“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作初探

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的形勢(shì)下，信息技術(shù)已經(jīng)涉足各行各業(yè)，這也促使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展步伐不斷的加快。在這樣的大環(huán)境下，每個(gè)行業(yè)都在加強(qiáng)對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的高效融合，其中自然而然的包含了檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作因?yàn)闊o(wú)法充分滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展而逐漸的退出歷史舞臺(tái)。相比于這種傳統(tǒng)的檔案管理模式，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案管理工作有效的促進(jìn)了檔案管理效率的提升，使得檔案管理工作趨于系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。本文針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作開(kāi)展深入的分析。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；信息技術(shù)；檔案管理

隨著信息技術(shù)發(fā)展步伐的加快，我國(guó)的檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，尤其是電子檔案的形成，成為了我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。這種電子檔案管理模式有效的改善了傳統(tǒng)檔案管理工作的不足之處，它有效的借助了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)量大的優(yōu)勢(shì)，并突破了傳統(tǒng)檔案管理工作的地理限制，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的廣泛分布，加強(qiáng)信息資源的共享，從而形成了全新的“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)盛行的大環(huán)境下，為現(xiàn)代的檔案管理手段提供了更多的可能。從檔案管理工作的發(fā)展歷史可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理模式仍然以紙質(zhì)檔案為主，由工作人員認(rèn)真記錄，并將其進(jìn)行歸檔處理，這種檔案管理模式的管理效率較低，并且投入的人力成本較高[1]。雖然說(shuō)“慢工出細(xì)活”，但是在這樣的情況下，工作人員的任務(wù)量不斷的增多，從而致使了檔案管理的效果無(wú)法得到有效的保障?？傮w看來(lái)，這種傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以工作人員自身累積的工作經(jīng)驗(yàn)為依托，這也無(wú)疑增加了檔案管理人員的工作壓力。而現(xiàn)代化的檔案信息化管理工作充分應(yīng)用信息技術(shù)，改善了傳統(tǒng)的人工記錄，直接應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入，從根本上降低了檔案管理工作的難度。而檔案管理人員只需查找關(guān)鍵詞，即可快速找到自己想要的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容僅僅局限于紙質(zhì)文件，無(wú)法存儲(chǔ)其他類(lèi)型的信息，而檔案管理的信息化豐富了檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了對(duì)于音頻、視頻、圖片等不同種類(lèi)信息的存儲(chǔ)。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作面臨的困境

2.1 信息量不充足

對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)看，因?yàn)闅v史因素的影響，眾多人事單位的檔案仍然存在著片面的注重思想道德、重過(guò)錯(cuò)處理，輕工作人員個(gè)人成就信息的搜集、生活情況的調(diào)查等工作[2]。因?yàn)檫@種現(xiàn)象的存在，對(duì)于檔案信息的完整性造成了一定的不良影響。久而久之，檔案信息的內(nèi)容幾乎都是如法炮制，無(wú)法突出個(gè)人特色。而檔案信息的管理人員也無(wú)法從檔案中獲取到更多的有效信息，這也使得檔案管理工作無(wú)法充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)。

2.2 數(shù)字化程度不高

相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的電子檔案管理工作自身的信息水平已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了新的飛躍，加強(qiáng)了檔案信息資源的共享[3]。然而實(shí)際上，仍然還有眾多地區(qū)的人事單位，尤其是一些落后地區(qū)人事管理機(jī)構(gòu)的檔案管理工作數(shù)字化程度仍然不足，未能進(jìn)一步深入應(yīng)用信息技術(shù)，身處在這樣的形勢(shì)下，是無(wú)法有效的提升檔案管理水平的。甚至有個(gè)別的單位還存在著“棄檔”現(xiàn)象，未能持續(xù)建檔，這也加重了檔案管理工作的不完整性，不利于檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。

2.3 檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性差強(qiáng)人意

檔案管理工作是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)、覆蓋范圍廣泛的工作。而檔案管理工作的信息化管理，要求了從業(yè)人員不僅要具備更多專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，同樣還要不斷的加強(qiáng)自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力，要在安全隱患來(lái)臨之前，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)積極應(yīng)對(duì)。所以，一支高素質(zhì)、高信息能力的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)能夠有效的推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。而就我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作從業(yè)人員的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)人事單位的檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)趨于老化，因?yàn)槠綍r(shí)不注重更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而導(dǎo)致了其自身所具備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)已經(jīng)無(wú)法充分滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理工作的需求，缺乏更多信息技術(shù)過(guò)硬的工作人員。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作的發(fā)展策略

3.1 完善檔案管理工作的內(nèi)容

為了區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，電子檔案的管理工作需不斷的完善自身的信息量，豐富檔案內(nèi)容，為工作人員的歸檔提供便利條件。而這樣，也在極大程度上的減少了檔案查閱的時(shí)間，從而有效的促進(jìn)了檔案管理效率的提升。而檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)于信息平臺(tái)的應(yīng)用，積極拓展信息的搜集渠道，不斷的豐富檔案的內(nèi)容，使得檔案管理工作能夠充分發(fā)揮其自身的應(yīng)用價(jià)值[4]。此外，身處在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，人們的信用也成為了一張重要的名片，它充分的反映出了個(gè)人素質(zhì)的高低。而檔案管理工作也要充分利用個(gè)人信用，納入個(gè)人信用方面的內(nèi)容，比如個(gè)人銀行貸款、納稅情況、信用卡還款情況、違法情況等。提供納入個(gè)人信用方面的內(nèi)容，有效的彌補(bǔ)了檔案管理工作中個(gè)人信用的空白。

3.2 加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)

現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)為人們的生產(chǎn)生活提供便捷服務(wù)的同時(shí)，也為一些不法分子提供了可乘之機(jī)。一些網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的入侵，成為了網(wǎng)絡(luò)安全的最大阻礙[5]。在如此復(fù)雜的形勢(shì)下，如何充分做好網(wǎng)絡(luò)的安全工作，成為了電子檔案管理工作的阻礙。為了有效的確保電子檔案管理工作的順利進(jìn)行，相關(guān)機(jī)構(gòu)需加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，并建立相應(yīng)的法律體系、保障體系以及技術(shù)體系于一體的保障系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息的安全防護(hù)，從根本上杜絕私密文件的泄露。

3.3 加強(qiáng)檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)

在新形勢(shì)下，檔案管理工作所面對(duì)的挑戰(zhàn)不僅僅在于技術(shù)，更在于人才隊(duì)伍。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，要求檔案管理工作的從業(yè)人員要具備更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與高超的信息管理能力。為了充分實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，各級(jí)行政機(jī)構(gòu)需不斷的加大培訓(xùn)力度，吸納更多專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人員，強(qiáng)化工作人員的學(xué)習(xí)能力，不斷的豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)于各種先進(jìn)的設(shè)備都能夠駕輕就熟，從而適應(yīng)現(xiàn)代化“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理工作的發(fā)展形勢(shì)。

4 結(jié)論

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為了任何行業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，這也使得我國(guó)的檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化。在新的時(shí)代下，檔案管理工作也被賦予了一層全新的含義，所以，廣大從事檔案管理工作的人才，要不斷的完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而充分適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需求。本文首先詳細(xì)的概括了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，其次從信息量不充足、數(shù)字化程度不高以及檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性差強(qiáng)人意三方面分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作面臨的困境，最后提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作的發(fā)展策略，包括了完善檔案管理工作的內(nèi)容、加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)以及加強(qiáng)檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)。通過(guò)上述策略的實(shí)施，有效的推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作的全方位發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]黎英.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下人事檔案管理存在的問(wèn)題[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2018，25（5）：212-214.

[3]張錦華.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的黨校檔案管理問(wèn)題研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016，258（33）：36-37.

[4]江燕.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作面臨的困境及機(jī)遇[J].中外企業(yè)家，2017，96（14）：58.

[5]沈東輝，李燕.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].城建檔案，2016，95（9）：48-49.

作者簡(jiǎn)介

許妍（1980-），女，江蘇省無(wú)錫市，助理館員，大學(xué)，研究方向：檔案工作。