加強政府部門文書檔案管理工作的方案分析

郭玲趣

摘 要：文書檔案是政府部門日常管理工作中的基礎(chǔ)構(gòu)成部分，作為政府部門信息的載體，有效的進行文書檔案管理工作能夠保障政府部門的信息開發(fā)以及利用，能夠有效的提升政府部門的工作效率，還能很大程度上體現(xiàn)出政府部門的發(fā)展歷程。本文就加強政府部門文書檔案管理工作進行探究，希望能夠使政府部門對其進行重視，將文書檔案的作用充分的發(fā)揮出來。

關(guān)鍵詞：政府部門；文書檔案；管理工作

文書檔案管理作為政府部門中最基礎(chǔ)的一種工作卻能夠起到十分重要的作用，政府部門其他各個環(huán)節(jié)工作有條不紊展開就是建立在文書檔案管理工作有效進行的基礎(chǔ)上。文書檔案作為政府部門黨建工作以及行政管理等活動的文獻記載，將政府部門不同時期不同部門的重要歷史事件以及人物進行記錄，是政府部門無形的資產(chǎn)。但是在實際政府部門日常的工作中，文書檔案的管理工作效率相當?shù)拖虏⑶胰狈寐?。文書檔案的價值根本沒有被發(fā)揮出來，因此加強政府部門文書檔案管理工作是當下政府部門亟待解決的問題。

1 加強政府部門文書檔案管理工作的作用

檔案是一種被保存并能夠在未來起到參考作用的記錄，文書在其多種多樣的形式行駛中是很重要的組成部分也是被應(yīng)用最為廣泛的一種。在政府部門中，文書檔案管理工作主要是指針對文書管理部門或政府業(yè)務(wù)部門的文件材料歸檔工作進行監(jiān)督，并將這些已經(jīng)歸檔的文書檔案進行管理，使其能夠在政府部門的工作中提供有效的參考資料，也在被使用的同時為政府部門積累更多的資料[1]。我們不難看出，政治性、基礎(chǔ)服務(wù)性以及科學管理性是政府部門文書檔案所具備的特點，因此，只有將政府部門文書檔案管理工作進行加強才能夠?qū)⒄块T的職能最大程度的發(fā)揮，并且為各項工作的開展做出保障，使群眾的切身利益真正被得到重視，使政府部門的服務(wù)水平得到有效提升。

2 我國政府部門文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對文書檔案管理工作的重視

對我國當前各級政府部門的文書檔案管理工作進行分析，我們可以明顯的看出，文書檔案管理工作效率的地下是由于受到政府部門的忽視而引起的，大多政府部門淺顯的以為，文書檔案管理工作只要進行歸檔整理即可，認為文書檔案管理工作是一種次要的工作，絲毫沒有意識到文書檔案管理工作的重要性。因此文書檔案管理工作不管是在人力還是財力上投入多、效率卻低的問題就出現(xiàn)在政府部門中。

2.2 缺乏完善的制度

政府部門文書檔案管理工作中最顯著的問題就是缺乏一套完善的政府文書檔案管理制度。我國近些年社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，雖然已經(jīng)有文書檔案管理制度形成，但是也很難適應(yīng)我國現(xiàn)在的國情，在進行管理工作時會出現(xiàn)各種各樣的問題[2]。文書檔案的收集與整理是在傳統(tǒng)文書檔案管理機制中受到太多黨政機關(guān)管理的影響所形成的片面理念，對于文書的實際運用是很多政府部門不能有效做到的，由于文書檔案管理制度的缺失，使文書檔案所能夠發(fā)揮出的作用很有局限性。除此之外，在很多政府部門工作的相關(guān)人員在進行文書檔案借閱的時候，通常因為沒有完善的制度不能及時歸還，文書檔案丟失現(xiàn)象嚴重從而導(dǎo)致文書檔案的使用率受到嚴重影響，甚至影響到政府部門開展工作。

2.3 文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)意識的匱乏

政府部門文書檔案管理工作中工作人員專業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)意識十分匱乏，這也是政府部門文書檔案管理工作中另外一個重要的問題。根據(jù)對我國各級政府部門的調(diào)查可以得知，很多政府部門中，進行文書檔案管理工作的人員專業(yè)技能有所欠缺，并且還存在很多兼職的工作人員。這樣的管理人員既沒有充足的專業(yè)知識素養(yǎng)，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)就上崗就業(yè)，并且錯誤的認為財務(wù)檔案以及人事檔案才是工作的重點，因此將文書檔案進行忽略，還粗淺的認為將文件保留好就做好了文書檔案管理工作。政府部門文書檔案管理工作也就是被這樣的種種因素所制約。

3 加強政府部門文書檔案管理工作的具體措施

3.1 強化對于文書檔案管理工作的重視

針對我國政府部門對于文書檔案管理工作重視程度的欠缺，因此需要針對各級政府部門領(lǐng)導(dǎo)舉行相關(guān)的文書檔案管理培訓(xùn)，將政府部門領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理，特別是文書檔案的管理工作的重視程度進行提升[3]。除此之外還需要向文書檔案管理人員進行文書檔案法律法規(guī)的宣傳，管理人員需要對文書檔案管理的工作情況向領(lǐng)導(dǎo)進行不斷的匯報，以使文書檔案管理情況能夠被政府部門上下實時了解。加強文書檔案管理硬件設(shè)備的建設(shè)，科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化的進行文書檔案管理工作。

3.2 完善文書檔案管理制度

一套完善的文書檔案管理制度不僅僅是文書檔案管理工作的根本，也是文書檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)當結(jié)合政府部門文書檔案管理工作的實際現(xiàn)狀進行文書檔案管理制度的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的文書檔案管理制度中對于文書檔案的收集整理以及銷毀等工作進行創(chuàng)新改革，確保構(gòu)建出的新型文書檔案管理制度是符合該部門的，將文書檔案管理工作規(guī)范化建立在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，是文書檔案在政府部門的各個環(huán)節(jié)都能夠?qū)崿F(xiàn)標準化管理，以使文書檔案充分發(fā)揮自身價值。

3.3 強化文書檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)意識

由于傳統(tǒng)文書檔案管理工作受管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)意識的制約，文書檔案發(fā)揮不了其自身的作用價值，因此，需要對文書檔案管理工作人員進行針對性的培養(yǎng)。介于近年來我國各級政府部門對于文書檔案管理人員的培養(yǎng)力度不足以及培養(yǎng)范圍較小的情況，建議各級政府部門督促各個部門建立具有較高專業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)意識的管理團隊，通過定期深化的培訓(xùn)使管理人員的專業(yè)素養(yǎng)得到提升。同時將文書檔案管理人員的績效考核加入管理工作的考核，使工作效率與管理人員自身的利益相關(guān)聯(lián)，以此來提升文書檔案管理人員的工作積極性以及服務(wù)意識。

3.4 加強各個部門之間的協(xié)作

政府部門的文書檔案通常要在各個部門之間進行流通，因此需要加強政府各個部門之間的協(xié)作，處理好各個部門之間的關(guān)系，不斷地完善文書檔案的質(zhì)量與結(jié)構(gòu)。要求文書檔案管理人員在日常工作中必須做到三勤[4]。腦勤，根據(jù)本單位的實際工作情況，充分考量文書檔案應(yīng)當如何圍繞政府部門中心工作開展；腳勤，經(jīng)常在各個政府部門之間進行走動，保持良好地溝通之外還可以將相關(guān)的信息進行搜集；嘴勤，經(jīng)常在各個政府部門之間進行溝通，以便掌握各個政府部門的最新工作近況。

4 結(jié)語

總而言之，文書檔案管理工作是政府部門日常工作中的基礎(chǔ)構(gòu)成部分，政府部門領(lǐng)導(dǎo)人員一定要強化對于文書檔案管理工作的重視程度，是文書檔案能夠充分的將自身的價值發(fā)揮出來，做好文書檔案歸檔只是文書檔案管理工作的前提，應(yīng)當不斷強化文書檔案管理制度的建設(shè)，并將文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)意識進行提高，以此來保證文書檔案管理工作的開展，為政府部門提供更堅實的文獻后盾，促進政府部門職能的體現(xiàn)。

參考文獻

[1]顏玉紅.加強政府部門文書檔案管理工作的策略[J].黑龍江檔案，2016（4）.

[2]陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：191-191.

[3]謝慶華.關(guān)于基層事業(yè)單位登記檔案管理工作的幾點思考[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018，v.26；No.641（15）：198+200.

[4]杜嘉欣，劉艷芳.探討在公立醫(yī)院改革形勢下如何加強檔案管理工作[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2015（61）：150-150.