信息化條件下高校電子會(huì)計(jì)檔案管理策略探析

尹緋

摘 要：分析了電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合高校會(huì)計(jì)工作實(shí)際，提出了信息化條件下高校電子會(huì)計(jì)檔案管理新思路和新方法，以期提高高校會(huì)計(jì)檔案管理效率，為全方位提升高校財(cái)務(wù)服務(wù)管理水平，助力提升高校黨政機(jī)關(guān)綜合管理效能提供堅(jiān)實(shí)的電子會(huì)計(jì)檔案資源支撐。

關(guān)鍵詞：信息化；電子會(huì)計(jì)檔案；管理策略

1 電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

2015年財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)發(fā)布修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，提出了加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理要求；同年國(guó)家檔案局發(fā)布《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，規(guī)定了電子文件歸檔和電子檔案管理基本原則和技術(shù)規(guī)范，為加快推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理提供了支撐；2018年《電子商務(wù)法》頒布實(shí)施，明確了電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力，奠定了電子會(huì)計(jì)檔案管理的法律基礎(chǔ)。

2 高校電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題分析

2.1 電子會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

自2009年兩辦印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》以來(lái)，至2018年，累計(jì)發(fā)布電子文件管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)40余項(xiàng)，構(gòu)建了較為完善的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架，奠定了推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的制度基礎(chǔ)，但高校會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)滯后，仍以紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為主要管理對(duì)象，以線下收、管、用為主要管理模式，管理制度對(duì)形勢(shì)發(fā)展的適應(yīng)性較差，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的指導(dǎo)性較弱。

2.2 電子會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不協(xié)調(diào)

在“智慧校園”和“智慧財(cái)務(wù)”推進(jìn)實(shí)施過(guò)程中，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和全方位需求調(diào)研，強(qiáng)調(diào)著力加強(qiáng)電子發(fā)票系統(tǒng)和財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)，既未在系統(tǒng)中預(yù)留電子發(fā)票歸檔接口和路徑，又未建設(shè)專門的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，造成無(wú)法實(shí)現(xiàn)發(fā)票開具、入賬報(bào)銷、歸檔管理全程在線辦理，形成了“事情辦理在線電子化，歸檔保存線下紙質(zhì)化”的尷尬局面。

2.3 電子會(huì)計(jì)檔案資源服務(wù)水平較低

會(huì)計(jì)檔案資源服務(wù)是會(huì)計(jì)檔案管理的“最后一公里”，高質(zhì)量的會(huì)計(jì)檔案資源服務(wù)是提升會(huì)計(jì)檔案管理工作價(jià)值的重要方面。目前高校電子會(huì)計(jì)檔案資源服務(wù)起步晚、起點(diǎn)低，服務(wù)內(nèi)容仍以提供紙質(zhì)財(cái)務(wù)憑證和報(bào)銷票據(jù)為主，服務(wù)方式以點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的到館服務(wù)為主，導(dǎo)致服務(wù)對(duì)財(cái)務(wù)管理的滲透性較弱，無(wú)法為高校財(cái)務(wù)管理決策提供支持，服務(wù)受地域空間限制較大，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)高校所有職工全覆蓋，財(cái)務(wù)活動(dòng)主體在接受會(huì)計(jì)檔案資源服務(wù)時(shí)體驗(yàn)較差，無(wú)法提升其獲得感。

3 高校電子會(huì)計(jì)檔案管理策略

3.1 完善電子會(huì)計(jì)檔案管理制度

電子會(huì)計(jì)檔案管理制度要具有針對(duì)業(yè)務(wù)和需求的適用性，應(yīng)結(jié)合高校財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)，以國(guó)家電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架為基礎(chǔ)，堅(jiān)持具體問(wèn)題具體分析，完善高校電子會(huì)計(jì)檔案管理制度可以“三步走”。

1）建立以職責(zé)為基礎(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案管理“基礎(chǔ)制度”。電子會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)多方參與、共同協(xié)作的活動(dòng)，財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門、信息技術(shù)部門各有其責(zé)。加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)首先明確電子會(huì)計(jì)檔案全生命周期內(nèi)各個(gè)階段相關(guān)部門責(zé)任和義務(wù)，建立責(zé)任清單，劃清職責(zé)邊界，確保電子會(huì)計(jì)檔案在全生命周期內(nèi)流向可控、質(zhì)量可靠。

2）建立以保障質(zhì)量為目標(biāo)的電子會(huì)計(jì)檔案管理“技術(shù)要求”。高校會(huì)計(jì)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，具有真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的重要作用，但由于電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相比，具有來(lái)源廣泛、業(yè)務(wù)伴生、三元合一、依賴系統(tǒng)、形式多樣等特點(diǎn)，保證電子會(huì)計(jì)檔案完整①、真實(shí)②、安全③、可用④就成為電子會(huì)計(jì)檔案管理的重中之重。電子會(huì)計(jì)檔案在形成、流轉(zhuǎn)和歸檔保存過(guò)程中產(chǎn)生的信息都保存在電子會(huì)計(jì)檔案元數(shù)據(jù)中，參照ISO23081-1文件元數(shù)據(jù)、DA/T 46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案建立電子會(huì)計(jì)檔案元數(shù)據(jù)方案，保證電子會(huì)計(jì)檔案不管在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，還是在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)其元數(shù)據(jù)信息都保持一致，確保電子會(huì)計(jì)檔案的“四性”符合要求。

3.2 協(xié)調(diào)推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)

電子會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)是電子會(huì)計(jì)檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，在“智慧校園”建設(shè)和“智慧財(cái)務(wù)”建設(shè)過(guò)程中，將電子會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)納入統(tǒng)籌規(guī)劃，同步建設(shè)，通過(guò)搭建集成自動(dòng)化的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)有實(shí)用性的功能模塊，優(yōu)化工作流程，應(yīng)用領(lǐng)先信息技術(shù)，打造綠色賬本，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作價(jià)值。

1）搭建電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。依托高?！爸腔圬?cái)務(wù)”，按照文檔一體化思路，搭建電子會(huì)計(jì)檔案在線收集、整理、歸檔平臺(tái)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)與電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)領(lǐng)域業(yè)務(wù)流、憑證流及文件流融合貫通，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理完畢，經(jīng)電子簽名和版式化轉(zhuǎn)化，自動(dòng)將相關(guān)電子發(fā)票和電子憑證歸檔到電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建類目、案卷信息、文件信息、自動(dòng)抓取元數(shù)據(jù)和電子文件。

2）采用多項(xiàng)綜合措施保障電子會(huì)計(jì)檔案安全。保障電子會(huì)計(jì)檔案安全是會(huì)計(jì)檔案管理工作的生命線，在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中嵌入數(shù)字簽名、多重防偽、身份認(rèn)證、內(nèi)容保障等技術(shù)措施，確保電子會(huì)計(jì)檔案在形成、流轉(zhuǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)都真實(shí)、完整、可用、安全。

3.3 加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案資源開發(fā)利用

電子會(huì)計(jì)檔案管理的最終目的是為高校財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)決策提供高質(zhì)量的服務(wù)，讓電子會(huì)計(jì)檔案信息資源可以真正融入高校財(cái)務(wù)部門解決問(wèn)題的決策支持環(huán)境之中，針對(duì)目前高校對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案資源服務(wù)的現(xiàn)狀及需求，提出以下解決策略。

1）打造嵌入式的電子會(huì)計(jì)檔案資源服務(wù)產(chǎn)品。電子會(huì)計(jì)檔案信息資源服務(wù)已不再僅僅是“你需要什么，庫(kù)房有什么，我就提供什么”這樣簡(jiǎn)單的模式，財(cái)務(wù)部門需要的是能夠融入其財(cái)務(wù)活動(dòng)環(huán)境的解決方案。基于這一需求，電子會(huì)計(jì)檔案資源服務(wù)的內(nèi)容須由電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)體服務(wù)向嵌入財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)決策活動(dòng)的電子會(huì)計(jì)檔案知識(shí)產(chǎn)品轉(zhuǎn)變。

2）構(gòu)建財(cái)務(wù)活動(dòng)主體信息行為模型。財(cái)務(wù)活動(dòng)主體在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的日志數(shù)據(jù)中隱藏著其對(duì)信息資源需求，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)主體海量行為日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，總結(jié)其資源檢索時(shí)的偏好，跟蹤其使用傾向，建立其信息資源行為模型或規(guī)則，然后為其提供時(shí)間性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、集成性高的電子會(huì)計(jì)檔案資源服務(wù)。

3）發(fā)展移動(dòng)服務(wù)。移動(dòng)通信技術(shù)突破了信息資源利用在時(shí)間、空間上的限制，活動(dòng)主體可以隨時(shí)隨地通過(guò)移動(dòng)終端獲取所需信息資源。在此背景下，可以在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上發(fā)展數(shù)字移動(dòng)服務(wù)，通過(guò)短消息、語(yǔ)音服務(wù)、WAP站點(diǎn)服務(wù)、APP等方式實(shí)現(xiàn)最新電子會(huì)計(jì)檔案資源的短消息推送、移動(dòng)OPAC系統(tǒng)查詢、移動(dòng)終端檢索、移動(dòng)下載、移動(dòng)參考咨詢、情境感知等服務(wù)，提升財(cái)務(wù)活動(dòng)主體接受會(huì)計(jì)檔案服務(wù)的滿足感和獲得感。

4 結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)高校電子會(huì)計(jì)檔案管是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，需要適時(shí)大膽創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，為推動(dòng)高校高質(zhì)量持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的電子會(huì)計(jì)檔案資源支撐。

注釋

①完整：電子會(huì)計(jì)檔案的要素（即內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)）沒(méi)有殘缺，沒(méi)有被篡改和刪除。

②真實(shí)：電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和信息背景經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成的原始狀態(tài)一致。

③安全：電子會(huì)計(jì)檔案在授權(quán)范圍內(nèi)使用，未發(fā)生泄密、丟失。

④可用：電子會(huì)計(jì)檔案可以被檢索、讀取和理解。

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