淺析檔案管理中的電子檔案管理

湯煜宸

摘 要：隨著檔案管理水平的快速發(fā)展，對于檔案管理的方式也發(fā)生了翻天覆地的變化?，F(xiàn)代檔案管理對于電子檔案的管理和要求也隨之提高。筆者針對目前電子檔案管理技術(shù)存在的問題進(jìn)行全面分析，并且提出了針對性的解決對策，促進(jìn)檔案管理水平的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；解決對策

電子檔案是指將以往紙質(zhì)版的資料將其以電子數(shù)據(jù)信息的方式存儲起來。相對于以往的檔案，電子檔案的優(yōu)勢更加明顯。電子檔案移動更加的方便、快捷。并且電子檔案的存儲形式大都是采用了移動硬盤等存儲器。其能夠存儲的內(nèi)容更多，相對于紙質(zhì)版的材料其更容易移動，所需要的空間不大。并且相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案來說，電子檔案在信息的尋找上更加的方便，不需要在大量的資料中查找，能夠迅速的找到想要的信息，效率大大提高。同時電子檔案相對于紙質(zhì)檔案資料更加方便整理，需要耗費的人工更少，不僅僅是能夠降低人工成本，在工作效率上也是提升很多。

1 電子檔案管理過程中存在的問題

在電子信息技術(shù)的發(fā)展過程中電子檔案技術(shù)跟隨產(chǎn)生。電子檔案技術(shù)的研發(fā)對于檔案管理有著很大的促進(jìn)作用。電子檔案的出現(xiàn)極大地促進(jìn)了工作效率，無論是國家部門還是企業(yè)還是個人生活，對于電子檔案都是有著很普遍的運(yùn)用。電子檔案極大地促進(jìn)了各個組織機(jī)構(gòu)的工作效率，在各個產(chǎn)業(yè)之中都是發(fā)揮著十分積極的作用。但是因為技術(shù)原因，電子檔案管理仍然還是存在著一定缺陷，如果對于這些問題不加以重視，其造成的損失可能會十分巨大，所以必須要重視這些問題的解決。

1.1 電子檔案管理存在安全問題

電子檔案的存儲載體是存儲器。受到目前的技術(shù)影響，很多的存儲器在管理過程中極其容易出現(xiàn)問題。電子檔案系統(tǒng)或者存儲器、移動硬盤質(zhì)量不夠，在使用過程中極其容易出現(xiàn)質(zhì)量問題，一旦出現(xiàn)問題，對于電子檔案的數(shù)據(jù)來說極其容易出現(xiàn)丟失等問題，造成損失。而且目前網(wǎng)絡(luò)上有著很多的網(wǎng)絡(luò)病毒，這些存在會使得電子檔案的存儲設(shè)備受到影響，對于電子信息的保護(hù)來說存在隱患，信息泄露的可能也是會增加。這些信息一旦被不法分子得到，極有可能會對社會造成危害，網(wǎng)絡(luò)病毒問題也是電子檔案安全管理的大問題。

1.2 電子檔案管理存在的不足

目前很多的企業(yè)的電子檔案管理工作存在著一定的問題。相關(guān)制度不夠完善，沒有合理、規(guī)范的管理制度，對于電子檔案存儲器的管理不夠嚴(yán)格，不能夠形成有效的內(nèi)部控制制度。對于信息的查看權(quán)限管理不到位，使得信息的保護(hù)不夠嚴(yán)格，沒有完善的信息查看記錄機(jī)制，這對于電子檔案信息的安全性有著很大的威脅，不利于電子檔案信息的安全，極容易出現(xiàn)問題。

1.3 電子檔案管理人員專業(yè)能力不夠

當(dāng)前很多組織企業(yè)的電子檔案的管理人員都不具備專業(yè)化的電子檔案管理能力，都是由員工兼任電子檔案管理工作。這些工作人員自身專業(yè)能力不足，技術(shù)水平不夠，不能夠充分的發(fā)揮設(shè)備水平，對于電子檔案的管理制度了解也是不夠充分。無法對檔案信息進(jìn)行科學(xué)化、專業(yè)化管理。同時對于電子檔案管理人員的考核措施不完善，會使得電子檔案管理人員工作積極性不高，在電子檔案管理工作上不夠積極主動。

2 增強(qiáng)電子檔案管理能力的有效措施

2.1 建立電子信息檔案安全管理系統(tǒng)

完善的電子檔案管理制度之下，還需要的是合格的電子檔案信息管理系統(tǒng)，只有具備安全的信息管理系統(tǒng)，才能夠保證電子檔案信息的安全。在電子檔案管理系統(tǒng)中建立完善的防入侵系統(tǒng)，保護(hù)信息的安全，減少電子檔案信息管理的漏洞，實現(xiàn)技術(shù)達(dá)標(biāo)，并及時的提高管理技術(shù)，做好技術(shù)安全。

2.2 完善電子檔案管理機(jī)制

電子檔案的管理工作離不開完善的電子檔案管理制度。只有具備完善的管理制度才能夠使得電子檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化，更加合理。所以必須要重視電子檔案管理機(jī)制的完善，建立完善的電子檔案管理制度，給與電子檔案管理制度保障。而且合理、有效的電子檔案管理制度有助于協(xié)調(diào)各部門工作，建立統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，這有助于各個組織部門在管理中心更加容易發(fā)現(xiàn)問題，防止危害的發(fā)生。要注意電子檔案管理制度的科學(xué)化，減少管理上的程序復(fù)雜問題，提高管理的效率。

2.3 加強(qiáng)電子檔案管理人員的專業(yè)能力

要重視電子檔案的管理工作，充分認(rèn)識到其發(fā)揮的重要作用，從自身意識開始轉(zhuǎn)變，提高電子檔案的心里位置，積極探索有利于電子檔案保存的措施，積極投入專項資金，增強(qiáng)對于專業(yè)人才的吸引力。引進(jìn)高科技設(shè)備，提高電子檔案的管理能力。加強(qiáng)對于專業(yè)工作人員的能力培訓(xùn)，提高其技術(shù)水平，保證電子檔案的管理質(zhì)量。使其能夠積極重視電子檔案的管理工作，對于電子檔案管理中所出現(xiàn)的問題能夠做到及時發(fā)現(xiàn)，及時彌補(bǔ)。而不是消極工作，充分調(diào)動員工的工作積極性。

3 結(jié)論

本文通過對當(dāng)前電子檔案管理所暴露的問題進(jìn)行探究，分析有利于提高電子檔案管理的措施，旨在為提高當(dāng)前電子檔案管理能力，提高電子檔案管理技術(shù)，制定更加有保障，安全、快捷的電子檔案管理機(jī)制提供借鑒。

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