如何做好檔案信息公開工作

張興

摘 要：檔案信息公開的理論依據(jù)是檔案的雙重使用價值理論，檔案對形成機(jī)關(guān)的使用價值隨著時間推移開始向社會使用價值讓位，價值不斷轉(zhuǎn)化，其社會性日益突出；加之檔案信息作為社會信息的一種，具有共享性，且遵循檔案機(jī)密遞減規(guī)律，使得檔案信息公開成為歷史的必然。

關(guān)鍵詞：檔案信息公開；問題；策略

檔案信息公開的理論依據(jù)是檔案的雙重使用價值理論，檔案對形成機(jī)關(guān)的使用價值隨著時間推移開始向社會使用價值讓位，價值不斷轉(zhuǎn)化，其社會性日益突出；加之檔案信息作為社會信息的一種，具有共享性，且遵循檔案機(jī)密遞減規(guī)律，使得檔案信息公開成為歷史的必然。檔案信息作為社會信息的一種，其可共享性也使檔案開放成為必然。檔案信息是檔案信息服務(wù)模式構(gòu)建的基礎(chǔ)資源。檔案信息公開可提高檔案機(jī)構(gòu)知名度，增強(qiáng)社會檔案意識；可促進(jìn)檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)，為檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息服務(wù)工作帶來巨大動力。檔案信息服務(wù)有兩個必要條件：一是檔案信息的質(zhì)量和數(shù)量。其中優(yōu)質(zhì)的檔案信息是檔案信息社會共享的內(nèi)在要素；充足的檔案信息是確保檔案信息社會共享的外在條件。二是檔案信息的社會認(rèn)知程度。檔案信息的社會認(rèn)知程度越高，檔案信息共享的范圍就越廣。只有具備這兩個基本條件，檔案信息的社會化服務(wù)才成為可能，因此，必須重視檔案信息公開工作，以便為檔案信息服務(wù)提供充實的信息資源。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息利用保障問題

隨著電子檔案數(shù)量不斷增多，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化將不斷發(fā)展。因此，檔案法規(guī)建設(shè)要著眼前瞻性，以適應(yīng)新時期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案開放利用的需求。用法律手段管理、規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息開放利用服務(wù)的發(fā)展，也是世界范圍的大趨勢。強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化體系建設(shè)，是提供網(wǎng)絡(luò)檔案利用服務(wù)的前提和保障。一是檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。包括硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面標(biāo)準(zhǔn)，軟件系統(tǒng)平臺建設(shè)方面技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)，信息輸出、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)等。二是檔案信息化管理、利用法規(guī)體系建設(shè)。包括電子文件歸檔，電子檔案信息接收、征集，信息存儲管理，信息利用及系統(tǒng)維護(hù)。其中網(wǎng)絡(luò)查閱利用檔案信息電子簽名、電子檔案法律效力、身份鑒別、信息加密、利用權(quán)限管理、系統(tǒng)安全維護(hù)等，均要建立相應(yīng)的法規(guī)體系與管理制度。

2 正確處理保密與開放的關(guān)系問題

過去的檔案保密制度，往往是只要求不泄密，沒有考慮利用者使用方便，這是不全面的。判斷一份檔案應(yīng)保密還是提供利用，只能以是否有利于經(jīng)濟(jì)社會又好又快發(fā)展作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)。檔案保密不能為保密而保密，保密是為了黨和國家更好地利用檔案。因此，要在維護(hù)黨和國家根本利益，有利于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的前提下，及時進(jìn)行檔案密級調(diào)整工作，進(jìn)一步擴(kuò)大使用范圍，依法把可以開放的檔案盡快地向社會公布，并開放出來。這是黨和國家堅持社會主義民主的標(biāo)志。同時，要建立健全密級調(diào)整制度，凡屬非秘密或已失去秘密的檔案都應(yīng)通過各種形式向社會開放，為全體公民服務(wù)。

3 進(jìn)一步擴(kuò)大檔案開放范圍的問題

我國《檔案法》明確規(guī)定，檔案一般自形成之日起滿30年即可對外開放，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案封閉期可長于30年，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案的封閉期可以少于30年。要想很好地貫徹落實上述規(guī)定，需要做到兩點：一是明確規(guī)定哪些檔案屬于一般檔案。只有這一界限劃清了，“30年”的規(guī)定才能夠比較順利地得以實施。二是對于可少于30年開放的檔案，檔案館要根據(jù)情況，做出比較明確、具體的規(guī)定，必須依法有序地加快“低齡”檔案的開放工作。也就是說，要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，使形成滿30年的檔案多數(shù)都向社會開放；使“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”的規(guī)定真正落到實處。也可以考慮不設(shè)置30年的封閉期，保證由公開文件轉(zhuǎn)化來的可以直接公開的檔案跨越“開放期限”的限制。正如《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》中并沒有明確規(guī)定檔案文件自形成之日滿多少年才能向社會開放，而是要求“公共檔案館、文件中心根據(jù)社會需求適時公布檔案、文件信息”，這種“適時”開放是檔案利用以民為本的表現(xiàn)，有利于檔案信息服務(wù)工作走進(jìn)公眾，深入人心。

4 公民信息權(quán)利的救濟(jì)途徑問題

《檔案法》第五章“法律責(zé)任”中，重點強(qiáng)調(diào)在利用檔案館檔案過程中利用者的違紀(jì)和違法責(zé)任，而并沒有對檔案行政部門和檔案館未能依法履行檔案信息公開、提供利用服務(wù)的行為設(shè)置相應(yīng)的法律責(zé)任，也沒有對利用者權(quán)利受到損害時可供選擇的救濟(jì)途徑予以規(guī)范。在《檔案法實施辦法》第五章“罰則”中規(guī)定“不按照國家規(guī)定開放檔案的”依法責(zé)令部門改正或者給予相關(guān)人員行政處分，仍然沒有從利用者角度思考并為保障其權(quán)利受到違法和不當(dāng)侵害時提供可以選擇的行政救濟(jì)和司法救濟(jì)等途徑。這方面規(guī)定的缺失，為檔案行政部門和檔案信息管理部門的信息公開、公布、提供利用等方面的不當(dāng)和違法行為提供了可以規(guī)避法律約束和接受制裁的機(jī)會空間，相應(yīng)地阻塞了公眾尋求相關(guān)政府部門和司法部門平等保護(hù)的維權(quán)之路。因此，必須在法律責(zé)任的相應(yīng)內(nèi)容中確認(rèn)申訴、行政復(fù)議、行政賠償、行政補(bǔ)償?shù)刃姓葷?jì)手段以及通過行政訴訟進(jìn)行司法審查的措施，形成有效的救濟(jì)機(jī)制，保障公眾利用檔案信息的權(quán)利，并以此來監(jiān)督檔案信息服務(wù)部門。

5 開放后的檔案信息監(jiān)管問題

對已開放檔案信息利用的監(jiān)管只是檔案信息利用眾多工作中的一個環(huán)節(jié)，但卻是管理理性化道路上必須走的一步。對檔案信息實施監(jiān)管主要涉及兩個問題。其一，檔案信息的所有權(quán)問題。國內(nèi)有學(xué)者提出檔案監(jiān)控權(quán)的概念。所謂檔案監(jiān)控權(quán)是指國家以國家檔案政策和檔案工作法律法規(guī)為依據(jù)，通過各項強(qiáng)有力的措施，以國家強(qiáng)制力確保國家對國家全部檔案的監(jiān)督控制權(quán)力?！稒n案法》第二十二條規(guī)定“屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布”；第二十五條規(guī)定“攜運禁止出境的檔案或者其復(fù)制件出境的，由海關(guān)予以沒收，可以并處罰款；并將沒收的檔案或者其復(fù)制件移交檔案行政管理部門；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任”等。其二，在檔案信息的利用環(huán)節(jié)上，除檔案信息的所有權(quán)問題外，著作權(quán)問題也應(yīng)得到重視。如果檔案信息利用過程中著作權(quán)問題得不到解決，那么隨著檔案公開數(shù)量的增多，勢必影響各種形式的檔案信息服務(wù)。