財務(wù)會計(jì)檔案信息化管理建設(shè)問題探討

摘 要：高校及企事業(yè)單位使用的檔案管理方式，通常為紙質(zhì)化、人工化檔案信息管理，需要安排大量人員參與到財務(wù)統(tǒng)計(jì)與管理中，信息資源的檢索與管理流程也較為復(fù)雜。在這一情況下，本文探討財務(wù)會計(jì)檔案的信息化管理，通過對當(dāng)下財務(wù)信息管理存在的問題進(jìn)行分析，提出數(shù)字化、共享化檔案信息資源管理平臺的建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：財務(wù)會計(jì)；檔案信息化管理；建設(shè)；問題

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的會計(jì)核算方式逐漸出現(xiàn)，電算化、數(shù)字化財務(wù)會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，開始取代傳統(tǒng)的人工財務(wù)會計(jì)核算模式，成為財務(wù)信息采集、篩選、保存與管理的主要途徑。本文針對不同企業(yè)單位、高校財務(wù)會計(jì)檔案面臨的問題，開發(fā)出自動化財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對海量財務(wù)信息的實(shí)時化、規(guī)范化管理。

1 財務(wù)會計(jì)檔案信息化管理理論與評估方式

1.1 財務(wù)會計(jì)檔案信息化管理理論概述

傳統(tǒng)紙質(zhì)化財務(wù)檔案管理，需要較大場所、較多人員參與其中，在管理效率、管理準(zhǔn)確性、存儲時長等方面，存在著一系列的財務(wù)管理隱患，因此引入信息化的財務(wù)會計(jì)檔案管理模式，對企事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能有效保證財務(wù)檔案管理的實(shí)時性、高效性與準(zhǔn)確性。信息化財務(wù)會計(jì)檔案管理，指的是利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，搜集有關(guān)企事業(yè)單位經(jīng)營業(yè)務(wù)、資金流轉(zhuǎn)的電子檔案信息，并對大量電子會計(jì)憑證進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類與存儲，保存至計(jì)算機(jī)內(nèi)存或云端數(shù)據(jù)庫中，以完成海量會計(jì)檔案信息資源的共享與傳輸。

而信息化財務(wù)會計(jì)檔案管理模式，在企事業(yè)單位或高校財務(wù)管理中的應(yīng)用，主要存在以下幾方面特征：1）會計(jì)檔案信息傳輸、共享、存儲載體的多樣性。數(shù)字化會計(jì)檔案作為一種虛擬檔案內(nèi)容，其可以被存儲于企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫平臺，或者通過企業(yè)檔案信息面板、智能手機(jī)、PC、平板電腦等硬件設(shè)備，來對網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息進(jìn)行搜集、傳輸與共享，以方便職工或?qū)W生群體對會計(jì)檔案的搜索、獲取。2）會計(jì)檔案信息占用的空間小、信息處理與存儲效率高。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，數(shù)字檔案信息通常以字符或字節(jié)的方式，存儲至計(jì)算機(jī)內(nèi)存或數(shù)據(jù)庫中，同時還可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)云計(jì)算技術(shù)，對海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、存儲與管理，會計(jì)檔案信息的利用效率更高。

1.2 財務(wù)會計(jì)檔案信息化管理結(jié)果的評估方式

在完成企事業(yè)單位財務(wù)會計(jì)檔案的信息化管理后，可以使用層次分析法、專家評價法等，對檔案信息化管理的結(jié)果進(jìn)行評估與考核。其中層次分析法是將會計(jì)檔案中的不同元素，按照相互之間的關(guān)聯(lián)性、隸屬關(guān)系，分為不同種類及數(shù)據(jù)矩陣，由高到低排列為多個決策層次。之后再評定不同財務(wù)檔案信息的權(quán)重、檔案管理情況，最后給出信息化財務(wù)會計(jì)檔案管理的評估結(jié)果。而專家評價法則依據(jù)專家的意見，對會計(jì)檔案的信息化管理水平進(jìn)行打分（1～5分），最后使用加乘評分法對所有會計(jì)檔案的評估結(jié)果進(jìn)行綜合。通過評估得出，傳統(tǒng)紙質(zhì)化財務(wù)會計(jì)檔案管理，無法滿足海量檔案信息選擇、處理、存儲與分享的要求，因此數(shù)字化會計(jì)檔案管理才是未來的發(fā)展方向。

2 企事業(yè)單位或高校財務(wù)會計(jì)檔案信息化管理存在的問題

2.1 財務(wù)會計(jì)檔案管理的目標(biāo)不明確

當(dāng)前企事業(yè)單位中存在著大量的財務(wù)檔案，如何對這些檔案進(jìn)行搜尋、篩選與分類管理，成為單位領(lǐng)導(dǎo)及管理部門面臨的主要問題。由于部分企事業(yè)單位或高校在財務(wù)管理過程中，并未設(shè)置完善的檔案管理系統(tǒng)，也未建立起數(shù)字化、云處理化的檔案數(shù)據(jù)庫，因此其對于海量財務(wù)會計(jì)檔案的管理，仍舊依托行政部門進(jìn)行層層的信息統(tǒng)計(jì)、管理，不僅大大降低財務(wù)信息管理的效率，也使得會計(jì)檔案管理出現(xiàn)目標(biāo)不明確、內(nèi)容重復(fù)等問題。

2.2 財務(wù)會計(jì)檔案管理內(nèi)容、管理方式陳舊

由于企事業(yè)單位或高校建設(shè)資金的限制，很多單位并沒有搭建信息化的財務(wù)會計(jì)檔案平臺，而是仍舊采用紙質(zhì)化、人工化的檔案管理模式，進(jìn)行海量財務(wù)會計(jì)檔案的檢索、分類與管理。首先在財務(wù)會計(jì)檔案內(nèi)容的管理方面，企事業(yè)單位或高校通常會根據(jù)各部門的財務(wù)報表，進(jìn)行會計(jì)檔案管理內(nèi)容的篩選、合并與分類，并對存在異常的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與處理，然后再利用人工完成一次檔案信息的校對、錄入。其次，利用紙質(zhì)化財務(wù)會計(jì)檔案管理模式，會占用較大面積的檔案存儲環(huán)境，還要對檔案庫進(jìn)行防塵、防火處理，以避免紙質(zhì)化檔案出現(xiàn)火災(zāi)或受潮的情況。

3 財務(wù)會計(jì)檔案信息化管理建設(shè)與創(chuàng)新的發(fā)展策略

3.1 構(gòu)建信息化財務(wù)會計(jì)檔案管理系統(tǒng)

企事業(yè)單位或高校應(yīng)在財務(wù)檔案管理方面，投入大量資金進(jìn)行會計(jì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，通過財務(wù)會計(jì)檔案管理軟件、后臺數(shù)據(jù)庫等的搭建，來對海量的檔案信息進(jìn)行掃描、篩選、分類與歸檔，并將電子化財務(wù)會計(jì)檔案，獨(dú)立存放在分離的財務(wù)會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫。所以在電子化財務(wù)會計(jì)檔案管理的搜集、錄入過程中，需要用到掃描儀、計(jì)算機(jī)及刻錄機(jī)等設(shè)備，通過利用多種互聯(lián)網(wǎng)軟件、硬件，可以對財務(wù)會計(jì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時的更新與管理，并將最終的電子化會計(jì)檔案保存至云端平臺，以供不同網(wǎng)絡(luò)用戶對會計(jì)檔案信息的檢索、下載、打印與分享。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與培訓(xùn)

現(xiàn)階段從事財務(wù)會計(jì)檔案的管理人員，通常為紙質(zhì)化會計(jì)檔案管理人員，這些人員未接受過專業(yè)的信息化檔案管理培訓(xùn)，也缺乏有關(guān)電子檔案管理的理論知識。所以企事業(yè)單位或高校要加強(qiáng)信息化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)人才、電子檔案管理人才，對財務(wù)會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增加其在檔案管理方面的理論知識，并引導(dǎo)其開展信息化會計(jì)檔案管理的實(shí)踐，以更新檔案管理人員的落后觀念，培養(yǎng)其對海量電子化檔案處理的能力，從而實(shí)現(xiàn)企事業(yè)財務(wù)會計(jì)檔案的實(shí)時化、高效化處理與保存。

3.3 做好信息化財務(wù)會計(jì)檔案的安全防范與管理

相比于紙質(zhì)化財務(wù)會計(jì)檔案而言，電子檔案更容易受到網(wǎng)絡(luò)不明用戶的攻擊與破壞，非法用戶只要破解后臺數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限，就能夠?qū)Ａ康男畔⒒攧?wù)檔案進(jìn)行復(fù)制、破壞與修改。或者侵入到會計(jì)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)站頁面，對網(wǎng)頁進(jìn)行攻擊、病毒感染，從而使用戶對財務(wù)會計(jì)檔案的訪問出現(xiàn)故障。在這一情況下，檔案管理部門就要建立電子檔案的網(wǎng)絡(luò)防火墻，或者在計(jì)算機(jī)中安裝防盜殺毒軟件，對不明訪問用戶進(jìn)行審核與攔截，以防止檔案被復(fù)制、攻擊、涂改與破壞。

4 結(jié)語

企事業(yè)單位或高校在財務(wù)管理過程中，通常以紙質(zhì)化財務(wù)會計(jì)檔案管理為主，對紙質(zhì)化的財務(wù)賬簿、報表等進(jìn)行核算，并通過人工分類與歸檔來完成檔案管理工作。借助于大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，搭建信息化財務(wù)會計(jì)檔案管理平臺，對財務(wù)會計(jì)檔案進(jìn)行電子化管理，不僅能發(fā)現(xiàn)海量檔案信息中存在的問題，而且能夠?qū)ω攧?wù)會計(jì)檔案的存儲、檢索、下載與分享進(jìn)行管理，并采取相應(yīng)安全防范措施以保證檔案數(shù)據(jù)的安全性、完整性。

參考文獻(xiàn)

[1]朱倢林.關(guān)于醫(yī)院財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作的探討[J].納稅，2018（01）.

[2]安豐梅.關(guān)于高校會計(jì)檔案信息化建設(shè)的探討[J].天津市工會管理干部學(xué)院學(xué)報，2013（04）.

[3]湯志星.信息化環(huán)境下單位財務(wù)會計(jì)檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（05）.

作者簡介

王晶瑩（1974-），女，漢族，吉林省輝南縣人，大專，通化市房產(chǎn)管理中心助理館員，研究方向：檔案管理。