大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究

陳錦娥 謝金菊

摘 要：信息和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用對人們的生活方式產(chǎn)生了一定的影響，我國也迎來了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代下，隨著形勢的變化，檔案管理形式也進行了優(yōu)化。隨著各種信息技術(shù)的逐漸應(yīng)用，檔案信息管理在模式的不斷變化中效果也不斷提升。我院科研辦的檔案管理工作也在大數(shù)據(jù)時代中不斷更新。本文以醫(yī)院科研辦檔案管理工作為例，對醫(yī)院檔案管理的特點進行研究，對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的變化和研究策略進行探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；醫(yī)院科研辦；檔案管理模式；變化；策略

醫(yī)院科研辦通過對醫(yī)院相關(guān)科學(xué)研究活動中的文字、圖像等進行歷史記錄，通過詳細記載醫(yī)院科研內(nèi)容進而促進醫(yī)院的科學(xué)研究。在大數(shù)據(jù)時代下通過對科研檔案進行信息應(yīng)用，通過數(shù)字化技術(shù)進行檔案管理，以此來提升檔案管理效率。

1 大數(shù)據(jù)時代對于整體檔案管理工作的影響

在我國長期以來的檔案管理工作中，缺乏對于檔案管理工作的重視。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，逐漸加大了對檔案管理工作的重視，從而在整體上確定了檔案管理工作的大方向。目前情況下，推進檔案管理的科學(xué)化是我們當前檔案管理工作的一個基本任務(wù)。同時在大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)作為一個關(guān)鍵因素，加強數(shù)據(jù)的應(yīng)用尤為重要。檔案管理通過對數(shù)據(jù)進行整合記錄，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不符合現(xiàn)階段的要求。各企業(yè)、醫(yī)院、學(xué)校等都要進行檔案管理工作的優(yōu)化，以此來進行有效的管理。大數(shù)據(jù)時代下電子文件的管理形式，使得檔案管理工作開辟了新途徑。因此，通過有效的電子管理模式可以使檔案管理工作更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代。

2 醫(yī)院科研辦檔案管理工作的特點

1）周期性長。醫(yī)院科研辦一般記錄的是科研項目從立項到結(jié)題以及成果推廣的科研資料，包括圖片、文字以及記錄，這個過程中課題的研究時間較長同時涉及的范圍較廣，資料相對來說也較為復(fù)雜，也可能會出現(xiàn)失敗的情況。對于檔案管理來說，周期性較長，增加了檔案管理的難度。

2）存在較強的專業(yè)性。專業(yè)性強是醫(yī)院科研辦的一個主要特點?？蒲修k一般情況下是通過專業(yè)進行檔案的劃分，例如分為臨床研究和基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究等幾大類，其中臨床研究課題和基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究又分為不同的專業(yè)。不同的學(xué)科課題內(nèi)容不同，但都體現(xiàn)著專業(yè)性特征。因此，多學(xué)科使得檔案管理工作更加困難。

3）項目協(xié)作較多?，F(xiàn)階段，醫(yī)院課題研究中，需要聯(lián)合眾多學(xué)科專業(yè)進行重大課題的攻破，項目之間存在較強的協(xié)作性。某些課題之間綜合性較強，對于檔案管理來說，如何在保持課題完整的前提下促進學(xué)科檔案管理的獨立性是一個重要因素。

3 大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院科研辦管理模式的變化

大數(shù)據(jù)時代下，有關(guān)醫(yī)院科研辦檔案管理工作的技術(shù)、職能及法律規(guī)范等也發(fā)生了一定的變化，各種信息也在不斷升級。盡管科研辦在大數(shù)據(jù)時代下各種方面也在不斷優(yōu)化，但仍存在一定的局限性。

1）檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用方面。首先，在技術(shù)應(yīng)用方面，醫(yī)院科研辦檔案管理工作從傳統(tǒng)的人工記錄進行了有效升級，通過對醫(yī)院科研辦進行信息技術(shù)的投入，打破了以往檔案管理工作中的資源融合的弊端，通過沿用數(shù)字化技術(shù)使檔案管理工作提升了自身的系統(tǒng)性，對于檔案管理工作的長周期性來說，具有效果的提升。

2）檔案管理工作的職能方面。在科研辦的職能方面，檔案管理工作隨著時代的發(fā)展職能也在不斷升級。從傳統(tǒng)的檔案收集工作逐漸提升到檔案分類和歸檔、保存。其職能在大數(shù)據(jù)時代下不斷提升。通過進行科研課題的有效處理，使得社會的需求得到一定的滿足，科研價值也得到了有效的發(fā)揮。在這種情況下，科研辦檔案管理的社會地位也開始不斷提升。

3）檔案管理的法律規(guī)范。大數(shù)據(jù)時代下，信息更新速度不斷加快。對于檔案管理工作來說，課題研究中的數(shù)據(jù)傳輸及處理等也應(yīng)在規(guī)范操作下完成。同時為了保證能夠合理獲取有效信息，提升信息的穩(wěn)定性，在檔案管理中法律規(guī)范也在不斷健全，科研辦的檔案管理工作也是如此。

4 大數(shù)據(jù)時代下科研辦檔案管理模式變化的發(fā)展策略

1）對檔案發(fā)展理念進行創(chuàng)新。第一，對于科研辦的檔案管理工作者來說，首要任務(wù)是知曉檔案管理的價值。這個價值包含使用和社會價值?？蒲修k的檔案通過醫(yī)院課題的研究，對臨床醫(yī)學(xué)具有重大價值，同時具有一定的社會價值。檔案管理工作者要在價值的理解中對檔案管理的理念進行創(chuàng)新。第二，檔案管理人員要在實際需求的基礎(chǔ)上進行科研辦檔案管理觀念和方式的更新，以此來發(fā)揮檔案管理工作的社會價值，提升檔案管理的效率。

2）對檔案管理體制機制進行創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)時代下，也應(yīng)進行體制的創(chuàng)新，以此來適應(yīng)整體的檔案管理模式。醫(yī)院科研辦首先應(yīng)對檔案管理的工作機制和方式進行更新，提升科研辦檔案管理工作的活力，通過對以往檔案管理工作進行突破，在完善整體科研檔案信息的同時，促進科研辦檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。通過進行機制的健全，尋找科學(xué)的管理機制，在自上而下的管理模式下實現(xiàn)檔案的集中管理。通過對數(shù)字化信息技術(shù)進行應(yīng)用，進行整體機制的整合。除此之外，科研組的人員要自行進行課題的分組，通過對各階段的科研文件進行歸檔整理，減少檔案管理工作人員的壓力，同時使檔案管理人員逐漸參與到課題整理工作中來共同督促，保證檔案管理工作的進步。

3）對檔案管理技術(shù)進行創(chuàng)新?？蒲修k的檔案管理工作在現(xiàn)階段電子模式下，也應(yīng)進行技術(shù)的創(chuàng)新，對科研檔案管理工作進行現(xiàn)代化管理模式的應(yīng)用，通過軟硬件技術(shù)的結(jié)合對計算機技術(shù)進行普及，以此來進行輔助工作。通過在檔案管理中加強對電子檔案軟件的應(yīng)用，實現(xiàn)科研檔案的歸檔整理、標引及引檔，提升檔案管理效率，同時在電子模式下，促進資源的共享，促進醫(yī)學(xué)研究效果和管理的提升。

4）對檔案管理模式進行創(chuàng)新?？蒲泄芾硎强蒲袡n案的基礎(chǔ)之一，科研管理通過對課題研究活動進行成果的管理、上報，促進整體科研檔案的形成?？蒲形募恼砉ぷ魇钦麄€科研項目是否完整的重要依據(jù)，因此在大數(shù)據(jù)時代下，為了提升檔案管理的成效，應(yīng)對科研管理工作進行創(chuàng)新，通過將科研計劃、科研課題管理和科研成果結(jié)題、推廣工作進行結(jié)合，促進科研管理和檔案整理工作的同步進行，對以往科研管理的局限性進行突破，在以事實為依據(jù)的基礎(chǔ)上促進檔案管理模式的創(chuàng)新。

5 結(jié)束語

在現(xiàn)階段經(jīng)濟和文化時代下，融合大數(shù)據(jù)時代，因此各行各業(yè)都會受到一定的影響。檔案管理工作作為其中的一個基礎(chǔ)部分，在現(xiàn)階段下，應(yīng)進行自身信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃。醫(yī)院科研辦也應(yīng)根據(jù)自身的實際情況和管理規(guī)范進行自身管理模式的創(chuàng)新?？茖W(xué)化的檔案管理作為現(xiàn)階段檔案管理的主要模式，應(yīng)加強對以往的局限性進行突破，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上進行理念、方式和機制的創(chuàng)新。本文通過對科研辦的檔案管理模式的變化進行研究，針對現(xiàn)階段科研辦檔案管理的特點，提出了檔案管理的有效策略來應(yīng)對現(xiàn)代的信息時代，促進科研辦檔案管理科學(xué)性的提升。在有效的科研管理中，促進臨床醫(yī)療水平的提升，更好的服務(wù)于社會和廣大人民群眾。

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作者簡介

陳錦娥（1977-），女，湖北荊門人，從事科研管理工作。

通訊作者簡介

謝金菊（1981-），女，湖北荊門人，副研究館員，碩士學(xué)歷，從事科研管理工作。