大數據時代檔案管理模式變化研究

陳錦娥 謝金菊

摘 要：信息和數字化技術的應用對人們的生活方式產生了一定的影響，我國也迎來了大數據時代。大數據時代下，隨著形勢的變化，檔案管理形式也進行了優(yōu)化。隨著各種信息技術的逐漸應用，檔案信息管理在模式的不斷變化中效果也不斷提升。我院科研辦的檔案管理工作也在大數據時代中不斷更新。本文以醫(yī)院科研辦檔案管理工作為例，對醫(yī)院檔案管理的特點進行研究，對大數據時代下檔案管理模式的變化和研究策略進行探討。

關鍵詞：大數據時代；醫(yī)院科研辦；檔案管理模式；變化；策略

醫(yī)院科研辦通過對醫(yī)院相關科學研究活動中的文字、圖像等進行歷史記錄，通過詳細記載醫(yī)院科研內容進而促進醫(yī)院的科學研究。在大數據時代下通過對科研檔案進行信息應用，通過數字化技術進行檔案管理，以此來提升檔案管理效率。

1 大數據時代對于整體檔案管理工作的影響

在我國長期以來的檔案管理工作中，缺乏對于檔案管理工作的重視。隨著大數據時代的來臨，逐漸加大了對檔案管理工作的重視，從而在整體上確定了檔案管理工作的大方向。目前情況下，推進檔案管理的科學化是我們當前檔案管理工作的一個基本任務。同時在大數據時代下，數據作為一個關鍵因素，加強數據的應用尤為重要。檔案管理通過對數據進行整合記錄，傳統(tǒng)的檔案管理已經不符合現階段的要求。各企業(yè)、醫(yī)院、學校等都要進行檔案管理工作的優(yōu)化，以此來進行有效的管理。大數據時代下電子文件的管理形式，使得檔案管理工作開辟了新途徑。因此，通過有效的電子管理模式可以使檔案管理工作更好地適應大數據時代。

2 醫(yī)院科研辦檔案管理工作的特點

1）周期性長。醫(yī)院科研辦一般記錄的是科研項目從立項到結題以及成果推廣的科研資料，包括圖片、文字以及記錄，這個過程中課題的研究時間較長同時涉及的范圍較廣，資料相對來說也較為復雜，也可能會出現失敗的情況。對于檔案管理來說，周期性較長，增加了檔案管理的難度。

2）存在較強的專業(yè)性。專業(yè)性強是醫(yī)院科研辦的一個主要特點。科研辦一般情況下是通過專業(yè)進行檔案的劃分，例如分為臨床研究和基礎醫(yī)學研究等幾大類，其中臨床研究課題和基礎醫(yī)學研究又分為不同的專業(yè)。不同的學科課題內容不同，但都體現著專業(yè)性特征。因此，多學科使得檔案管理工作更加困難。

3）項目協(xié)作較多?，F階段，醫(yī)院課題研究中，需要聯合眾多學科專業(yè)進行重大課題的攻破，項目之間存在較強的協(xié)作性。某些課題之間綜合性較強，對于檔案管理來說，如何在保持課題完整的前提下促進學科檔案管理的獨立性是一個重要因素。

3 大數據時代下醫(yī)院科研辦管理模式的變化

大數據時代下，有關醫(yī)院科研辦檔案管理工作的技術、職能及法律規(guī)范等也發(fā)生了一定的變化，各種信息也在不斷升級。盡管科研辦在大數據時代下各種方面也在不斷優(yōu)化，但仍存在一定的局限性。

1）檔案管理工作的技術應用方面。首先，在技術應用方面，醫(yī)院科研辦檔案管理工作從傳統(tǒng)的人工記錄進行了有效升級，通過對醫(yī)院科研辦進行信息技術的投入，打破了以往檔案管理工作中的資源融合的弊端，通過沿用數字化技術使檔案管理工作提升了自身的系統(tǒng)性，對于檔案管理工作的長周期性來說，具有效果的提升。

2）檔案管理工作的職能方面。在科研辦的職能方面，檔案管理工作隨著時代的發(fā)展職能也在不斷升級。從傳統(tǒng)的檔案收集工作逐漸提升到檔案分類和歸檔、保存。其職能在大數據時代下不斷提升。通過進行科研課題的有效處理，使得社會的需求得到一定的滿足，科研價值也得到了有效的發(fā)揮。在這種情況下，科研辦檔案管理的社會地位也開始不斷提升。

3）檔案管理的法律規(guī)范。大數據時代下，信息更新速度不斷加快。對于檔案管理工作來說，課題研究中的數據傳輸及處理等也應在規(guī)范操作下完成。同時為了保證能夠合理獲取有效信息，提升信息的穩(wěn)定性，在檔案管理中法律規(guī)范也在不斷健全，科研辦的檔案管理工作也是如此。

4 大數據時代下科研辦檔案管理模式變化的發(fā)展策略

1）對檔案發(fā)展理念進行創(chuàng)新。第一，對于科研辦的檔案管理工作者來說，首要任務是知曉檔案管理的價值。這個價值包含使用和社會價值?？蒲修k的檔案通過醫(yī)院課題的研究，對臨床醫(yī)學具有重大價值，同時具有一定的社會價值。檔案管理工作者要在價值的理解中對檔案管理的理念進行創(chuàng)新。第二，檔案管理人員要在實際需求的基礎上進行科研辦檔案管理觀念和方式的更新，以此來發(fā)揮檔案管理工作的社會價值，提升檔案管理的效率。

2）對檔案管理體制機制進行創(chuàng)新。在大數據時代下，也應進行體制的創(chuàng)新，以此來適應整體的檔案管理模式。醫(yī)院科研辦首先應對檔案管理的工作機制和方式進行更新，提升科研辦檔案管理工作的活力，通過對以往檔案管理工作進行突破，在完善整體科研檔案信息的同時，促進科研辦檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。通過進行機制的健全，尋找科學的管理機制，在自上而下的管理模式下實現檔案的集中管理。通過對數字化信息技術進行應用，進行整體機制的整合。除此之外，科研組的人員要自行進行課題的分組，通過對各階段的科研文件進行歸檔整理，減少檔案管理工作人員的壓力，同時使檔案管理人員逐漸參與到課題整理工作中來共同督促，保證檔案管理工作的進步。

3）對檔案管理技術進行創(chuàng)新?？蒲修k的檔案管理工作在現階段電子模式下，也應進行技術的創(chuàng)新，對科研檔案管理工作進行現代化管理模式的應用，通過軟硬件技術的結合對計算機技術進行普及，以此來進行輔助工作。通過在檔案管理中加強對電子檔案軟件的應用，實現科研檔案的歸檔整理、標引及引檔，提升檔案管理效率，同時在電子模式下，促進資源的共享，促進醫(yī)學研究效果和管理的提升。

4）對檔案管理模式進行創(chuàng)新?？蒲泄芾硎强蒲袡n案的基礎之一，科研管理通過對課題研究活動進行成果的管理、上報，促進整體科研檔案的形成?？蒲形募恼砉ぷ魇钦麄€科研項目是否完整的重要依據，因此在大數據時代下，為了提升檔案管理的成效，應對科研管理工作進行創(chuàng)新，通過將科研計劃、科研課題管理和科研成果結題、推廣工作進行結合，促進科研管理和檔案整理工作的同步進行，對以往科研管理的局限性進行突破，在以事實為依據的基礎上促進檔案管理模式的創(chuàng)新。

5 結束語

在現階段經濟和文化時代下，融合大數據時代，因此各行各業(yè)都會受到一定的影響。檔案管理工作作為其中的一個基礎部分，在現階段下，應進行自身信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃。醫(yī)院科研辦也應根據自身的實際情況和管理規(guī)范進行自身管理模式的創(chuàng)新?？茖W化的檔案管理作為現階段檔案管理的主要模式，應加強對以往的局限性進行突破，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上進行理念、方式和機制的創(chuàng)新。本文通過對科研辦的檔案管理模式的變化進行研究，針對現階段科研辦檔案管理的特點，提出了檔案管理的有效策略來應對現代的信息時代，促進科研辦檔案管理科學性的提升。在有效的科研管理中，促進臨床醫(yī)療水平的提升，更好的服務于社會和廣大人民群眾。

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作者簡介

陳錦娥（1977-），女，湖北荊門人，從事科研管理工作。

通訊作者簡介

謝金菊（1981-），女，湖北荊門人，副研究館員，碩士學歷，從事科研管理工作。