方建萍
摘 要:隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來,檔案存儲(chǔ)信息化已成為一種發(fā)展趨勢(shì),它的可靠、實(shí)用等特點(diǎn)都使其成為檔案存儲(chǔ)的新方式。目前,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)正在逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚疚膹姆治鰴n案信息化建設(shè)的意義入手,分析了當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀,進(jìn)而提出加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的路徑。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;檔案利用
1 檔案信息化建設(shè)的意義
檔案信息化有利于保護(hù)原始的紙質(zhì)檔案資料,也有利于檔案的查詢與利用,具體來說包括以下方面:
首先,可以使用掃描儀等電子設(shè)備把原始檔案資料制作成電子信息檔案,也可以在異地查詢或儲(chǔ)存,有效避免頻繁翻閱原始紙質(zhì)檔案,進(jìn)而最大限度地保護(hù)原始紙質(zhì)檔案。第二,原始紙質(zhì)檔案會(huì)隨著時(shí)光的流逝、頻繁翻閱而造成檔案的字跡不清或紙張受損,而采用信息化檔案就可以有效避免紙質(zhì)檔案存放的弊端,可以保證檔案資料的完整。第三,原始檔案受儲(chǔ)存條件的限制,會(huì)有老化、破損現(xiàn)象,通過檔案信息化管理,可以用現(xiàn)代化的電子圖片處理軟件進(jìn)行修復(fù),確保原始檔案的完整、真實(shí)??偠灾?,檔案信息化管理可以有效避免紙質(zhì)檔案管理的弊端,如避免重復(fù)查詢紙質(zhì)檔案或因保管不善造成的原始紙質(zhì)檔案的破損、丟失等,既可以提高檔案信息的利用率,又可以完整地保護(hù)紙質(zhì)檔案,從而留下有參考價(jià)值的原始檔案。
2 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
1)檔案管理不規(guī)范。檔案管理人員的主要工作是整理、裝訂、保管檔案,但是在實(shí)際工作中,由于檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力欠缺和其他人為因素的制約,普遍存在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范的問題,如缺乏健全的檔案管理制度,檔案保護(hù)方法不科學(xué)等,這諸多因素在一定程度上限制了檔案管理的信息化建設(shè)。
2)信息化建設(shè)進(jìn)度慢。當(dāng)前,企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大,但其檔案信息化建設(shè)并沒有做到與時(shí)俱進(jìn),這在中小企業(yè)及私營(yíng)企業(yè)中表現(xiàn)得更為突出。隨著改革開放的不斷深入,中小企業(yè)也得到了持續(xù)發(fā)展,為繁榮經(jīng)濟(jì)做出了積極的貢獻(xiàn),但是由于諸多因素的限制,其檔案管理水平并不盡人意,與政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及大型國(guó)有企業(yè)存在一定差距。中小企業(yè)的老板一般認(rèn)為盈利是第一位的,檔案管理無關(guān)緊要,導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)無從談起,普遍采取傳統(tǒng)的檔案管理方式,這也在一定程度上阻礙了企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大。傳統(tǒng)的檔案管理浪費(fèi)大量的財(cái)力、物力和人力,時(shí)間成本也很高,而檔案信息化建設(shè)需要投入一定的資金來購(gòu)置配套的設(shè)備,如計(jì)算機(jī)、掃描儀等,需要組建一支專業(yè)素質(zhì)高的檔案信息化管理隊(duì)伍。
3)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。目前,檔案信息的錄入有兩種方法:電子儀器錄入和人工錄入,兩種方法都存在一定的弊端,人工錄入主要存在錄入速度慢、錄入效率低的缺點(diǎn),通過掃描儀錄入存在采編不規(guī)范、文字識(shí)別率不高等問題。另外,各個(gè)部門檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)存在差異,限制了檔案信息化建設(shè)的步伐。
3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的路徑
1)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)中心。檔案數(shù)據(jù)中心可以實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ),可以把檔案信息的統(tǒng)一管理變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。因此,應(yīng)利用先進(jìn)的信息技術(shù)開發(fā)檔案系統(tǒng)管理軟件,同時(shí)還要采用容量大的服務(wù)器滿足信息擴(kuò)容和信息量增加的需要,同時(shí)也應(yīng)降低檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的投資和維護(hù)成本。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存放一般是以“本”或“卷”為單位,信息化時(shí)代是以件或數(shù)據(jù)庫(kù)為單位進(jìn)行管理,隨著檔案信息的增加,難以逐份鑒定檔案,只能采用宏觀鑒定的方法。在檔案統(tǒng)計(jì)上,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可以GB、TB作為統(tǒng)計(jì)單位,另外還要加強(qiáng)日志管理,避免信息泄密。
2)開發(fā)大數(shù)據(jù)分析工具。大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛而復(fù)雜,企業(yè)若想引進(jìn)大數(shù)據(jù)工具,就要破除各種限制,積極和專業(yè)的大數(shù)據(jù)公司合作,進(jìn)行正確的數(shù)據(jù)分析。檔案管理人員應(yīng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)公司通力合作,利用圖紙、文檔、音視頻等建立大數(shù)據(jù)分析的運(yùn)行模式,使其符合檔案管理的特點(diǎn),同時(shí)符合企業(yè)所在行業(yè)的特點(diǎn)。
3)健全數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)不是數(shù)據(jù)信息的簡(jiǎn)單集中,其價(jià)值就在于通過數(shù)據(jù)提取需要的信息,進(jìn)而總結(jié)規(guī)律,預(yù)測(cè)未來。單位的檔案管理部門可以成立專門的檔案管理小組,抓住核心,制定切實(shí)可行的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),通過先進(jìn)的技術(shù)手段把原始檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案,并適時(shí)開放數(shù)據(jù)庫(kù),供社會(huì)各界和政府相關(guān)部門查詢利用,切實(shí)發(fā)揮檔案資料的核心價(jià)值。
4)提高檔案信息利用率。首先,檔案信息化建設(shè)的根本目的是更方便、快捷地服務(wù)于需求檔案資料的人員,確保檔案資料能夠被合理利用,實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的信息化和便捷化。所以,在實(shí)際管理中,相關(guān)人員應(yīng)加大宣傳力度,建立專門的檔案查詢、利用平臺(tái)。其次,檔案信息化建設(shè)需要大量資金,后期運(yùn)營(yíng)也需要資金支持,因此,企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)給予檔案管理足夠的資金支撐,優(yōu)化檔案信息化軟環(huán)境,配備高標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備等,提高檔案資料的管理水平。最后,還可以借鑒先進(jìn)單位的信息化檔案管理經(jīng)驗(yàn),取其精華,更好地開展檔案信息化建設(shè),提高檔案利用率。
5)注意防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)以往歷史的記錄,具有唯一性,是不可復(fù)制的,所以檔案保管人員要注意防范檔案信息被泄密或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。特別是在檔案信息化管理中,檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)加大,有可能導(dǎo)致檔案信息被泄密、丟失或知識(shí)產(chǎn)權(quán)被侵權(quán)等風(fēng)險(xiǎn)。因此,在檔案信息化建設(shè)過程中要注意防范這些潛在的風(fēng)險(xiǎn),單位在檔案管理人員的配備上要選擇具有高度的責(zé)任心和保密意識(shí)強(qiáng)的工作人員,避免信息被人為泄露,還要制定合理的規(guī)章制度,明確權(quán)限分工,責(zé)任到人,預(yù)防和控制風(fēng)險(xiǎn)。再次,為了保障信息化檔案的完整、不被破壞,還要采取防磁、預(yù)防機(jī)械性損傷等技術(shù)措施,避免因技術(shù)原因造成信息化檔案被損壞。另外,還要合理控制檔案儲(chǔ)存環(huán)境的溫度和濕度,確保信息設(shè)備的正常工作。第三,除了常規(guī)的防范措施外,還要防范電腦病毒,及時(shí)做好備份工作,避免因系統(tǒng)升級(jí)或病毒入侵而造成信息資料損毀。
6)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。無論社會(huì)如何發(fā)展,起決定性因素的永遠(yuǎn)是管理活動(dòng)的主體——人。隨著現(xiàn)代信息設(shè)備的廣泛使用,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展,檔案管理人員傳統(tǒng)的理論知識(shí)已無法滿足檔案信息化建設(shè)的需要,檔案管理隊(duì)伍也要與時(shí)俱進(jìn),不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),建立一支既有先進(jìn)的檔案理論水平,又具有一定的計(jì)算機(jī)操作技能,還具備一定的市場(chǎng)判斷力、管理才能的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。單位要為檔案管理人員搭建平臺(tái),為他們外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)創(chuàng)造條件,通過培訓(xùn)提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和綜合技能,進(jìn)而提高檔案管理的水平,確保檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)中能夠主動(dòng)提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)操作能力,推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)、高效進(jìn)行。
4 結(jié)語
隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來,信息技術(shù)得到了飛速發(fā)展,人類社會(huì)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代,人們的思維方式、工作方式也有了明顯的改變。檔案信息資源作為社會(huì)信息資源的一部分,加強(qiáng)檔案的信息化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速儲(chǔ)存、查詢、傳遞及分析利用,提高檔案管理的工作效率。但是,檔案信息化管理也有著很強(qiáng)的綜合性,對(duì)人才、設(shè)備、資金等都有著較高的要求,因此,企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)各方面的保障,檔案管理人員也要提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。
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