探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

摘 要：當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展，在此背景下，各行各業(yè)都開始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，檔案管理作為事業(yè)單位日常管理的重要組成部分，其自身的信息化建設(shè)能夠有效提高檔案管理的有效性，確保事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。但當(dāng)前檔案管理的信息化建設(shè)過程中，因?yàn)榇嬖诙喾矫嬉蛩氐墓餐绊懀瑢?dǎo)致事業(yè)單位檔案信息管理的信息化發(fā)展還存在各種阻礙，嚴(yán)重影響最終的管理效果。所以事業(yè)單位必須要對檔案管理信息化予以高度重視，深入分析當(dāng)前信息化建設(shè)過程中所存在的各種問題，并合理采取相關(guān)措施，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

當(dāng)前事業(yè)單位正在不斷通過轉(zhuǎn)型、重構(gòu)等方式實(shí)現(xiàn)自身改革，促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。在此背景下，事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)逐漸成為保障事業(yè)單位開展決策的重要數(shù)據(jù)支持。尤其是在當(dāng)前時(shí)代下，事業(yè)單位必須要加強(qiáng)自身的檔案管理信息化建設(shè)，才能夠更好的發(fā)揮自身作用，以促進(jìn)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，如此才能過幫助事業(yè)單位更為從容面對各方問題與挑戰(zhàn)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作信息化發(fā)展的必要性

事業(yè)單位的檔案管理工作本身屬于較為復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，本身存在機(jī)密性強(qiáng)和專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。所以只有充分重視事業(yè)單位的檔案管理工作，具備檔案管理的專業(yè)技巧，對檔案管理模式積極創(chuàng)新，豐富自身的檔案管理措施與經(jīng)驗(yàn)，才能夠讓事業(yè)單位檔案管理工作的效果得到充分體現(xiàn)。近年來我國的信息技術(shù)水平顯著提升，人們在日常生活與工作方面對于信息的需求量在不斷上升，從而導(dǎo)致檔案管理工作的壓力越來越大。檔案管理信息化建設(shè)工作亟需得到有效落實(shí)，其不僅是因?yàn)闄n案將事業(yè)單位的發(fā)展歷程完整的記錄下來，同時(shí)其還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)制定決策時(shí)提供有效的數(shù)據(jù)資料支持，提高決策的正確率，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展。此外建設(shè)檔案管理信息化還可以有效整合與共享檔案信息，深度優(yōu)化檔案的管理工作。所以可見在促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展方面，建設(shè)檔案管理信息化能夠起到極為重要的作用。

2 事業(yè)單位目前在建設(shè)檔案管理信息化方面存在的問題

2.1 管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

現(xiàn)階段下，我國很大一部分行政事業(yè)單位依然是按照自己的習(xí)慣確定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，互相之間缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如此導(dǎo)致各個(gè)部門及單位之間的數(shù)據(jù)無法共享；而且各事業(yè)單位使用的管理軟件各不相同，導(dǎo)致檔案管理人員檢索文獻(xiàn)時(shí)候無法對檔案信息進(jìn)行深入管理；除此之外，部分事業(yè)單位尚沒有按照當(dāng)前已有的電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的管理流程，所以導(dǎo)致電子檔案系統(tǒng)無法起到應(yīng)有的作用。

2.2 檔案管理信息化的安全程度較低

相對于普通檔案，事業(yè)單位檔案資料更具特殊性，部分檔案內(nèi)容甚至直接關(guān)系政府機(jī)密信息。所以開展事業(yè)單位信息化建設(shè)時(shí)候，必須要為信息資料的安全提供保障。因?yàn)楫?dāng)前部分檔案管理人員并沒有充分認(rèn)識(shí)到保障檔案信息資料安全的重要性，所以很容易導(dǎo)致檔案資料信息的安全受到威脅。例如沒有對公開信息資料進(jìn)行嚴(yán)格審核、涉密電腦上使用外網(wǎng)瀏覽器等行為，都可能會(huì)讓黑客從中獲得機(jī)密信息。

2.3 檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)與更新速度較慢

當(dāng)前大部分事業(yè)單位在檔案管理信息化系統(tǒng)方面已經(jīng)投入大量的資金，但是其卻未能在檔案管理工作中充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，使得信息化平臺(tái)模塊設(shè)置體系無法獲得快速、有效的更新，未能及時(shí)錄入新的檔案信息，使得事業(yè)單位各部門在調(diào)用檔案信息的時(shí)候受到阻礙。

2.4 檔案管理相關(guān)人員的整體素質(zhì)水平參差不齊

因?yàn)槎嘀匾蛩氐墓餐绊?，所以?dāng)前很多事業(yè)單位的檔案管理人員都是從其他部門臨時(shí)借調(diào)的，這就導(dǎo)致檔案管理人員中有很大一部分并且專業(yè)的技術(shù)能力。例如有的管理人員自身的計(jì)算機(jī)操作能力不足，對于計(jì)算機(jī)不夠了解，自身在專業(yè)技能與相關(guān)知識(shí)方面的儲(chǔ)備不足。由于當(dāng)前事業(yè)單位的快速發(fā)展，其對于檔案方面的信息需求量正在不斷上升，層次不齊的檔案管理人員水平勢必會(huì)對為檔案文件的處理與應(yīng)用產(chǎn)生影響。

3 促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化工作開展的具體措施

3.1 構(gòu)建規(guī)范、科學(xué)的檔案管理制度

要通過相關(guān)法律法規(guī)對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行有效約束，確保檔案工作的開展是在不違反相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，。如此才能夠以法律法規(guī)來支持檔案信息化工作的開展和落實(shí)。與此同時(shí)，檔案管理部門需要基于自身的角度制定科學(xué)、合理且符合自身實(shí)際情況的檔案資料管理制度，以實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作人員的有效約束。

3.2 構(gòu)建完善的檔案管理保密制度

保密性是事業(yè)單位檔案管理特殊性之一，對此必須要做好預(yù)防工作，盡可能將風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃中，檔案管理人員避免出現(xiàn)僥幸心理。在利用和保管事業(yè)單位檔案方面，除了需要保障檔案信息的保密與安全之外，還需要有助于對各種信息資源的整理與利用。在保管事業(yè)單位涉密檔案資料時(shí)，若事業(yè)單位自身的經(jīng)濟(jì)條件允許，可以為其獨(dú)立設(shè)置存儲(chǔ)區(qū)域，并且安裝必要的監(jiān)控系統(tǒng)，以達(dá)到異地異質(zhì)存儲(chǔ)保管檔案資料的目的。如存在極為其重要的高機(jī)密等級檔案材料，應(yīng)當(dāng)將其存儲(chǔ)于保險(xiǎn)柜中。由于部分檔案資料屬于機(jī)密文件，所以要完善資料借閱的審批流程，檔案管理人員必須要嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)借閱審批工作，完善的管理制度與良好的保密措施才能夠切實(shí)保證事業(yè)單位檔案資料的安全可靠。

3.3 做好檔案管理信息化平臺(tái)的推廣工作

構(gòu)建檔案管理的信息化平臺(tái)，其主要目的是讓信息需求者可以從所構(gòu)建的信息化平臺(tái)上直接獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，因此事業(yè)單位檔案管理工作過程中，務(wù)必要采取有效、合理的措施，加強(qiáng)宣傳與推廣信息建設(shè)平臺(tái)，以促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理平臺(tái)影響力與知名度的提升，同時(shí)還需要積極引進(jìn)與學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)國家在檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)，多重措施共同入手，使得事業(yè)單位對于檔案管理信息化平臺(tái)的利用效率得到有效提升，切實(shí)促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開展。

3.4 定期安排檔案管理人員接受相關(guān)培訓(xùn)

為了有效解決檔案管理人員整體素質(zhì)水平層次不齊的問題，切實(shí)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。事業(yè)單位必須要始終堅(jiān)持人才第一的發(fā)展意識(shí)，著重加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合能力。首先需要培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)能夠保障事業(yè)單位檔案管理工作在接受、整理、移交、存儲(chǔ)以及利用等環(huán)節(jié)的通暢；其次，需要針對檔案管理工作落實(shí)量化考核，通過將考核結(jié)果與職工薪酬相掛鉤，促進(jìn)檔案管理人員積極提升自身的綜合素養(yǎng)水平；第三，在培訓(xùn)的過程中，需要側(cè)重加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)與技能方面的培訓(xùn)工作，并且要定期安排檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化與信息化方面的學(xué)習(xí)，有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作在信息化、數(shù)字化方向的發(fā)展，提升檔案資料的利用效率。

4 總結(jié)

建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化，能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升。事業(yè)單位檔案管理對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，使得檔案管理的針對性得到顯著提升，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，大大提高了檔案管理的安全程度。此外，構(gòu)建數(shù)字化、信息化的檔案管理模式體系，大大提升了檔案管理的工作效率，而且還能夠有效支持事業(yè)單位各部門及其他單位對于檔案信息的利用效率，為事業(yè)單位未來的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡介

呂穎君（1979-），漢，女，山東省聊城市，聊城市東昌府區(qū)衛(wèi)生健康局，本科，助理館員。