對水利檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

于朝霞

摘 要：水利檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。筆者結(jié)合自身實(shí)踐工作，對水利檔案信息化存在的問題提出自己的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：水利檔案信息化建設(shè) 問題 具體措施

水利檔案信息管理系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜工程。為了做好水利檔案信息資源收集，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)水利檔案管理工作更好地為全市水利工作服務(wù)，提出以下幾個(gè)觀點(diǎn)：

1 水利檔案信息化建設(shè)的基本原則

1）開放和利用為中心的原則。在檔案信息資源中，除去關(guān)系國家安全及個(gè)人隱私的內(nèi)容，大部分是可以開放和利用的。因此，在檔案信息化建設(shè)中，特別是在相關(guān)軟件的開發(fā)中，要圍繞開放和利用來設(shè)計(jì)。

2）要堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則。由于受檔案實(shí)體管理模式的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范未能及時(shí)統(tǒng)一，這給檔案信息的傳輸、接收和整編帶來了較大的困難。

3）要堅(jiān)持抓住重點(diǎn)、階段性推進(jìn)的原則。水利檔案信息化建設(shè)要經(jīng)過起步、試運(yùn)行、成熟、全面應(yīng)用等發(fā)展階段?，F(xiàn)階段工作重點(diǎn)應(yīng)放在檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才培養(yǎng)以及相關(guān)政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的制定等方面。

4）要堅(jiān)持以基礎(chǔ)工作帶動(dòng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的原則。檔案信息化，特別是檔案信息庫的建立，要依靠基礎(chǔ)工作才能實(shí)現(xiàn)，夯實(shí)基礎(chǔ)工作，建立和完善數(shù)據(jù)庫，是水利檔案信息化建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在。

2 水利檔案信息化建設(shè)存在的問題

1）對綜合檔案信息化建設(shè)重視不夠。系統(tǒng)內(nèi)部偏重于工程建設(shè)、水資源管理、水環(huán)境監(jiān)測等方面的信息化建設(shè)，對于支持和服務(wù)全局的綜合檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，推進(jìn)力度不強(qiáng)，減弱了檔案信息化建設(shè)推進(jìn)全局工作的功能。

2）檔案管理人員缺乏現(xiàn)代檔案管理技能。在水利系統(tǒng)辦公自動(dòng)化普及過程中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅限于目錄級檢索，未對相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，一些檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等方面的專業(yè)知識和操作技能。

3）缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持。雖然水利檔案管理按照檔案局的要求在檔案管理目標(biāo)晉級中達(dá)到合格，并取得了一定的成績，但按照信息化的要求還有相當(dāng)?shù)木嚯x。在開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件時(shí)，沒有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，信息化建設(shè)各自為政，未形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)的局面，水利檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)不夠明確，尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。

4）數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完善。水利檔案信息化建設(shè)正處于由文件向信息化的過渡階段，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的過程，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是做好檔案信息化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)。

3 水利檔案信息化建設(shè)的具體措施

1）要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增加投入。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是核心，應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥的、各部門負(fù)責(zé)人參加的領(lǐng)導(dǎo)小組，研究總體發(fā)展方案，確定階段性工作目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決在建設(shè)過程中遇到的問題和困難；要明確工作機(jī)構(gòu)和工作人員，落實(shí)具體工作任務(wù)并跟蹤監(jiān)督檢查；要把檔案信息化管理納入系統(tǒng)內(nèi)的年度工作計(jì)劃，列入所屬各部門管理目標(biāo)責(zé)任制，增加投入是關(guān)鍵。水利檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性、前沿性的系統(tǒng)工程，需要配備一定規(guī)模的硬件設(shè)施，資金需求較大，因此，每年的資金投入都要與信息化建設(shè)任務(wù)相匹配，以保證工作的有序開展和正常運(yùn)行。

2）要注重管理，豐富室藏，水利檔案信息資源建設(shè)必須從源頭上抓起。第一、要制定與水利信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略和工作計(jì)劃，為保證水利檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。第二、要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。第三、要加強(qiáng)檔案管理軟件的應(yīng)用，在水利系統(tǒng)內(nèi)推廣應(yīng)用相對統(tǒng)一、符合規(guī)范的檔案管理軟件，推進(jìn)水利檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)案卷級、文件級的電子檢索。第四、加大電子文件的歸檔管理必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機(jī)構(gòu)，要建立嚴(yán)格的信息管理制度，以保證本系統(tǒng)電子文件的真實(shí)、完整、可靠和安全；要嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔的雙套制管理辦法，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案室”。第五、要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展，充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，有計(jì)劃地上載開放的水利檔案目錄，或公開開放的水利檔案全文信息，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢的利用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的作用。

3）要加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化管理以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為載體，這就要求檔案管理工作者不僅要具備圖書、情報(bào)、檔案等學(xué)科的相關(guān)專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。培養(yǎng)構(gòu)建一支檔案信息化建設(shè)復(fù)合型人才隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急。這項(xiàng)工作可以從以下幾個(gè)方面著手：

第一、加強(qiáng)培養(yǎng)教育，制定切實(shí)可行的培養(yǎng)計(jì)劃，造就一批復(fù)合型人才，把與水利檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代化管理技術(shù)知識等列入指導(dǎo)教學(xué)計(jì)劃，鼓勵(lì)檔案管理人員通過在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等多種形式，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的技能。第二、要注意引進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)人才，加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握的運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，同時(shí)還要優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)檔案管理工作信息化的需要。第三、要加強(qiáng)對檔案管理工作者信息意識的培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)檔案管理工作中“重藏輕用”的現(xiàn)象，使檔案管理人員能夠充分運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。第四，要建立必要的激勵(lì)機(jī)制，對某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理，開展有償服務(wù)，充分發(fā)揮檔案管理人員愛崗敬業(yè)和積極進(jìn)取的工作熱情和主觀能動(dòng)作用，提高工作效率和質(zhì)量，增強(qiáng)檔案管理改革和發(fā)展的動(dòng)力。

4）要充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)技術(shù)，努力逐步開始水利檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。第一、將所藏檔案案卷卷級目錄實(shí)現(xiàn)機(jī)檢，重要檔案逐步實(shí)現(xiàn)文件級目錄機(jī)檢。第二、各科室在向檔案室移交檔案時(shí)，要逐步做到同時(shí)移交目錄，力爭在短時(shí)間內(nèi)基本實(shí)現(xiàn)接收檔案同時(shí)接收已有的目錄。

5）積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文作息查詢，以提高服務(wù)效率和質(zhì)量。第一、檔案室應(yīng)通過接收電子檔案、對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫的多媒體數(shù)據(jù)庫。第二、加強(qiáng)電子文件歸檔管理。檔案室要根據(jù)水利檔案管理的要求，加強(qiáng)對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。并積極研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。