信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理分析

盛向群

摘 要：信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化不僅有利于降低管理成本、提高管理品質(zhì)，也有助于促進(jìn)文書檔案的資源開發(fā)成效。要實(shí)現(xiàn)信息化管理，事業(yè)單位的文書檔案管理就需要首先構(gòu)建規(guī)?；?、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺(tái)，并完善管理機(jī)制、提高安全水平，以及加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；文書；檔案管理

信息時(shí)代大背景下，信息化操作早已超越了制造業(yè)提高勞動(dòng)生產(chǎn)率的狹窄范疇，全面普及到包括企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化與科學(xué)化的更廣范圍。尤其是眾多事業(yè)單位提升管理工作整體水平進(jìn)程中，信息化正在成為至關(guān)重要的決定性因素。

1 信息化對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理的積極意義

1.1 降低管理成本、提高管理品質(zhì)

信息化管理最顯著的意義當(dāng)屬降低管理成本、提高管理品質(zhì)。就事業(yè)單位的文書檔案管理來說，傳統(tǒng)人工操作模式下，有限的管理人員面對(duì)來自不同部、科、室源源不絕的文書檔案難免疲于應(yīng)付。人少而事多的客觀現(xiàn)實(shí)極易造成原始文件在傳遞、整理、分類、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)程度不同的損傷、錯(cuò)漏甚至遺失問題。加之日漸增多的檔案需要具備適當(dāng)條件的存放區(qū)域，因而包括檔案室、檔案柜、檔案箱（盒）及控溫控濕、防蟲防霉等軟硬件設(shè)施設(shè)備必須一應(yīng)俱全。這對(duì)條件優(yōu)越的事業(yè)單位而言或許只是少量支出，但條件相對(duì)較差者卻可能是難以承受的負(fù)擔(dān)。

但在信息化管理模式下，原始檔案可一并交由地方檔案中心保管，各單位只需管理和使用數(shù)據(jù)檔案。這不僅可以最大程度降低原始檔案出現(xiàn)破損、錯(cuò)漏或遺失的風(fēng)險(xiǎn)，更能通過機(jī)器自動(dòng)檢索、查找或分類等功能大幅縮短處理時(shí)間。而檔案管理人員則可將更多的時(shí)間和精力用于分類整理和歸納分析。顯然，隨著機(jī)械重復(fù)性勞動(dòng)強(qiáng)度的弱化，檔案管理人員會(huì)逐漸擺脫低端熟練工的不利局面，轉(zhuǎn)而回歸真正的管理崗位，落實(shí)檔案管理工作應(yīng)有的理念與策略。

1.2 促進(jìn)文書檔案的資源開發(fā)成效

有了信息技術(shù)的輔助，文書檔案將不再只是陳舊歷史資料的簡(jiǎn)單堆砌，而是可以更為簡(jiǎn)便快捷地顯示內(nèi)在聯(lián)系、演化規(guī)律，或籍此進(jìn)行預(yù)測(cè)和推算。這些經(jīng)過分析評(píng)判的結(jié)果既可以用于事業(yè)單位自己總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、修正失誤和不斷提升，也可以有選擇地對(duì)外公開，成為服務(wù)于社會(huì)、大眾的有益信息、珍貴資源。

尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面普及和深入應(yīng)用的當(dāng)下，只要做好安全防護(hù)，文書檔案電子版本就可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上暢通無阻地進(jìn)行傳播。這會(huì)在最大程度上提升事業(yè)單位文書檔案資源的開發(fā)成效。

2 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 構(gòu)建規(guī)模化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺(tái)

雖然信息化建設(shè)已推進(jìn)多年，但許多事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)依然存在分散化甚至碎片化的問題。比如信息化管理平臺(tái)只局限在檔案室或少數(shù)幾個(gè)部室間，未能實(shí)現(xiàn)整體布局、全面滲透。又如檔案管理平臺(tái)無法與其他管理子系統(tǒng)間無縫對(duì)接，或是由于接入標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，或是存在信息壁壘等。

因此，信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化首先需要構(gòu)建規(guī)模化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理平臺(tái)。比如要打通檔案管理平臺(tái)和其他子系統(tǒng)的接口，建立統(tǒng)一接入標(biāo)準(zhǔn)；消除信息壁壘實(shí)現(xiàn)充分的信息共享；將檔案管理平臺(tái)納入單位信息化管理整體構(gòu)建等?？傊?，要全力避免文書檔案管理平臺(tái)成為信息孤島，更不能滿足于局部化、碎片化的平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)狀。

2.2 完善管理機(jī)制

要構(gòu)建更加優(yōu)良、完備的管理平臺(tái)，文書檔案需在形成之初就具備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能使原始檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)檔案后可類比、可對(duì)照。這就需要在頂層設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)完善管理機(jī)制。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)就文書檔案信息化管理出臺(tái)《信息化細(xì)則》、《操作標(biāo)準(zhǔn)》或《管理規(guī)章》等正式文件，要求每個(gè)部、科、室等子系統(tǒng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

而為了確保管理機(jī)制盡快成型、成熟，文書檔案管理就應(yīng)當(dāng)與全員績(jī)效考核與評(píng)價(jià)形成關(guān)聯(lián)關(guān)系。比如將文書檔案原始材料呈遞列入考核名錄，就形制、內(nèi)容、時(shí)間等制定考核要求；各子系統(tǒng)的集體考核評(píng)價(jià)中也要納入檔案管理項(xiàng)目，采取直接得分或加權(quán)平均等方式以量化手段進(jìn)行考核。

2.3 提高安全水平

與書面文字不同，數(shù)字化檔案因傳播介質(zhì)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等眾多原因而在安全性方面相對(duì)特殊。尤其是各類創(chuàng)新信息技術(shù)不斷推陳出新的狀態(tài)下，安全漏洞始終是制約信息化發(fā)展的最主要因素之一。因此，提高信息管理的安全水平至關(guān)重要。

從源頭加強(qiáng)防治是提高文書檔案信息化管理安全水平的要?jiǎng)?wù)。比如分級(jí)或分組管理、差異化權(quán)限設(shè)置、多重安防手段綜合應(yīng)用等。一般情況下針對(duì)文書檔案管理可以采取三級(jí)分類法。即保密級(jí)、重要級(jí)和普通級(jí)。保密級(jí)檔案通常為不公開檔案，權(quán)限也僅限于高層管理者、系統(tǒng)管理員和特定檔案管理員。重要級(jí)的檔案視情況部分公開，權(quán)限發(fā)放人數(shù)適當(dāng)增加、條件適當(dāng)放寬，但會(huì)定期更新密鑰或設(shè)置至少兩重安檢關(guān)口。只有普通級(jí)檔案完全對(duì)外開放，一般不需要特殊登陸口令即可瀏覽查詢。

隨著技術(shù)的升級(jí)換代，信息安全早已超越了傳統(tǒng)的防火墻與網(wǎng)絡(luò)補(bǔ)丁等模式，生物安全技術(shù)正在全面普及。比如指紋安全鎖、面部識(shí)別、聲紋安檢甚至虹膜檢測(cè)等。各單位可以結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際安全需要選擇最為適宜的類型形成組合型安防機(jī)制。

2.4 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)

信息化是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代科技，需要具備一定理論知識(shí)與實(shí)踐技能。作為專業(yè)的檔案管理人員，熟練的掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)只能是入門基礎(chǔ)，信息化背景下，事業(yè)單位還需要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)。

在不少大型企業(yè)單位中，首席安全官已經(jīng)成為常設(shè)職位，其不僅對(duì)內(nèi)部信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)安全負(fù)總責(zé)，也承擔(dān)著教育和培訓(xùn)各子、分機(jī)構(gòu)人員網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的任務(wù)。事業(yè)單位可以借鑒企業(yè)的做法，在內(nèi)部設(shè)置類似于安全員的管理崗位。此崗位由兼具網(wǎng)絡(luò)信息專業(yè)知識(shí)和技術(shù)及一定管理水平的專業(yè)人士擔(dān)任。一方面，安全員在構(gòu)建內(nèi)部信息化管理平臺(tái)過程中起著總指導(dǎo)和總策劃的作用；另一方面，安全員也可充當(dāng)培訓(xùn)師，就文書檔案信息化管理在內(nèi)的平臺(tái)管理理論與技術(shù)進(jìn)行定期的教育和培訓(xùn)。

如果條件具備或確有需要，事業(yè)單位也可以采取面向社會(huì)直接招聘信息化安全管理員的方式，或者對(duì)外委托專業(yè)教育機(jī)構(gòu)針對(duì)內(nèi)部人員展開培訓(xùn)。無論是走出去還是引進(jìn)來，事業(yè)單位都需要加快信息專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)。這既是實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)要求，也是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位管理整體現(xiàn)代化、信息化的重要舉措。

3 結(jié)束語

信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)現(xiàn)優(yōu)化創(chuàng)新不應(yīng)只滿足于具體管理形式和手段的信息化，而是應(yīng)當(dāng)著眼于提升文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、智能化。即，應(yīng)當(dāng)不斷實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案作為珍稀信息資源的二度開發(fā)。要實(shí)現(xiàn)這種戰(zhàn)略目標(biāo)，前提是構(gòu)建規(guī)模化、系統(tǒng)化的信息化平臺(tái)。這既需要使原始檔案的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換具備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也要求打通過去分散存在的子系統(tǒng)間的信息壁壘。在此基礎(chǔ)上，管理方還需充分應(yīng)用包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能在內(nèi)的前沿技術(shù)，借助機(jī)器智能深入挖掘文書檔案潛藏的信息資源。這既可以用于事業(yè)單位自身優(yōu)化管理格局，也可更多地服務(wù)于社會(huì)實(shí)現(xiàn)價(jià)值再創(chuàng)造。惟有如此，信息化背景下事業(yè)單位的文書檔案管理才能實(shí)現(xiàn)利己又利他，并通過檔案管理思想和手段的轉(zhuǎn)型升級(jí)促進(jìn)事業(yè)單位整體管理水平的全面提升。

參考文獻(xiàn)

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