衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理現(xiàn)狀與改進(jìn)的建議探討

李潔

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理活動(dòng)是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)履行管理功能而進(jìn)行的全面記錄，完成文件規(guī)范化管理將促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行，衛(wèi)生監(jiān)督檔案有一定的社會(huì)特征，它的內(nèi)容非常廣泛，當(dāng)今衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理仍然存在一些缺點(diǎn)。本文對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理進(jìn)行了探討，并提出了一些管理改進(jìn)策略，希望對(duì)提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計(jì)生；監(jiān)督；檔案；改進(jìn)

在日常的工作之中，衛(wèi)生檔案管理的主要內(nèi)容就是采集各種衛(wèi)生系統(tǒng)的工作信息，并記錄入庫(kù)，這些信息就成為了衛(wèi)生系統(tǒng)運(yùn)行的日記，記錄下了衛(wèi)生系統(tǒng)運(yùn)行的真實(shí)情況。不僅如此，這些檔案更是衛(wèi)生系統(tǒng)的寶貴財(cái)產(chǎn)，可以為管理人員深入了解衛(wèi)生系統(tǒng)作為重要的參考，為提高系統(tǒng)的工作率打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。想要做好衛(wèi)生檔案的管理工作，要從兩個(gè)方面同時(shí)入手，即“硬件方面”和“軟件方面”，在日常的工作之中，要敢于使用新的想法，新的制度，解決健康問題以及在工作文件管理上的困難，并嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案工作的制度建設(shè)。

1 衛(wèi)生計(jì)生局檔案室管理的模式

檔案管理的模式與許多大大小小的單位管理性質(zhì)相同，都是有很多的模式，很多的機(jī)構(gòu)，每個(gè)人有自己的分工，從現(xiàn)有的管理視角來看，主要有以下幾個(gè)方式：

一是衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)有自己獨(dú)立的單位，獨(dú)立的管理房間，專職的檔案管理員以及檔案可以存放的倉(cāng)庫(kù)，用來存儲(chǔ)信息保護(hù)信息的安全。二是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)只設(shè)立單獨(dú)的庫(kù)房用于存儲(chǔ)檔案，管理人員的辦公室設(shè)置在庫(kù)房之中，辦公存儲(chǔ)一體化，行政人員即是工作人員，也是監(jiān)督人員。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的收集途徑

上級(jí)下發(fā)的各類信息資料，如重大自然災(zāi)害、疫情等突發(fā)事件的資料，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求及時(shí)重新歸檔。這些材料可以在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中提供必要的參考，同時(shí)，衛(wèi)生技術(shù)人員也可以在實(shí)際工作中使用這些材料作為參考，使之有章可循，有章可循。為了在第一時(shí)間獲得有價(jià)值的信息，衛(wèi)生監(jiān)督部門不僅要進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)監(jiān)督，還要積極參與各種社會(huì)活動(dòng)，如每年舉辦的健康主題宣傳日活動(dòng)、在社區(qū)和工廠舉辦的專題講座等。通過這些不同類型的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的開展，可以獲得第一手資料，進(jìn)行匯總和歸檔，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案更加充實(shí)和完整。

3 衛(wèi)生檔案管理工作中存在的問題

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理內(nèi)容和職責(zé)包括積極參與制定的單位的管理規(guī)章制度，各部門人員的人事檔案衛(wèi)生系統(tǒng)和其他類型的文件材料的收集、整理、歸檔，文檔和使用，同時(shí)還需要做好移交的檔案工作，充分利用現(xiàn)有人力資源，物質(zhì)資源，不斷提高檔案管理的水平。除此之外還要積極地開發(fā)新的計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用數(shù)字化的手段提高檔案管理的水平。然而目前的衛(wèi)生系統(tǒng)并沒有高效率的運(yùn)行，除了有效的管理手段的缺乏，還體現(xiàn)在以下的幾個(gè)方面：

3.1 計(jì)生衛(wèi)生監(jiān)督管理人員素質(zhì)存在問題

衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理不是一件簡(jiǎn)單的工作，繁瑣以及復(fù)雜的檔案需要一定耐心以及體力，更需要具有一定專業(yè)化知識(shí)的人員來做。而基層人員大都利用空余時(shí)間來進(jìn)行檔案的管理工作，這就導(dǎo)致無(wú)法提供有效、正確的檔案。造成這種情況的原因有二：首先，作為一個(gè)基層結(jié)構(gòu)，其年支出較少，主要用于其他主要工作，檔案管理的年費(fèi)較少，導(dǎo)致實(shí)際的工作效果不理想；第二，在基層的檔案管理人員主要是中老年人，年輕人比較少，老年人往往難以承受工作壓力，導(dǎo)致檔案管理效率低下、管理松散等，影響了檔案管理工作。

3.2 檔案管理人員調(diào)整過于頻繁

由于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，過于單調(diào)乏味的工作內(nèi)容和待遇低，以及不斷進(jìn)步的國(guó)家“衛(wèi)計(jì)整合”和規(guī)劃整合工作，基層管理人員的計(jì)劃生育管理站有一個(gè)很大的變化，尤其是村村級(jí)管理人員的變化非常頻繁。作為一種管理工作，并有很強(qiáng)的職業(yè)精神和連續(xù)性的政策，頻繁的人事變動(dòng)對(duì)計(jì)劃生育醫(yī)學(xué)檔案的管理有很大的影響，其工作的順利有效的發(fā)展由于頻繁的人事調(diào)動(dòng)大大降低了檔案管理的工作效率和速度。同時(shí)，頻繁更換工作人員很難進(jìn)行有效而又全面的交接工作，而且很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況，對(duì)檔案管理的順利進(jìn)行有非常消極的影響，導(dǎo)致大多數(shù)工作不能順利進(jìn)行。

3.3 設(shè)備落后，缺少信息化管理

目前，大部分衛(wèi)生系統(tǒng)的文件管理工作依靠手工操作，包括文件的收集、整理、輸入等，都是以檔案的形式進(jìn)行的，使用手工查找速度緩慢。這就導(dǎo)致了檔案的保存受到了很大的限制，不僅缺乏足夠的儲(chǔ)存空間，也沒有充裕的時(shí)間進(jìn)行保存管理，檔案的檢索也沒有辦法高效率的進(jìn)行。衛(wèi)生系統(tǒng)的管理工作沒有適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化的發(fā)展，缺乏計(jì)算機(jī)的輔助，僅僅依靠人工是沒有辦法跟得上現(xiàn)代化的大量的工作需求。管理人員缺乏信息化的技術(shù)，也缺乏對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)的了解，這就嚴(yán)重的阻礙了衛(wèi)生檔案管理的現(xiàn)代化數(shù)字化進(jìn)程。此外，一些科室盲目的進(jìn)行投資，將經(jīng)費(fèi)的重點(diǎn)放在制度的建立以及文化的建設(shè)，而對(duì)實(shí)用性的基礎(chǔ)設(shè)施置若罔聞，這就導(dǎo)致了經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，設(shè)備的更新?lián)Q代緩慢。紙質(zhì)的檔案極其容易丟失，不利于保存，如果檔案一旦丟失或者泄露，這就會(huì)給衛(wèi)生機(jī)構(gòu)帶來很多的不變。現(xiàn)今對(duì)于衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作，重點(diǎn)是如何利用信息化，來保障檔案的安全。

4 改進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理工作的措施

4.1 完善制度建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行實(shí)效

在新時(shí)代的環(huán)境之下，衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)的檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破，要實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展，這要求我們必須遵守管理制度，建立健全的機(jī)制和管理體系，以便衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)檔案管理系統(tǒng)是完善的，能夠高效的運(yùn)行。

4.2 提高管理站相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)

計(jì)劃生育工作的監(jiān)督管理是一種直接向公眾和服務(wù)群眾的基層工作，文件管理監(jiān)督是非常重要而且必要的計(jì)劃生育管理工作內(nèi)容，因此應(yīng)當(dāng)不斷提高相關(guān)工作人員的管理意識(shí)，使他們了解在計(jì)劃生育管理工作和監(jiān)督管理中檔案管理的重要性。提高防范意識(shí)，一方面，需要在計(jì)劃生育相關(guān)管理部門的監(jiān)督管理進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)課程管理，安排相關(guān)人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，定期安排專業(yè)人員工作任務(wù)的管理，同時(shí)可以進(jìn)行相應(yīng)的檢查工作，定期確保員工能更深入、清晰地了解檔案管理工作。同時(shí)，根據(jù)相關(guān)文件和政策，安排管理人員學(xué)習(xí)和理解，分發(fā)書籍、光盤和其他學(xué)習(xí)材料，以確保他們可以充分和有效地學(xué)習(xí)相關(guān)內(nèi)容，提高對(duì)檔案管理的理解和認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們的責(zé)任感。

4.3 促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的信息化發(fā)展

利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案進(jìn)行管理，信息化的發(fā)展不僅可以及時(shí)有效地對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)工作雖然比較繁瑣，但是對(duì)于提高衛(wèi)生系統(tǒng)的檢索以及利用效率的提升有劃時(shí)代的意義，傳統(tǒng)檔案逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變；在存儲(chǔ)文件時(shí)應(yīng)選擇容量大的存儲(chǔ)設(shè)備，還應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作。通過智能管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的實(shí)時(shí)訪問，并按照檔案標(biāo)準(zhǔn)的要求，建立完善的專業(yè)信息平臺(tái)，使檔案的檢索、編纂和研究能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著檔案管理模式改革和實(shí)踐的發(fā)展，社會(huì)對(duì)于衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理模式有著不同于以往的關(guān)注，然而，現(xiàn)今的衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理還存在一定的局限性，對(duì)信息化的理解不夠?qū)е码y以適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)信息暴增的需求，因此，檔案管理模式的改革還有很長(zhǎng)的路要走，我相信，隨著時(shí)間的推移，檔案工作將能夠發(fā)揮其更大的優(yōu)勢(shì)。

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