如何做好檔案信息公開(kāi)工作

張興

摘 要：檔案信息公開(kāi)的理論依據(jù)是檔案的雙重使用價(jià)值理論，檔案對(duì)形成機(jī)關(guān)的使用價(jià)值隨著時(shí)間推移開(kāi)始向社會(huì)使用價(jià)值讓位，價(jià)值不斷轉(zhuǎn)化，其社會(huì)性日益突出；加之檔案信息作為社會(huì)信息的一種，具有共享性，且遵循檔案機(jī)密遞減規(guī)律，使得檔案信息公開(kāi)成為歷史的必然。

關(guān)鍵詞：檔案信息公開(kāi)；問(wèn)題；策略

檔案信息公開(kāi)的理論依據(jù)是檔案的雙重使用價(jià)值理論，檔案對(duì)形成機(jī)關(guān)的使用價(jià)值隨著時(shí)間推移開(kāi)始向社會(huì)使用價(jià)值讓位，價(jià)值不斷轉(zhuǎn)化，其社會(huì)性日益突出；加之檔案信息作為社會(huì)信息的一種，具有共享性，且遵循檔案機(jī)密遞減規(guī)律，使得檔案信息公開(kāi)成為歷史的必然。檔案信息作為社會(huì)信息的一種，其可共享性也使檔案開(kāi)放成為必然。檔案信息是檔案信息服務(wù)模式構(gòu)建的基礎(chǔ)資源。檔案信息公開(kāi)可提高檔案機(jī)構(gòu)知名度，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)；可促進(jìn)檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)，為檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息服務(wù)工作帶來(lái)巨大動(dòng)力。檔案信息服務(wù)有兩個(gè)必要條件：一是檔案信息的質(zhì)量和數(shù)量。其中優(yōu)質(zhì)的檔案信息是檔案信息社會(huì)共享的內(nèi)在要素；充足的檔案信息是確保檔案信息社會(huì)共享的外在條件。二是檔案信息的社會(huì)認(rèn)知程度。檔案信息的社會(huì)認(rèn)知程度越高，檔案信息共享的范圍就越廣。只有具備這兩個(gè)基本條件，檔案信息的社會(huì)化服務(wù)才成為可能，因此，必須重視檔案信息公開(kāi)工作，以便為檔案信息服務(wù)提供充實(shí)的信息資源。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息利用保障問(wèn)題

隨著電子檔案數(shù)量不斷增多，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化將不斷發(fā)展。因此，檔案法規(guī)建設(shè)要著眼前瞻性，以適應(yīng)新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案開(kāi)放利用的需求。用法律手段管理、規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息開(kāi)放利用服務(wù)的發(fā)展，也是世界范圍的大趨勢(shì)。強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化體系建設(shè)，是提供網(wǎng)絡(luò)檔案利用服務(wù)的前提和保障。一是檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。包括硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面標(biāo)準(zhǔn)，軟件系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)方面技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)，信息輸出、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)等。二是檔案信息化管理、利用法規(guī)體系建設(shè)。包括電子文件歸檔，電子檔案信息接收、征集，信息存儲(chǔ)管理，信息利用及系統(tǒng)維護(hù)。其中網(wǎng)絡(luò)查閱利用檔案信息電子簽名、電子檔案法律效力、身份鑒別、信息加密、利用權(quán)限管理、系統(tǒng)安全維護(hù)等，均要建立相應(yīng)的法規(guī)體系與管理制度。

2 正確處理保密與開(kāi)放的關(guān)系問(wèn)題

過(guò)去的檔案保密制度，往往是只要求不泄密，沒(méi)有考慮利用者使用方便，這是不全面的。判斷一份檔案應(yīng)保密還是提供利用，只能以是否有利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)。檔案保密不能為保密而保密，保密是為了黨和國(guó)家更好地利用檔案。因此，要在維護(hù)黨和國(guó)家根本利益，有利于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的前提下，及時(shí)進(jìn)行檔案密級(jí)調(diào)整工作，進(jìn)一步擴(kuò)大使用范圍，依法把可以開(kāi)放的檔案盡快地向社會(huì)公布，并開(kāi)放出來(lái)。這是黨和國(guó)家堅(jiān)持社會(huì)主義民主的標(biāo)志。同時(shí)，要建立健全密級(jí)調(diào)整制度，凡屬非秘密或已失去秘密的檔案都應(yīng)通過(guò)各種形式向社會(huì)開(kāi)放，為全體公民服務(wù)。

3 進(jìn)一步擴(kuò)大檔案開(kāi)放范圍的問(wèn)題

我國(guó)《檔案法》明確規(guī)定，檔案一般自形成之日起滿30年即可對(duì)外開(kāi)放，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的檔案封閉期可長(zhǎng)于30年，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案的封閉期可以少于30年。要想很好地貫徹落實(shí)上述規(guī)定，需要做到兩點(diǎn)：一是明確規(guī)定哪些檔案屬于一般檔案。只有這一界限劃清了，“30年”的規(guī)定才能夠比較順利地得以實(shí)施。二是對(duì)于可少于30年開(kāi)放的檔案，檔案館要根據(jù)情況，做出比較明確、具體的規(guī)定，必須依法有序地加快“低齡”檔案的開(kāi)放工作。也就是說(shuō)，要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，使形成滿30年的檔案多數(shù)都向社會(huì)開(kāi)放；使“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于三十年”的規(guī)定真正落到實(shí)處。也可以考慮不設(shè)置30年的封閉期，保證由公開(kāi)文件轉(zhuǎn)化來(lái)的可以直接公開(kāi)的檔案跨越“開(kāi)放期限”的限制。正如《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》中并沒(méi)有明確規(guī)定檔案文件自形成之日滿多少年才能向社會(huì)開(kāi)放，而是要求“公共檔案館、文件中心根據(jù)社會(huì)需求適時(shí)公布檔案、文件信息”，這種“適時(shí)”開(kāi)放是檔案利用以民為本的表現(xiàn)，有利于檔案信息服務(wù)工作走進(jìn)公眾，深入人心。

4 公民信息權(quán)利的救濟(jì)途徑問(wèn)題

《檔案法》第五章“法律責(zé)任”中，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)在利用檔案館檔案過(guò)程中利用者的違紀(jì)和違法責(zé)任，而并沒(méi)有對(duì)檔案行政部門和檔案館未能依法履行檔案信息公開(kāi)、提供利用服務(wù)的行為設(shè)置相應(yīng)的法律責(zé)任，也沒(méi)有對(duì)利用者權(quán)利受到損害時(shí)可供選擇的救濟(jì)途徑予以規(guī)范。在《檔案法實(shí)施辦法》第五章“罰則”中規(guī)定“不按照國(guó)家規(guī)定開(kāi)放檔案的”依法責(zé)令部門改正或者給予相關(guān)人員行政處分，仍然沒(méi)有從利用者角度思考并為保障其權(quán)利受到違法和不當(dāng)侵害時(shí)提供可以選擇的行政救濟(jì)和司法救濟(jì)等途徑。這方面規(guī)定的缺失，為檔案行政部門和檔案信息管理部門的信息公開(kāi)、公布、提供利用等方面的不當(dāng)和違法行為提供了可以規(guī)避法律約束和接受制裁的機(jī)會(huì)空間，相應(yīng)地阻塞了公眾尋求相關(guān)政府部門和司法部門平等保護(hù)的維權(quán)之路。因此，必須在法律責(zé)任的相應(yīng)內(nèi)容中確認(rèn)申訴、行政復(fù)議、行政賠償、行政補(bǔ)償?shù)刃姓葷?jì)手段以及通過(guò)行政訴訟進(jìn)行司法審查的措施，形成有效的救濟(jì)機(jī)制，保障公眾利用檔案信息的權(quán)利，并以此來(lái)監(jiān)督檔案信息服務(wù)部門。

5 開(kāi)放后的檔案信息監(jiān)管問(wèn)題

對(duì)已開(kāi)放檔案信息利用的監(jiān)管只是檔案信息利用眾多工作中的一個(gè)環(huán)節(jié)，但卻是管理理性化道路上必須走的一步。對(duì)檔案信息實(shí)施監(jiān)管主要涉及兩個(gè)問(wèn)題。其一，檔案信息的所有權(quán)問(wèn)題。國(guó)內(nèi)有學(xué)者提出檔案監(jiān)控權(quán)的概念。所謂檔案監(jiān)控權(quán)是指國(guó)家以國(guó)家檔案政策和檔案工作法律法規(guī)為依據(jù)，通過(guò)各項(xiàng)強(qiáng)有力的措施，以國(guó)家強(qiáng)制力確保國(guó)家對(duì)國(guó)家全部檔案的監(jiān)督控制權(quán)力?！稒n案法》第二十二條規(guī)定“屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布”；第二十五條規(guī)定“攜運(yùn)禁止出境的檔案或者其復(fù)制件出境的，由海關(guān)予以沒(méi)收，可以并處罰款；并將沒(méi)收的檔案或者其復(fù)制件移交檔案行政管理部門；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任”等。其二，在檔案信息的利用環(huán)節(jié)上，除檔案信息的所有權(quán)問(wèn)題外，著作權(quán)問(wèn)題也應(yīng)得到重視。如果檔案信息利用過(guò)程中著作權(quán)問(wèn)題得不到解決，那么隨著檔案公開(kāi)數(shù)量的增多，勢(shì)必影響各種形式的檔案信息服務(wù)。