信息化條件下高校電子會計檔案管理策略探析

尹緋

摘 要：分析了電子會計檔案管理現(xiàn)狀，結合高校會計工作實際，提出了信息化條件下高校電子會計檔案管理新思路和新方法，以期提高高校會計檔案管理效率，為全方位提升高校財務服務管理水平，助力提升高校黨政機關綜合管理效能提供堅實的電子會計檔案資源支撐。

關鍵詞：信息化；電子會計檔案；管理策略

1 電子會計檔案管理現(xiàn)狀

2015年財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布修訂后的《會計檔案管理辦法》，提出了加強電子會計檔案管理要求；同年國家檔案局發(fā)布《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，規(guī)定了電子文件歸檔和電子檔案管理基本原則和技術規(guī)范，為加快推進電子會計檔案管理提供了支撐；2018年《電子商務法》頒布實施，明確了電子發(fā)票與紙質發(fā)票具有同等法律效力，奠定了電子會計檔案管理的法律基礎。

2 高校電子會計檔案管理現(xiàn)存問題分析

2.1 電子會計檔案管理制度不健全

自2009年兩辦印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》以來，至2018年，累計發(fā)布電子文件管理國家標準40余項，構建了較為完善的電子文件管理標準體系框架，奠定了推進電子會計檔案管理的制度基礎，但高校會計檔案管理制度建設滯后，仍以紙質會計檔案為主要管理對象，以線下收、管、用為主要管理模式，管理制度對形勢發(fā)展的適應性較差，對電子會計檔案管理工作的指導性較弱。

2.2 電子會計檔案管理基礎設施建設不協(xié)調

在“智慧校園”和“智慧財務”推進實施過程中，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和全方位需求調研，強調著力加強電子發(fā)票系統(tǒng)和財務報銷系統(tǒng)建設，既未在系統(tǒng)中預留電子發(fā)票歸檔接口和路徑，又未建設專門的電子會計檔案管理系統(tǒng)，造成無法實現(xiàn)發(fā)票開具、入賬報銷、歸檔管理全程在線辦理，形成了“事情辦理在線電子化，歸檔保存線下紙質化”的尷尬局面。

2.3 電子會計檔案資源服務水平較低

會計檔案資源服務是會計檔案管理的“最后一公里”，高質量的會計檔案資源服務是提升會計檔案管理工作價值的重要方面。目前高校電子會計檔案資源服務起步晚、起點低，服務內容仍以提供紙質財務憑證和報銷票據為主，服務方式以點對點的到館服務為主，導致服務對財務管理的滲透性較弱，無法為高校財務管理決策提供支持，服務受地域空間限制較大，無法實現(xiàn)對高校所有職工全覆蓋，財務活動主體在接受會計檔案資源服務時體驗較差，無法提升其獲得感。

3 高校電子會計檔案管理策略

3.1 完善電子會計檔案管理制度

電子會計檔案管理制度要具有針對業(yè)務和需求的適用性，應結合高校財務管理的特點，以國家電子文件管理標準體系框架為基礎，堅持具體問題具體分析，完善高校電子會計檔案管理制度可以“三步走”。

1）建立以職責為基礎的電子會計檔案管理“基礎制度”。電子會計檔案管理是一項多方參與、共同協(xié)作的活動，財務部門、檔案管理部門、信息技術部門各有其責。加強電子會計檔案管理應首先明確電子會計檔案全生命周期內各個階段相關部門責任和義務，建立責任清單，劃清職責邊界，確保電子會計檔案在全生命周期內流向可控、質量可靠。

2）建立以保障質量為目標的電子會計檔案管理“技術要求”。高校會計檔案是高校經濟業(yè)務活動的原始記錄，具有真實反映經濟業(yè)務活動過程、明確經濟責任的重要作用，但由于電子會計檔案與紙質會計檔案相比，具有來源廣泛、業(yè)務伴生、三元合一、依賴系統(tǒng)、形式多樣等特點，保證電子會計檔案完整①、真實②、安全③、可用④就成為電子會計檔案管理的重中之重。電子會計檔案在形成、流轉和歸檔保存過程中產生的信息都保存在電子會計檔案元數據中，參照ISO23081-1文件元數據、DA/T 46-2009文書類電子文件元數據方案建立電子會計檔案元數據方案，保證電子會計檔案不管在財務系統(tǒng)中，還是在電子會計檔案管理系統(tǒng)其元數據信息都保持一致，確保電子會計檔案的“四性”符合要求。

3.2 協(xié)調推進電子會計檔案管理信息化建設

電子會計檔案管理信息化建設是電子會計檔案管理的物質基礎，在“智慧校園”建設和“智慧財務”建設過程中，將電子會計檔案管理信息化建設納入統(tǒng)籌規(guī)劃，同步建設，通過搭建集成自動化的電子會計檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)有實用性的功能模塊，優(yōu)化工作流程，應用領先信息技術，打造綠色賬本，實現(xiàn)電子會計檔案管理工作價值。

1）搭建電子會計檔案管理系統(tǒng)。依托高校“智慧財務”，按照文檔一體化思路，搭建電子會計檔案在線收集、整理、歸檔平臺，加強財務系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)與電子會計檔案管理系統(tǒng)無縫銜接，實現(xiàn)財務領域業(yè)務流、憑證流及文件流融合貫通，財務業(yè)務處理完畢，經電子簽名和版式化轉化，自動將相關電子發(fā)票和電子憑證歸檔到電子會計檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動創(chuàng)建類目、案卷信息、文件信息、自動抓取元數據和電子文件。

2）采用多項綜合措施保障電子會計檔案安全。保障電子會計檔案安全是會計檔案管理工作的生命線，在電子會計檔案管理系統(tǒng)中嵌入數字簽名、多重防偽、身份認證、內容保障等技術措施，確保電子會計檔案在形成、流轉等各個環(huán)節(jié)都真實、完整、可用、安全。

3.3 加強電子會計檔案資源開發(fā)利用

電子會計檔案管理的最終目的是為高校財務經營決策提供高質量的服務，讓電子會計檔案信息資源可以真正融入高校財務部門解決問題的決策支持環(huán)境之中，針對目前高校對電子會計檔案資源服務的現(xiàn)狀及需求，提出以下解決策略。

1）打造嵌入式的電子會計檔案資源服務產品。電子會計檔案信息資源服務已不再僅僅是“你需要什么，庫房有什么，我就提供什么”這樣簡單的模式，財務部門需要的是能夠融入其財務活動環(huán)境的解決方案?；谶@一需求，電子會計檔案資源服務的內容須由電子會計檔案實體服務向嵌入財務部門財務決策活動的電子會計檔案知識產品轉變。

2）構建財務活動主體信息行為模型。財務活動主體在電子會計檔案管理系統(tǒng)的日志數據中隱藏著其對信息資源需求，加強對財務活動主體海量行為日志進行統(tǒng)計、分析，總結其資源檢索時的偏好，跟蹤其使用傾向，建立其信息資源行為模型或規(guī)則，然后為其提供時間性強、針對性強、集成性高的電子會計檔案資源服務。

3）發(fā)展移動服務。移動通信技術突破了信息資源利用在時間、空間上的限制，活動主體可以隨時隨地通過移動終端獲取所需信息資源。在此背景下，可以在電子會計檔案管理系統(tǒng)的基礎上發(fā)展數字移動服務，通過短消息、語音服務、WAP站點服務、APP等方式實現(xiàn)最新電子會計檔案資源的短消息推送、移動OPAC系統(tǒng)查詢、移動終端檢索、移動下載、移動參考咨詢、情境感知等服務，提升財務活動主體接受會計檔案服務的滿足感和獲得感。

4 結束語

加強高校電子會計檔案管是一項重要的基礎性工作，需要適時大膽創(chuàng)新，與時俱進，為推動高校高質量持續(xù)發(fā)展提供堅實的電子會計檔案資源支撐。

注釋

①完整：電子會計檔案的要素（即內容、背景和結構）沒有殘缺，沒有被篡改和刪除。

②真實：電子會計檔案內容、結構和信息背景經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成的原始狀態(tài)一致。

③安全：電子會計檔案在授權范圍內使用，未發(fā)生泄密、丟失。

④可用：電子會計檔案可以被檢索、讀取和理解。

參考文獻

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