信息時(shí)代人事檔案管理模式研究

劉曉燕 劉浩

摘 要：本文通過對(duì)信息化時(shí)代檔案管理信息化的概念和特點(diǎn)進(jìn)行概述，并指出目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，同時(shí)對(duì)其創(chuàng)新途徑進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

科技的飛速發(fā)展和信息時(shí)代的到來，使許多傳統(tǒng)的工作受到了巨大的影響，檔案管理工作也不例外。面對(duì)劇烈的社會(huì)變化，我們應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)到，信息時(shí)代給我們的檔案管理工作帶來的不僅是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇和新生。因而如何迅速應(yīng)對(duì)這種變化？

如何有效的利用信息時(shí)代的媒介優(yōu)勢(shì)來整合傳統(tǒng)的檔案管理模式，使其更加科學(xué)化、準(zhǔn)確化，這是擺在我們面前的緊迫問題。

1 信息時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”的觀念，隨著信息時(shí)代的到來，因此要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動(dòng)開發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)提高效益，必然對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理觀念提出了新的挑戰(zhàn)。

2）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，一般采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，很多紙質(zhì)容易隨著時(shí)間的推移顏色變黃，檔案也會(huì)不經(jīng)意間丟失，信息的到來，可以使文件辦擬之后隨時(shí)歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，而且可以采用電子編碼技術(shù)，編輯修改而不留痕跡；加強(qiáng)了檔案信息的更新化速度。

3）對(duì)檔案管理人員自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)入到檔案管理工作中，就必然要求其工作人員熟練地操作各項(xiàng)技術(shù)，了解相關(guān)的操作知識(shí)，能夠正確地處理常見的問題和困難。因此，信息時(shí)代檔案管理就必然對(duì)管理人員提出新的要求和挑戰(zhàn)。

4）檔案文件查詢利用方式對(duì)傳統(tǒng)檔案的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響傳統(tǒng)文件的長期可讀性。檔案部門秘書人員可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

5）電子文件檔案的歸檔時(shí)間對(duì)傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)間的挑戰(zhàn)。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成秘書人員通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，而傳統(tǒng)的檔案歸檔需要在文件辦擬完畢后，采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行歸檔，紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一般分為兩類：一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政文件。二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要適用于科技文件。電子文件檔案歸檔無疑是對(duì)傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)間的又一挑戰(zhàn)。

2 信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1）加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和安全保管工作。學(xué)習(xí)宣傳和貫徹落實(shí)《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》，是提高企業(yè)檔案法制意識(shí)，實(shí)現(xiàn)依法治檔的有效措施。普及檔案法律知識(shí)，學(xué)會(huì)用《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)條文解決工作中的問題，用法律手段來規(guī)范檔案管理工作。檔案事業(yè)的發(fā)展，必須靠法制作保障，運(yùn)用法制、法規(guī)保護(hù)檔案工作，要加強(qiáng)對(duì)檔案違法案件的監(jiān)督查處力度，推進(jìn)檔案行政執(zhí)法的制度化、規(guī)范化，提高全社會(huì)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好的工作氛圍。

2）創(chuàng)新檔案管理工作的優(yōu)化服務(wù)。創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)首先要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理方式滯后，手工編輯的存檔不利于檔案的利用，提取相關(guān)信息必須到檔案部門進(jìn)行搜索和查詢，耗費(fèi)人力和物力，工作效率極其低下。如果構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，就能實(shí)現(xiàn)資源的利用不受時(shí)空的限制，不管何時(shí)何地都能通過相關(guān)驗(yàn)證信息對(duì)檔案資源進(jìn)行提取查詢。構(gòu)建好了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，就要加強(qiáng)對(duì)電子檔案資料進(jìn)行自動(dòng)化管理，即電子資料的自動(dòng)化上傳和整理。上傳的電子檔案資料可通過下載來實(shí)現(xiàn)其實(shí)用價(jià)值。

3）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在我國大多數(shù)文件處理都處在一個(gè)信息化管理的過渡階段，如何加快其信息化管理，最為主要的是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。但是，信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程要經(jīng)過一個(gè)長期性才能夠形成，因此要遵從由低到高的建設(shè)過程，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的管理與使用。在建設(shè)過程中，應(yīng)將檔案管理工作和信息技術(shù)相結(jié)合，并做好它們之間的協(xié)調(diào)工作，將綜合數(shù)據(jù)庫和各個(gè)檔案目錄庫相結(jié)合，形成一種網(wǎng)絡(luò)開發(fā)和分布形式的數(shù)據(jù)庫，從而有效提高檔案管理工作的效率。

4）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和數(shù)字化。在檔案的管理工作中，應(yīng)根據(jù)信息時(shí)代的發(fā)展要求，將檔案信息電子文件妥善保存好，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等，并將這些先進(jìn)的信息化設(shè)備技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作中，運(yùn)用創(chuàng)新的思想理念，建立數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將檔案管理服務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)相結(jié)合，開展網(wǎng)上公開的一種服務(wù)形式，以拓寬檔案管理工作的視野，強(qiáng)化并創(chuàng)新其管理思維，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，使檔案管理工作的功能和價(jià)值得到充分的發(fā)揮，打開新的管理局面，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，順應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。

3 信息時(shí)代的人事檔案管理發(fā)展方向

1）人事檔案管理的信息數(shù)字化?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字型檔案要求，信息時(shí)代的人事檔案管理向信息數(shù)字化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息數(shù)字化發(fā)展有賴于數(shù)字化信息系統(tǒng)的建設(shè)，一是在擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架之上，選定人事檔案系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，制定檔案數(shù)據(jù)錄入規(guī)范；二是保障紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的相互協(xié)作配合，避免檔案數(shù)字化過程中信息不完整不真實(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)；三是注重后期制作的質(zhì)量控制，應(yīng)充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實(shí)時(shí)升級(jí)需要。

2）人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化?；诨ヂ?lián)網(wǎng)通信技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化要求，信息時(shí)代的人事檔案管理向信息網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展一方面必須充分統(tǒng)籌檔案保密特性，只對(duì)擁有檔案保管權(quán)力的部門賦予調(diào)閱權(quán)限，保障互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的異地共享具備安全性。另一方面，人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化離不開現(xiàn)代化的管理手段，因此管理者的信息素養(yǎng)顯得尤為重要，確保檔案管理者精通相關(guān)業(yè)務(wù)，具備熟練的軟件操作能力，是信息網(wǎng)絡(luò)化管理的必須。

3）人事檔案管理的信息標(biāo)準(zhǔn)化?；谌瞬判畔⒄系慕y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，信息時(shí)代的人事檔案管理向信息標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，一是要著眼于檔案信息的嚴(yán)肅性與準(zhǔn)確性，嚴(yán)把信息審核關(guān)，力求人事檔案管理的規(guī)范操作。二是在必備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，完善統(tǒng)一的硬件軟件設(shè)備要求。三是規(guī)范人事檔案信息服務(wù)，推動(dòng)信息服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，比如信息檢索服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，除了信息輸出的快速準(zhǔn)確以外，應(yīng)保障服務(wù)程序符合相關(guān)法律與制度要求。

4 結(jié)語

檔案管理工作是一種既需要專業(yè)性知識(shí)，又需要有高度責(zé)任心和耐心的工作，它要求我們既能沉下心來又要與時(shí)俱進(jìn)、改變觀念，不斷充實(shí)和更新自己的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，擴(kuò)展工作視野，同時(shí)以極大的熱情投入到工作中，才能在新的時(shí)代中把檔案管理工作做好，真正做到檔案管理工作科學(xué)、高效地服務(wù)單位、服務(wù)社會(huì)。

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