檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性分析探討

苗英龍

摘 要：隨著工程項(xiàng)目的增多，種類的逐漸豐富，工程檔案也越來(lái)越多，給工程檔案的管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。檔案管理工作是機(jī)密的、專業(yè)性的、關(guān)乎項(xiàng)目發(fā)展的重要工作，各行各業(yè)的人都應(yīng)高度重視工程檔案的高效管理、智能化管理，以發(fā)揮檔案管理的功效。當(dāng)今時(shí)代檔案管理的信息化水平越來(lái)越高，檔案的信息化管理有助于實(shí)現(xiàn)工程檔案資源的共享、相互借鑒、隨時(shí)隨地的查閱等，提升工程檔案管理的信息化水平。因此本文將立足于實(shí)際情況分析工程檔案信息化管理的重要性以及方法策略，并為工程檔案信息化管理建言獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；工程檔案；重要性；方法策略

由于紙質(zhì)檔案的急速增多而且種類也越來(lái)越豐富，人們開始嘗試?yán)酶咚侔l(fā)展的信息技術(shù)來(lái)輔助檔案管理，即檔案的信息化建設(shè)[1]。利用信息技術(shù)來(lái)儲(chǔ)存、管理檔案是將紙質(zhì)檔案上記錄的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)上的信息化數(shù)據(jù)并進(jìn)行系統(tǒng)的分類，但并不改變數(shù)據(jù)的內(nèi)容。對(duì)工程檔案進(jìn)行信息化管理有助于相關(guān)人員便捷的查閱項(xiàng)目檔案信息，不需要親自到檔案室翻閱；可以提升檔案信息之間的共享性，便于項(xiàng)目工作人員借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而提高檔案的利用率。同時(shí)檔案信息化管理也減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，有利于檔案信息的永久保存。

1 檔案信息化管理簡(jiǎn)要介紹。

檔案信息化管理是當(dāng)今檔案管理發(fā)展的大趨勢(shì)，也是信息化技術(shù)發(fā)展的又一項(xiàng)重大成果，檔案的信息化管理實(shí)質(zhì)就是將紙質(zhì)檔案上記錄的內(nèi)容以數(shù)字編碼的形式真實(shí)的記錄、儲(chǔ)存在電腦系統(tǒng)中，該過(guò)程中要對(duì)檔案中的文字、數(shù)據(jù)等進(jìn)行適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)換，但不會(huì)改變具體的內(nèi)容，需要對(duì)圖片和音頻視頻等進(jìn)行電子掃描和處理，之后再將不同類型的檔案信息按一定的分類標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)特定的程序進(jìn)行分類儲(chǔ)存[2]。檔案信息化管理可以避免紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存中檔案丟失的問(wèn)題以及檔案查找困難的問(wèn)題，可以有效提升檔案信息的利用率、方便性。

2 檔案信息化建設(shè)和工程檔案管理的重要性。

筆者以工程檔案的信息化管理為例，通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和現(xiàn)代信息化檔案管理之間的差異性，剖析工程項(xiàng)目信息化管理的重要性。

2.1 工程檔案的信息化管理有助于信息的保存，為工作人員提供借鑒參考信息

工程發(fā)展關(guān)乎廣大民眾的生活，工程項(xiàng)目的檔案管理對(duì)工程建造和維修、改造等具有重要的參考意義。然而以往通常采用紙筆、依靠人工來(lái)記錄、儲(chǔ)存相關(guān)的情況，隨著時(shí)間的流逝，這些紙質(zhì)檔案越積越多，不可避免的出現(xiàn)一些年限較久的檔案丟失或者破損的情況，這就會(huì)導(dǎo)致在工程維修、維護(hù)時(shí)查不到具體檔案信息，阻礙工作人員開展工作。而依靠信息化技術(shù)進(jìn)行的工程檔案管理工作永遠(yuǎn)不會(huì)出現(xiàn)這類情況，大數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存庫(kù)內(nèi)存很大，不用擔(dān)心信息會(huì)儲(chǔ)存滿，而且依靠數(shù)據(jù)編碼儲(chǔ)存的信息不會(huì)丟失，會(huì)永久的保存著，便于相關(guān)人員查閱、借鑒。

2.2 工程檔案的信息化管理可以提高檔案的共享性，提升檔案利用率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案阻礙了各地區(qū)檔案信息的共享，也不利于政府、相關(guān)企業(yè)以及廣大群眾了解當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展情況、使用情況，導(dǎo)致檔案管理的價(jià)值嚴(yán)重縮水，沒(méi)有起到促進(jìn)信息共享，提升工程建設(shè)的目

的[3]。

工程檔案信息化管理可以實(shí)現(xiàn)各地區(qū)之間的工程建設(shè)的信息交流，相互了解；也可以讓有關(guān)部門及民眾了解一些非機(jī)密的信息，保證民眾的知情權(quán)，引導(dǎo)民眾樹立節(jié)約、節(jié)能的意識(shí)。另外，檔案的信息化管理還有利于檔案管理的系統(tǒng)化建設(shè)，將信息按一定的標(biāo)準(zhǔn)有序儲(chǔ)存，便于及時(shí)預(yù)估問(wèn)題，提前規(guī)避重大事故的發(fā)生。

2.3 工程檔案的信息化管理有助于工程、企業(yè)的發(fā)展

檔案管理的信息化、智能化水平反映了一個(gè)企業(yè)的技術(shù)水平和發(fā)展的理念，反映了該企業(yè)具備先進(jìn)的發(fā)展觀念，能夠與時(shí)俱進(jìn)。工程項(xiàng)目檔案的信息化管理巧妙地將工程發(fā)展過(guò)程中的有價(jià)值的文字介紹、數(shù)據(jù)記錄、圖片、音頻視頻等全部記錄、儲(chǔ)存下來(lái)，作為企業(yè)日后工程建設(shè)的重要原材料。這些信息化檔案對(duì)企業(yè)日后的發(fā)展具有顯著的促進(jìn)作用，是企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中積累的經(jīng)驗(yàn)。而且大數(shù)據(jù)會(huì)對(duì)儲(chǔ)存的項(xiàng)目檔案信息進(jìn)行詳盡的分析、歸納，形成反饋結(jié)果、提出整改建議，這有利于企業(yè)在下一次工程項(xiàng)目建設(shè)中規(guī)避錯(cuò)誤，做到盡善盡美。

3 工程檔案信息化管理的方法策略

工程檔案信息化建設(shè)具有突出的社會(huì)意義，是值得深入實(shí)踐的檔案管理方式，我們要不斷探究工程檔案信息化管理的方法策略，提升檔案的信息化管理水平。

3.1 建立完備的檔案管理系統(tǒng)，將各類檔案有序儲(chǔ)存

檔案資料種類繁多，需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分類，有序的儲(chǔ)存，以便更好的進(jìn)行檔案資源的共享和交流。因此需要建立完備的檔案管理系統(tǒng)和平臺(tái)，該系統(tǒng)上一般設(shè)置有不同的檔案分類比如人事、技術(shù)、文書；再比如視屏、圖片、文字、數(shù)據(jù)。每一種分類下再設(shè)計(jì)具體的轉(zhuǎn)換流程和儲(chǔ)存流程，讓檔案管理人員能夠按照一定的程序和標(biāo)準(zhǔn)將檔案信息錄入、有序儲(chǔ)存。進(jìn)而建立完備的、系統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.2 提升檔案管理人員的信息化水平和檔案處理能力

隨著檔案管理信息化水平的提升，檔案管理人員的信息化技能也需要加強(qiáng)，管理人員要掌握基本的信息轉(zhuǎn)換能力，例如將紙質(zhì)文檔、數(shù)據(jù)、圖片、視屏音頻等進(jìn)行轉(zhuǎn)化，以便以統(tǒng)一的格式儲(chǔ)存在系統(tǒng)中，檔案管理人員還要具備一定的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和程序設(shè)計(jì)能力，能針對(duì)保密性要求不同的材料設(shè)計(jì)不同的解鎖程序，要在保證檔案信息的安全性的基礎(chǔ)上最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.3 提升檔案的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性

在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和格式規(guī)定，以保證檔案信息能順利儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，統(tǒng)一的格式、規(guī)范的模式才能確保信息的準(zhǔn)確性，才能有效的實(shí)現(xiàn)信息共享，避免因格式或者版式的問(wèn)題造成信息交流和共享中的不便甚至錯(cuò)誤的出現(xiàn)。而且只有當(dāng)同一類型的信息嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)儲(chǔ)存、記錄時(shí)，大數(shù)據(jù)才能進(jìn)行無(wú)差別的計(jì)算、分析。

4 結(jié)論

綜上所述，工程檔案的信息化管理具有顯著的優(yōu)勢(shì)和社會(huì)意義，是值得深入研究和實(shí)踐的檔案管理模式。工程檔案的信息化管理有助于信息的保存，為工作人員提供借鑒參考信息；可以提高檔案的共享性，提升檔案利用率；有助于工程、企業(yè)的發(fā)展。因此我們要采用多種方法策略提升檔案管理的信息化水平。

參考文獻(xiàn)

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[3]周童影.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性[J].中外企業(yè)家，2017（15）：219.