新時期房地產(chǎn)檔案管理與利用研究

張恩騏

摘 要：房地產(chǎn)行業(yè)是我國經(jīng)濟事業(yè)發(fā)展過程當中逐步發(fā)展起來的基礎(chǔ)支柱產(chǎn)業(yè)，新時期房地產(chǎn)事業(yè)的內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境都發(fā)生了極大的變化，給房地產(chǎn)檔案管理和利用工作提出了極高要求。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)經(jīng)濟運行發(fā)展情況的客觀反映以及真實記錄，這些檔案資料是否可以得到保護，信息能否得到恰當利用，都會對房地產(chǎn)市場發(fā)展帶來深刻影響。所以要積極挖掘房地產(chǎn)檔案價值，對房地產(chǎn)檔案進行科學(xué)化管理和合理化應(yīng)用，在提高房地產(chǎn)市場活躍度的同時，提高國民經(jīng)濟發(fā)展水平。

關(guān)鍵詞：新時期；房地產(chǎn)檔案；管理；利用

房地產(chǎn)檔案管理以及利用具備突出的積極作用，除了能夠助推整個房地產(chǎn)行業(yè)的改革與發(fā)展以外，還能夠讓人們的產(chǎn)權(quán)合法權(quán)益得到有效維護和保障，規(guī)范房地產(chǎn)市場，充分發(fā)揮其在助推國民經(jīng)濟建設(shè)方面的積極作用。雖然在房地產(chǎn)檔案管理與開發(fā)利用方面已經(jīng)獲得了很多的成效，但是和檔案的實際利用需要進行對照還是有差距存在的，所以在新時期要積極補充和拓展房地產(chǎn)檔案管理和利用途徑，促進房地產(chǎn)檔案管理利用效益的提升。

1 房地產(chǎn)檔案信息的特點

房地產(chǎn)檔案是真實記錄并反映房地產(chǎn)經(jīng)濟運行狀況的資料體系，房地產(chǎn)檔案信息的特征主要體現(xiàn)在：第一，專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案信息形成于房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理活動當中，記錄了多種不同形式的信息這些信息記錄的是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬以及沿革變化，能夠反映出房地產(chǎn)經(jīng)濟的整體情況。房地產(chǎn)檔案在形成時期就有著特殊性以及專業(yè)性的要求，信息管理與應(yīng)用的每個過程都需要做到嚴謹規(guī)范，因此專業(yè)性是房地產(chǎn)檔案最為明顯的一個特點。第二，動態(tài)性與歷史延續(xù)性。在房地產(chǎn)檔案形成并建立之后，很多的權(quán)屬變更內(nèi)容，仍然在持續(xù)性的發(fā)生，房屋現(xiàn)狀也在不斷發(fā)生轉(zhuǎn)移與變更，所以擁有極強的動態(tài)性。房地產(chǎn)檔案必須跟隨產(chǎn)權(quán)人的變化而發(fā)生相應(yīng)的改變，因此要不斷補充和完善新資料，使得檔案信息能夠一直體現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的真實情況，保證檔案資料的真實性與可靠性。第三，價值性。房地產(chǎn)是不動產(chǎn)，有著極高的價值，房地產(chǎn)檔案也是房地產(chǎn)價值的一個重要佐證。檔案的完整性和準確性都會對產(chǎn)權(quán)人帶來深遠影響。第四，真實性。房地產(chǎn)檔案信息必須和實際情況相符合，才能夠真正在產(chǎn)權(quán)審核與糾紛調(diào)整過程當中發(fā)揮憑證以及重要的參考作用。而且房地產(chǎn)檔案具備法律效力，擁有不容置疑的地位。正是因為房地產(chǎn)檔案具備以上突出特性，才需要對檔案進行科學(xué)化的管理以及正確恰當?shù)膽?yīng)用，充分滿足房地產(chǎn)經(jīng)濟的發(fā)展要求。

2 新時期房地產(chǎn)檔案管理的方法

1）做好房地產(chǎn)檔案收集工作。檔案收集是新時期房地產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，同時也是進行檔案處理和應(yīng)用的前提條件，指明了檔案管理工作的起點與根基。而要真正做好檔案收集工作，必須嚴格把控好以下幾個工作法：第一，在具體收集環(huán)節(jié)，要保障每次產(chǎn)權(quán)登記變更以及產(chǎn)權(quán)文件資料都是準確全面和詳細真實的，并且要保證文件材料在形式、規(guī)格、技術(shù)指標、驗收標準等方面都能夠達到高度統(tǒng)一狀態(tài)。新學(xué)期再對紙質(zhì)檔案資料進行收集管理的同時，還需要對新載體檔案信息進行收集歸納，有效改變檔案載體單一化的問題。第二，只要是屬于房地產(chǎn)檔案歸檔范圍當中的文件資料，無論形式如何都必須要收集齊全，保證收集范圍的完整性。具體的收集范圍必須包括產(chǎn)權(quán)來源、產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)變更信息、土地權(quán)屬界定、測繪圖紙、拆遷審批文件等。第三，規(guī)定時間必須結(jié)合房地產(chǎn)文件材料形成過程特征確定堅持集中統(tǒng)一管理的準則，做到隨時和定期歸檔的整合。

2）加強房地產(chǎn)檔案整理管理。在做好檔案收集工作之后，接下來必須對應(yīng)檔案資料進行有效整理，這也是非?；A(chǔ)的檔案管理內(nèi)容，也是提高房地產(chǎn)檔案資料系統(tǒng)化以及條理化的重要措施。在房地產(chǎn)檔案的整理管理環(huán)節(jié)，最為主要的工作是分類以及立卷。檔案的分類可以提高檔案的標準化以及規(guī)范化水平，而在分類工作實施當中必須考慮類目體系要具備包容性以及分類體系嚴密性。另外，類目必須是穩(wěn)定的，不能夠經(jīng)常性更改，保證分類方案的準確落實。在把房地產(chǎn)檔案資料進行妥善分類之后，還要對各個類別的檔案信息展開立卷。幣圈工作主要涉及到卷內(nèi)文件排列和編號，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，并做好封面與案卷裝訂等方面的工作。

3）優(yōu)化房地產(chǎn)檔案保管工作。對于房地產(chǎn)檔案的保管工作來說，只有保證保管工作的質(zhì)量，才可以讓檔案的安全性和完整性得到保障，才能保證檔案資料價值的發(fā)揮。房地產(chǎn)檔案保管期限可以劃分成短期、長期以及永久保存這幾種類別。只要涉及到重要憑證信息以及需要長久查考利用的房地產(chǎn)資料，都需要實施永久保存；如果涉及到的是在16～50年內(nèi)具備查考應(yīng)用以及憑借價值的房地產(chǎn)檔案資料需要實施長期保存；15年之內(nèi)擁有查考利用以及憑證價值的房地產(chǎn)資料，則只需進行短期保存。在檔案保管工作當中需要達成的一個基本工作目標就是要運用一切可以選用的有效方案，避免檔案出現(xiàn)損壞的問題，確保檔案使用壽命。

3 新時期房地產(chǎn)檔案利用的方法

1）有效樹立檔案利用意識?？v觀當前的房地產(chǎn)檔案利用現(xiàn)狀，整體進展非常緩慢，而出現(xiàn)這一情況的原因來自于多個方面，最為基礎(chǔ)的原因是不具備檔案利用意識。這樣不僅不能夠體現(xiàn)出房地產(chǎn)檔案資料的利用價值，還會給房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展帶來不同程度的影響。所以要保證房地產(chǎn)檔案的有效利用，必須樹立正確的檔案利用意識，同時要號召全社會提高檔案開發(fā)利用意識，督促房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，打造優(yōu)良的社會氛圍，為房地產(chǎn)檔案資料的開發(fā)利用創(chuàng)造良好條件。所以在這一過程當中要加大房地產(chǎn)檔案的宣傳力度，讓社會大眾能夠明確檔案的利用價值以及利用的作用，抓好社會意識培養(yǎng)，凸顯檔案利用的重要價值。

2）主動服務(wù)滿足利用需求。房地產(chǎn)檔案管理部門要對檔案資料進行有效利用不能被動等人上門，而是要加大反思和創(chuàng)新力度，堅持主動服務(wù)，有效提升自身影響力。主動服務(wù)既能夠滿足不同用戶的實際需求，還能夠凸顯房地產(chǎn)檔案管理利用的創(chuàng)新性。其中需要把握好的服務(wù)內(nèi)容，主要包括：提供房地產(chǎn)權(quán)屬登記確認服務(wù)，為合法房地產(chǎn)的獲得以及變更的確認提供重要根據(jù)；提供房地產(chǎn)交易審查服務(wù)，對房地產(chǎn)交易的合法性以及有效性進行確定，這些都需要依靠到查證的方法達到目的；提供為法院解決房地產(chǎn)糾紛的服務(wù)。在糾紛處理過程當中，司法部門可以把房地產(chǎn)檔案作為重要，根據(jù)保障人們的合法權(quán)益不受侵害；為城市規(guī)劃、舊城改造、拆遷安置等提供服務(wù)。

3）加強檔案數(shù)字化建設(shè)。在現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展下，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)融入到了房地產(chǎn)檔案管理以及利用工作當中，也促使檔案從傳統(tǒng)人工管理利用過渡到現(xiàn)代化利用?；诰W(wǎng)絡(luò)支持的房地產(chǎn)檔案利用模式，可以有效解放人力，提高利用效率，滿足利用者的多元化需要。為了保證利用效果，需要積極引入數(shù)字化技術(shù)手段，生成和轉(zhuǎn)化為電子文檔，然后利用計算機進行信息的處理和分析提供便捷查詢服務(wù)，同時保護檔案原件資料。檔案現(xiàn)代化管理與利用的實現(xiàn)，離不開檔案工作人員的努力，考慮到這項工作有著很強的專業(yè)性和復(fù)雜性，同時又需要運用到大量的先進技術(shù)，所以需要做好檔案工作人員的培訓(xùn)。

房地產(chǎn)檔案管理和利用具備專業(yè)性和重要性的特征，涉及多方面的重要信息資源，對于檔案信息的開發(fā)利用效果和整個房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。所以為了更好的迎合房地產(chǎn)行業(yè)的改革發(fā)展趨勢，充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的利用價值，必須把握好房地產(chǎn)檔案的特點，并對檔案管理的方法以及檔案利用方法進行創(chuàng)新改革，提高檔案管理與利用人員的專業(yè)素質(zhì)與道德素養(yǎng)，為房地產(chǎn)行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供有力支持。

參考文獻

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