淺談企業(yè)設(shè)備檔案的收集工作

楊雪嬌

摘 要：對于企業(yè)尤其是大型工業(yè)企業(yè)來說，設(shè)備檔案有著舉足輕重的意義，設(shè)備檔案是設(shè)備后期的維修保養(yǎng)改造等不可或缺的依據(jù)性資料，是企業(yè)各項工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理持續(xù)開展，資產(chǎn)保值增值和延續(xù)企業(yè)歷史等方面具有重要地位和作用。鑒于其特殊性，筆者結(jié)合自身參與公司設(shè)備檔案管理的相關(guān)工作經(jīng)驗，簡單對設(shè)備檔案的收集工作進(jìn)行梳理。

關(guān)鍵詞：設(shè)備；檔案；收集

設(shè)備檔案是指在設(shè)備管理的全過程中形成，并經(jīng)整理應(yīng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件與資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作歸檔建立的設(shè)備檔案，具體說來，包括從項目立項階段、可行性研究階段、初步設(shè)計階段、施工階段、竣工驗收階段、后期維護(hù)保養(yǎng)階段各個過程中形成的具有保存價值的各種載體的資料。確保企業(yè)設(shè)備檔案的完整性、系統(tǒng)性、安全行、高效性，對企業(yè)有重大的意義。而做好設(shè)備檔案的收集工作又是其中的重中之重。

1 檔案收集階段存在的問題

1.1 簽訂技術(shù)合同時未將設(shè)備驗收文件交付具體化

就一般而言，企業(yè)引進(jìn)設(shè)備簽訂合同都是由公司商務(wù)部門及技術(shù)部門聯(lián)合參與，其合同一般為統(tǒng)一模板，僅僅籠統(tǒng)的提及需要提交竣工資料，但并未對及需要交付的文件具體化。這使得后期檔案部門在接收設(shè)備驗收文件時沒有依據(jù)，對設(shè)備廠家沒有約束力，只能是設(shè)備廠家提供什么就被動的接收什么，容易造成設(shè)備檔案收集不全，給后期工作帶來不便。

1.2 設(shè)備開箱過程開箱文件遺失

設(shè)備開箱過程沒有檔案人員參與，參與開箱的技術(shù)人員檔案意識不強(qiáng)，開箱驗收過程中只交接設(shè)備而忽略了對其過程中產(chǎn)生的文件資料的收集工作，比如一些設(shè)備閥門、壓力儀表、控制部件的合格證、檢測報告，開箱箱單等等，這些文件的缺失造成了檔案資料無法系統(tǒng)整理，影響后期查考利用。

1.3 設(shè)備歸檔資料不能溯源

檔案人員后期整理設(shè)備檔案過程中，常常會發(fā)現(xiàn)有些文件首尾不一致的現(xiàn)象。例如在整理會議紀(jì)要時，可能會發(fā)現(xiàn)其中提及某個時間段某個設(shè)備進(jìn)行過調(diào)研，或者專家會審，而卻沒有這些相關(guān)的調(diào)研資料及專家會審資料。這是由于某些會議未及時撰寫會議紀(jì)要，專家評審時未及時形成文件資料記錄等。檔案的原始記錄性導(dǎo)致了這些現(xiàn)場最一手的資料缺失了就是缺失了，沒有辦法去彌補(bǔ)，這也導(dǎo)致了后期如果出現(xiàn)設(shè)備問題無法追本溯源。

1.4 設(shè)備竣工驗收文件

設(shè)備在前期項目階段形成的技術(shù)規(guī)格書、技術(shù)協(xié)議等文件的設(shè)備型號、設(shè)備名稱、技術(shù)參數(shù)等嚴(yán)格按照合同簽訂時執(zhí)行，然而實際到貨的設(shè)備儀器，一些廠家是按照其公司簡稱、設(shè)備出廠編號、中英文縮寫，或按照產(chǎn)品特點、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等來編制設(shè)備名稱，這就導(dǎo)致設(shè)備實物上的銘牌、出廠合格證與簽訂合同時的型號、名稱不一致。

2 改進(jìn)措施

造成上述問題的根本原因就在于項目實施前期對檔案管理工作不夠重視，管理不夠到位，根據(jù)自身工作經(jīng)驗，我覺得需要做到以下幾點：

2.1 項目前期簽訂合同時要規(guī)范

引進(jìn)項目在簽訂合同階段，設(shè)備采購部門應(yīng)該會同檔案管理人員在設(shè)備技術(shù)協(xié)議或招標(biāo)文件中明確項目竣工時需要移交的設(shè)備資料清單。合同是具有法律效益、雙方認(rèn)可的文件，具有強(qiáng)制性特征，設(shè)備供應(yīng)商必須依照合同中所明確的設(shè)備資料清單向檔案部門移交，這就給了檔案管理人員法律依據(jù)，如果在清點資料過程中發(fā)現(xiàn)缺件、錯件現(xiàn)象，可根據(jù)合同中約定要求設(shè)備供應(yīng)商補(bǔ)齊或者更換，如果供應(yīng)商拒不配合執(zhí)行，可按供應(yīng)商違約要求賠償。

2.2 項目管理過程要做到“三納入、四同步”

“三納入”就是將檔案工作納入到單位工作計劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到單位職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中?！八膮⒓印笔侵笝n案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定會、科研課題審定會、設(shè)備開箱驗收會、基建項目驗收會?！八耐健笔侵赶逻_(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步，檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。從前期立項階段，檔案人員應(yīng)參與項目相關(guān)各種重要會議，以確保可以把握項目進(jìn)度。設(shè)備開箱過程中，相關(guān)部門兼職檔案員要對照技術(shù)合同和裝箱單逐項核對，確保收集完整齊全。

2.3 檔案收集工作要邊形成邊收集

傳統(tǒng)的項目管理過程都是根據(jù)項目的實施進(jìn)度，在某個項目節(jié)點完成后，由項目實施人員向檔案室歸檔，檔案工作人員在接收后進(jìn)行整理歸檔，在整理過程中如果發(fā)現(xiàn)有缺件少件，再聯(lián)系項目實施人員補(bǔ)充。但由于文件具有時效性，設(shè)備的開箱驗收文件、設(shè)備的設(shè)計聯(lián)絡(luò)會議紀(jì)要、一些現(xiàn)場測試記錄等等現(xiàn)場最一手的文件，只能在形成之后立即收集，即使丟失損毀了也沒法后補(bǔ)，后補(bǔ)的就與檔案的真實性相悖，這就導(dǎo)致了設(shè)備檔案收集缺失而無法形成閉環(huán)。所以項目管理資料最好是邊形成邊收集，在設(shè)備的設(shè)計聯(lián)絡(luò)會議后保存好紙版的會議紀(jì)要，修改前后的文件也要一并收集歸檔，以保證文件收集的完整準(zhǔn)確，設(shè)備的測試記錄等在形成之后立即收集保存。此外，項目實施人員可以在移交歸檔文件之前，先通過電子報送提交給檔案工作人員審查，由檔案員先行審查電子文件，根據(jù)檔案員審查意見修改補(bǔ)充完整后再將紙板文件一并移交。

2.4 檔案管理工作要與項目實施進(jìn)度同步

在項目實施前期階段，就要確定好檔案管理部門和項目實施部門的分工、文件資料歸檔范圍以及文件資料歸檔的時間節(jié)點，檔案員與各部門對接的兼職檔案員要及時溝通交流，充分了解項目進(jìn)展情況，把握好項目進(jìn)度，根據(jù)項目實際進(jìn)展情況及時劃定移交歸檔節(jié)點，做好檔案竣工驗收工作。

要做好設(shè)備檔案管理工作，最重要的是要提高檔案工作人員與各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)管理水平。檔案行政管理部門可以定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流，提高檔案工作人員專業(yè)水平；此外，還可以舉辦檔案展覽等，做好檔案宣傳工作，以增強(qiáng)企業(yè)職工的檔案意識。

3 結(jié)束語

做好企業(yè)設(shè)備檔案的收集工作，需要在設(shè)備的前期項目管理階段就做好把控，貫穿于設(shè)備項目管理的全過程。提高設(shè)備項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，需要檔案管理部門與項目建設(shè)部門攜手共進(jìn)，以兼職檔案員為橋梁，從實際出發(fā)，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗，不斷摸索創(chuàng)新，探索優(yōu)化收集檔案的方法，使項目檔案管理程序更為規(guī)范，為企業(yè)積累下寶貴的設(shè)備檔案資料。

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