數(shù)據(jù)化在檔案管理的應(yīng)用探索

郭靜麗

摘 要：數(shù)據(jù)化在公司檔案管理中的利用，是大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)利用價(jià)值提升的背景下，公司為了可持續(xù)發(fā)展應(yīng)作出的改變，也是面對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)時(shí)管理模式革新的需求。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)目標(biāo)，公司應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)化檔案管理制度，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，并完善數(shù)據(jù)化技術(shù)設(shè)施配置。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)化；檔案管理；應(yīng)用

所謂大數(shù)據(jù)，就是通過常用計(jì)算機(jī)軟件無法實(shí)現(xiàn)高效信息處理、管理的巨量數(shù)據(jù)信息集合，數(shù)據(jù)量大，且具有多樣性，需采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行收集、儲(chǔ)存、分析、挖掘、應(yīng)用[1]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息利用價(jià)值被充分挖掘出來，數(shù)據(jù)化成為各行各業(yè)信息管理的發(fā)展方向。檔案作為公司信息管理的重要對(duì)象，其信息價(jià)值要想被充分挖掘出來，就應(yīng)該合理引進(jìn)數(shù)據(jù)化技術(shù)及設(shè)備，步入數(shù)據(jù)化管理階段。檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè)，能夠推動(dòng)檔案信息的整合與管理，讓檔案的調(diào)用與利用更為便捷，全面提升檔案管理水平，公司要想借助檔案優(yōu)化管理，就應(yīng)該將這項(xiàng)工作提上日程，給予人力、財(cái)力上的支持。

1 檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)現(xiàn)狀

1）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。在數(shù)據(jù)化時(shí)代，檔案增添了電子數(shù)據(jù)、視頻等多種新類型，涉及面廣，內(nèi)容豐富，但是，目前很多公司都存在歸檔意識(shí)不足的問題，員工在按既定程序完成工作后，缺乏將相關(guān)資料歸檔整理的習(xí)慣，導(dǎo)致公司檔案數(shù)據(jù)存在內(nèi)容不全、數(shù)據(jù)虛假等問題，檔案管理流于形式化。要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理的目標(biāo)，就應(yīng)該全面才加現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)資源種類全面，信息足夠，否則，檔案管理工作將無以為繼，影響到檔案數(shù)據(jù)利用率[2]。日常資料歸檔，能夠?yàn)闄n案數(shù)據(jù)化管理提供信息基礎(chǔ)，同時(shí)，能夠督促工作人員按照既定程序完成工作，避免數(shù)據(jù)做虛弄假的問題，切實(shí)提升工作效率及質(zhì)量，培養(yǎng)工作人員認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍的工作態(tài)度，而且這些資料如果得以高效利用，對(duì)于公司的可持續(xù)發(fā)展是極為有利的。

2）管理人員專業(yè)度不夠。時(shí)代在發(fā)展，檔案管理理念也在不斷更新，隨著檔案數(shù)據(jù)種類的增加與更新，檔案管理工作量會(huì)越來越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對(duì)于檔案信息的利用率也比較低，所以，應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理手段，引入數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化檔案管理。但是，檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)，會(huì)受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制，以往公司檔案管理要求不高，內(nèi)容較少，檔案管理人員多為辦公室工作人員兼職，或者在檔案工作前沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)、法律知識(shí)不熟悉，而且管理人員大多任職期限較長，年齡較長，對(duì)于新鮮事物的學(xué)習(xí)能力較差，無法數(shù)量使用各項(xiàng)數(shù)據(jù)軟件，進(jìn)行數(shù)據(jù)化檔案管理。

3）管理手段落后。在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時(shí)間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發(fā)揮應(yīng)有的效益。這正是公司檔案管理需邁向數(shù)據(jù)化管理階段的原因，因?yàn)殡S著公司規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)范圍的拓展，傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)無法滿足海量檔案數(shù)據(jù)管理需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè)，已是勢在必行[3]。但是，由于經(jīng)費(fèi)有限，管理理念陳舊，相關(guān)部門并沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的重要性，未投入足夠的資金，導(dǎo)致檔案管理技術(shù)手段落后，硬件、軟件設(shè)施配置不足，檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)受到設(shè)施制約，無法取得進(jìn)展。

2 檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)策略

1）建立健全數(shù)據(jù)化檔案管理制度。隨著計(jì)算機(jī)在公司日常管理中的普及，無紙化辦公目標(biāo)逐漸實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)目標(biāo)指日可待。為了保證檔案數(shù)據(jù)采集的完整度與真實(shí)度，公司應(yīng)該加大資金投入，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)化管理室，完善人力資源配置，完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施配置。同時(shí)，建立健全數(shù)據(jù)化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù)，結(jié)合公司運(yùn)營轉(zhuǎn)卡，及檔案數(shù)據(jù)化管理目標(biāo)，制定科學(xué)合理的管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的信息識(shí)別、資料采集、遞交、歸檔、核對(duì)、儲(chǔ)存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化，督促各部門工作人員提升檔案管理意識(shí)[4]。

2）規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，公司檔案利用價(jià)值被充分挖掘出來，為了提升檔案利用率，應(yīng)該規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標(biāo)準(zhǔn)，提升工作人員的歸檔意識(shí)，在工作完成后，將相關(guān)數(shù)據(jù)資料提交到檔案庫，確立檔案信息在真實(shí)性、完整性、及時(shí)性上達(dá)標(biāo)，從而確保檔案信息的參考價(jià)值。為了確保檔案數(shù)據(jù)采集工作質(zhì)量，可相關(guān)的評(píng)價(jià)考核機(jī)制，將檔案數(shù)據(jù)采集工作任務(wù)細(xì)分到各個(gè)部門，并建立科室聯(lián)動(dòng)機(jī)制，相互監(jiān)督，分工協(xié)作，確保公司日常運(yùn)營中所產(chǎn)生的資料被完整納入到數(shù)據(jù)化檔案中，按照日期、模塊分類存檔。

3）建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。根據(jù)檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)要求，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破公司在檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)中所遇到的人才瓶頸。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，公司應(yīng)該充分意識(shí)到檔案的信息指導(dǎo)作用，以及檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的必要性，設(shè)立專門的檔案管理部門，根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位，引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育，在公司新購進(jìn)數(shù)據(jù)化管理技術(shù)及設(shè)施后，組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，以防公司機(jī)密被泄漏。

4）完善數(shù)據(jù)化技術(shù)設(shè)施配置。應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率。在數(shù)據(jù)化檔案庫中，信息利用者只需根據(jù)自身需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，公司必須意識(shí)到檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的意義，提高重視度，加大資金投入，選擇合適的數(shù)據(jù)化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建公司檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，同時(shí)，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，通過登記權(quán)限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制，增設(shè)防火墻、殺毒軟件等，確保信息管理安全[5]。

3 結(jié)語

在公司發(fā)展的道路上，會(huì)形成基礎(chǔ)建設(shè)檔案、實(shí)物檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案及人事檔案等多種檔案資料，這些資料印證著公司的發(fā)展史，同時(shí)也能夠?yàn)楣窘窈蟮陌l(fā)展提供指引。從這一層面來說，提升檔案管理水平，對(duì)于公司的發(fā)展壯大有著積極意義。數(shù)據(jù)是一種沒有實(shí)際形態(tài)的東西，看不見也摸不著，但是作為一種信息載體，在人們的日常生活及社會(huì)的生產(chǎn)活動(dòng)中，發(fā)揮著重要作用。檔案管理的數(shù)據(jù)化，意味著管理對(duì)象從紙質(zhì)材料等拓展為電子數(shù)據(jù)、視頻等，在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，管理起來較為便利，而且在利用檔案資料時(shí)，變得更為高效便捷，能夠更好地發(fā)揮檔案信息在公司發(fā)展中的指導(dǎo)作用。

參考文獻(xiàn)

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