對(duì)紙媒、網(wǎng)媒存檔及有效利用的探索和嘗試

丘偉

摘 要：搞好檔案提供利用，讓其發(fā)揮應(yīng)有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務(wù)， 是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。這幾年在工作中通過將紙媒、網(wǎng)媒報(bào)道存成電子檔案，體會(huì)到了電子檔案的好處。通過對(duì)紙媒、網(wǎng)媒的電子化管理，則大大提高了檔案的利用效率，再好的材料，光存就只是收獲了它的保存價(jià)值，只有充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，才真正完成了一份檔案的使命。

關(guān)鍵詞：檔案利用；紙媒；網(wǎng)媒；存檔方式；電子檔案；利用效率

1 檔案文化的內(nèi)涵

搞好檔案提供利用，讓其發(fā)揮應(yīng)有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。這些年學(xué)校在創(chuàng)新發(fā)展方面一直走在青島職業(yè)學(xué)校的前列，各類媒體對(duì)學(xué)校的報(bào)道也越來越多，對(duì)學(xué)校工作起到了很好的宣傳作用，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，統(tǒng)籌學(xué)校各方資源，擴(kuò)大學(xué)校的社會(huì)知名度和美譽(yù)度，2016年學(xué)校成立新聞中心，成為中心的一員，主要職責(zé)就是負(fù)責(zé)收集整理報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)媒體對(duì)學(xué)校的相關(guān)報(bào)道。學(xué)校從2015年開始會(huì)在下半年績(jī)效考核前編印一本《媒體看電子》主要是收錄一學(xué)年來各類紙媒、網(wǎng)媒對(duì)學(xué)校的相關(guān)報(bào)道。為方便工作，辦公室首先訂閱了多種國(guó)家、省內(nèi)外報(bào)紙，一旦有關(guān)于學(xué)校的報(bào)道文章，新聞中心的供稿負(fù)責(zé)人會(huì)告知出版報(bào)紙名稱和版面，就會(huì)在第一時(shí)間將報(bào)紙收集整理，掃描相關(guān)版面，在存報(bào)紙?jiān)耐瑫r(shí)，存好報(bào)紙的JPG文件，并做好目錄備查。如果有網(wǎng)媒報(bào)道，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)在第一時(shí)間轉(zhuǎn)發(fā)，就會(huì)先在微信收藏，然后利用計(jì)算機(jī)存好相關(guān)網(wǎng)頁及將網(wǎng)頁存成圖片電子稿入檔。此項(xiàng)工作要求高度的責(zé)任心，每每有相關(guān)報(bào)道，隨時(shí)收集整理及時(shí)入檔，不能有疏漏。每年11月左右，將存檔電子稿及掃描件交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，然后匯集印刷成冊(cè)，目前學(xué)校已印刷2015-2018年共四冊(cè)《媒體看電子》，這些紙媒和網(wǎng)媒匯編，在學(xué)校的對(duì)外宣傳工作中起到了重要的輔助作用，在每年的督導(dǎo)檢查和日常接待中都是重要的迎檢宣傳材料，充分體現(xiàn)了檔案有效利用的重要性，《媒體看電子》多次受到校領(lǐng)導(dǎo)和來賓的好評(píng)，其他學(xué)校也紛紛效仿，這也大大增強(qiáng)了作為檔案管理人員從事檔案工作的光榮感、自豪感，進(jìn)一步增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的使命感和責(zé)任感。2018年《媒體看電子》這個(gè)案例提報(bào)申請(qǐng)了山東省檔案優(yōu)秀成果，最終該案例被評(píng)為2017-2018山東省檔案優(yōu)秀成果三等獎(jiǎng)，學(xué)校對(duì)紙媒、網(wǎng)媒的存檔方式和利用方式得到充分肯定。

2 充分利用檔案，展示檔案文化魅力

原來相關(guān)的報(bào)紙也存檔，但要么是放進(jìn)檔案盒中，沉睡在檔案室里；要么等要用的時(shí)候一張張抽取復(fù)印很不方便，2015年年底要匯編《媒體看電子》時(shí)就是這樣操作的，非常麻煩。特別是隨著網(wǎng)絡(luò)媒體的不斷發(fā)展增多，網(wǎng)媒報(bào)道已成為新聞公開報(bào)道的一個(gè)很重要的渠道，影響廣泛。如果需要某條新聞，臨時(shí)在手機(jī)、電腦上翻找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有的新聞稿還會(huì)過期無法查閱，所以2016年開始，將紙媒、網(wǎng)媒及時(shí)收藏存檔，進(jìn)行電子化處理，編寫好目錄，最終匯集成冊(cè)就非常方便快捷，大大提高了查找效率和利用效率。對(duì)報(bào)紙檔案的電子化處理就是通過電子掃描，一張報(bào)紙版面眾多，有時(shí)對(duì)學(xué)校的報(bào)道可能就是一個(gè)豆腐塊大小，就針對(duì)這篇報(bào)道進(jìn)行電子掃描，掃描時(shí)最好保留該版面上部的時(shí)間、版面頁號(hào)存成JPG文件，文件名最好用日期加報(bào)紙名加所在版面，這樣整理目錄和查找時(shí)會(huì)更方便；對(duì)于網(wǎng)絡(luò)報(bào)道，首先應(yīng)及時(shí)在電腦上保存該網(wǎng)頁，然后再將該網(wǎng)頁存成圖片，這樣的好處是文件名保留了該報(bào)道的原名，利于查找；及時(shí)保存也不會(huì)有過期無法查找之憂。實(shí)際工作中利用最多的是圖片文件，這樣也方便最終匯集成冊(cè)。

這幾年在工作中通過將紙媒、網(wǎng)媒報(bào)道存成電子檔案，體會(huì)到了電子檔案的好處。一是能快速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率。二是檔案信息得到有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。在學(xué)校的各項(xiàng)檢查、報(bào)表、校報(bào)、校刊的編輯統(tǒng)計(jì)中都可以隨時(shí)調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)、圖片；可異地實(shí)時(shí)為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時(shí)空局限，大大提升了檔案利用服務(wù)的總體水平。三是促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù)，檔案保管更加安全。相對(duì)以往紙質(zhì)檔案不利于查閱，而且紙制檔案易臟、易碎、易丟失，電子檔案就對(duì)檔案實(shí)體起到了有效保護(hù)作用。

紙媒、網(wǎng)媒都講究時(shí)效性，所以對(duì)于保存管理和利用提出了更高的要求。及時(shí)處理最為重要，特別是對(duì)網(wǎng)媒，檔案管理員除了責(zé)任心，還要有一定的職業(yè)敏感度，那篇報(bào)道需要保存，哪些沒有必要，要能夠及時(shí)作出判斷。當(dāng)然，本著“對(duì)外松，對(duì)內(nèi)緊”的原則，對(duì)于有關(guān)本單位的報(bào)道，寧可多存不應(yīng)有任何遺漏。

3 結(jié)語

通過《媒體看電子》更多的人了解了學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展的業(yè)績(jī)；通過對(duì)紙媒、網(wǎng)媒的電子化管理，則大大提高了檔案的利用效率，再好的材料，光存就只是收獲了它的保存價(jià)值，只有充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，才真正完成了一份檔案的使命。怎樣將管理的檔案存好又用好，是檔案管理員一直要思考和嘗試的一件事。對(duì)紙媒、網(wǎng)媒的存檔及有效利用，也對(duì)今后的檔案工作提出了更高的要求，需繼續(xù)努力，不斷探索檔案有效利用的方法和途徑，讓手中的檔案充滿無限生機(jī)和活力。