探究新時(shí)期背景下工程檔案管理

摘 要：隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展迅猛，經(jīng)濟(jì)效益不斷增強(qiáng)，數(shù)據(jù)化服務(wù)的水平質(zhì)量也在穩(wěn)步提升。然而，對(duì)于工程檔案的管理仍然相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較缺乏的系統(tǒng)化的制度。因此，工程建設(shè)本身是必須提高對(duì)檔案管理的重視程度，改變落后的工程建設(shè)管理模式，服務(wù)意識(shí)需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，規(guī)范檔案管理制度，并且提高管理檔案的科學(xué)性，為公眾提供優(yōu)質(zhì)的工程建設(shè)服務(wù)。所以，為了更全面地保證工程管理的有效性和可靠性，本文針對(duì)新時(shí)代工程檔案管理的狀況進(jìn)行了分析，并提出了一些創(chuàng)新方案的探討。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理；問(wèn)題；應(yīng)對(duì)策略

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展之下，對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量也提出了更高的要求。檔案管理在工程建設(shè)當(dāng)中起到重要的作用，如不采取科學(xué)的管理機(jī)制，那勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致工程檔案的缺失和遺漏，對(duì)于工程項(xiàng)目建設(shè)整體而言將帶來(lái)巨大的影響。由此可見(jiàn)，建立在新時(shí)期背景下對(duì)工程檔案管理進(jìn)行相關(guān)研究很有必要，工程檔案管理模式的制定必須科學(xué)合理，對(duì)于檔案的管理和控制的力度也需要加強(qiáng)，以此促進(jìn)工程建設(shè)得以順利完成。通過(guò)調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)在工程檔案管理方面還存在不少問(wèn)題，如不采取措施予以應(yīng)對(duì)，將會(huì)嚴(yán)重阻礙我國(guó)工程建設(shè)的發(fā)展。下面將建立在新時(shí)期背景下對(duì)工程檔案管理的改進(jìn)策略進(jìn)行詳細(xì)論述。

1 新時(shí)期進(jìn)行工程檔案管理的必要性

盡管現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的程度是已經(jīng)可以達(dá)到將大量的信息和數(shù)據(jù)輸入到各種管理系統(tǒng)中的水平了，從篩選和搜索領(lǐng)域開(kāi)始，信息定位的準(zhǔn)確性得到了提高。然而，原始檔案的管理仍需加強(qiáng)?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展并不意味著檔案管理的地位可以完全被替代。同時(shí)，即使在當(dāng)今成熟的軟件開(kāi)發(fā)和維護(hù)中，由于操作人員的失誤或者是系統(tǒng)本身的脆弱性等原因，仍然存在大量的操作軟件損壞和數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，這對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的損失是非常巨大的，而且不可恢復(fù)的數(shù)據(jù)丟失也會(huì)給用戶帶來(lái)額外的工作麻煩。

2 新時(shí)期工程檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 工程建設(shè)缺乏檔案管理的意識(shí)

我國(guó)工程建設(shè)的重點(diǎn)是工程建設(shè)的本身，所以在趕工期的同時(shí)比較容易忽視工程建設(shè)檔案管理的地位。首先，大部分施工單位檔案員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要性，檔案資料沒(méi)有與工程同步，等要驗(yàn)收了才拿著一大堆資料臨時(shí)抱佛腳，導(dǎo)致工程檔案管理普遍說(shuō)來(lái)就只是一種形式，也加大了難度。其次，檔案管理者自身管理檔案的意識(shí)相對(duì)薄弱，只負(fù)責(zé)歸檔和保管，保管的環(huán)境也不符合要求，制約了檔案管理的改革和創(chuàng)新。

2.2 工程建設(shè)檔案管理缺乏集中管理機(jī)制

工程建設(shè)檔案管理是一項(xiàng)比較系統(tǒng)、基礎(chǔ)的工作。在進(jìn)行的過(guò)程中，需要進(jìn)行集中管理和統(tǒng)一部署。然而，從目前的狀況來(lái)看，大多數(shù)工程建設(shè)很難進(jìn)行集中的檔案管理工作，而從管理的角度來(lái)看，檔案管理相對(duì)分散：首先，沒(méi)有明確的分類。其次，它僅用于歸檔，沒(méi)有全面的管理內(nèi)容。

2.3 工程建設(shè)的檔案管理制度缺乏創(chuàng)新

因?yàn)橐恍┕こ探ㄔO(shè)管理人員和行政人員忽視了檔案管理的必要性。許多檔案管理部門與其他相關(guān)部門之間缺少密切的聯(lián)系和溝通，這種現(xiàn)狀導(dǎo)致在一些工作配合上溝通效率低下，并且部分管理者也沒(méi)能意識(shí)到這類現(xiàn)狀帶來(lái)的危害，未能及時(shí)采取措施對(duì)此改進(jìn)，因此，這從根本上提高了對(duì)相關(guān)的文件的管理工作的難度。在這方面，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，企業(yè)管理層及普通員工未能意識(shí)到檔案管理的重要性；第二，大多數(shù)管理者缺乏溝通意識(shí)，工程資料是一環(huán)扣一環(huán)的導(dǎo)致無(wú)法有效解決相應(yīng)的管理問(wèn)題；第三，一些高級(jí)管理人員缺乏對(duì)員工相關(guān)工作技能培訓(xùn)的關(guān)注。因此，許多相對(duì)應(yīng)的管理者無(wú)法準(zhǔn)確理解他們工作中需要改進(jìn)的地方。

3 如何改進(jìn)工程檔案管理

3.1 工程建設(shè)檔案管理工作應(yīng)使用現(xiàn)代化的信息手段

工程建設(shè)的整個(gè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，建立主要管理整體檔案的服務(wù)中心。工程建設(shè)內(nèi)部的所有部門也需要建立相對(duì)應(yīng)的子系統(tǒng)，對(duì)于本部門的業(yè)務(wù)和人員來(lái)說(shuō)，本部門人員更清楚檔案信息不僅準(zhǔn)確、有價(jià)值，而且具有較高的整理效率。使用直接輸入系統(tǒng)輸入信息可以提高工作效率，使用影印和掃描將重要紙質(zhì)資料輸入工程建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)更便于參考和管理。對(duì)于各部門收集的工程建設(shè)檔案信息，工程建設(shè)檔案管理部門只需簡(jiǎn)單地將其分為不同的類別，然后將工程建設(shè)和科室收集的檔案信息輸入到通用檔案管理系統(tǒng)中。

3.2 完善工程建設(shè)檔案管理的系統(tǒng)

為了有效保護(hù)工程建設(shè)的利益，工程建設(shè)檔案信息公示系統(tǒng)可以使用實(shí)名制進(jìn)行認(rèn)證。首先根據(jù)工程建設(shè)檔案管理的實(shí)際情況，不斷創(chuàng)造和完善良好的工作環(huán)境和工作氛圍。然后是增加工程建設(shè)檔案管理各方面的投入。此外，它還能促進(jìn)檔案管理的高效地進(jìn)行發(fā)展，提供了相應(yīng)的技術(shù)支持。此外，相關(guān)管理人員也必須注重提高個(gè)人的工作能力，這樣才能有效推動(dòng)檔案的管理工作。

3.3 進(jìn)行定期的系統(tǒng)的升級(jí)

首先要對(duì)檔案管理的配套設(shè)施進(jìn)行定期的更新。工程檔案的數(shù)量會(huì)逐年增加，檔案管理人員應(yīng)制定關(guān)于檔案管理配套設(shè)施更新的相關(guān)計(jì)劃，并向主管領(lǐng)導(dǎo)明確說(shuō)明更新檔案管理配套設(shè)施的更新計(jì)劃。除此之外，對(duì)于工程檔案的管理人員而言需要建立在相關(guān)規(guī)則制度之下嚴(yán)格照此執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)檔案有缺失或破損，必須及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，及時(shí)滿足單位對(duì)檔案和資料的保管要求。

3.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低直接會(huì)影響到工程檔案管理的質(zhì)量。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)配備專、兼職檔案員，并不定期的接受專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)的學(xué)習(xí)，自身也要不斷學(xué)習(xí)與檔案管理工作相關(guān)的技能和知識(shí)。目前浙江省檔案局規(guī)定，檔案人員應(yīng)完成每年不少于90個(gè)學(xué)時(shí)的檔案培訓(xùn)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提升的培訓(xùn)，將專業(yè)的理論知識(shí)進(jìn)行授予，并時(shí)刻強(qiáng)調(diào)檔案管理人員需自身意識(shí)到提升專業(yè)水平的重要性。為了能夠進(jìn)一步提升工程檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)期快速變化的市場(chǎng)形勢(shì)，應(yīng)該在檔案管理工作建設(shè)上納入人才引入機(jī)制，由此才能推動(dòng)檔案管理工作向規(guī)范化不斷進(jìn)步。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，從現(xiàn)狀來(lái)看，工程建設(shè)檔案管理中還有許多棘手的問(wèn)題亟待解決。因此對(duì)于工程企業(yè)而言應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際問(wèn)題提出有針對(duì)性的解決實(shí)際問(wèn)題的措施，利用集體智慧，提高工程檔案管理的有效性和質(zhì)量，促進(jìn)建筑行業(yè)有創(chuàng)新性的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

李雅（1985-），女，漢，浙江寧波，工程檔案管理，館員，本科，研究方向：工程檔案管理及對(duì)策。