徐寧
摘 要:在我國醫(yī)療建設水平不斷提升的過程中,醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸增多,這不僅僅能夠反映醫(yī)院在某一段時間內經濟發(fā)展狀況和所接收醫(yī)療疾病類型,還能夠后期相關疾病研究提供有效參考依據(jù)。為保證醫(yī)院檔案管理價值得以體現(xiàn),在這個過程中需要將醫(yī)院檔案管理與檔案信息化有效結合,有效避免醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)問題,提升醫(yī)院檔案管理的合理性。
關鍵詞:檔案信息化建設;檔案管理工作;提高
檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)和單位為做到全面、準確的了解和掌握單位內部人事、管理、財務、員工、業(yè)務情況的重要基礎,單位開展各項工作都將以檔案材料作為重要依據(jù)。檔案是單位、個人、社會方方面面活動的記載和客觀自然情況的真實反映。對于單位、個人、社會都發(fā)揮著至關重要的作用。醫(yī)院檔案信息化管理已經成為醫(yī)院管理的一個組成部分,同時也面臨著21世紀飛躍式發(fā)展的機遇和挑戰(zhàn)。檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被社會關注。醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院在日常工作中形成行政管理、財務管理、患者病歷、人事管理等的紙質記錄、錄音和錄像等各門類及載體的檔案,是醫(yī)院管理工作中的重要憑據(jù),是醫(yī)學工作和科學研究的基礎,是醫(yī)院打造和塑造品牌形象的直觀材料。不斷適應社會經濟發(fā)展的要求,推進醫(yī)院檔案信息化管理工作改革進程,是新時代醫(yī)院管理者和檔案人員面臨的一項艱巨任務。
1 信息化建設對醫(yī)院檔案管理工作價值
1)醫(yī)院檔案管理工作的一個目標是儲存資料,與此同時,檔案中承載了大量的信息,這些信息是開展下一步工作的基礎,通過查詢和利用檔案工作信息,可以更好的指導下一步工作,明確工作目標,優(yōu)化工作體系。通過檔案管理的信息化建設,可以將檔案管理人員從傳統(tǒng)工作中解放出來,將更多的精力放在檔案利用與開發(fā)上。通過對檔案的總結和梳理,可以明確下一步工作方向,并且為單位主營業(yè)務的發(fā)展與優(yōu)化提供建議,實現(xiàn)工作效能總體提升。
2)在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,醫(yī)院檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質版的傳統(tǒng)檔案會占據(jù)較大的空間。醫(yī)院在開展診療業(yè)務的過程中,會產生大量的檔案,如果不進行信息化收集與處理,會嚴重影響檔案資源的開發(fā)與利用。此外,傳統(tǒng)的檔案管理方式存在明顯的不足,在檔案資料查詢與調取等方面,都要耗費較大的人力物力。此外,信息化建設同時極大提升了醫(yī)院檔案管理的工作范圍,在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,要想進行檔案查詢或者檔案處理,都必須在實地進行,而通過開展檔案管理信息化建設,只要有網絡的地方,就可以通過登入數(shù)據(jù)庫的方式,進行實時的查詢與處理,極大提升了工作效率。
2 當前醫(yī)院檔案信息化管理存在的主要問題
2.1 檔案管理人員素質有待提高
部分醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員年齡偏大,計算機網絡管理知識和技術能力相對欠缺,即使有電腦知識較好的年輕管理人員,也因為醫(yī)院對其業(yè)務能力要求不高,培訓不夠,致使檔案管理人員技能普遍偏低。醫(yī)院檔案管理的信息化不僅要求提高管理者的思想認識,而且要求大幅度提升管理者的能力和素質。在傳統(tǒng)管理體制下,醫(yī)院對檔案工作普遍重視程度不夠,不少醫(yī)院檔案管理人員是非專業(yè)出身的,有的甚至是兼職做檔案管理工作,在缺乏重視和激勵的體制下,檔案管理工作者的工作積極性大打折扣,也很少關注自身能力的提升。
2.2 檔案信息化管理意識缺乏
盡管檔案信息化管理能為醫(yī)院帶來諸多好處,也是適應時代發(fā)展的必然趨勢,但當前仍然有部分醫(yī)院領導對檔案管理的信息化建設重視程度不夠。這就導致在檔案信息化建設上的資金投入不到位,而醫(yī)院檔案管理要實現(xiàn)信息化,無論是硬件設備的購置還是網絡基礎設施的建設,都需要資金的支持。資金的短缺在一定程度上限制了檔案管理信息化建設的進程。
3 提升醫(yī)院檔案管理信息化水平的有效策略
3.1 充分利用檔案信息化資源
在醫(yī)院檔案管理中開展信息化建設,既要優(yōu)化工作流程,發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的快捷性和便利性,還要實現(xiàn)檔案資源的充分利用。通過大數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)檢索等方式,發(fā)現(xiàn)檔案之間的有機聯(lián)系,找到共性和有指導性的問題,分析醫(yī)院診療趨勢,通過得出有效數(shù)字,指導醫(yī)院工作,為醫(yī)院下一步工作開展提供有針對性的意見。此外,醫(yī)院在利用檔案資源的過程中,要注重個人信息的保護問題,通過匿名化處理等方式,保障個人隱私。在檔案利用過程中,也要注重安全管理與控制工作,在查詢與修改檔案過程中,要進行登記備案,防止出現(xiàn)檔案管理安全問題。通過醫(yī)院檔案資源的信息化建設與利用,可以有效提升醫(yī)院總體工作水平,推動主營工作提檔升級。
3.2 構建一體化檔案管理模式
在醫(yī)院檔案管理工作中,重要的目標就是發(fā)揮檔案作用,實現(xiàn)檔案資源的利用與流通。要想提升醫(yī)院檔案管理信息化水平,就要構建一體化的檔案管理模式,在傳統(tǒng)的檔案管理和收集模式中,各部門之間一般各自為政,檔案之間缺乏有效的交流和流通,通過檔案管理一體化建設,可以通過現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)檔案資源的共享,節(jié)約大量的人力、物力、財力,在需要信息和資源的時候,可以通過調閱檔案的方式,有效整合工作資源。因此,在強化醫(yī)院檔案管理信息化建設的過程中,要改進數(shù)據(jù)運算結構,打造醫(yī)院的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫,注重檔案信息開發(fā),推進檔案部門和信息化部門的整合,為資源的共享和有效利用創(chuàng)造條件。
3.3 加大檔案管理人員的培訓力度
傳統(tǒng)的檔案管理工作較為機械,重復性很強,不需要很高的技術水平。但是隨著現(xiàn)代信息技術與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合,越來越需要專業(yè)化的檔案管理人才。在現(xiàn)代高等教育體系下,很多學校都開設了檔案管理專業(yè),醫(yī)院在引進人才的時候,除了需要引進醫(yī)療人才外,還要注重引進檔案管理人才和計算機專業(yè)人才,提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平。與此同時,醫(yī)院要通過開展培訓等方式,提升原有檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術應用水平,提升檔案管理的信息化程度。在醫(yī)院工作中,檔案管理具有一定特殊性,檔案管理工作與日常主營業(yè)務密切相關,要經常性開展檔案信息化方面的培訓,提升工作人員的信息應用意識,提升總體工作水平。
3.4 提升檔案管理人員的業(yè)務水平。
檔案管理人員的業(yè)務水平應包含三方面的內容:第一,檔案管理水平,包括熟知檔案管理準則、認真落實相關的檔案管理工作、制定更加合理的檔案管理策略等。第二,信息管理軟件的操作水平,包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以關鍵詞、主題詞精確查找檔案信息等。第三,相關硬件設備的管理水平:包括可以解決一些低級的硬件問題,做到定時定量養(yǎng)護硬件設備等。
4 結束語
建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)劃化、科學化管理的必然途徑,已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識,健全檔案管理制度,建立醫(yī)院信息一體化管理模式,多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源,以滿足醫(yī)療、教學、科研工作的需要,就能使醫(yī)院檔案網絡化,達成檔案信息資源的共享,屆時醫(yī)生坐在科室就能觀看學術講座的視頻檔案,使檔案信息資源能更好的服務于醫(yī)院,為醫(yī)院現(xiàn)代化建設添磚加瓦。
參考文獻
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