丘偉
摘 要:搞好檔案提供利用,讓其發(fā)揮應(yīng)有作用,是做好檔案工作的根本目的和中心任務(wù), 是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。這幾年在工作中通過將紙媒、網(wǎng)媒報(bào)道存成電子檔案,體會(huì)到了電子檔案的好處。通過對(duì)紙媒、網(wǎng)媒的電子化管理,則大大提高了檔案的利用效率,再好的材料,光存就只是收獲了它的保存價(jià)值,只有充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值,才真正完成了一份檔案的使命。
關(guān)鍵詞:檔案利用;紙媒;網(wǎng)媒;存檔方式;電子檔案;利用效率
1 檔案文化的內(nèi)涵
搞好檔案提供利用,讓其發(fā)揮應(yīng)有作用,是做好檔案工作的根本目的和中心任務(wù),是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。這些年學(xué)校在創(chuàng)新發(fā)展方面一直走在青島職業(yè)學(xué)校的前列,各類媒體對(duì)學(xué)校的報(bào)道也越來越多,對(duì)學(xué)校工作起到了很好的宣傳作用,為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,統(tǒng)籌學(xué)校各方資源,擴(kuò)大學(xué)校的社會(huì)知名度和美譽(yù)度,2016年學(xué)校成立新聞中心,成為中心的一員,主要職責(zé)就是負(fù)責(zé)收集整理報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)媒體對(duì)學(xué)校的相關(guān)報(bào)道。學(xué)校從2015年開始會(huì)在下半年績(jī)效考核前編印一本《媒體看電子》主要是收錄一學(xué)年來各類紙媒、網(wǎng)媒對(duì)學(xué)校的相關(guān)報(bào)道。為方便工作,辦公室首先訂閱了多種國(guó)家、省內(nèi)外報(bào)紙,一旦有關(guān)于學(xué)校的報(bào)道文章,新聞中心的供稿負(fù)責(zé)人會(huì)告知出版報(bào)紙名稱和版面,就會(huì)在第一時(shí)間將報(bào)紙收集整理,掃描相關(guān)版面,在存報(bào)紙?jiān)耐瑫r(shí),存好報(bào)紙的JPG文件,并做好目錄備查。如果有網(wǎng)媒報(bào)道,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)在第一時(shí)間轉(zhuǎn)發(fā),就會(huì)先在微信收藏,然后利用計(jì)算機(jī)存好相關(guān)網(wǎng)頁及將網(wǎng)頁存成圖片電子稿入檔。此項(xiàng)工作要求高度的責(zé)任心,每每有相關(guān)報(bào)道,隨時(shí)收集整理及時(shí)入檔,不能有疏漏。每年11月左右,將存檔電子稿及掃描件交分管領(lǐng)導(dǎo)審核,然后匯集印刷成冊(cè),目前學(xué)校已印刷2015-2018年共四冊(cè)《媒體看電子》,這些紙媒和網(wǎng)媒匯編,在學(xué)校的對(duì)外宣傳工作中起到了重要的輔助作用,在每年的督導(dǎo)檢查和日常接待中都是重要的迎檢宣傳材料,充分體現(xiàn)了檔案有效利用的重要性,《媒體看電子》多次受到校領(lǐng)導(dǎo)和來賓的好評(píng),其他學(xué)校也紛紛效仿,這也大大增強(qiáng)了作為檔案管理人員從事檔案工作的光榮感、自豪感,進(jìn)一步增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的使命感和責(zé)任感。2018年《媒體看電子》這個(gè)案例提報(bào)申請(qǐng)了山東省檔案優(yōu)秀成果,最終該案例被評(píng)為2017-2018山東省檔案優(yōu)秀成果三等獎(jiǎng),學(xué)校對(duì)紙媒、網(wǎng)媒的存檔方式和利用方式得到充分肯定。
2 充分利用檔案,展示檔案文化魅力
原來相關(guān)的報(bào)紙也存檔,但要么是放進(jìn)檔案盒中,沉睡在檔案室里;要么等要用的時(shí)候一張張抽取復(fù)印很不方便,2015年年底要匯編《媒體看電子》時(shí)就是這樣操作的,非常麻煩。特別是隨著網(wǎng)絡(luò)媒體的不斷發(fā)展增多,網(wǎng)媒報(bào)道已成為新聞公開報(bào)道的一個(gè)很重要的渠道,影響廣泛。如果需要某條新聞,臨時(shí)在手機(jī)、電腦上翻找,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,有的新聞稿還會(huì)過期無法查閱,所以2016年開始,將紙媒、網(wǎng)媒及時(shí)收藏存檔,進(jìn)行電子化處理,編寫好目錄,最終匯集成冊(cè)就非常方便快捷,大大提高了查找效率和利用效率。對(duì)報(bào)紙檔案的電子化處理就是通過電子掃描,一張報(bào)紙版面眾多,有時(shí)對(duì)學(xué)校的報(bào)道可能就是一個(gè)豆腐塊大小,就針對(duì)這篇報(bào)道進(jìn)行電子掃描,掃描時(shí)最好保留該版面上部的時(shí)間、版面頁號(hào)存成JPG文件,文件名最好用日期加報(bào)紙名加所在版面,這樣整理目錄和查找時(shí)會(huì)更方便;對(duì)于網(wǎng)絡(luò)報(bào)道,首先應(yīng)及時(shí)在電腦上保存該網(wǎng)頁,然后再將該網(wǎng)頁存成圖片,這樣的好處是文件名保留了該報(bào)道的原名,利于查找;及時(shí)保存也不會(huì)有過期無法查找之憂。實(shí)際工作中利用最多的是圖片文件,這樣也方便最終匯集成冊(cè)。
這幾年在工作中通過將紙媒、網(wǎng)媒報(bào)道存成電子檔案,體會(huì)到了電子檔案的好處。一是能快速查閱相關(guān)檔案資料,大大提高了工作效率。二是檔案信息得到有效利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。在學(xué)校的各項(xiàng)檢查、報(bào)表、校報(bào)、校刊的編輯統(tǒng)計(jì)中都可以隨時(shí)調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)、圖片;可異地實(shí)時(shí)為利用者提供電子檔案信息,打破了傳統(tǒng)利用方式和時(shí)空局限,大大提升了檔案利用服務(wù)的總體水平。三是促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù),檔案保管更加安全。相對(duì)以往紙質(zhì)檔案不利于查閱,而且紙制檔案易臟、易碎、易丟失,電子檔案就對(duì)檔案實(shí)體起到了有效保護(hù)作用。
紙媒、網(wǎng)媒都講究時(shí)效性,所以對(duì)于保存管理和利用提出了更高的要求。及時(shí)處理最為重要,特別是對(duì)網(wǎng)媒,檔案管理員除了責(zé)任心,還要有一定的職業(yè)敏感度,那篇報(bào)道需要保存,哪些沒有必要,要能夠及時(shí)作出判斷。當(dāng)然,本著“對(duì)外松,對(duì)內(nèi)緊”的原則,對(duì)于有關(guān)本單位的報(bào)道,寧可多存不應(yīng)有任何遺漏。
3 結(jié)語
通過《媒體看電子》更多的人了解了學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展的業(yè)績(jī);通過對(duì)紙媒、網(wǎng)媒的電子化管理,則大大提高了檔案的利用效率,再好的材料,光存就只是收獲了它的保存價(jià)值,只有充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值,才真正完成了一份檔案的使命。怎樣將管理的檔案存好又用好,是檔案管理員一直要思考和嘗試的一件事。對(duì)紙媒、網(wǎng)媒的存檔及有效利用,也對(duì)今后的檔案工作提出了更高的要求,需繼續(xù)努力,不斷探索檔案有效利用的方法和途徑,讓手中的檔案充滿無限生機(jī)和活力。