檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值與地位

徐寧

摘 要：在我國醫(yī)療建設(shè)水平不斷提升的過程中，醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸增多，這不僅僅能夠反映醫(yī)院在某一段時間內(nèi)經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r和所接收醫(yī)療疾病類型，還能夠后期相關(guān)疾病研究提供有效參考依據(jù)。為保證醫(yī)院檔案管理價值得以體現(xiàn)，在這個過程中需要將醫(yī)院檔案管理與檔案信息化有效結(jié)合，有效避免醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)問題，提升醫(yī)院檔案管理的合理性。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理工作；提高

檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)和單位為做到全面、準(zhǔn)確的了解和掌握單位內(nèi)部人事、管理、財務(wù)、員工、業(yè)務(wù)情況的重要基礎(chǔ)，單位開展各項工作都將以檔案材料作為重要依據(jù)。檔案是單位、個人、社會方方面面活動的記載和客觀自然情況的真實反映。對于單位、個人、社會都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院管理的一個組成部分，同時也面臨著21世紀(jì)飛躍式發(fā)展的機遇和挑戰(zhàn)。檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被社會關(guān)注。醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院在日常工作中形成行政管理、財務(wù)管理、患者病歷、人事管理等的紙質(zhì)記錄、錄音和錄像等各門類及載體的檔案，是醫(yī)院管理工作中的重要憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)工作和科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院打造和塑造品牌形象的直觀材料。不斷適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展的要求，推進醫(yī)院檔案信息化管理工作改革進程，是新時代醫(yī)院管理者和檔案人員面臨的一項艱巨任務(wù)。

1 信息化建設(shè)對醫(yī)院檔案管理工作價值

1）醫(yī)院檔案管理工作的一個目標(biāo)是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎(chǔ)，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導(dǎo)下一步工作，明確工作目標(biāo)，優(yōu)化工作體系。通過檔案管理的信息化建設(shè)，可以將檔案管理人員從傳統(tǒng)工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發(fā)上。通過對檔案的總結(jié)和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為單位主營業(yè)務(wù)的發(fā)展與優(yōu)化提供建議，實現(xiàn)工作效能總體提升。

2）在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，醫(yī)院檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案會占據(jù)較大的空間。醫(yī)院在開展診療業(yè)務(wù)的過程中，會產(chǎn)生大量的檔案，如果不進行信息化收集與處理，會嚴重影響檔案資源的開發(fā)與利用。此外，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調(diào)取等方面，都要耗費較大的人力物力。此外，信息化建設(shè)同時極大提升了醫(yī)院檔案管理的工作范圍，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，要想進行檔案查詢或者檔案處理，都必須在實地進行，而通過開展檔案管理信息化建設(shè)，只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，就可以通過登入數(shù)據(jù)庫的方式，進行實時的查詢與處理，極大提升了工作效率。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化管理存在的主要問題

2.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

部分醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員年齡偏大，計算機網(wǎng)絡(luò)管理知識和技術(shù)能力相對欠缺，即使有電腦知識較好的年輕管理人員，也因為醫(yī)院對其業(yè)務(wù)能力要求不高，培訓(xùn)不夠，致使檔案管理人員技能普遍偏低。醫(yī)院檔案管理的信息化不僅要求提高管理者的思想認識，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質(zhì)。在傳統(tǒng)管理體制下，醫(yī)院對檔案工作普遍重視程度不夠，不少醫(yī)院檔案管理人員是非專業(yè)出身的，有的甚至是兼職做檔案管理工作，在缺乏重視和激勵的體制下，檔案管理工作者的工作積極性大打折扣，也很少關(guān)注自身能力的提升。

2.2 檔案信息化管理意識缺乏

盡管檔案信息化管理能為醫(yī)院帶來諸多好處，也是適應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢，但當(dāng)前仍然有部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的信息化建設(shè)重視程度不夠。這就導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)上的資金投入不到位，而醫(yī)院檔案管理要實現(xiàn)信息化，無論是硬件設(shè)備的購置還是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，都需要資金的支持。資金的短缺在一定程度上限制了檔案管理信息化建設(shè)的進程。

3 提升醫(yī)院檔案管理信息化水平的有效策略

3.1 充分利用檔案信息化資源

在醫(yī)院檔案管理中開展信息化建設(shè)，既要優(yōu)化工作流程，發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的快捷性和便利性，還要實現(xiàn)檔案資源的充分利用。通過大數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)檢索等方式，發(fā)現(xiàn)檔案之間的有機聯(lián)系，找到共性和有指導(dǎo)性的問題，分析醫(yī)院診療趨勢，通過得出有效數(shù)字，指導(dǎo)醫(yī)院工作，為醫(yī)院下一步工作開展提供有針對性的意見。此外，醫(yī)院在利用檔案資源的過程中，要注重個人信息的保護問題，通過匿名化處理等方式，保障個人隱私。在檔案利用過程中，也要注重安全管理與控制工作，在查詢與修改檔案過程中，要進行登記備案，防止出現(xiàn)檔案管理安全問題。通過醫(yī)院檔案資源的信息化建設(shè)與利用，可以有效提升醫(yī)院總體工作水平，推動主營工作提檔升級。

3.2 構(gòu)建一體化檔案管理模式

在醫(yī)院檔案管理工作中，重要的目標(biāo)就是發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案資源的利用與流通。要想提升醫(yī)院檔案管理信息化水平，就要構(gòu)建一體化的檔案管理模式，在傳統(tǒng)的檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理一體化建設(shè)，可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的共享，節(jié)約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調(diào)閱檔案的方式，有效整合工作資源。因此，在強化醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要改進數(shù)據(jù)運算結(jié)構(gòu)，打造醫(yī)院的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，注重檔案信息開發(fā)，推進檔案部門和信息化部門的整合，為資源的共享和有效利用創(chuàng)造條件。

3.3 加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度

傳統(tǒng)的檔案管理工作較為機械，重復(fù)性很強，不需要很高的技術(shù)水平。但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，越來越需要專業(yè)化的檔案管理人才。在現(xiàn)代高等教育體系下，很多學(xué)校都開設(shè)了檔案管理專業(yè)，醫(yī)院在引進人才的時候，除了需要引進醫(yī)療人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業(yè)人才，提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平。與此同時，醫(yī)院要通過開展培訓(xùn)等方式，提升原有檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平，提升檔案管理的信息化程度。在醫(yī)院工作中，檔案管理具有一定特殊性，檔案管理工作與日常主營業(yè)務(wù)密切相關(guān)，要經(jīng)常性開展檔案信息化方面的培訓(xùn)，提升工作人員的信息應(yīng)用意識，提升總體工作水平。

3.4 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平應(yīng)包含三方面的內(nèi)容：第一，檔案管理水平，包括熟知檔案管理準(zhǔn)則、認真落實相關(guān)的檔案管理工作、制定更加合理的檔案管理策略等。第二，信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以關(guān)鍵詞、主題詞精確查找檔案信息等。第三，相關(guān)硬件設(shè)備的管理水平：包括可以解決一些低級的硬件問題，做到定時定量養(yǎng)護硬件設(shè)備等。

4 結(jié)束語

建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)劃化、科學(xué)化管理的必然途徑，已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需要，就能使醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化，達成檔案信息資源的共享，屆時醫(yī)生坐在科室就能觀看學(xué)術(shù)講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務(wù)于醫(yī)院，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)添磚加瓦。

參考文獻

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