當(dāng)前加強檔案信息化建設(shè)的路徑探析

方建萍

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案存儲信息化已成為一種發(fā)展趨勢，它的可靠、實用等特點都使其成為檔案存儲的新方式。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲正在逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚疚膹姆治鰴n案信息化建設(shè)的意義入手，分析了當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀，進(jìn)而提出加強檔案信息化建設(shè)的路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；檔案利用

1 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化有利于保護(hù)原始的紙質(zhì)檔案資料，也有利于檔案的查詢與利用，具體來說包括以下方面：

首先，可以使用掃描儀等電子設(shè)備把原始檔案資料制作成電子信息檔案，也可以在異地查詢或儲存，有效避免頻繁翻閱原始紙質(zhì)檔案，進(jìn)而最大限度地保護(hù)原始紙質(zhì)檔案。第二，原始紙質(zhì)檔案會隨著時光的流逝、頻繁翻閱而造成檔案的字跡不清或紙張受損，而采用信息化檔案就可以有效避免紙質(zhì)檔案存放的弊端，可以保證檔案資料的完整。第三，原始檔案受儲存條件的限制，會有老化、破損現(xiàn)象，通過檔案信息化管理，可以用現(xiàn)代化的電子圖片處理軟件進(jìn)行修復(fù)，確保原始檔案的完整、真實?？偠灾?，檔案信息化管理可以有效避免紙質(zhì)檔案管理的弊端，如避免重復(fù)查詢紙質(zhì)檔案或因保管不善造成的原始紙質(zhì)檔案的破損、丟失等，既可以提高檔案信息的利用率，又可以完整地保護(hù)紙質(zhì)檔案，從而留下有參考價值的原始檔案。

2 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1）檔案管理不規(guī)范。檔案管理人員的主要工作是整理、裝訂、保管檔案，但是在實際工作中，由于檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力欠缺和其他人為因素的制約，普遍存在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范的問題，如缺乏健全的檔案管理制度，檔案保護(hù)方法不科學(xué)等，這諸多因素在一定程度上限制了檔案管理的信息化建設(shè)。

2）信息化建設(shè)進(jìn)度慢。當(dāng)前，企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)模不斷擴大，但其檔案信息化建設(shè)并沒有做到與時俱進(jìn)，這在中小企業(yè)及私營企業(yè)中表現(xiàn)得更為突出。隨著改革開放的不斷深入，中小企業(yè)也得到了持續(xù)發(fā)展，為繁榮經(jīng)濟做出了積極的貢獻(xiàn)，但是由于諸多因素的限制，其檔案管理水平并不盡人意，與政府機關(guān)、事業(yè)單位及大型國有企業(yè)存在一定差距。中小企業(yè)的老板一般認(rèn)為盈利是第一位的，檔案管理無關(guān)緊要，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)無從談起，普遍采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，這也在一定程度上阻礙了企業(yè)規(guī)模的擴大。傳統(tǒng)的檔案管理浪費大量的財力、物力和人力，時間成本也很高，而檔案信息化建設(shè)需要投入一定的資金來購置配套的設(shè)備，如計算機、掃描儀等，需要組建一支專業(yè)素質(zhì)高的檔案信息化管理隊伍。

3）信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。目前，檔案信息的錄入有兩種方法：電子儀器錄入和人工錄入，兩種方法都存在一定的弊端，人工錄入主要存在錄入速度慢、錄入效率低的缺點，通過掃描儀錄入存在采編不規(guī)范、文字識別率不高等問題。另外，各個部門檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)存在差異，限制了檔案信息化建設(shè)的步伐。

3 加強檔案信息化建設(shè)的路徑

1）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)中心。檔案數(shù)據(jù)中心可以實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的處理和存儲，可以把檔案信息的統(tǒng)一管理變?yōu)楝F(xiàn)實。因此，應(yīng)利用先進(jìn)的信息技術(shù)開發(fā)檔案系統(tǒng)管理軟件，同時還要采用容量大的服務(wù)器滿足信息擴容和信息量增加的需要，同時也應(yīng)降低檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的投資和維護(hù)成本。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存放一般是以“本”或“卷”為單位，信息化時代是以件或數(shù)據(jù)庫為單位進(jìn)行管理，隨著檔案信息的增加，難以逐份鑒定檔案，只能采用宏觀鑒定的方法。在檔案統(tǒng)計上，數(shù)據(jù)存儲可以GB、TB作為統(tǒng)計單位，另外還要加強日志管理，避免信息泄密。

2）開發(fā)大數(shù)據(jù)分析工具。大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛而復(fù)雜，企業(yè)若想引進(jìn)大數(shù)據(jù)工具，就要破除各種限制，積極和專業(yè)的大數(shù)據(jù)公司合作，進(jìn)行正確的數(shù)據(jù)分析。檔案管理人員應(yīng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)公司通力合作，利用圖紙、文檔、音視頻等建立大數(shù)據(jù)分析的運行模式，使其符合檔案管理的特點，同時符合企業(yè)所在行業(yè)的特點。

3）健全數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)不是數(shù)據(jù)信息的簡單集中，其價值就在于通過數(shù)據(jù)提取需要的信息，進(jìn)而總結(jié)規(guī)律，預(yù)測未來。單位的檔案管理部門可以成立專門的檔案管理小組，抓住核心，制定切實可行的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，通過先進(jìn)的技術(shù)手段把原始檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，并適時開放數(shù)據(jù)庫，供社會各界和政府相關(guān)部門查詢利用，切實發(fā)揮檔案資料的核心價值。

4）提高檔案信息利用率。首先，檔案信息化建設(shè)的根本目的是更方便、快捷地服務(wù)于需求檔案資料的人員，確保檔案資料能夠被合理利用，實現(xiàn)檔案資料管理的信息化和便捷化。所以，在實際管理中，相關(guān)人員應(yīng)加大宣傳力度，建立專門的檔案查詢、利用平臺。其次，檔案信息化建設(shè)需要大量資金，后期運營也需要資金支持，因此，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)給予檔案管理足夠的資金支撐，優(yōu)化檔案信息化軟環(huán)境，配備高標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備等，提高檔案資料的管理水平。最后，還可以借鑒先進(jìn)單位的信息化檔案管理經(jīng)驗，取其精華，更好地開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用率。

5）注意防范潛在風(fēng)險。檔案信息是機關(guān)、企事業(yè)單位對以往歷史的記錄，具有唯一性，是不可復(fù)制的，所以檔案保管人員要注意防范檔案信息被泄密或丟失的風(fēng)險。特別是在檔案信息化管理中，檔案信息泄露的風(fēng)險也會加大，有可能導(dǎo)致檔案信息被泄密、丟失或知識產(chǎn)權(quán)被侵權(quán)等風(fēng)險。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中要注意防范這些潛在的風(fēng)險，單位在檔案管理人員的配備上要選擇具有高度的責(zé)任心和保密意識強的工作人員，避免信息被人為泄露，還要制定合理的規(guī)章制度，明確權(quán)限分工，責(zé)任到人，預(yù)防和控制風(fēng)險。再次，為了保障信息化檔案的完整、不被破壞，還要采取防磁、預(yù)防機械性損傷等技術(shù)措施，避免因技術(shù)原因造成信息化檔案被損壞。另外，還要合理控制檔案儲存環(huán)境的溫度和濕度，確保信息設(shè)備的正常工作。第三，除了常規(guī)的防范措施外，還要防范電腦病毒，及時做好備份工作，避免因系統(tǒng)升級或病毒入侵而造成信息資料損毀。

6）加強檔案管理隊伍建設(shè)。無論社會如何發(fā)展，起決定性因素的永遠(yuǎn)是管理活動的主體——人。隨著現(xiàn)代信息設(shè)備的廣泛使用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理人員傳統(tǒng)的理論知識已無法滿足檔案信息化建設(shè)的需要，檔案管理隊伍也要與時俱進(jìn)，不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，建立一支既有先進(jìn)的檔案理論水平，又具有一定的計算機操作技能，還具備一定的市場判斷力、管理才能的復(fù)合型檔案管理隊伍。單位要為檔案管理人員搭建平臺，為他們外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)創(chuàng)造條件，通過培訓(xùn)提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和綜合技能，進(jìn)而提高檔案管理的水平，確保檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)中能夠主動提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)操作能力，推動檔案信息化建設(shè)的持續(xù)、高效進(jìn)行。

4 結(jié)語

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，信息技術(shù)得到了飛速發(fā)展，人類社會進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，人們的思維方式、工作方式也有了明顯的改變。檔案信息資源作為社會信息資源的一部分，加強檔案的信息化管理可以實現(xiàn)檔案資料的快速儲存、查詢、傳遞及分析利用，提高檔案管理的工作效率。但是，檔案信息化管理也有著很強的綜合性，對人才、設(shè)備、資金等都有著較高的要求，因此，企事業(yè)單位應(yīng)加強各方面的保障，檔案管理人員也要提高風(fēng)險防范意識，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

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