檔案管理中的電子檔案管理探析

李小娥

摘 要：隨著科技不斷的發(fā)展，電子檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，相比于以往的紙質(zhì)檔案來說，電子檔案有著它不可替代的優(yōu)勢(shì)。隨著形勢(shì)的變化，電子檔案管理也越來越多的應(yīng)用到人們的生活當(dāng)中。很多的現(xiàn)代化大企業(yè)都采用電子檔案來進(jìn)行管理，因?yàn)殡娮訖n案可以高效且準(zhǔn)確的管理人們的各種信息，并且它的工作效率是非常高的。本文主要討論了電子檔案的發(fā)展現(xiàn)狀以及電子檔案管理中還存在的不足之處和解決方案，希望能對(duì)相關(guān)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案管理；探析

隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，科技不斷的進(jìn)步，信息化已經(jīng)越來越明顯，那么對(duì)于檔案管理這一方面來說，電子檔案的出現(xiàn)也是必然的，它的出現(xiàn)能夠讓檔案管理更加的規(guī)范化，對(duì)管理的內(nèi)容能夠更加的精準(zhǔn)化，同時(shí)在管理效率這一方面也得到了大大的提升，相比于以往的紙質(zhì)檔案管理來說，它有著不可忽視的優(yōu)勢(shì)存在，但是由于發(fā)展的還不夠完善，電子檔案管理在一些方面還存在不足之處有待我們的解決。

1 電子檔案在當(dāng)今社會(huì)中存在的重大意義

首先電子檔案的存在讓檔案管理的效率得到了大大的提升，在電子檔案還沒有出現(xiàn)之前，在還是紙質(zhì)檔案時(shí)代的時(shí)候，需要消耗很大的人力資源和物力資源來進(jìn)行檔案管理，同時(shí)他們的工作量也非常的大，但是通過這么大的工作強(qiáng)度，所帶來的結(jié)果卻不是非常的明顯，可見它的效率還是比較低的，但是電子檔案的出現(xiàn)讓檔案管理的效率得到了很大的提升。它主要通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行管理，能夠提升檔案管理工作的效率，同時(shí)在質(zhì)量這一方面也可以得到保證。而對(duì)于工作人員來說他們的工作量也大大的減少，同時(shí)工作效率也大大的提高了。

其次電子檔案的存在也可以讓人們?cè)谕粫r(shí)間共同使用同一個(gè)信息。在以往的檔案管理中，想要實(shí)現(xiàn)資源共享幾乎是不可能的，因?yàn)檫@些檔案都是紙質(zhì)版的，如果有一人借閱，那么另外一個(gè)人就不可能在同一時(shí)間使用這同一內(nèi)容，但是電子檔案的出現(xiàn)能夠讓資源共享成為可能。因?yàn)樗谴鎯?chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)部的，而它只是一個(gè)信息化的體現(xiàn)，并不是真正的實(shí)物，所以可以讓不同的人在同一時(shí)間借閱同一內(nèi)容。這樣實(shí)現(xiàn)資源共享可以很大的提升工作人員的效率，讓檔案管理的服務(wù)度也得到提升，讓人們更加滿意檔案管理工作。

2 電子檔案所存在的優(yōu)點(diǎn)

首先它的儲(chǔ)存形狀變得越來越小，但儲(chǔ)存的內(nèi)容卻是越來越多。相比于以往的紙質(zhì)版需要大量的空間來儲(chǔ)存，而電子檔案是不同的，它僅需要一個(gè)小小的硬盤就行。雖然它的體積很小，但它的儲(chǔ)存空間是非常非常大的，同時(shí)它在記錄以及傳播等方面都非常的快，所以在效率這一方面來說它也是非常有優(yōu)勢(shì)的。

其次它的操作是十分簡(jiǎn)便的。如果有人想要檢索一條信息，通過電子檔案管理的形式，它只需要進(jìn)行一個(gè)檢索便可以得到這條信息，而在以前的紙質(zhì)檔案管理中，人們需要通過目錄，然后進(jìn)行搜索、查找，在非常大量的文件中找到自己需要的信息。相較而言可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案在檢索信息方面是非常的快速以及簡(jiǎn)便的，同時(shí)電子檔案在進(jìn)行歸檔以及復(fù)制等方面操作起來也是非常的簡(jiǎn)便的，這也是電子檔案的另一優(yōu)勢(shì)所在。

3 電子檔案目前還存在的不足之處

由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，可是目前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保護(hù)措施還不是非常的完善，而這些信息在進(jìn)行復(fù)制和刪除時(shí)又是非常的簡(jiǎn)便的，所以很容易造成這些信息的丟失，同時(shí)由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的復(fù)雜性，有各種各樣的人物潛伏在其中，也有很多的病毒有可能會(huì)侵入到電子檔案中，那么就很可能造成檔案丟失以及信息的泄露等等不安全的事故。而造成這些事故的影響是非常大的，它們一般都是不可恢復(fù)的。所以在電子檔案安全性這一方面還有待提升。

其次電子檔案在管理中沒有得到統(tǒng)一。就目前電子檔案的發(fā)展來說，檔案在歸檔時(shí)有很多種形式，在實(shí)際工作中這些多種多樣的形式還是普遍存在的，造成這種現(xiàn)象的原因是目前還沒有制定出統(tǒng)一的歸檔方式，所以有很多的工作人員可能就按照自己喜歡的形式來進(jìn)行儲(chǔ)存了。這對(duì)于電子檔案的管理來說會(huì)造成一定的查找難度，所以這是一塊需要完善的部分。

第三電子檔案沒有應(yīng)有的法律效應(yīng)。因?yàn)殡娮訖n案是虛擬的，它是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)的，相對(duì)于紙質(zhì)版文件來說，這些虛擬的電子檔案它的法律效應(yīng)就沒有那么明顯了，同時(shí)它在制定法律政策方面也是很難實(shí)現(xiàn)的。那么這些文件在法律效應(yīng)方面得到認(rèn)可的可能性也很低，所以這就需要有關(guān)部門制定具體的法律、法規(guī)來支持。

4 對(duì)電子檔案進(jìn)行具體的管理

首先針對(duì)電子檔案的安全性不高等問題，可以對(duì)其進(jìn)行技術(shù)方面的改進(jìn)，例如對(duì)電子檔案設(shè)置為只讀的模式。在網(wǎng)絡(luò)上的人員對(duì)電子檔案只能進(jìn)行讀和看而不能隨意的篡改，通過這一技術(shù)的改進(jìn)可以有效的保證電子檔案的安全性。網(wǎng)絡(luò)上的人也不能進(jìn)行篡改和復(fù)制，所以信息也不會(huì)造成丟失或者泄漏等情況。而相關(guān)的工作人員在進(jìn)行檔案的整理和復(fù)制時(shí)，應(yīng)該設(shè)定在定期的時(shí)間段內(nèi)，這樣可以有效的保存好電子文件。

其次在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)該設(shè)定一個(gè)統(tǒng)一的歸檔模式。通過建立完善的規(guī)章制度來對(duì)工作人員進(jìn)行規(guī)范約束，讓電子檔案的管理更加的規(guī)范化，同時(shí)一個(gè)良好的工作體系也能讓電子檔案的效率得到大大的提升，也能保證電子檔案的質(zhì)量，在一定程度上也可以調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，規(guī)范工作人員的工作態(tài)度。

5 結(jié)束語

電子檔案的出現(xiàn)是肯定以及必然的，因?yàn)殡S著科技的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能再適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需要，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，并且在將來還會(huì)發(fā)揮出不可估量的作用，所以對(duì)電子檔案進(jìn)行更加規(guī)范的管理是迫切需要的，讓其能夠揚(yáng)長避短是當(dāng)下我們所需要解決的問題。本文通過四方面的闡述，希望工作人員能對(duì)電子檔案管理工作提高重視，盡快完善、改進(jìn)電子檔案管理中存在的問題，制定相應(yīng)的法律、法規(guī)，讓電子檔案這種形式能更好的服務(wù)于大眾。

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