“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理策略探索

徐秀琴

摘 要：在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理工作的理念和模式都在不斷推陳出新，整體管理效率和水平都得到了提升，也逐漸適應(yīng)了新時(shí)代的發(fā)展需求。但在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作相較于其他依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)自身飛速發(fā)展的行業(yè)來(lái)說(shuō)，還存在一定差距，需要進(jìn)一步探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的有效策略。而本文結(jié)合實(shí)際，就“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位的檔案管理的策略進(jìn)行了總結(jié)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；事業(yè)單位

事業(yè)單位作為黨和政府各項(xiàng)公益事業(yè)的主要承擔(dān)者，肩負(fù)著服務(wù)人民群眾和收集社會(huì)相關(guān)信息的重責(zé)，其檔案資源不僅關(guān)系到政府的相關(guān)決策，還影響著人民群眾的日常生產(chǎn)生活[1]。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，國(guó)家和人民群眾對(duì)事業(yè)單位檔案的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性以及其檔案公布的形式、途徑等都有了更高的要求，而要更好地滿(mǎn)足這些要求，就需要事業(yè)單位積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”與“檔案管理”的互補(bǔ)融合新策略，更好地提高事業(yè)單位檔案管理水平。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”與事業(yè)單位檔案管理

1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”與事業(yè)單位檔案管理融合的優(yōu)勢(shì)

1）實(shí)現(xiàn)檔案永久性保存。傳統(tǒng)檔案保存以紙質(zhì)為主，容易受濕度、溫度等的影響而被損壞，導(dǎo)致信息丟失無(wú)法查詢(xún)，但用信息化手段保存檔案就能很好地避免這一問(wèn)題，還能節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間。將檔案信息保存在計(jì)算機(jī)中，還能備份重要檔案，有利于檔案的永久性保存[2]。2）減輕工作量。傳統(tǒng)檔案管理模式下需要人工匯總、分類(lèi)、整理檔案資料，程序復(fù)雜、工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，事業(yè)單位可以借助軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行快速的分類(lèi)匯總，查詢(xún)時(shí)也只需要輸入關(guān)鍵詞即可，十分方便快捷，還便于管理，大大減輕了人員工作量，讓他們有時(shí)間和精力開(kāi)展其他工作。3）豐富檔案管理職能。傳統(tǒng)檔案管理通常只能人工錄入和檢索，但借助信息化手段進(jìn)行檔案管理后，不僅能實(shí)現(xiàn)快速的錄入和檢索，還能實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理、采集、儲(chǔ)存、檢修等多種職能，豐富檔案管理職能的同時(shí)也大大提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理存在的不足

就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的整體現(xiàn)狀來(lái)看，在與“互聯(lián)網(wǎng)+”的融合過(guò)程中還存在以下幾點(diǎn)不足：1）人員方面的不足：主要表現(xiàn)為檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和素養(yǎng)有待提升，在接收現(xiàn)代化知識(shí)和理念上存在問(wèn)題，需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式，不斷提高自身的電子化技術(shù)水平和檔案信息化建設(shè)意識(shí)[3]。2）認(rèn)識(shí)方面的不足：事業(yè)單位還未充分認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理融合的重要意義，還停留在紙質(zhì)檔案管理的固定思維，因此在檔案管理信息化建設(shè)方面還不夠重視，投入不夠，宣傳也不到位。3）技術(shù)方面的不足：檔案管理信息化建設(shè)主要依托于各類(lèi)電子設(shè)備，對(duì)電子設(shè)備的使用壽命、安全使用規(guī)范、正確維修保養(yǎng)方式等方面事業(yè)單位也不夠重視和關(guān)注，導(dǎo)致一些電子設(shè)備因維修更新不及時(shí)而損壞，最終影響到電子檔案。4）機(jī)制方面的不足：缺乏完善配套的制度做基礎(chǔ)，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的管理平臺(tái)，使得檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)工作混亂、重復(fù)、不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)處理問(wèn)題、相互推卸責(zé)任等情況，這些都阻礙了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理新策略

2.1 加大投入，搭建統(tǒng)一檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代充滿(mǎn)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，各類(lèi)信息傳播速度快、效率高，因此事業(yè)單位也要抓住機(jī)遇、敢于挑戰(zhàn)，借助信息傳播優(yōu)勢(shì)，積極落實(shí)檔案信息化管理的宣傳工作，搭建檔案網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，便于社會(huì)公眾能更好地了解和認(rèn)識(shí)檔案，提高社會(huì)公眾對(duì)事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的意識(shí)和關(guān)注度。同時(shí)，國(guó)家檔案主管部門(mén)也應(yīng)給予事業(yè)單位檔案信息化管理大力支持，要放眼全局，積極扶持檔案管理軟件的研發(fā)工作，加強(qiáng)可滿(mǎn)足不同檔案管理需求軟件的研究力度，為“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理的融合發(fā)展提供助力。此外，還可以在確保檔案信息安全性的基礎(chǔ)上，在全國(guó)范圍內(nèi)建設(shè)開(kāi)放檔案信息資源平臺(tái)，將政府公開(kāi)的信息以及各個(gè)地區(qū)公開(kāi)的信息都集中起來(lái)，便于社會(huì)利用。

2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員水平

再先進(jìn)的設(shè)備都需要人去操作和管理，事業(yè)單位檔案的信息化管理也一樣，需要有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員去操作和管理才能確保整個(gè)檔案管理工作的信息化水平。因此，事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。具體而言，事業(yè)單位可定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案信息化管理意識(shí)、電子化設(shè)備的操作、檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能等，讓檔案管理人員逐漸掌握檔案信息化管理的要領(lǐng)，培訓(xùn)結(jié)束后還應(yīng)進(jìn)行考核，確保培訓(xùn)效果。同時(shí)，在培訓(xùn)中還應(yīng)多引入實(shí)例，增強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)際操作能力和應(yīng)變能力。

2.3 注重安全，做好檔案安全防范工作

互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的融合雖然能大大提高檔案管理質(zhì)量和效率，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式也具備很多優(yōu)勢(shì)，但不可否認(rèn)，這一切都是要建立在安全的前提下，即必須確保電子化檔案的安全性。一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，就可能對(duì)檔案信息造成毀滅性的損害。故事業(yè)單位必須要重視檔案的安全管理。具體可從以下幾點(diǎn)著手：1）強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全意識(shí)，對(duì)他們展開(kāi)電腦技術(shù)培訓(xùn)，教會(huì)他們?nèi)绾握_使用軟件、如何分析處理數(shù)據(jù)、如何維護(hù)檔案信息、遇到設(shè)備故障時(shí)要如何應(yīng)對(duì)處理等。2）提高電子設(shè)備時(shí)效性，落實(shí)電子設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)工作，對(duì)陳舊、老化的設(shè)備要及時(shí)更新處理，都硬件設(shè)施也要及時(shí)更新，保證電子設(shè)備能滿(mǎn)足日常運(yùn)營(yíng)的需求。3）明確檔案管理部門(mén)工作人員的職責(zé)權(quán)限，對(duì)檔案的錄入、整理、更新、管理等要根據(jù)實(shí)際情況明確分工，各自的電腦要設(shè)置登陸密碼；同時(shí)，光盤(pán)、U盤(pán)等設(shè)備儲(chǔ)存的資料一定要另外備份，避免資料丟失；另外，需于電子檔案管理系統(tǒng)及Internet、POS邊界進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備布置，來(lái)對(duì)進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)求給予預(yù)警防御，以防病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，另可在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心前進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備布置，不管來(lái)自何處的對(duì)信息數(shù)據(jù)資源的攻擊均可及時(shí)防御，時(shí)的電子設(shè)備與電子檔案安全性得到保障。

2.4 建立制度，奠定檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)

完善、切實(shí)可行的制度是開(kāi)展一切工作必不可少的重要基礎(chǔ)，事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)+的融合也必須要制定一套匹配的制度，讓所有工作的開(kāi)展都依照制度進(jìn)行，做到有跡可循、有理可依。具體可從以下幾方面著手：1）完善檔案管理信息化建設(shè)工作流程，讓檔案的收集、篩選、整理、分類(lèi)、錄入等都有相關(guān)的制度做支撐。2）建立檔案管理工作責(zé)任制度和獎(jiǎng)懲制度，明確檔案部門(mén)工作人員各自的工作職責(zé)范圍，讓檔案管理工作能順利高效開(kāi)展，同時(shí)制定獎(jiǎng)懲制度，對(duì)表現(xiàn)好的員工要給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)他們的工作激情，反之則要給予一定懲罰，做到獎(jiǎng)懲分明。3）制定電子化檔案安全管理制度，列明哪些屬于違規(guī)、不安全操作和管理，并附上相應(yīng)的處罰措施，以告誡檔案管理人員在日常工作中嚴(yán)格依照規(guī)范操作。

3 結(jié)語(yǔ)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念和模式，積極購(gòu)入先進(jìn)電子化設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作，并且制定一套完善、切實(shí)可行的、能支撐檔案管理信息化建設(shè)快速發(fā)展的制度，將檔案資料的保密性與安全性落實(shí)到位。只有這樣，才能確保在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，事業(yè)單位檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)自身的飛速發(fā)展，能更好地為事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展提供助力。

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