jì)算機(jī)打造完善的檔案管理系統(tǒng)，并充分考慮到實(shí)際需求，將所需的各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施確定下來。事業(yè)單位應(yīng)該在內(nèi)部形成相應(yīng)的局域網(wǎng)，從而打造具備聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)的檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫，讓各項(xiàng)檔案得到統(tǒng)一存儲(chǔ)與管理。

3）加強(qiáng)檔案資料安全管理。事業(yè)單位實(shí)行檔案數(shù)字化管理后，還要關(guān)注對(duì)檔案資料的安全管理，提高在這方面的關(guān)注度。第一，事業(yè)單位在建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)該全面、細(xì)致篩選生產(chǎn)廠家與供應(yīng)商，同時(shí)結(jié)合自身管理特點(diǎn)與設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，將最適宜的設(shè)備確定下來，從而為數(shù)字化檔案提供安全保障，也確保檔案資料數(shù)據(jù)庫的作用得到有效發(fā)揮[3]。第二，事業(yè)單位應(yīng)該提高對(duì)設(shè)備使用狀況的重視程度，逐步對(duì)數(shù)字化檔案管理軟件設(shè)施配置齊全，讓今后功能升級(jí)獲得良好的條件，從而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能盡快得到更新。第三，事業(yè)單位要充分考慮到檔案資料價(jià)值，將相應(yīng)級(jí)別保護(hù)設(shè)施確定下來，避免一些機(jī)密信息被不法分子獲取，對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作帶來不利影響。

4）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位要想促使檔案管理數(shù)字化建設(shè)的高效進(jìn)行，應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，促使其綜合素質(zhì)與專業(yè)能力不斷提升。通過打造一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人才隊(duì)伍，才能讓各項(xiàng)生產(chǎn)設(shè)備得到有效應(yīng)用，并體現(xiàn)出科學(xué)管理理念，也保證工作成效的不斷提升。對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員來說，應(yīng)該具備豐富的檔案管理知識(shí)，掌握必要的技能，能夠跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決檔案數(shù)字化建設(shè)中遇到的問題。事業(yè)單位要想提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，可以采取“引進(jìn)來”與“走出去”的方法，所謂“引進(jìn)來”，主要是引入一些專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)、信息素養(yǎng)較高的檔案管理人才，而“走出去”則是加強(qiáng)對(duì)已有檔案管理人員的培訓(xùn)工作。

對(duì)事業(yè)單位檔案管理部門來說應(yīng)該制定完善的培訓(xùn)計(jì)劃，從崗位需求出發(fā)，讓檔案管理人員真正勝任工作崗位。在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，對(duì)于檔案資料的輸入、輸出、移交和管理等環(huán)節(jié)來說，通常需要利用網(wǎng)絡(luò)完成，此時(shí)黑客、木馬等檔案管理數(shù)字化運(yùn)行威脅較大，如很多機(jī)密文件容易在黑客攻擊下出現(xiàn)失真與泄露的情況，將嚴(yán)重破壞檔案的完整性[4]。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代后，事業(yè)單位檔案管理人員要充分意識(shí)到檔案安全的重要性，不僅要不斷對(duì)管理體系進(jìn)行更新，也要注重及時(shí)找出漏洞，尋找缺陷，盡快解決，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造更加有利的條件。

4 結(jié)語

總之，在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位也要注重對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，這樣能夠保證各項(xiàng)珍貴檔案資料得到有效管理，也為今后的查詢與利用奠定有利基礎(chǔ)。對(duì)此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要在思想上提起高度重視，從當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀出發(fā)，盡快采取有效的應(yīng)對(duì)措施，主要包括完善檔案數(shù)字化管理制度，引起先進(jìn)設(shè)備與技術(shù)，并培養(yǎng)更多專業(yè)檔案管理人員。這樣才能保證數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，也為事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造了更加有利的條件。

參考文獻(xiàn)

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