新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理與利用研究

張恩騏

摘 要：房地產(chǎn)行業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)事業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中逐步發(fā)展起來的基礎(chǔ)支柱產(chǎn)業(yè)，新時(shí)期房地產(chǎn)事業(yè)的內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境都發(fā)生了極大的變化，給房地產(chǎn)檔案管理和利用工作提出了極高要求。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行發(fā)展情況的客觀反映以及真實(shí)記錄，這些檔案資料是否可以得到保護(hù)，信息能否得到恰當(dāng)利用，都會(huì)對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展帶來深刻影響。所以要積極挖掘房地產(chǎn)檔案價(jià)值，對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理和合理化應(yīng)用，在提高房地產(chǎn)市場(chǎng)活躍度的同時(shí)，提高國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；房地產(chǎn)檔案；管理；利用

房地產(chǎn)檔案管理以及利用具備突出的積極作用，除了能夠助推整個(gè)房地產(chǎn)行業(yè)的改革與發(fā)展以外，還能夠讓人們的產(chǎn)權(quán)合法權(quán)益得到有效維護(hù)和保障，規(guī)范房地產(chǎn)市場(chǎng)，充分發(fā)揮其在助推國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面的積極作用。雖然在房地產(chǎn)檔案管理與開發(fā)利用方面已經(jīng)獲得了很多的成效，但是和檔案的實(shí)際利用需要進(jìn)行對(duì)照還是有差距存在的，所以在新時(shí)期要積極補(bǔ)充和拓展房地產(chǎn)檔案管理和利用途徑，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理利用效益的提升。

1 房地產(chǎn)檔案信息的特點(diǎn)

房地產(chǎn)檔案是真實(shí)記錄并反映房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況的資料體系，房地產(chǎn)檔案信息的特征主要體現(xiàn)在：第一，專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案信息形成于房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理活動(dòng)當(dāng)中，記錄了多種不同形式的信息這些信息記錄的是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬以及沿革變化，能夠反映出房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的整體情況。房地產(chǎn)檔案在形成時(shí)期就有著特殊性以及專業(yè)性的要求，信息管理與應(yīng)用的每個(gè)過程都需要做到嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，因此專業(yè)性是房地產(chǎn)檔案最為明顯的一個(gè)特點(diǎn)。第二，動(dòng)態(tài)性與歷史延續(xù)性。在房地產(chǎn)檔案形成并建立之后，很多的權(quán)屬變更內(nèi)容，仍然在持續(xù)性的發(fā)生，房屋現(xiàn)狀也在不斷發(fā)生轉(zhuǎn)移與變更，所以擁有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。房地產(chǎn)檔案必須跟隨產(chǎn)權(quán)人的變化而發(fā)生相應(yīng)的改變，因此要不斷補(bǔ)充和完善新資料，使得檔案信息能夠一直體現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的真實(shí)情況，保證檔案資料的真實(shí)性與可靠性。第三，價(jià)值性。房地產(chǎn)是不動(dòng)產(chǎn)，有著極高的價(jià)值，房地產(chǎn)檔案也是房地產(chǎn)價(jià)值的一個(gè)重要佐證。檔案的完整性和準(zhǔn)確性都會(huì)對(duì)產(chǎn)權(quán)人帶來深遠(yuǎn)影響。第四，真實(shí)性。房地產(chǎn)檔案信息必須和實(shí)際情況相符合，才能夠真正在產(chǎn)權(quán)審核與糾紛調(diào)整過程當(dāng)中發(fā)揮憑證以及重要的參考作用。而且房地產(chǎn)檔案具備法律效力，擁有不容置疑的地位。正是因?yàn)榉康禺a(chǎn)檔案具備以上突出特性，才需要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理以及正確恰當(dāng)?shù)膽?yīng)用，充分滿足房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。

2 新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理的方法

1）做好房地產(chǎn)檔案收集工作。檔案收集是新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，同時(shí)也是進(jìn)行檔案處理和應(yīng)用的前提條件，指明了檔案管理工作的起點(diǎn)與根基。而要真正做好檔案收集工作，必須嚴(yán)格把控好以下幾個(gè)工作法：第一，在具體收集環(huán)節(jié)，要保障每次產(chǎn)權(quán)登記變更以及產(chǎn)權(quán)文件資料都是準(zhǔn)確全面和詳細(xì)真實(shí)的，并且要保證文件材料在形式、規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等方面都能夠達(dá)到高度統(tǒng)一狀態(tài)。新學(xué)期再對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行收集管理的同時(shí)，還需要對(duì)新載體檔案信息進(jìn)行收集歸納，有效改變檔案載體單一化的問題。第二，只要是屬于房地產(chǎn)檔案歸檔范圍當(dāng)中的文件資料，無論形式如何都必須要收集齊全，保證收集范圍的完整性。具體的收集范圍必須包括產(chǎn)權(quán)來源、產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)變更信息、土地權(quán)屬界定、測(cè)繪圖紙、拆遷審批文件等。第三，規(guī)定時(shí)間必須結(jié)合房地產(chǎn)文件材料形成過程特征確定堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的準(zhǔn)則，做到隨時(shí)和定期歸檔的整合。

2）加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案整理管理。在做好檔案收集工作之后，接下來必須對(duì)應(yīng)檔案資料進(jìn)行有效整理，這也是非?；A(chǔ)的檔案管理內(nèi)容，也是提高房地產(chǎn)檔案資料系統(tǒng)化以及條理化的重要措施。在房地產(chǎn)檔案的整理管理環(huán)節(jié)，最為主要的工作是分類以及立卷。檔案的分類可以提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化水平，而在分類工作實(shí)施當(dāng)中必須考慮類目體系要具備包容性以及分類體系嚴(yán)密性。另外，類目必須是穩(wěn)定的，不能夠經(jīng)常性更改，保證分類方案的準(zhǔn)確落實(shí)。在把房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行妥善分類之后，還要對(duì)各個(gè)類別的檔案信息展開立卷。幣圈工作主要涉及到卷內(nèi)文件排列和編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，并做好封面與案卷裝訂等方面的工作。

3）優(yōu)化房地產(chǎn)檔案保管工作。對(duì)于房地產(chǎn)檔案的保管工作來說，只有保證保管工作的質(zhì)量，才可以讓檔案的安全性和完整性得到保障，才能保證檔案資料價(jià)值的發(fā)揮。房地產(chǎn)檔案保管期限可以劃分成短期、長(zhǎng)期以及永久保存這幾種類別。只要涉及到重要憑證信息以及需要長(zhǎng)久查考利用的房地產(chǎn)資料，都需要實(shí)施永久保存；如果涉及到的是在16～50年內(nèi)具備查考應(yīng)用以及憑借價(jià)值的房地產(chǎn)檔案資料需要實(shí)施長(zhǎng)期保存；15年之內(nèi)擁有查考利用以及憑證價(jià)值的房地產(chǎn)資料，則只需進(jìn)行短期保存。在檔案保管工作當(dāng)中需要達(dá)成的一個(gè)基本工作目標(biāo)就是要運(yùn)用一切可以選用的有效方案，避免檔案出現(xiàn)損壞的問題，確保檔案使用壽命。

3 新時(shí)期房地產(chǎn)檔案利用的方法

1）有效樹立檔案利用意識(shí)?？v觀當(dāng)前的房地產(chǎn)檔案利用現(xiàn)狀，整體進(jìn)展非常緩慢，而出現(xiàn)這一情況的原因來自于多個(gè)方面，最為基礎(chǔ)的原因是不具備檔案利用意識(shí)。這樣不僅不能夠體現(xiàn)出房地產(chǎn)檔案資料的利用價(jià)值，還會(huì)給房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展帶來不同程度的影響。所以要保證房地產(chǎn)檔案的有效利用，必須樹立正確的檔案利用意識(shí)，同時(shí)要號(hào)召全社會(huì)提高檔案開發(fā)利用意識(shí)，督促房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，打造優(yōu)良的社會(huì)氛圍，為房地產(chǎn)檔案資料的開發(fā)利用創(chuàng)造良好條件。所以在這一過程當(dāng)中要加大房地產(chǎn)檔案的宣傳力度，讓社會(huì)大眾能夠明確檔案的利用價(jià)值以及利用的作用，抓好社會(huì)意識(shí)培養(yǎng)，凸顯檔案利用的重要價(jià)值。

2）主動(dòng)服務(wù)滿足利用需求。房地產(chǎn)檔案管理部門要對(duì)檔案資料進(jìn)行有效利用不能被動(dòng)等人上門，而是要加大反思和創(chuàng)新力度，堅(jiān)持主動(dòng)服務(wù)，有效提升自身影響力。主動(dòng)服務(wù)既能夠滿足不同用戶的實(shí)際需求，還能夠凸顯房地產(chǎn)檔案管理利用的創(chuàng)新性。其中需要把握好的服務(wù)內(nèi)容，主要包括：提供房地產(chǎn)權(quán)屬登記確認(rèn)服務(wù)，為合法房地產(chǎn)的獲得以及變更的確認(rèn)提供重要根據(jù)；提供房地產(chǎn)交易審查服務(wù)，對(duì)房地產(chǎn)交易的合法性以及有效性進(jìn)行確定，這些都需要依靠到查證的方法達(dá)到目的；提供為法院解決房地產(chǎn)糾紛的服務(wù)。在糾紛處理過程當(dāng)中，司法部門可以把房地產(chǎn)檔案作為重要，根據(jù)保障人們的合法權(quán)益不受侵害；為城市規(guī)劃、舊城改造、拆遷安置等提供服務(wù)。

3）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。在現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展下，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)融入到了房地產(chǎn)檔案管理以及利用工作當(dāng)中，也促使檔案從傳統(tǒng)人工管理利用過渡到現(xiàn)代化利用?；诰W(wǎng)絡(luò)支持的房地產(chǎn)檔案利用模式，可以有效解放人力，提高利用效率，滿足利用者的多元化需要。為了保證利用效果，需要積極引入數(shù)字化技術(shù)手段，生成和轉(zhuǎn)化為電子文檔，然后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的處理和分析提供便捷查詢服務(wù)，同時(shí)保護(hù)檔案原件資料。檔案現(xiàn)代化管理與利用的實(shí)現(xiàn)，離不開檔案工作人員的努力，考慮到這項(xiàng)工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性和復(fù)雜性，同時(shí)又需要運(yùn)用到大量的先進(jìn)技術(shù)，所以需要做好檔案工作人員的培訓(xùn)。

房地產(chǎn)檔案管理和利用具備專業(yè)性和重要性的特征，涉及多方面的重要信息資源，對(duì)于檔案信息的開發(fā)利用效果和整個(gè)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。所以為了更好的迎合房地產(chǎn)行業(yè)的改革發(fā)展趨勢(shì)，充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的利用價(jià)值，必須把握好房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)，并對(duì)檔案管理的方法以及檔案利用方法進(jìn)行創(chuàng)新改革，提高檔案管理與利用人員的專業(yè)素質(zhì)與道德素養(yǎng)，為房地產(chǎn)行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供有力支持。

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