信息化條件下高校電子會計檔案管理策略探析

尹緋

摘 要：分析了電子會計檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合高校會計工作實際，提出了信息化條件下高校電子會計檔案管理新思路和新方法，以期提高高校會計檔案管理效率，為全方位提升高校財務(wù)服務(wù)管理水平，助力提升高校黨政機(jī)關(guān)綜合管理效能提供堅實的電子會計檔案資源支撐。

關(guān)鍵詞：信息化；電子會計檔案；管理策略

1 電子會計檔案管理現(xiàn)狀

2015年財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布修訂后的《會計檔案管理辦法》，提出了加強(qiáng)電子會計檔案管理要求；同年國家檔案局發(fā)布《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，規(guī)定了電子文件歸檔和電子檔案管理基本原則和技術(shù)規(guī)范，為加快推進(jìn)電子會計檔案管理提供了支撐；2018年《電子商務(wù)法》頒布實施，明確了電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力，奠定了電子會計檔案管理的法律基礎(chǔ)。

2 高校電子會計檔案管理現(xiàn)存問題分析

2.1 電子會計檔案管理制度不健全

自2009年兩辦印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》以來，至2018年，累計發(fā)布電子文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)40余項，構(gòu)建了較為完善的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架，奠定了推進(jìn)電子會計檔案管理的制度基礎(chǔ)，但高校會計檔案管理制度建設(shè)滯后，仍以紙質(zhì)會計檔案為主要管理對象，以線下收、管、用為主要管理模式，管理制度對形勢發(fā)展的適應(yīng)性較差，對電子會計檔案管理工作的指導(dǎo)性較弱。

2.2 電子會計檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不協(xié)調(diào)

在“智慧校園”和“智慧財務(wù)”推進(jìn)實施過程中，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和全方位需求調(diào)研，強(qiáng)調(diào)著力加強(qiáng)電子發(fā)票系統(tǒng)和財務(wù)報銷系統(tǒng)建設(shè)，既未在系統(tǒng)中預(yù)留電子發(fā)票歸檔接口和路徑，又未建設(shè)專門的電子會計檔案管理系統(tǒng)，造成無法實現(xiàn)發(fā)票開具、入賬報銷、歸檔管理全程在線辦理，形成了“事情辦理在線電子化，歸檔保存線下紙質(zhì)化”的尷尬局面。

2.3 電子會計檔案資源服務(wù)水平較低

會計檔案資源服務(wù)是會計檔案管理的“最后一公里”，高質(zhì)量的會計檔案資源服務(wù)是提升會計檔案管理工作價值的重要方面。目前高校電子會計檔案資源服務(wù)起步晚、起點低，服務(wù)內(nèi)容仍以提供紙質(zhì)財務(wù)憑證和報銷票據(jù)為主，服務(wù)方式以點對點的到館服務(wù)為主，導(dǎo)致服務(wù)對財務(wù)管理的滲透性較弱，無法為高校財務(wù)管理決策提供支持，服務(wù)受地域空間限制較大，無法實現(xiàn)對高校所有職工全覆蓋，財務(wù)活動主體在接受會計檔案資源服務(wù)時體驗較差，無法提升其獲得感。

3 高校電子會計檔案管理策略

3.1 完善電子會計檔案管理制度

電子會計檔案管理制度要具有針對業(yè)務(wù)和需求的適用性，應(yīng)結(jié)合高校財務(wù)管理的特點，以國家電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架為基礎(chǔ)，堅持具體問題具體分析，完善高校電子會計檔案管理制度可以“三步走”。

1）建立以職責(zé)為基礎(chǔ)的電子會計檔案管理“基礎(chǔ)制度”。電子會計檔案管理是一項多方參與、共同協(xié)作的活動，財務(wù)部門、檔案管理部門、信息技術(shù)部門各有其責(zé)。加強(qiáng)電子會計檔案管理應(yīng)首先明確電子會計檔案全生命周期內(nèi)各個階段相關(guān)部門責(zé)任和義務(wù)，建立責(zé)任清單，劃清職責(zé)邊界，確保電子會計檔案在全生命周期內(nèi)流向可控、質(zhì)量可靠。

2）建立以保障質(zhì)量為目標(biāo)的電子會計檔案管理“技術(shù)要求”。高校會計檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的原始記錄，具有真實反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動過程、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的重要作用，但由于電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案相比，具有來源廣泛、業(yè)務(wù)伴生、三元合一、依賴系統(tǒng)、形式多樣等特點，保證電子會計檔案完整①、真實②、安全③、可用④就成為電子會計檔案管理的重中之重。電子會計檔案在形成、流轉(zhuǎn)和歸檔保存過程中產(chǎn)生的信息都保存在電子會計檔案元數(shù)據(jù)中，參照ISO23081-1文件元數(shù)據(jù)、DA/T 46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案建立電子會計檔案元數(shù)據(jù)方案，保證電子會計檔案不管在財務(wù)系統(tǒng)中，還是在電子會計檔案管理系統(tǒng)其元數(shù)據(jù)信息都保持一致，確保電子會計檔案的“四性”符合要求。

3.2 協(xié)調(diào)推進(jìn)電子會計檔案管理信息化建設(shè)

電子會計檔案管理信息化建設(shè)是電子會計檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，在“智慧校園”建設(shè)和“智慧財務(wù)”建設(shè)過程中，將電子會計檔案管理信息化建設(shè)納入統(tǒng)籌規(guī)劃，同步建設(shè)，通過搭建集成自動化的電子會計檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)有實用性的功能模塊，優(yōu)化工作流程，應(yīng)用領(lǐng)先信息技術(shù)，打造綠色賬本，實現(xiàn)電子會計檔案管理工作價值。

1）搭建電子會計檔案管理系統(tǒng)。依托高校“智慧財務(wù)”，按照文檔一體化思路，搭建電子會計檔案在線收集、整理、歸檔平臺，加強(qiáng)財務(wù)系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)與電子會計檔案管理系統(tǒng)無縫銜接，實現(xiàn)財務(wù)領(lǐng)域業(yè)務(wù)流、憑證流及文件流融合貫通，財務(wù)業(yè)務(wù)處理完畢，經(jīng)電子簽名和版式化轉(zhuǎn)化，自動將相關(guān)電子發(fā)票和電子憑證歸檔到電子會計檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動創(chuàng)建類目、案卷信息、文件信息、自動抓取元數(shù)據(jù)和電子文件。

2）采用多項綜合措施保障電子會計檔案安全。保障電子會計檔案安全是會計檔案管理工作的生命線，在電子會計檔案管理系統(tǒng)中嵌入數(shù)字簽名、多重防偽、身份認(rèn)證、內(nèi)容保障等技術(shù)措施，確保電子會計檔案在形成、流轉(zhuǎn)等各個環(huán)節(jié)都真實、完整、可用、安全。

3.3 加強(qiáng)電子會計檔案資源開發(fā)利用

電子會計檔案管理的最終目的是為高校財務(wù)經(jīng)營決策提供高質(zhì)量的服務(wù)，讓電子會計檔案信息資源可以真正融入高校財務(wù)部門解決問題的決策支持環(huán)境之中，針對目前高校對電子會計檔案資源服務(wù)的現(xiàn)狀及需求，提出以下解決策略。

1）打造嵌入式的電子會計檔案資源服務(wù)產(chǎn)品。電子會計檔案信息資源服務(wù)已不再僅僅是“你需要什么，庫房有什么，我就提供什么”這樣簡單的模式，財務(wù)部門需要的是能夠融入其財務(wù)活動環(huán)境的解決方案?；谶@一需求，電子會計檔案資源服務(wù)的內(nèi)容須由電子會計檔案實體服務(wù)向嵌入財務(wù)部門財務(wù)決策活動的電子會計檔案知識產(chǎn)品轉(zhuǎn)變。

2）構(gòu)建財務(wù)活動主體信息行為模型。財務(wù)活動主體在電子會計檔案管理系統(tǒng)的日志數(shù)據(jù)中隱藏著其對信息資源需求，加強(qiáng)對財務(wù)活動主體海量行為日志進(jìn)行統(tǒng)計、分析，總結(jié)其資源檢索時的偏好，跟蹤其使用傾向，建立其信息資源行為模型或規(guī)則，然后為其提供時間性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、集成性高的電子會計檔案資源服務(wù)。

3）發(fā)展移動服務(wù)。移動通信技術(shù)突破了信息資源利用在時間、空間上的限制，活動主體可以隨時隨地通過移動終端獲取所需信息資源。在此背景下，可以在電子會計檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上發(fā)展數(shù)字移動服務(wù)，通過短消息、語音服務(wù)、WAP站點服務(wù)、APP等方式實現(xiàn)最新電子會計檔案資源的短消息推送、移動OPAC系統(tǒng)查詢、移動終端檢索、移動下載、移動參考咨詢、情境感知等服務(wù)，提升財務(wù)活動主體接受會計檔案服務(wù)的滿足感和獲得感。

4 結(jié)束語

加強(qiáng)高校電子會計檔案管是一項重要的基礎(chǔ)性工作，需要適時大膽創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，為推動高校高質(zhì)量持續(xù)發(fā)展提供堅實的電子會計檔案資源支撐。

注釋

①完整：電子會計檔案的要素（即內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)）沒有殘缺，沒有被篡改和刪除。

②真實：電子會計檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和信息背景經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成的原始狀態(tài)一致。

③安全：電子會計檔案在授權(quán)范圍內(nèi)使用，未發(fā)生泄密、丟失。

④可用：電子會計檔案可以被檢索、讀取和理解。

參考文獻(xiàn)

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